方文蓉

福建省漳州市云霄縣人力資源和社會保障局

如何提升事業(yè)單位檔案管理的有效性

方文蓉

福建省漳州市云霄縣人力資源和社會保障局

隨著我國市場經(jīng)濟的飛速發(fā)展，事業(yè)單位在社會發(fā)展中的作用愈發(fā)明顯。如何提高事業(yè)單位檔案管理的水平是當前事業(yè)單位面臨的一個重要問題。本文以福建省漳州市云霄縣人力資源和社會保障局為例，分析如何提高事業(yè)單位檔案管理的有效性。

事業(yè)單位；檔案管理；有效性

一、引言

檔案是事業(yè)單位的寶貴資源，它涵蓋了大量的信息，包括單位員工的身份背景、工作流程的詳細記錄，以及事業(yè)單位的發(fā)展歷程、單位建設等重要信息，由此可見檔案管理在事業(yè)單位的整個管理發(fā)展過程中都發(fā)揮著關鍵作用。在新時期，事業(yè)單位體制改革的進一步推進給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)，并且對新時期檔案管理工作提出了更嚴格、更細致的要求。因此，要加強檔案管理水平，為社會提供更多的、更好的服務。

二、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）工作人員檔案管理觀念薄弱

檔案資料對于事業(yè)單位資源的開發(fā)具有重要的參考價值，是制定事業(yè)單位發(fā)展計劃的重要依據(jù)和參考資料。然而，目前大多數(shù)單位的管理人員還沒有認識到檔案管理對于本單位發(fā)展的重要性，因此在檔案部門投入的資金、精力、人力、物力等都相對較少，檔案部門工作人員的檔案意識薄弱，不能高效的完成規(guī)定的任務，也不能保證本單位檔案資料的真實性和完整性，最終導致本單位檔案管理工作的現(xiàn)代化建設不能很好的實施，當然也就不能很好地適應市場經(jīng)濟體制改革的大趨勢。

（二）專業(yè)人員缺乏

檔案管理工作在各單位的干部管理工作中占據(jù)著非常重要的地位。但是在當前的檔案管理工作中，很多領導都沒給予重視，導致從事檔案管理工作的人員專業(yè)技術不強，對新知識和新技術的接受能力缺乏，影響了檔案管理工作職能的發(fā)揮。

（三）檔案管理信息化水平低

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，檔案管理工作也要與時代接軌，將現(xiàn)代化的網(wǎng)絡技術引進檔案管理中。但由于從事檔案管理的工作人員年齡偏大，思想意識落后，受傳統(tǒng)規(guī)章制度的影響，很難將計算機與紙質(zhì)檔案進行有效結合，導致檔案管理工作難以實現(xiàn)信息化，這樣既增加了工作量，還不能對檔案工作進行有效查詢。傳統(tǒng)的檔案管理工作只是簡單的對材料進行裝卷、整理，注重外在形式的管理，而對于檔案材料的完整性和準確性卻不是很在意，這就造成了人力資源的極大浪費。雖然在本單位中配備了計算機，但這些計算機也只是進行簡單的記錄和打印工作，并沒有真正建立起數(shù)據(jù)庫，更不能及時對人事資料進行查詢，無法真正發(fā)揮計算機的職能。另外，我們單位雖然也建立了電子數(shù)據(jù)庫，但是由于軟件功能低下，不能對檔案管理工作進行有效的整理、篩選，分類、匯總，因而無法有效的將電子數(shù)據(jù)庫與紙質(zhì)檔案進行有效結合，降低了檔案管理的有效性。

三、提升事業(yè)單位檔案管理有效性的途徑

（一）增強檔案管理人員意識

為了提高我們單位檔案管理工作的有效性，首先必須要加強檔案管理人員對工作的重視程度，正確認識檔案管理工作的作用，真正地將檔案管理工作加入到本單位日常工作中來，從而為本單位的檔案管理工作的進行創(chuàng)造一個良好的環(huán)境，保證檔案管理工作的有效進行。

（二）加強檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)決定了檔案管理水平的高低，因此要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，要加強檔案管理人員專業(yè)知識和技能的學習；其次，檔案管理人員還要具備現(xiàn)代化的操作手段。這就要求單位在進行檔案管理人員選拔時一定要嚴格。另一方面，為了提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)必須要加強對工作人員的專業(yè)知識培訓，讓他們時刻對知識進行更新，尤其是計算機專業(yè)知識的更新，這是因為信息技術已經(jīng)滲透到了各行各業(yè)中，只有讓檔案管理人員掌握了先進的計算機知識才能促使檔案管理朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。

（三）增加硬件投入，加快檔案信息數(shù)字化建設

加強檔案管理信息化建設是新時代賦予我們的新要求。在新的形勢下，要實現(xiàn)檔案管理的科學化、規(guī)范化、制度化，必須要將信息技術與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相結合，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。電子檔案是信息時代下紙質(zhì)檔案的新發(fā)展，數(shù)字檔案是對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的再現(xiàn)過程，但由于各地區(qū)信息化水平的不同，數(shù)字檔案建設很多還都不完善，影響了福建省漳州市云霄縣人力資源和社會保障局檔案的發(fā)展。如果硬件投資到位，將會把工作人員從復雜的工作中解放出來，這樣既解放了勞動資源，保護了紙質(zhì)檔案的完整性，又方便了檔案查詢、再利用，在一定程度上提高了本單位的工作效率。

（四）建立檔案管理機制

俗話說“無規(guī)矩不成方圓”，建立科學的檔案管理機制是提升檔案管理水平的首要任務。制度的制定不僅能夠為檔案管理工作的開展提供依據(jù)，更能夠保障工作有序開展，進一步提高檔案管理工作的有效性，使檔案管理工作逐步走向規(guī)劃化、制度化。檔案管理制度制定時要結合本單位實際情況，根據(jù)單位特點來完善相關各項章程，這樣才能使檔案管理制度發(fā)揮最大的功能。

四、結語

總之，針對當前檔案管理中存在的問題，必須要加強對檔案管理的認識，加強檔案管理信息化建設，提高檔案人員的綜合素質(zhì)，建立檔案管理機制，希望能夠更好地促進工作效率。

［1］王金紅.如何有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平［J］.赤子（上中旬），2015，11：179.

［2］陳碩.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略［J］.辦公室務，2015，20：61+86.

［3］郭婷婷.提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議［J］.科技與企業(yè)，2016，01：37+39.

［4］莫軍.提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議［J］.辦公室業(yè)務，2015，23：69.

［5］孫萬和.如何有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平［J］.環(huán)球市場信息導報，2015，48：22-23.