文/吉林省四平市鐵西區(qū)法律援助中心　孫麗

信息時(shí)代檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

文/吉林省四平市鐵西區(qū)法律援助中心孫麗

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的推廣，信息技術(shù)正式成為主流符號(hào)，在檔案管理工作中也逐漸顯露信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，與傳統(tǒng)的檔案管理不一樣的地方在于信息時(shí)代檔案管理是依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)為基礎(chǔ)的信息化檔案技術(shù)，在檔案管理中運(yùn)用電子信息技術(shù)，但是隨著運(yùn)用范圍的擴(kuò)大，在信息時(shí)代檔案管理工作中存在的問(wèn)題就越來(lái)越明顯，因此本文在分析信息時(shí)代檔案管理工作問(wèn)題的基礎(chǔ)上，探究解決問(wèn)題的措施。

信息時(shí)代；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶動(dòng)了科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，目前我國(guó)已經(jīng)全面進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代，信息管理和信息公開(kāi)的使用已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展水平和科技水平上升的體現(xiàn)。檔案管理是一項(xiàng)比較復(fù)雜和工作量龐大的工作，因此利用信息化檔案管理可以大大提高工作效率和質(zhì)量，但是由于我國(guó)在信息時(shí)代檔案管理工作上的發(fā)展時(shí)間還不長(zhǎng)，在實(shí)踐操作中難免會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，所以我們需要對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行解析，并找到解決的對(duì)策，促進(jìn)信息時(shí)代檔案管理工作的健康發(fā)展。

一、信息時(shí)代檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）管理軟件缺乏通用性。目前我國(guó)用于檔案管理的軟件并不是統(tǒng)一的，檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)、軟件系統(tǒng)存在明顯的差異，這給檔案管理軟件研發(fā)的工作帶來(lái)了很大的難度，另外在電子政務(wù)系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上也不能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化的研發(fā)，由于管理軟件缺乏通用性，導(dǎo)致檔案信息沒(méi)有辦法實(shí)現(xiàn)共享，嚴(yán)重制約了檔案信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程。

（二）檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)程度低。不同地區(qū)的檔案管理在內(nèi)部網(wǎng)站建設(shè)的時(shí)候，并沒(méi)有采取統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)形式，導(dǎo)致在后期管理的時(shí)候出現(xiàn)風(fēng)格迥異的現(xiàn)象，很難形成標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的統(tǒng)一管理，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度過(guò)低，阻礙了檔案管理工作的高效化。

（三）檔案管理的安全性和保密性不強(qiáng)。通過(guò)信息化手段進(jìn)行檔案管理的工作模式，雖然降低了檔案管理的工作量，但是由于現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒等入侵行為比較頻繁，檔案管理系統(tǒng)容易遭到攻擊而導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)癱瘓，有些重要的資料甚至出現(xiàn)丟失的情況，不穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境大大降低了檔案管理的安全性和保密性。

（四）檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提高。信息時(shí)代檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理有著明顯的差異，要求工作人員了解基本的對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，要求能夠熟練操作計(jì)算機(jī)，能夠在管理軟件出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候采取正確的應(yīng)對(duì)方法。但是顯然現(xiàn)在的檔案管理的工作人員并不具備上述的工作素養(yǎng)，因此為了保障信息時(shí)代檔案管理工作健康持續(xù)的發(fā)展，有必要提高管理工作人員的工作素養(yǎng)。

二、信息時(shí)代檔案管理工作問(wèn)題的對(duì)策

（一）加強(qiáng)信息化建設(shè)。加強(qiáng)信息化建設(shè)是解決信息時(shí)代檔案管理工作的重點(diǎn)，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化管理的最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效共享，讓檔案的價(jià)值得到最大程度的發(fā)揮。首先應(yīng)該利用先進(jìn)的信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自動(dòng)化，例如在檔案分類的時(shí)候，為管理軟件進(jìn)行編程，自動(dòng)識(shí)別不同類型的檔案資源，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)資源分類的高效整理、統(tǒng)計(jì)、分析。其次借助互聯(lián)網(wǎng)的傳輸通道，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程操作和相互交流的目的。

（二）提高檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量。在建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的時(shí)候，除了要滿足當(dāng)前狀態(tài)下的檔案管理任務(wù)，也要站在檔案管理未來(lái)發(fā)展的角度，做到具有前瞻性和發(fā)展性，保證數(shù)據(jù)庫(kù)在短時(shí)期內(nèi)不被時(shí)代淘汰，在長(zhǎng)期內(nèi)可以改進(jìn)。同時(shí)控制數(shù)據(jù)庫(kù)建立的質(zhì)量，保證計(jì)算機(jī)識(shí)別檔案資源的時(shí)候可以選擇一些質(zhì)量好的信息，對(duì)于已經(jīng)老化的信息可以將其放在單獨(dú)的空間長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行存儲(chǔ)。

（三）建立健全的檔案管理安全系統(tǒng)。為了全面提高檔案管理的安全性和保密性，有必要針對(duì)檔案管理的安全系統(tǒng)進(jìn)行全面的升級(jí)和改造，保障檔案信息資源不外泄，保證政治建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)以及社會(huì)發(fā)展的穩(wěn)定和安全。檔案管理安全系統(tǒng)包括兩個(gè)部分，一部分是檔案信息的存儲(chǔ)安全，另一部分是檔案信息的使用安全。存儲(chǔ)安全需要技術(shù)研發(fā)人員在系統(tǒng)設(shè)計(jì)的時(shí)候加強(qiáng)防止入侵的安全系數(shù)，將錄入信息的流程嚴(yán)格化。在檔案使用安全系統(tǒng)設(shè)計(jì)的時(shí)候首先要針對(duì)接觸檔案資源的工作人員進(jìn)行嚴(yán)格的審查，并在系統(tǒng)登錄的時(shí)候采用實(shí)名制和錄入指紋。

（四）加強(qiáng)檔案管理專業(yè)人才培養(yǎng)的力度。做好信息時(shí)代檔案管理的工作并不是一件容易的事情，對(duì)工作人員的要求也十分嚴(yán)格，因此檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)管理能力和素質(zhì)差的工作人員的專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)力度，建設(shè)專業(yè)技術(shù)過(guò)硬、綜合能力強(qiáng)的管理人才隊(duì)伍，為信息時(shí)代檔案管理工作的順利開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。要求檔案管理工作人員不僅要熟練掌握檔案管理的基本知識(shí)，更要利用業(yè)余的時(shí)間積極學(xué)習(xí)信息化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等方面的新知識(shí)。

三、小結(jié)

信息時(shí)代檔案管理工作是建立在信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上的，是信息時(shí)代發(fā)展的必然要求，是檔案管理工作健康發(fā)展的關(guān)鍵，不管在信息化檔案管理工作中出現(xiàn)多么嚴(yán)重的問(wèn)題，我們都要竭盡全力去解決問(wèn)題，保障信息時(shí)代檔案管理工作的安全性和保密性，全面提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

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