李 芳

加強(qiáng)電力部門(mén)檔案管理工作的對(duì)策研究

李 芳

檔案管理是電力部門(mén)工作體系中不可或缺的一項(xiàng)內(nèi)容，其中包括大量的電力工程建設(shè)資料，以及設(shè)備、人員、技術(shù)、材料等數(shù)據(jù)，也包括投產(chǎn)之后的管理、改建、維修等內(nèi)容，對(duì)區(qū)域經(jīng)濟(jì)和電力產(chǎn)業(yè)發(fā)展具有重要的歷史記錄功能，在社會(huì)現(xiàn)代化建設(shè)中有重要的參考價(jià)值。本文中針對(duì)當(dāng)前我國(guó)電力部門(mén)的檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行了系統(tǒng)的分析，通過(guò)剖析原因并提出相應(yīng)地對(duì)策，以供電力部門(mén)檔案管理工作人員參考借鑒。

電力部門(mén) 檔案管理 存在問(wèn)題 對(duì)策研究

電力部門(mén)檔案既具有一般檔案的保密性、體系性、嚴(yán)肅性等特征，同時(shí)也是基于電力產(chǎn)業(yè)發(fā)展形成的大量真實(shí)記錄，電力產(chǎn)業(yè)發(fā)展的程度越高，檔案中的信息內(nèi)容就越有價(jià)值，如果能夠有效地利用這一龐大的資源庫(kù)存，則可以更好地為我國(guó)電力事業(yè)發(fā)展提供決策指導(dǎo)、安全管理和經(jīng)營(yíng)方向。因此，加強(qiáng)電力部門(mén)檔案管理工作已經(jīng)成為當(dāng)前我國(guó)城市化進(jìn)程中的一項(xiàng)重要任務(wù)。

一、加強(qiáng)電力部門(mén)檔案管理工作的重要性和必要性

一方面，關(guān)于電力部門(mén)檔案管理工作加強(qiáng)的重要性論述。很顯然，電力部門(mén)的檔案中包括了大量的信息，種類多、范圍廣、專業(yè)性強(qiáng)，其中不乏一些極具價(jià)值的數(shù)據(jù)、圖片、文字和影像，而這些不僅是我國(guó)電力企業(yè)發(fā)展的歷史軌跡，更多的是經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，它對(duì)提高電力企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的能力產(chǎn)生了巨大正面效應(yīng)。同時(shí)，檔案的“原始性”也意味著它是一筆重要的財(cái)富，很多與現(xiàn)代社會(huì)環(huán)境截然不同或特殊的問(wèn)題，都可以在電力部門(mén)檔案資料中找到類似情況，并參考彼時(shí)方案來(lái)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題的解決。甚至說(shuō)一些電力檔案中包括了大量的國(guó)家經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)，通過(guò)合理的科學(xué)分析、合理歸納，可以對(duì)未來(lái)的電力行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行正確判斷。

另一方面，加強(qiáng)電力部門(mén)檔案管理是現(xiàn)代社會(huì)的必然需求。很顯然，信息化時(shí)代的來(lái)臨促進(jìn)了一切信息資源的重構(gòu)，電力部門(mén)的檔案管理工作不可能持續(xù)以來(lái)傳統(tǒng)的模式和紙質(zhì)載體，這樣極不容易利用也不能有效地分享，反而會(huì)消耗掉大量地成本和資源。電力檔案管理的水平在一定程度上反映出供電企業(yè)、部門(mén)在市場(chǎng)中敏感度，基于其中豐富的數(shù)據(jù)和問(wèn)題，可以發(fā)現(xiàn)當(dāng)前發(fā)電企業(yè)、管理部門(mén)存在的瓶頸，有利于制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的電力發(fā)展規(guī)劃。

二、電力部門(mén)檔案管理中存在的問(wèn)題

第一，重視程度不高。鑒于電力部門(mén)的特殊社會(huì)職能，國(guó)家層面有一定的檔案制度建立要求，但在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下普遍存在不完善、不健全的問(wèn)題。究其原因，與電力企業(yè)自身的重視程度不足有直接關(guān)系，由于電力企業(yè)涉及的分工很多，需要較強(qiáng)的組織結(jié)構(gòu)才能駕馭，而檔案管理工作則要涉及到各個(gè)流程體系，這無(wú)疑會(huì)造成組織結(jié)構(gòu)上一定的不穩(wěn)定性。因此檔案的范圍、收集、管理等方面很少會(huì)設(shè)計(jì)專門(mén)崗位，主要從其他渠道來(lái)實(shí)現(xiàn)信息、數(shù)據(jù)的收集，并經(jīng)過(guò)整理的方式形成檔案，這種依賴檔案的內(nèi)容就較為雜亂。同時(shí)，由于缺乏專職人員，檔案管理過(guò)程中容易出現(xiàn)丟失、損壞或篡改等問(wèn)題。

第二，管理水平有限。電力部門(mén)主要以電力供應(yīng)為主要社會(huì)職能，在檔案工作的認(rèn)識(shí)上存在一些誤差，并導(dǎo)致宣傳、教育等力度不足，造成檔案管理人員水平參差不齊，甚至一些檔案人員是臨時(shí)調(diào)用或兼職的，絕大多數(shù)沒(méi)有受過(guò)專業(yè)的檔案管理教育，無(wú)法確保檔案資料的系統(tǒng)性、完整性和規(guī)范性。在日常的檔案工作中，主要從事一些簡(jiǎn)單的記錄、整理等操作，沒(méi)有發(fā)揮檔案的流通和分享功能，一些有價(jià)值的電力產(chǎn)業(yè)信息、資料被人為地?fù)p壞?！稒n案法》的出臺(tái)對(duì)電力部門(mén)檔案管理提出了更高的要求，很顯然在管理水平不足的情況下，電力部門(mén)的發(fā)展之路還是任重道遠(yuǎn)。

第三，缺乏理論指導(dǎo)。在社會(huì)逐漸呈現(xiàn)出信息化特征以后，電力部門(mén)的檔案管理思想?yún)s依然十分保守，這導(dǎo)致沒(méi)有形成針對(duì)性的理論指導(dǎo)，例如，盡管電力部門(mén)的資金實(shí)力雄厚，非常重視辦公自動(dòng)化、智能化的建設(shè)，但卻不重視電力檔案的發(fā)展。很大程度上說(shuō)，并非沒(méi)有條件而是沒(méi)有意識(shí)，一些電力企業(yè)雖然投入了大筆資金，但由于把握不好檔案管理的發(fā)展方向，只會(huì)造成投資浪費(fèi)，而沒(méi)有真正地發(fā)揮檔案管理工作效應(yīng)的提升。

三、加強(qiáng)電力部門(mén)檔案管理工作的對(duì)策

首先，提高電力部門(mén)檔案管理人員綜合素質(zhì)。所謂“綜合素質(zhì)”是指既符合電力部門(mén)工作需要又符合現(xiàn)代化檔案管理工作的需要，一方面可以對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的培訓(xùn)，提高其檔案管理數(shù)字技術(shù)應(yīng)用水平。另一方面，引進(jìn)具有檔案管理專業(yè)能力的新型人才，結(jié)合電力部門(mén)的需要進(jìn)行培訓(xùn)。

其次，不斷建立健全電力部門(mén)檔案管理制度。加強(qiáng)檔案管理制度在電力部門(mén)各層次的滲透，通過(guò)科學(xué)的分工和配合，實(shí)現(xiàn)電力部門(mén)信息資料的全方位、無(wú)死角記錄，確保相關(guān)內(nèi)容的完整性。

再次，加大電力部門(mén)檔案管理資金合理投入。檔案管理工作并非大量投資硬件或購(gòu)買軟件管理系統(tǒng)就可以“萬(wàn)事大吉”，對(duì)于紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，體系化管理，查詢權(quán)限的設(shè)計(jì)以及保密性機(jī)制建設(shè)等，都要與電力部門(mén)的實(shí)效性、實(shí)用性相關(guān)聯(lián)。

總體而言，伴隨著工業(yè)文明和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人類已經(jīng)進(jìn)入了電力為主要能源模式的新時(shí)代。電力供應(yīng)是維系社會(huì)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保障，也是構(gòu)建信息化社會(huì)的能源基礎(chǔ)，客觀上為電力部門(mén)檔案管理工作的革新提供了前提條件。

[1]朱巖福．新形勢(shì)下加強(qiáng)檔案管理工作的對(duì)策建議[J]．科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2014(04)：172,174．

[2]孫志梅．電力檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J]．中國(guó)電力教育,2010(01)：259～260．

（作者單位：長(zhǎng)春職業(yè)技術(shù)學(xué)院）