文/廣東醫(yī)學(xué)院 馮有輝

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成人高等教育學(xué)籍檔案云服務(wù)探討

文/廣東醫(yī)學(xué)院 馮有輝

【摘要】成人高等教育學(xué)籍檔案管理有別于全日制學(xué)籍管理，其學(xué)籍檔案管理更具有獨(dú)特性，同時(shí)難度、復(fù)雜度也更大。本文著重闡述成人高等教育學(xué)籍檔案云服務(wù)的意義，對成人高等教育學(xué)籍檔案云服務(wù)關(guān)鍵問題分析，踐行檔案云服務(wù)，促使成人高等教育事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】成人教育；學(xué)籍；檔案；云服務(wù)

一、成人高等教育學(xué)籍檔案云服務(wù)的意義

（一）成人高等教育學(xué)籍檔案創(chuàng)新服務(wù)形式的有效途徑?！蛾P(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》（中辦發(fā)〔2014 〕15號(hào)）文件中，提出要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)形式，強(qiáng)化服務(wù)功能，加大開發(fā)力度，促進(jìn)資源共享。成人高等教育（以下簡稱“成教”）招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，逐步形成了以普通高校為中心多校外教學(xué)點(diǎn)并存相對獨(dú)立的“大校園”辦學(xué)方式，在校生人數(shù)實(shí)現(xiàn)跨越性的增長。學(xué)生人數(shù)的增加，學(xué)生服務(wù)工作量的增大，如果成教學(xué)籍檔案管理靠原來手工填寫或使用單機(jī)版學(xué)籍檔案管理平臺(tái)，檔案服務(wù)繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的窗口服務(wù)這種單一的被動(dòng)式的服務(wù)，將給學(xué)生帶來極大的不便，也將嚴(yán)重地阻礙成教事業(yè)的發(fā)展。積極開展學(xué)籍檔案服務(wù)的社會(huì)化，由主要為高校內(nèi)部的服務(wù)轉(zhuǎn)化為向社會(huì)全方位的服務(wù)，因檔案云服務(wù)是在任何時(shí)間任何地點(diǎn)都可以通過檔案云服務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)異動(dòng)獲取檔案信息的服務(wù)，是從檔案實(shí)體管理向檔案信息管理的轉(zhuǎn)變，使管理范圍擴(kuò)大、管理方法智能，帶來服務(wù)模式的拓展，是創(chuàng)新檔案服務(wù)形式、提升檔案服務(wù)水平最佳的途徑。

（二）有效地解決成教學(xué)籍檔案管理特殊性問題。成教在校學(xué)習(xí)形式分脫產(chǎn)、業(yè)余（包括半脫產(chǎn)、夜大）、函授三種，在成教學(xué)歷教育中取消傳統(tǒng)的學(xué)年制，而采用適合成人學(xué)生學(xué)習(xí)特點(diǎn)的學(xué)分制，學(xué)生畢業(yè)時(shí)間不一，這造成檔案時(shí)間分散性；成教學(xué)生大多數(shù)為在職工作人員，為解決工學(xué)矛盾，高校與多教學(xué)點(diǎn)聯(lián)合辦學(xué)，學(xué)生檔案分散在不同的地區(qū)，造成檔案地點(diǎn)的分散性。成教學(xué)籍檔案管理的特殊性表現(xiàn)為時(shí)間和地點(diǎn)的分散性，檔案服務(wù)表現(xiàn)為時(shí)間的不確定性和地點(diǎn)的不確定性。針對檔案服務(wù)的不確定性，運(yùn)用新時(shí)期先進(jìn)的信息傳播技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案云服務(wù)，能實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程管理、多教學(xué)協(xié)同管理，能實(shí)現(xiàn)資源共享、傳輸快速，方便利用，從而在學(xué)生服務(wù)水平上達(dá)到質(zhì)的提升。

（三）成教學(xué)籍檔案管理發(fā)展的必然趨勢。2015年12月，以“互聯(lián)互通、共享共治——構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)空間命運(yùn)共同體”為主題的第二屆世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)，習(xí)近平主席提出了非常明確的目標(biāo)，就是要利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)推動(dòng)創(chuàng)新，讓互聯(lián)網(wǎng)更好地為中國人服務(wù)，為全世界人民服務(wù)。云服務(wù)是新時(shí)代發(fā)展產(chǎn)物，是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢。而成教檔案管理未來的服務(wù)也必須是面向互聯(lián)網(wǎng)的，依賴于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)發(fā)展自身，使其能夠真正為廣大成教的學(xué)生服務(wù)，為成教的檔案管理服務(wù)。

二、成教學(xué)籍檔案云服務(wù)的關(guān)鍵

（一）建立網(wǎng)絡(luò)化的學(xué)籍檔案資源管理體系。擁有檔案資源規(guī)模和質(zhì)量，在一定程度上決定其地位和影響。建立學(xué)籍檔案資源管理體系，讓數(shù)據(jù)創(chuàng)造價(jià)值，使檔案工作成果更多地服務(wù)學(xué)生，是檔案工作的首要任務(wù)。針對學(xué)校的實(shí)際以及軟、硬件設(shè)施的情況，構(gòu)建適宜的學(xué)籍檔案資源管理平臺(tái)，如利用校園網(wǎng)、本地服務(wù)器去搭建學(xué)籍檔案管理服務(wù)平臺(tái)。學(xué)籍檔案資源整合優(yōu)化方面，首先要整合學(xué)校內(nèi)部的各類檔案資源，讓這些檔案資源能夠得到合理地運(yùn)用。其次，還要優(yōu)化檔案管理的結(jié)構(gòu)，讓檔案管理能夠更加高效、高質(zhì)量。再次，還要優(yōu)化檔案資源配置，建立門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容豐富、載體多樣的檔案資源體系，讓檔案管理能夠更加便捷，貼近學(xué)生。

（二）加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，是推動(dòng)檔案科學(xué)事業(yè)發(fā)展的第一要義。隨著檔案文化產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展和需求的不斷升級，加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)、提高隊(duì)伍的能力水平和綜合素質(zhì)，是順應(yīng)形勢發(fā)展，助推檔案事業(yè)持續(xù)向好發(fā)展的重要內(nèi)容。誰擁有檔案人才，就擁有創(chuàng)造核心價(jià)值的競爭力，就擁有科技發(fā)展的未來。學(xué)籍檔案管理云服務(wù)要求“以人為本”，因此在學(xué)籍檔案管理工作過程中更應(yīng)重視“人”，而這個(gè)“人”主要體現(xiàn)在要求廣大學(xué)籍檔案管理人員必須具備一定的職業(yè)道德和工作熱情，在實(shí)際的學(xué)籍檔案管理工作中能夠維護(hù)學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)的真實(shí)性、權(quán)威性。其次，學(xué)籍檔案管理人員要熟練掌握檔案管理的基本知識(shí)、專業(yè)技能以及相關(guān)的知識(shí)如計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，這樣才能保證他們在進(jìn)行學(xué)籍檔案電子化的過程中保證數(shù)據(jù)的有效性和正確性。再次，學(xué)籍檔案管理人員還應(yīng)該具備一定的團(tuán)隊(duì)合作精神，只有這樣才能在全體協(xié)作的前提下，加大對學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)的開發(fā)力度，進(jìn)而確保數(shù)據(jù)有效開發(fā)，從而更好地提高服務(wù)質(zhì)量。

（三）提高學(xué)籍檔案云服務(wù)的安全性。學(xué)籍檔案是學(xué)生個(gè)人檔案的重要組成部分，是個(gè)人特征的秘密信息，沒有學(xué)籍檔案安全性就沒有個(gè)人隱私，后果將嚴(yán)重危害了高校師生的利益。成教學(xué)籍檔案云服務(wù)學(xué)生的相關(guān)學(xué)籍檔案信息都上傳到網(wǎng)絡(luò)，以便于實(shí)現(xiàn)信息共享，那么相應(yīng)的安全性就成為云服務(wù)工作的重點(diǎn)。由于學(xué)籍檔案云服務(wù)本身是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境實(shí)現(xiàn)的一種技術(shù)，因此在實(shí)際操作過程中勢必要涉及到數(shù)據(jù)的查詢利用，在查詢利用過程中極易發(fā)生數(shù)據(jù)的泄露以及篡改。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下學(xué)籍信息的泄露，會(huì)在一定程度上增加學(xué)籍管理人員的工作難度，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的學(xué)籍信息泄露更具有隱蔽性，這直接導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理云服務(wù)對信息保密及安全性的要求更加嚴(yán)格。提高成教學(xué)籍檔案云服務(wù)的安全性，建立相應(yīng)的收集、整理、保管、保密等機(jī)制，使學(xué)籍檔案管理工作更加規(guī)范化、科學(xué)化。

三、成教學(xué)籍檔案云服務(wù)的踐行

（一）用戶注冊驗(yàn)證登陸。云服務(wù)平臺(tái)服務(wù)對象學(xué)生通過實(shí)名制注冊，綁定指定的手機(jī)，通過手機(jī)信息驗(yàn)證碼驗(yàn)證登陸平臺(tái)。居于個(gè)人檔案信息的隱私性，姓名或驗(yàn)證碼錯(cuò)誤都不能正常登陸，而且綁定手機(jī)也大大地加強(qiáng)隱私程度，異動(dòng)登陸出現(xiàn)信息提示，同時(shí)也能方便找回丟失的密碼。

（二）用戶在線填寫完善學(xué)籍檔案信息。學(xué)生學(xué)籍檔案信息部分來自省招生系統(tǒng)，但并不完善，也不完全準(zhǔn)確，需學(xué)生重新校對和補(bǔ)充完整（特別補(bǔ)充一些圖片信息例如身份證、戶口本、學(xué)歷鑒定證明書等）。通過云服務(wù)平臺(tái)讓學(xué)生隨時(shí)隨地登陸個(gè)人信息頁面修改和補(bǔ)充學(xué)生個(gè)人學(xué)籍檔案信息。修改和錄入完整后保存、提交（提交狀態(tài)的學(xué)籍檔案信息不能修改），然后由學(xué)生自行打印，簽字確認(rèn)后上交學(xué)校檔案管理部門紙質(zhì)存檔。

（三）檢索利用學(xué)籍檔案信息。大數(shù)據(jù)時(shí)代，如何提升服務(wù)能力，讓數(shù)據(jù)創(chuàng)造價(jià)值，而學(xué)籍檔案檢索利用是云服務(wù)的核心部分。學(xué)生可隨時(shí)隨地，無需安裝客戶端，便可以在線檢索自己的學(xué)籍檔案信息。大數(shù)據(jù)時(shí)代，大服務(wù)，不受時(shí)空限制，只需聯(lián)接Internet，使用電腦、Ipad或目前流行的智能手機(jī)都可以達(dá)到檢索利用的目的，并且檢索信息量大、速度快、準(zhǔn)確率高。

（四）用戶提交業(yè)務(wù)申請。成人教育學(xué)生管理顯著特點(diǎn)是學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)非常頻繁，原因是成教學(xué)生都是在職工作人員，因家庭或工作等原因，常需異動(dòng)休學(xué)、轉(zhuǎn)點(diǎn)、轉(zhuǎn)專業(yè)等。需異動(dòng)的學(xué)生在線提交異動(dòng)訂單，并且上傳紙質(zhì)附加材料掃描件，最終由上一級用戶審核通過。

（五）事件提醒及資料下載。云服務(wù)平臺(tái)根據(jù)學(xué)生具體情況設(shè)置事件提醒，例如：能夠提醒學(xué)生補(bǔ)充完整個(gè)人學(xué)籍信息，某某時(shí)間段上課，或者對有成績補(bǔ)考的學(xué)生提醒等。通過系統(tǒng)提醒或手機(jī)信息通知。學(xué)生在線下載各種資料，例如部門通知、學(xué)籍報(bào)表、各種申請表格等。

（六）用戶在線咨詢。在線咨詢?yōu)閷W(xué)生提供快捷的交流方式，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)頁對話，學(xué)生可以選擇咨詢對象（如是班主任、教務(wù)員、管理員等）主動(dòng)發(fā)起對話，等待回復(fù)。這是解決學(xué)生檔案管理過程中存在的問題，并且提升服務(wù)的品質(zhì)。

（七）用戶服務(wù)評價(jià)。學(xué)生用戶可以在線對云服務(wù)服務(wù)質(zhì)量作評價(jià)，按服務(wù)質(zhì)量評價(jià)指標(biāo)進(jìn)行評分以及提供改進(jìn)意見。

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