武桂云哈爾濱輕工學校

?

人事檔案功能減弱的成因分析

武桂云
哈爾濱輕工學校

【摘要】單位的社會職能逐步剝離，由“單位辦社會”回歸到“社會辦單位”，人們可以在單位外尋求滿足自身資源需求的空間與機制。同時，由于勞動用工制度的改革，單位與職工都獲得了一種雙向選擇的權(quán)利，人們的擇業(yè)模式從單一走向多元，自謀職業(yè)成為了重要趨勢，用人單位也越來越注重個人能力，而不是檔案。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；功能弱化；成因

計劃經(jīng)濟時代管理模式與市場經(jīng)濟時代社會環(huán)境之間的沖突，不可避免會出現(xiàn)一些管理問題。一方面是人事檔案管理的社會基礎(chǔ)發(fā)生了改變；另一方面，檔案管理沒有及時順應時代變化進行變革，仍停留在計劃經(jīng)濟時期的管理模式，在功能定位上強調(diào)單位控制和身份依附。我國的人事檔案制度立基于計劃經(jīng)濟時期的“單位社會”，單位壟斷人們“從搖籃到墳墓”的一切資源，人們必須依賴單位而生存。在那個時代，可以想象一個沒有檔案的人在一個單位里是何其艱難。社會主義市場經(jīng)濟的建立改變了我國以單位作為基本單元的社會結(jié)構(gòu)，逐步由“單位社會”過渡到“后單位制社會”。單位的社會職能逐步剝離，由“單位辦社會”回歸到“社會辦單位”，人們可以在單位外尋求滿足自身資源需求的空間與機制。

一、人事檔案功能弱化

在過去，檔案是組織部門考察了解干部的工具；人才流動環(huán)境下，傳統(tǒng)人事檔案的功能正在大大減弱和退化，更多的作用轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┫嚓P(guān)的人事服務，如出國政審、婚育證明、職稱評定、辦理社會保險等。而這些人事服務如今也與人事檔案逐漸分離了，前些年婚姻登記中的單位證明取消了；這兩年報考研究生的單位證明也取消了；在廣州因私出境已經(jīng)開始不用政審了，持戶口本和身份證就能辦理；再如職稱，目前社會化的資格考試越來越多，職稱已不成為證明人才能力的唯一標準，據(jù)報道，在北京人才服務機構(gòu)存檔的6萬多專業(yè)技術(shù)人才中，申報職稱評審的人數(shù)逐年在減少，每年只有不到1%要求評職稱。鄒云是四川大學九四屆畢業(yè)生，畢業(yè)后把檔案放在了四川省人才交流中心，在四川華聯(lián)酒店呆了半年，然后去了深圳，成了自由職業(yè)者，在深圳一家酒店做部門經(jīng)理，鄒云對自己的檔案交了一年的代理費后就一直沒有理會過。他向記者講述了棄檔的經(jīng)過，“畢業(yè)那會兒，大中專畢業(yè)生在學校所在城市只要找到接收單位，不論事業(yè)單位、國營還是私營企業(yè)，便可落下戶口，那時候戶口在人們心目中還看得很重。于是先落下戶口，放好檔案?！编u云說，“但后來逐漸覺得檔案對自己沒什么用，商業(yè)社會誰看你的檔案，考察檔案不如考察現(xiàn)實的人，只要你有完成某項工作的能力，誰管你檔案里得多少分，是優(yōu)是良。”在深圳，像鄒云這樣認為檔案沒什么用而遺棄檔案者還不是少數(shù)?！吧钲谑鞘澜缟蠒鹤∪丝谧疃嗟某鞘?，”一位不愿暴露姓名的深圳市公安局警官向記者透露：“深圳的暫住人口已經(jīng)超過千萬，這還是警方可以掌握的數(shù)字?！睋?jù)調(diào)查，深圳市的戶籍人口，只有200萬左右，流動人口與戶籍人口處于“嚴重倒掛”狀態(tài)。這些流動人口是被深圳社會經(jīng)濟迅速發(fā)展的巨大張力吸引過來的，他們并沒有發(fā)生戶口遷移，記錄著他們從中學開始的不同時期工作軌跡的檔案也被塵封在內(nèi)地的某個角落，并不被人記起。因此，被遺棄檔案的增加與檔案的功能越來越弱化密切相關(guān)。

二、人事檔案獲取較困難

其實，如果人事檔案如果能方便調(diào)取的話，用人單位還是會有一定需求的，比如：至少可以通過人事檔案來鑒證人才的來歷與歷史背景，做到“用人不疑，疑人不用”。但現(xiàn)在人才全國性的異地流動已非常頻繁，而不僅僅局限于本地范圍內(nèi)，只要不發(fā)生人事關(guān)系調(diào)動，“檔”無需再隨“人”走而是留在了原地，給異地的用人單位調(diào)閱檔案造成了極大的不便。而且現(xiàn)行的人事檔案管理體制下，大多數(shù)非國有企業(yè)想要獲得人才的人事檔案是比較困難的。根據(jù)目前有關(guān)規(guī)定，只有將人事關(guān)系及檔案交給各級政府人事行政部門或人才流動管理機構(gòu)保存的人員，才能享受應有的待遇，比如保留原有身份、工齡連續(xù)計算、國家規(guī)定的檔案工資調(diào)升等。畢竟檔案是原生的，紙質(zhì)人事檔案有其唯一性，如果丟失或損壞，將無可替代。然而現(xiàn)實情況是，即使這些沒有人事檔案保管權(quán)的用人單位通過人事代理招調(diào)將員工的人事檔案保管在人才服務機構(gòu)，也因查閱手續(xù)煩瑣而懶得理會了；況且用人單位對這種政治意義較強的“死檔案”興趣亦不大，久而久之，對人事檔案也就置若罔聞了。

三、人事檔案內(nèi)容陳舊

傳統(tǒng)的人事檔案重歷史輕現(xiàn)實，使得人事檔案不能全面、及時地記錄和反映一個人的近況，而是籠統(tǒng)記載著大量陳舊、靜態(tài)的經(jīng)歷資料。由于用人單位特別是非國有企業(yè)沒有法定的責任和義務提供員工在單位工作期間形成的歸檔材料，所以人才服務機構(gòu)現(xiàn)在的檔案材料收集處于被動狀態(tài)，只能靠單位和個人的自覺行為。隨著多種經(jīng)濟成分迅速發(fā)展，用人主體多元化，人才流動速度加快、規(guī)模加大，人才流動與人事檔案的脫節(jié)，導致進入檔案材料的內(nèi)容越來越少，不能滿足掌握一個人全部信息的要求，特別是缺少反映當事人綜合能力、業(yè)務水平、個性特點的信息，缺乏有權(quán)威部門認定的業(yè)績考核材料，從檔案中難以得出對當事人全面、完整、客觀的評價。內(nèi)容簡單、條目單一，由檔案記錄反映的個人有效信息極為有限，無法為用人單位提供更多的可用信息，與現(xiàn)代人力資源管理要求相差甚遠。用人單位人事部門從人力資源開發(fā)和產(chǎn)出的角度，最想從個人檔案中了解到的是員工在以往工作中的培訓情況、績效考核情況、個人的能力水平、性格特征及工作特長，但目前我國人事檔案的主要內(nèi)容是從中學到每個工作單位的各種大同小異、形式單調(diào)重復的情況表格，不能真實客觀地提供一個人最新的素質(zhì)能力信息；千篇一律的評語及調(diào)進、調(diào)出證明等，很難從這種檔案記錄中反映本人的性格、能力、工作特長或具體成績。因此檔案的內(nèi)容不足以成為用人單位選拔和使用人才的依據(jù)，以致有些單位和個人認為檔案已無用處，對檔案置之不理。

總而言之，人才流動環(huán)境下人事檔案管理機構(gòu)、管理對象和服務對象具有較強的社會性，人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容的復雜性、利用者對人事檔案需求的多樣性、人事檔案管理方式和服務方式的開放性都向傳統(tǒng)人事檔案制度發(fā)出了強烈挑戰(zhàn)。