文/青島市城陽區(qū)人社局 王翠玉

淺議社會保險檔案管理工作

文/青島市城陽區(qū)人社局 王翠玉

建立健全社會保險檔案管理工作，無論對國家還是對承辦社會保險的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，以及對維護(hù)參保對象的合法權(quán)益，都是長期積累的豐富財富?；诖?，現(xiàn)對社會保險檔案管理工作的問題進(jìn)行了探討。

社會保險；檔案管理；工作

所謂社會保險檔案，就是從事社會保險工作的職能部門在開展社會保險工作的實(shí)踐活動中，直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等歷史紀(jì)錄。社會檔案的建立無疑有助于社會保險工作及時有效地開展，使社會保險工作的實(shí)踐活動有據(jù)可考。

一、社會保險工作建檔現(xiàn)狀

隨著保險種類不斷轉(zhuǎn)變和參保人數(shù)的不斷增多，多年的保險業(yè)務(wù)檔案資料管理工作量也日漸增大，由最初的幾萬人到現(xiàn)在的幾十萬人。社保業(yè)務(wù)檔案管理作為社保經(jīng)辦管理工作之一，保險業(yè)務(wù)部門要定期做好對參保人員的檔案資料進(jìn)行歸納、總結(jié)、分類、歸檔、裝訂、保管、利用、移交以及摧毀等等一系列工作。它既是增強(qiáng)社保經(jīng)辦過程中質(zhì)量與科學(xué)管理社會保險事業(yè)的必要手段，至此一個以養(yǎng)老保險和醫(yī)療保險工作為主的社保工作體系逐步建立、完善起來。

二、現(xiàn)階段社會保險檔案的特點(diǎn)

從形成的范圍看，社會保險檔案涉及面廣，產(chǎn)生和保存由各自的承辦部門負(fù)責(zé)；從動態(tài)角度看，社會保險檔案中有相當(dāng)內(nèi)容信息是不斷變化的，應(yīng)實(shí)行一定程序的動態(tài)管理；從現(xiàn)有載體看，社會保險檔案基本以紙制材料和電子系統(tǒng)為主；從管理角度看，社會保險檔案管理還處于分散、無序的狀態(tài)，有待加強(qiáng)規(guī)范管理；從利用角度看，社會保險檔案無論是宏觀方面的材料還是微觀方面的材料，一直處于利用的高峰期。由于社會保險初期的建檔工作不夠理想，其信息共享機(jī)制與系統(tǒng)也尚未健全與開通，因而給利用工作造成一定的困難。

三、加強(qiáng)社會保障檔案的規(guī)范化管理

一是必須用科學(xué)發(fā)展指導(dǎo)檔案工作，按照建設(shè)社會主義和諧社會的要求做好新時期的社會保險檔案工作。目前，傳統(tǒng)的社會保險檔案管理工作模式已經(jīng)不能適應(yīng)時代對檔案信息的需求，信息網(wǎng)絡(luò)化要求檔案工作盡快實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。電子文件歸檔與電子檔案管理等日益走上檔案的前臺，因此，必須尋求與其他信息及其他傳媒的溝通和連結(jié)。學(xué)會利用科學(xué)技術(shù)、科學(xué)方法和高科技手段發(fā)展自己，使科學(xué)技術(shù)真正成為促進(jìn)社會保險檔案工作快速發(fā)展的動力。二是有為才能有位。必須明白，作為和地位是辯證的關(guān)系，有作為才會有地位，社會保險檔案工作的成效只有通過檔案工作人員的辛勤努力，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平才能得到體現(xiàn)，面對挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存，與希望同在的形勢，練好內(nèi)功，強(qiáng)化自身的同時，以令人稱羨的作為，贏得社會保險檔案工作在社會應(yīng)有的地位。

社會保障體系的建設(shè)與完善離不開社會保險檔案，當(dāng)前應(yīng)關(guān)注以下幾個方面的工作：首先要會同社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的主管部門，盡快研究制訂有關(guān)社會保險檔案管理的規(guī)章，明確社會保險檔案工作的原則。管理體制、機(jī)構(gòu)人員、職責(zé)任務(wù)等項(xiàng)內(nèi)容，同時確定社會保險文件材料利用、移交等項(xiàng)具體事宜，以便在建檔管理時有所遵循。其次要加強(qiáng)對社會保險建檔工作的宣傳，營造良好的建檔輿論氛圍。再次要提高社會保險檔案工作人員的素質(zhì)，組織從事社會保險工作專、兼職檔案人員參加培訓(xùn)，培訓(xùn)學(xué)習(xí)應(yīng)該以“三個代表”思想為指導(dǎo)，重點(diǎn)學(xué)習(xí)檔案法規(guī)知識以及相關(guān)的政策法規(guī)按檔案業(yè)務(wù)知識技能，使其以較高的素質(zhì)，適應(yīng)不斷發(fā)展的社會保險檔案工作需要。最后要配合上級社會保險部門，加快建立覆蓋全國的社會保險檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)和步伐，同時社會保險檔案信息網(wǎng)的建設(shè)與管理應(yīng)全國統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)籌安排并全力做到軟件統(tǒng)一，硬件設(shè)備配置要求統(tǒng)一，網(wǎng)絡(luò)之間接口標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，數(shù)據(jù)傳遞方式統(tǒng)一，以避免重復(fù)工作。

作為一名檔案工作者，必須加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，深刻領(lǐng)會黨在新時期的歷史任務(wù)和奮斗目標(biāo)，實(shí)行兩個轉(zhuǎn)變；即由被動應(yīng)付向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，由自我封閉向?qū)ν忾_放（保密案卷除外）轉(zhuǎn)變，加大開發(fā)檔案的力度，搞好規(guī)章制度建設(shè)和思想作風(fēng)建設(shè)，在工作中，既要發(fā)揚(yáng)埋頭苦干、任勞任怨的“老黃牛精神”，又要發(fā)揮開拓創(chuàng)新、靈活主動的精神，為社會保險檔案管理作出貢獻(xiàn)。

四、加快信息傳遞，挖掘資源潛力

開展檔案信息服務(wù)，就是以最大限度地滿足利用者的需要為目的，以最大程度地開發(fā)檔案信息所蘊(yùn)藏的潛能為宗旨，不斷開拓新的服務(wù)領(lǐng)域和方式，及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地提供檔案信息。為加強(qiáng)傳遞檔案信息，必須建立科學(xué)的檔案信息系統(tǒng)，確立有效的，科學(xué)的輸出途徑，采取多種多樣的服務(wù)形式，使檔案信息充分發(fā)揮指導(dǎo)和促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用，創(chuàng)造更高的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，更好地為企業(yè)服務(wù)。

五、結(jié)語

綜上所述，社會保險檔案管理只有從適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的角度出發(fā)，轉(zhuǎn)變思想觀念，深化內(nèi)部改革發(fā)展，堅(jiān)持自身發(fā)展的特色，增強(qiáng)服務(wù)功能，實(shí)事求是，與時俱進(jìn)，才能在市場經(jīng)濟(jì)中得到更好的發(fā)展。