文/中國(guó)民用航空飛行校驗(yàn)中心　周莉

新形勢(shì)下民航專業(yè)檔案管理研究

文/中國(guó)民用航空飛行校驗(yàn)中心周莉

本文通過(guò)分析民航專業(yè)檔案的特點(diǎn)，闡述民航專業(yè)檔案管理在民航業(yè)務(wù)工作中發(fā)揮的重要作用，進(jìn)而結(jié)合民航專業(yè)檔案管理在新形勢(shì)下面臨的挑戰(zhàn)，以民航檔案工作的總體要求為指導(dǎo)，提出全面提高民航專業(yè)檔案管理水平的具體措施。

民航；專業(yè)檔案；研究

民航專業(yè)檔案工作是民航各項(xiàng)工作的重要環(huán)節(jié)和組成部分，是記錄和維護(hù)中國(guó)民航事業(yè)發(fā)展真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。隨著民航事業(yè)高速發(fā)展，民航專業(yè)檔案管理的信息保障作用日益顯著。本文通過(guò)闡述民航專業(yè)檔案管理的重要性，分析民航專業(yè)檔案工作面臨的新形勢(shì)，進(jìn)而提出促進(jìn)民航專業(yè)檔案管理水平提升的具體措施。

一、民航專業(yè)檔案管理的重要性

民航各行業(yè)活動(dòng)中形成的文件、記錄、表格，是民航工作的真實(shí)記載，歸檔后成為民航專業(yè)檔案資源的重要構(gòu)成之一，在民航工作中發(fā)揮著重要作用。

（一）民航專業(yè)檔案的有效管理，為業(yè)務(wù)管理提供質(zhì)量保證。文件是民航各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理的重要依據(jù)，文件控制是業(yè)務(wù)管理過(guò)程的一項(xiàng)重要活動(dòng)?，F(xiàn)階段，文件過(guò)程控制被納入到檔案管理范圍之中，將民航專業(yè)文件材料的形成、積累、整理、歸檔列入業(yè)務(wù)部門人員職責(zé)中，形成嚴(yán)密、高效的文檔管理網(wǎng)，實(shí)時(shí)跟蹤業(yè)務(wù)流程，評(píng)估業(yè)務(wù)活動(dòng)質(zhì)量，通過(guò)歸檔、查閱等方式，考核業(yè)務(wù)工作是否按照民航規(guī)定和程序完成，對(duì)民航業(yè)務(wù)管理起到監(jiān)督、檢查的作用，從而提供質(zhì)量保證。

（二）檔案部門的通力協(xié)作，為業(yè)務(wù)管理提供信息支持。

檔案部門作為基礎(chǔ)性管理部門，在民航管理體系中受到了特別的重視，擔(dān)負(fù)著重要職能。民航各專業(yè)的日常工作中，檔案部門均要參與其中，全面負(fù)責(zé)專業(yè)技術(shù)文件和資料的組織和歸口管理，一方面有利于民航業(yè)務(wù)管理體系能夠正常、高效的運(yùn)行，提高民航管理層次；另一方面促使民航專業(yè)檔案管理更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，為業(yè)務(wù)管理提供強(qiáng)有力的信息支持。

二、新形勢(shì)下民航專業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

民航專業(yè)檔案是各行業(yè)履行職責(zé)、開(kāi)展工作的信息支持和保障，成為民航的核心信息資源。新形勢(shì)下，對(duì)傳統(tǒng)民航專業(yè)檔案的管理范圍、管理形式等方面提出了更高的要求。

（一）對(duì)民航專業(yè)檔案管理范圍提出新要求。作為文件資料和質(zhì)量記錄的歸口管理部門，要求檔案部門深入基層，了解各業(yè)務(wù)專業(yè)文件的形成，既要負(fù)責(zé)檢查文件資料是否完整準(zhǔn)確，又要對(duì)歸檔的各類文件進(jìn)行最終驗(yàn)收，并按照程序規(guī)定對(duì)過(guò)程文件、記錄予以管理和監(jiān)督，保證各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案資料完整、系統(tǒng)。文檔管理中所說(shuō)的質(zhì)量要求，通常是對(duì)文件和檔案的歸檔數(shù)量、保管狀況、保護(hù)修復(fù)等日常工作的要求，而在現(xiàn)階段，除強(qiáng)調(diào)上述內(nèi)容外，更主要的是對(duì)文檔信息的權(quán)威性、全面性、準(zhǔn)確性及實(shí)用性等內(nèi)容方面的要求。檔案管理人員的工作重點(diǎn)要從傳統(tǒng)的“管理員角色”轉(zhuǎn)換為“業(yè)務(wù)信息員角色”，在民航各業(yè)務(wù)活動(dòng)中起到不可或缺的參謀作用。

以“飛行校驗(yàn)報(bào)告”為例：飛行校驗(yàn)是指為保證飛行安全，使用裝有專門校驗(yàn)設(shè)備的飛行校驗(yàn)飛機(jī)，按照飛行校驗(yàn)的有關(guān)規(guī)范，檢查和評(píng)估各種導(dǎo)航、雷達(dá)、通信等設(shè)備的空間信號(hào)的質(zhì)量及其容限，以及機(jī)場(chǎng)的進(jìn)、離港飛行程序，并依據(jù)檢查和評(píng)估的結(jié)果出具飛行校驗(yàn)報(bào)告的過(guò)程。飛行校驗(yàn)報(bào)告是校驗(yàn)員執(zhí)行任務(wù)完畢后，在作業(yè)場(chǎng)所出示校驗(yàn)報(bào)告作為本次校驗(yàn)科目的有效憑證。在專業(yè)檔案管理過(guò)程中中，檔案人員通過(guò)和飛行員、校驗(yàn)員分析、討論，重新對(duì)校驗(yàn)報(bào)告內(nèi)容加以規(guī)范，按照校驗(yàn)科目分別制定了ILS（儀表著陸系統(tǒng)）飛行校驗(yàn)報(bào)告模板、NDB（無(wú)方向性信標(biāo)）飛行校驗(yàn)報(bào)告模板、V/D（全向信標(biāo)/測(cè)距儀）飛行校驗(yàn)報(bào)告模板、PAPI（助航燈光）飛行校驗(yàn)報(bào)告模板等，重新審核修改了模版內(nèi)容，如NDB（無(wú)方向性信標(biāo)）飛行校驗(yàn)報(bào)告模板中要求列出機(jī)場(chǎng)名稱、臺(tái)站名稱、校驗(yàn)種類、圓周飛行校驗(yàn)結(jié)果（發(fā)射機(jī)號(hào)、檢查高度、檢查半徑、指針擺動(dòng)、覆蓋范圍）、徑向飛行校驗(yàn)結(jié)果（徑向線用途、方位、開(kāi)始位置距臺(tái)距離、結(jié)束位置距臺(tái)距離、識(shí)別、語(yǔ)音、過(guò)臺(tái)等）；此外，重新規(guī)定了必須由機(jī)長(zhǎng)和校驗(yàn)員同時(shí)簽字確認(rèn)方可生效的管理規(guī)定。以上做法可以確保飛行校驗(yàn)專業(yè)檔案的準(zhǔn)確性、規(guī)范性、權(quán)威性，促進(jìn)檔案管理水平提升。

（二）對(duì)民航專業(yè)檔案管理形式提出新要求。為配合民航業(yè)務(wù)管理模塊，一是要求民航專業(yè)檔案管理推進(jìn)信息化工作，適應(yīng)新形式，調(diào)整新方法。民航各行業(yè)要積極爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)或信息部門的支持，建立專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，積極應(yīng)用專業(yè)檔案管理系統(tǒng)開(kāi)展日常專業(yè)檔案工作，做到專業(yè)檔案與業(yè)務(wù)流程無(wú)縫連接。二是要求加快傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，要以“消化存量、消滅增量”為目標(biāo)，將專業(yè)檔案數(shù)字化作為一項(xiàng)常態(tài)性工作，要以“需求為導(dǎo)向、必要為原則”，將重要的專業(yè)檔案優(yōu)先數(shù)字化，以便于適應(yīng)民航業(yè)務(wù)管理需要。

以校驗(yàn)飛行FOC航班控制運(yùn)行系統(tǒng)為例，此系統(tǒng)經(jīng)過(guò)三年的技術(shù)研發(fā)，于2012年正式上線運(yùn)行。FOC系統(tǒng)用于校驗(yàn)飛行前運(yùn)行簽派、航行情報(bào)等工作，在該系統(tǒng)中完成飛行信息內(nèi)容填寫、任務(wù)下達(dá)等操作環(huán)節(jié)。技術(shù)研發(fā)時(shí)，檔案人員參與在內(nèi)，提出系統(tǒng)要自動(dòng)生成業(yè)務(wù)文件，并完成自動(dòng)歸檔，行政專業(yè)檔案，從而實(shí)現(xiàn)飛行校驗(yàn)業(yè)務(wù)操作與專業(yè)檔案管理的無(wú)縫連接。目前該系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)良好，專業(yè)檔案存儲(chǔ)有序、完整，便于日常利用查閱。

三、新形勢(shì)下提高民航專業(yè)檔案管理水平的具體措施

新形勢(shì)下民航檔案工作的總體要求主要是服務(wù)于民航改革發(fā)展大局，緊緊圍繞民航安全等中心工作，以檔案收集齊全完整、管理科學(xué)有效、服務(wù)優(yōu)質(zhì)到位為目標(biāo)，結(jié)合各門類檔案實(shí)際，規(guī)范基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，不斷提升民航專業(yè)檔案工作的能力和水平。檔案部門應(yīng)從以下幾方面著手，提升民航專業(yè)檔案管理水平。

（一）規(guī)范隊(duì)伍建設(shè)，打造專業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)。各單位應(yīng)建立黨委統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，檔案部門歸口管理、各部門共同協(xié)作的檔案工作機(jī)制，明確檔案管理機(jī)構(gòu)，配備專兼職檔案人員，打造一支愛(ài)崗敬業(yè)、技術(shù)過(guò)硬的專業(yè)團(tuán)隊(duì)，積極穩(wěn)妥開(kāi)展專業(yè)檔案管理工作。此外，各單位應(yīng)明確1名分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，每年至少聽(tīng)取1次檔案工作匯報(bào)，及時(shí)研究并協(xié)調(diào)解決檔案工作中遇到的困難與問(wèn)題，為檔案工作順利開(kāi)展提供人力、物力、財(cái)力等方面的保障。

（二）加強(qiáng)宣傳教育，提高專業(yè)檔案管理意識(shí)。民航專業(yè)檔案管理最大的問(wèn)題是員工檔案意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案收集工作難以快速提高，極大影響了檔案工作的進(jìn)展和質(zhì)量。

可以以單位成立紀(jì)念日、“國(guó)際檔案日”等為契機(jī)，創(chuàng)新宣傳內(nèi)容，拓寬宣傳渠道，從實(shí)際出發(fā)，以豐富的檔案資源為依托，通過(guò)舉辦展覽、座談會(huì)等多種形式的宣傳活動(dòng)，充分展現(xiàn)檔案“存憑、留史、資政、育人”的特殊價(jià)值，充分發(fā)揮檔案工作“記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民”的重要作用。通過(guò)檔案宣傳，可提高員工專業(yè)檔案管理意識(shí)，既可明確專業(yè)檔案在民航工作各項(xiàng)活動(dòng)中不可或缺的重要地位以及對(duì)民航管理的重大影響，同時(shí)也可提高業(yè)務(wù)人員對(duì)檔案管理的重視程度。

（三）提高培訓(xùn)力度，增強(qiáng)專業(yè)檔案管理技能。各單位應(yīng)加大培訓(xùn)投資力度，提高業(yè)務(wù)人員專業(yè)檔案管理新技能，加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新方法，實(shí)現(xiàn)民航專業(yè)檔案管理新常態(tài)。

1.加強(qiáng)檔案管理人員督導(dǎo)能力。民航業(yè)務(wù)工作內(nèi)容繁瑣、程序復(fù)雜，檔案部門只有保持深入基層的連貫性和持久性，才能保證文檔的準(zhǔn)確性和完整性。通過(guò)培訓(xùn)，使檔案工作者及時(shí)了解各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)需要保存的原始記錄，從源頭掌握歸檔范圍，掌握第一手資料，履行好監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查的作用，確保能夠反映業(yè)務(wù)全貌的文件資料及時(shí)歸檔。

2.加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員檔案管理技能。各單位可規(guī)定業(yè)務(wù)活動(dòng)中生成的技術(shù)和管理記錄要由業(yè)務(wù)人員親自歸檔，這更有利于業(yè)務(wù)人員了解文件、記錄在中心質(zhì)量管理中的重要作用，增強(qiáng)了全員的檔案意識(shí)，使人人都成為“檔案員”，并且將業(yè)務(wù)文件的收集整理工作作為日常工作，并納入到工作職責(zé)中，作為年底考核內(nèi)容之一，一方面可以確保業(yè)務(wù)文件及時(shí)有效歸檔，另一方面可以為業(yè)務(wù)人員提供有力的信息保障。

（四）完善過(guò)程管理，實(shí)現(xiàn)專業(yè)檔案閉環(huán)控制。民航業(yè)務(wù)管理的關(guān)鍵在于全過(guò)程的閉環(huán)控制，文件控制作為貫穿業(yè)務(wù)活動(dòng)全過(guò)程的關(guān)鍵要素，在各項(xiàng)工作實(shí)踐中極為重要。

1.通過(guò)對(duì)文件和資料進(jìn)行全程控制，將文件控制納入檔案工作的管理范疇，使檔案工作從孤立的“歸檔后”管理擴(kuò)展到文檔運(yùn)動(dòng)周期全過(guò)程的管控，真正實(shí)現(xiàn)民航專業(yè)檔案的閉環(huán)管理。民航專業(yè)檔案管理注重文件的現(xiàn)場(chǎng)管理與質(zhì)量記錄的憑證作用，強(qiáng)化了文件資料的連續(xù)性，是保證文件資料收集、整理的一項(xiàng)十分有效的措施。

2.對(duì)業(yè)務(wù)日常文件進(jìn)行合理分類和編號(hào)，細(xì)化日常文件管理要求。因分類編號(hào)的規(guī)范程度能夠反應(yīng)日常文件管控的科學(xué)性和系統(tǒng)性，所以分類編號(hào)既要符合民航業(yè)務(wù)管理體系規(guī)定，又要符合檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。為此，各單位可根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)，制定《業(yè)務(wù)文件編號(hào)規(guī)則》，對(duì)規(guī)范現(xiàn)行文件管理、確保歸檔文件準(zhǔn)確性和完整性起到重要作用。

（五）嚴(yán)格歸檔管控，確保專業(yè)檔案資源質(zhì)量。文件的歸檔是文件轉(zhuǎn)化成檔案的最后環(huán)節(jié)，不可掉以輕心。民航專業(yè)檔案管理規(guī)定了歸檔范圍，也明確了業(yè)務(wù)人員的歸檔職責(zé)。檔案部門應(yīng)變被動(dòng)為主動(dòng)，及時(shí)了解各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的進(jìn)展情況，督促相關(guān)部門對(duì)各階段的文件資料進(jìn)行歸檔，保證在民航業(yè)務(wù)活動(dòng)中能夠準(zhǔn)確、及時(shí)的提供檔案信息，主動(dòng)地、最大限度地發(fā)揮檔案部門在民航各項(xiàng)工作中的重要作用，提高專業(yè)檔案質(zhì)量。

（六）樹立競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，展現(xiàn)檔案人員職業(yè)修養(yǎng)。檔案人員的綜合素質(zhì)，決定了專業(yè)檔案工作的質(zhì)量。高質(zhì)量的專業(yè)檔案管理，為民航的發(fā)展提供科學(xué)可靠的歷史憑證。新形勢(shì)下，應(yīng)從以下幾方面提高檔案工作者的職業(yè)素養(yǎng)。

1.樹立職業(yè)競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。現(xiàn)如今，檔案人員思想過(guò)于安逸，毫無(wú)競(jìng)爭(zhēng)壓力，缺乏提高自身修養(yǎng)的意識(shí)和動(dòng)力。檔案人員應(yīng)增強(qiáng)危機(jī)意識(shí)，在競(jìng)爭(zhēng)中求生存，在競(jìng)爭(zhēng)中謀發(fā)展。各單位應(yīng)加大激勵(lì)機(jī)制，將檔案工作考核標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化，形成競(jìng)爭(zhēng)上崗的良好態(tài)勢(shì)，促進(jìn)專業(yè)檔案工作平穩(wěn)、有序開(kāi)展。

2.努力提高綜合素質(zhì)。檔案人員應(yīng)具有較強(qiáng)的反應(yīng)、判斷、歸納能力，積極協(xié)調(diào)各業(yè)務(wù)歸口部門關(guān)系，及時(shí)將業(yè)務(wù)檔案收集齊全；對(duì)已歸檔的業(yè)務(wù)檔案要有分析、鑒別能力，如材料是否有保存價(jià)值、內(nèi)容是否完整、整理是否科學(xué)、檢索是否方便等；此外，檔案人員要具備創(chuàng)新精神，充分發(fā)揮自身能力，挖掘?qū)I(yè)檔案信息、服務(wù)內(nèi)容，提供更深層次的專業(yè)檔案分析數(shù)據(jù)，開(kāi)創(chuàng)專業(yè)檔案管理和開(kāi)發(fā)利用新局面。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，民航專業(yè)檔案管理是反應(yīng)民航各專業(yè)管理水平的重要標(biāo)志。業(yè)務(wù)管理的過(guò)程同時(shí)也是形成專業(yè)檔案的過(guò)程，而專業(yè)檔案管理工作的提升又可以促進(jìn)民航業(yè)務(wù)工作發(fā)展，兩者相輔相成、相互促進(jìn)。民航檔案部門應(yīng)當(dāng)抓住有力時(shí)機(jī)，將民航專業(yè)檔案工作提高到一個(gè)新的管理水平，為民航各行業(yè)過(guò)程管理提供可靠的信息保障和技術(shù)支持，切實(shí)推進(jìn)民航檔案工作邁上新臺(tái)階。