文/河北省衛(wèi)生和計劃生育委員會綜合監(jiān)督執(zhí)法局　張冬夏

衛(wèi)生檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用與實踐探索

文/河北省衛(wèi)生和計劃生育委員會綜合監(jiān)督執(zhí)法局張冬夏

本文論述了衛(wèi)生檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用，衛(wèi)生檔案管理中信息技術(shù)應(yīng)用實踐的現(xiàn)實意義。

衛(wèi)生檔案管理；信息技術(shù)；應(yīng)用；實踐探索

衛(wèi)生檔案是寶貴的信息資源，是衛(wèi)生部門工作過程中形成的原始記錄，能夠為衛(wèi)生部門科研、醫(yī)療、教育、預(yù)防、保健等各項工作的開展提供有價值的參考依據(jù)。我單位一直以來十分重視衛(wèi)生檔案管理工作，將其作為單位管理的重要基礎(chǔ)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我單位在衛(wèi)生檔案管理中積極引入先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，對提高衛(wèi)生檔案管理工作質(zhì)量和效率產(chǎn)生了重要作用?，F(xiàn)將我單位實施衛(wèi)生檔案管理信息化建設(shè)的情況與實踐效果匯報如下：

一、衛(wèi)生檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用

（一）建立衛(wèi)生檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系。 我單位為推進(jìn)衛(wèi)生檔案管理信息化建設(shè)，在遵循國家檔案管理相關(guān)政策、規(guī)定的基礎(chǔ)上，充分考慮本單位衛(wèi)生檔案管理的實際情況，建立起衛(wèi)生檔案管理體系，進(jìn)一步明確了檔案管理部門中信息管理人員、數(shù)據(jù)錄入人員、計算機(jī)技術(shù)人員、檔案綜合管理人員的職責(zé)，通過制度規(guī)范了檔案管理人員的工作行為。同時，我單位為實現(xiàn)衛(wèi)生檔案資料的快速收集與整理，還建立起具備較強(qiáng)通用性和兼容性的文件信息儲存及交換格式標(biāo)準(zhǔn)，使得各部門之間能夠順利完成衛(wèi)生檔案資料的收集、存儲、檢索、交換操作。

（二）加快衛(wèi)生檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。我單位在衛(wèi)生檔案管理中，投入充足的建設(shè)資金，購置諸如計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，將紙質(zhì)衛(wèi)生檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案進(jìn)行存儲，同時利用現(xiàn)代化設(shè)備及時收集和管理各類電子文件，推動了衛(wèi)生檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。在日常的檔案管理工作中，對計算機(jī)進(jìn)行了高效利用，構(gòu)建起了相對完善的檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)信息的整合與共享。通過檔案信息電子化與網(wǎng)絡(luò)化，使檔案的查詢與檢索更加方便，對檔案信息的后續(xù)加工，進(jìn)一步拓展了衛(wèi)生檔案的服務(wù)功能，使檔案的價值得以充分發(fā)揮。此外，我單位還建立起了局域網(wǎng)，方便各部門在各自的權(quán)限內(nèi)及時獲取所需檔案信息，實現(xiàn)各部門的資源共享。

（三）完善衛(wèi)生檔案保密機(jī)制。我單位在加快衛(wèi)生檔案管理信息化建設(shè)的同時，十分重視檔案保密工作，最大限度保障檔案信息安全。在信息化環(huán)境下，我單位逐步建立起衛(wèi)生檔案保密機(jī)制：一方面，要求檔案管理部門對電子檔案進(jìn)行多層次備份，紙質(zhì)檔案原件由專職檔案管理人員進(jìn)行妥善保管，從而避免檔案資料永久性丟失或損壞。另一方面，加強(qiáng)對衛(wèi)生檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，要求技術(shù)人員根據(jù)檔案資料的重要程度，對系統(tǒng)實施普通、中等、高級三個層級的加密保護(hù)，防范黑客入侵，創(chuàng)建安全的信息化運行環(huán)境，切實保護(hù)單位的機(jī)密資料。

（四）建設(shè)高素質(zhì)衛(wèi)生檔案管理隊伍。檔案管理人員是衛(wèi)生檔案管理的主體，他們的綜合素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平高低，直接關(guān)系到檔案管理的效率和質(zhì)量，尤其是應(yīng)用信息技術(shù)對衛(wèi)生檔案進(jìn)行管理，對檔案管理人員提出了較高的要求，除了要具備相關(guān)的專業(yè)基礎(chǔ)知識，如衛(wèi)生專業(yè)知識、信息管理等等，還要熟練掌握計算機(jī)的操作與各種軟件的應(yīng)用。為使檔案管理人員能夠更快、更好地完成本職工作，我單位進(jìn)一步加大了對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，將培訓(xùn)的重點放在了理論基礎(chǔ)知識和專業(yè)技能上，前者的培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案信息化建設(shè)概述、數(shù)字檔案室建設(shè)與檔案數(shù)字化、電子文檔歸檔等；在專業(yè)技能的培訓(xùn)上，采用了多樣化的形式，如專業(yè)講師課堂授課、現(xiàn)場動手實操、交流互動等，大幅度提升了檔案管理人員的實際操作能力。除此之外，我單位還引進(jìn)了一批高素質(zhì)的檔案管理人才，對現(xiàn)有的檔案管理隊伍進(jìn)行了擴(kuò)充，給整個隊伍注入了活力，使衛(wèi)生檔案信息化管理工作的開展變得更加順利，檔案的管理效率和管理水平也都隨之得到了顯著提升。

二、衛(wèi)生檔案管理中信息技術(shù)應(yīng)用實踐的現(xiàn)實意義

（一）降低衛(wèi)生檔案管理成本。在傳統(tǒng)的衛(wèi)生檔案管理中，主要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，需要耗費大量的人力、物力、財力對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、排序、裝訂、存放、保管，隨著我單位的不斷發(fā)展，紙質(zhì)檔案資料也隨之迅猛增加，導(dǎo)致檔案管理人員的工作量劇增。同時，數(shù)量龐大的紙質(zhì)檔案資料占用著越來越大的存儲空間，這給我單位帶來了一定的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。而將信息技術(shù)應(yīng)用到衛(wèi)生檔案管理之后，我單位將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理，不僅節(jié)省了檔案存儲空間，而且還可以對檔案進(jìn)行安全備份，大幅度降低了衛(wèi)生檔案管理成本。

（二）提高衛(wèi)生檔案管理效率。我單位傳統(tǒng)的檔案管理模式為手動歸檔，時常發(fā)生歸檔差錯，工作效率偏低。而將信息技術(shù)引入衛(wèi)生檔案管理之后，檔案一經(jīng)錄入便可以自動進(jìn)行迅速分類、多次利用，彌補(bǔ)手工歸檔出現(xiàn)錯誤不易糾正的弊端。同時，自我單位開展衛(wèi)生檔案信息化建設(shè)以來，檔案的利用效率不斷提高，管理人員或檔案使用者可以在檔案庫中，通過輸入年份、名稱、分類、內(nèi)容等關(guān)鍵詞，即時查詢所需檔案，為使用者提供便捷的檔案服務(wù)。此外，我單位衛(wèi)生檔案管理工作十分重視與外界的聯(lián)系，定期通過網(wǎng)絡(luò)向全社會發(fā)布信息，使社會了解我單位的運營情況，推動衛(wèi)生管理工作適應(yīng)信息時代的發(fā)展要求。

（三）及時為醫(yī)療衛(wèi)生決策提供依據(jù)。近年來，各地區(qū)突發(fā)性醫(yī)療事件頻發(fā)，衛(wèi)生檔案作為衛(wèi)生管理部門應(yīng)對突發(fā)性醫(yī)療事件時所依靠的重要資料，必須保證衛(wèi)生檔案管理工作及時、準(zhǔn)確地匯集相關(guān)數(shù)據(jù)，縮短應(yīng)對突發(fā)性事件的時間。我單位積極開展衛(wèi)生檔案管理信息化建設(shè)，能夠使各部門在第一時間掌握突發(fā)性事件的相關(guān)資料，幫助研究機(jī)構(gòu)總結(jié)出疾病規(guī)律，準(zhǔn)確預(yù)測疾病流行病的發(fā)展情況，從而快速找到解決方法，抓住控制突出性事件的最佳時機(jī)。

（四）實現(xiàn)衛(wèi)生檔案資料整合與共享。我單位將信息技術(shù)應(yīng)用到衛(wèi)生檔案管理中，已經(jīng)構(gòu)建起相對完善的信息管理系統(tǒng)，能夠收集、整理、利用來自多方的信息，并在檔案整理過程中對收集的信息數(shù)據(jù)鑒別真?zhèn)?，在檔案管理關(guān)口確保了資料的真實性。同時，在信息技術(shù)的支撐下，我單位加強(qiáng)了與其他單位的溝通聯(lián)系，能夠?qū)崿F(xiàn)衛(wèi)生檔案的整合與共享，通過優(yōu)勢互補(bǔ)、查漏補(bǔ)缺，從而促使我單位衛(wèi)生檔案管理工作步入新的階段。

總之，我單位在衛(wèi)生檔案管理信息化建設(shè)中初見成效，促使檔案管理工作能夠適應(yīng)信息化時代的發(fā)展需求。在今后的檔案管理工作中，我單位還要再接再厲，加大資源投入，不斷更新檔案管理信息化手段，引入先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，提高衛(wèi)生檔案管理信息化程度。