文/泉州市鯉城區(qū)城市管理行政執(zhí)法局服務(wù)中心　鄭興安

機關(guān)部門的文秘資料員事務(wù)處理工作方法分析

文/泉州市鯉城區(qū)城市管理行政執(zhí)法局服務(wù)中心鄭興安

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，政府機關(guān)部門的文秘資料員職位也越來越重要，對其職能以及作用有必要進行研究。本文主要針對機關(guān)部門的文秘資料員在日常事務(wù)的處理中相關(guān)問題進行研究。

機關(guān)部門；文秘資料員；事務(wù)處理

文秘資料員這個職位在很早之前就已經(jīng)出現(xiàn)，發(fā)展到至今可謂是源遠流長。如今，文秘資料員的性質(zhì)與職能都發(fā)生了巨大的變化。文秘資料員是機關(guān)部門日常事務(wù)的主要參與者、溝通者與協(xié)調(diào)者，是極為關(guān)鍵的一分子。文秘資料員的日常工作很多，例如接聽電話、會議安排、公務(wù)招待以及日常事務(wù)的協(xié)調(diào)等等。由于文秘資料員的工作較為煩瑣，因此如何在有限的時間內(nèi)將這些事情進行有條不紊的安排，是每一個文秘資料員應(yīng)考慮的問題，本文主要分析機關(guān)部門文秘資料員在日常事務(wù)中處理工作的具體策略。

一、機關(guān)部門文秘資料員的日常事務(wù)處理方法

本文主要分析幾種較為簡單且常用的日常事務(wù)處理方法：

（一）分類臺賬法。在一般的日常事務(wù)處理中，對臺賬進行建立是很有必要的，臺賬建立好就可以讓雜亂無章的工作變得井然有序，伴隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，文秘資料員也應(yīng)該科學(xué)合理的運用該項技術(shù)，可以借助數(shù)據(jù)庫功能，實現(xiàn)完善臺賬的建立，從而完成資料的整理與更新，極大地便利了文秘資料員日常處理工作。

（二）追求溯源法。該種方法的主要運用在處理上級領(lǐng)導(dǎo)所交辦的各類特殊事務(wù)方面，一些特殊事務(wù)不能詳細的進行說明，文秘資料員不能與領(lǐng)導(dǎo)進行過多的攀談，這在工作的處理上增加了一定的難度，因此可以采用追本溯源法對特殊事務(wù)展開追查，進而完成所安排的任務(wù)。

（三）觸類旁通的方法。文秘資料員的重要工作還有為領(lǐng)導(dǎo)提供較為完善的服務(wù)，因而文秘資料員不但需要保質(zhì)保量地完成日常事務(wù)，還要通過完成這些日常事務(wù)，積累一定的經(jīng)驗，能夠舉一反三，能夠完成領(lǐng)導(dǎo)所交代的各類事務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)提供更具高效率的服務(wù)，例如可以將一些日常的信件進行分析，對來訪事物進行處理，還可以在實際的工作中找到問題的所在，并找到可行性強的解決方法，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開展工作。

二、機關(guān)部門文秘資料員的相關(guān)事務(wù)處理工作技巧

（一）日常信息處理方面的技巧。隨著網(wǎng)絡(luò)時代的到來，對信息資源進行獲取是重要的環(huán)節(jié)，機關(guān)部門也不例外，信息資源的獲取能夠穩(wěn)定部門的工作開展以及相關(guān)政策的執(zhí)行，作為機關(guān)單位文秘資料員，對信息進行收取和整理是文秘人員的本職工作之一，是日常工作中的重要部分，首先需要對信息展開分類處理，可以通過運用分類臺賬法，然后依據(jù)信息重要程度進行區(qū)分。除此之外，還可以收集一些與同行業(yè)相關(guān)的信息，熟識國家政策，關(guān)注機關(guān)單位的政策信息，為機關(guān)部門開展各項工作提供科學(xué)的決策信息，確保信息的及時有效性。

（二）交流溝通技巧。由于機關(guān)單位工作性質(zhì)的特殊性，在機關(guān)單位內(nèi)部，機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要處理各類復(fù)雜的關(guān)系，但不可能完成得非常圓滿。因此，機關(guān)文秘資料員要幫助領(lǐng)導(dǎo)分擔這一類事務(wù)，幫助領(lǐng)導(dǎo)做好與各個部門溝通的事務(wù)，在溝通的過程中，文秘資料員要明確其職責(zé)，樹立全局意識。首先，文秘資料員應(yīng)針對具體情況幫助上級領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，提前處理好相對較為容易處理的關(guān)系，有一些復(fù)雜的關(guān)系等到領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)之后也必須要進行執(zhí)行，在處理關(guān)系方面要做到靈活與及時。

（三）會議安排相關(guān)技巧。身為文秘資料員，對會議的安排是十分關(guān)鍵的。首先在會議的開展之前，要做好相應(yīng)的準備，文秘資料員要先將會議中所需的材料進行收集與整理并及時向領(lǐng)導(dǎo)進行匯報。其次要確定會議舉辦的時間、地點以及相關(guān)人員等等，并將會議舉辦的所有內(nèi)容以電話的形式告知給會議參與者，將會議列表進行細心的規(guī)劃與設(shè)計，將會議中可能發(fā)生的事項進行統(tǒng)計并找到應(yīng)急措施。由于會議是一種較為復(fù)雜的管理活動，因此文秘資料員要密切關(guān)注會議進程中的每一個細節(jié)與變化，保證會議能夠順利地進行，會議結(jié)束后要做好會議文件的整理與歸檔工作。

三、結(jié)束語

綜上所述，機關(guān)部門文秘資料員所要做的工作較為繁雜，除了上述中提及的工作以外，同樣還涉及了其他多個方面，在機關(guān)部門，文秘資料員的工作關(guān)系較重大，因而，在具體的工作中應(yīng)該不斷吸取其他寶貴經(jīng)驗，利用科學(xué)、有效的方法來提高工作技巧，從多個方面實現(xiàn)自身綜合業(yè)務(wù)技能的提升，為領(lǐng)導(dǎo)積極協(xié)調(diào)各方面事務(wù)，實現(xiàn)自身的最大價值。

［1］黃金風(fēng).如何加強文秘人員職業(yè)素養(yǎng)建設(shè)［A］.《現(xiàn)代教育教學(xué)探索》組委會.2015年7月現(xiàn)代教育教學(xué)探索學(xué)術(shù)交流會論文集［C］.《現(xiàn)代教育教學(xué)探索》組委會，2015:2.

［2］吳輝.提高文秘實踐教學(xué)效果四方法［A］.《現(xiàn)代教育教學(xué)探索》組委會.2015年8月現(xiàn)代教育教學(xué)探索學(xué)術(shù)交流會論文集［C］.《現(xiàn)代教育教學(xué)探索》組委會，2015:2.

［3］彭斐旎.行動導(dǎo)向教學(xué)法在技工院校秘書實務(wù)課程中探索與思考［A］.中國職協(xié)2015年度優(yōu)秀科研成果獲獎?wù)撐募ㄖ袃裕跜］.2015:9.

［4］農(nóng)莉芳.互聯(lián)網(wǎng)時代背景下本科卓越文秘人才培養(yǎng)模式的思考［J］.廣西民族師范學(xué)院學(xué)報，2016（02）:141-144.