馬麗榮哈爾濱產(chǎn)權(quán)交易中心 黑龍江哈爾濱 150090

淺析產(chǎn)權(quán)交易檔案信息化建設(shè)工作

馬麗榮
哈爾濱產(chǎn)權(quán)交易中心 黑龍江哈爾濱 150090

隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展及普及，各行業(yè)都加快了信息化建設(shè)的步伐，產(chǎn)權(quán)交易中心也加快了信息化管理的進(jìn)程。特別是在產(chǎn)權(quán)交易檔案數(shù)量不斷增加的新形勢(shì)下，為了能夠更好的提高產(chǎn)權(quán)交易檔案管理的質(zhì)量，產(chǎn)權(quán)交易檔案信息化建設(shè)已成為必然的趨勢(shì)。文中分析了產(chǎn)權(quán)交易檔案的特征，并進(jìn)一步對(duì)產(chǎn)權(quán)交易檔案信息化建設(shè)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化內(nèi)容進(jìn)行了具體的闡述。

產(chǎn)權(quán)交易檔案；信息化建設(shè)；特征；內(nèi)容；注意事項(xiàng)

一、產(chǎn)權(quán)交易檔案的特征

產(chǎn)權(quán)交易檔案作為一種專門檔案，其具有自身顯著的個(gè)性，因此需要對(duì)產(chǎn)權(quán)交易檔案的特征進(jìn)行深入認(rèn)識(shí)，從而為產(chǎn)權(quán)交易檔案信息化管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

（一)檔案文件來源的廣泛性。產(chǎn)權(quán)交易檔案文件形成主體具有多元性的特點(diǎn)，這也決定了產(chǎn)權(quán)交易檔案文件來源的廣泛性。在一宗產(chǎn)權(quán)交易過程中，其文件多來自于外單位的轉(zhuǎn)讓方或受讓方，產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)形成的文件數(shù)量較少，多是受理轉(zhuǎn)讓申請(qǐng)、發(fā)布轉(zhuǎn)讓信息、登記受讓意向、組織交易簽約、結(jié)算交易資金、出具交易憑證等普遍性程序形成的檔案。盡管產(chǎn)權(quán)交易文件來源十分廣泛，但對(duì)于這些外來文件的收集難度并不大，由于在產(chǎn)權(quán)交易過程中這些文件是產(chǎn)權(quán)進(jìn)場(chǎng)交易必然要提交的，因此交易機(jī)構(gòu)只需要嚴(yán)格執(zhí)行文件流程管理制度即能夠完成這些文件的收集工作。

（二)檔案文件作用的法律憑證性。產(chǎn)權(quán)交易是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅的法律行為，這也使產(chǎn)權(quán)交易文件具有較高的法律憑證性，故收集的文件材料要符合真實(shí)性、完整性和有效性，從而保證交易行為的合法性和規(guī)范性。在對(duì)產(chǎn)權(quán)交易文件收集時(shí)，要保證文件齊全的基礎(chǔ)上，還要對(duì)文件的合法合規(guī)性進(jìn)行審核，這樣交易過程中才能以這些合法文件作為憑證，并要擔(dān)負(fù)相應(yīng)的法律責(zé)任，避免損害國(guó)家及交易雙方權(quán)益的行為發(fā)生，一旦出現(xiàn)國(guó)家資產(chǎn)流失情況時(shí)，要對(duì)導(dǎo)致該行為的機(jī)構(gòu)及人員追究法律責(zé)任。

(三)檔案內(nèi)容構(gòu)成的成套性。產(chǎn)權(quán)交易中心在產(chǎn)權(quán)交易過程中是一個(gè)服務(wù)平臺(tái)，通常是以一宗具體產(chǎn)權(quán)交易作為單位，這也使產(chǎn)權(quán)交易過程中形成的文件具有較強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性，即一宗產(chǎn)權(quán)交易活動(dòng)會(huì)形成一套產(chǎn)權(quán)交易檔案，因此也決定了當(dāng)前產(chǎn)權(quán)交易檔案管理的基本形式，即按套地收集、整理和保存。

二、產(chǎn)權(quán)交易檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

（一)建立和完善產(chǎn)權(quán)交易檔案檢索數(shù)據(jù)庫(kù)。建立產(chǎn)權(quán)交易檔案檢索數(shù)據(jù)庫(kù)這一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，需要有計(jì)劃有組織的進(jìn)行。在具體實(shí)施過程中，在建立目錄級(jí)檢索數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上，要進(jìn)一步對(duì)文件級(jí)檢索數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行完善，從而打造一個(gè)高效、快速及準(zhǔn)確的產(chǎn)權(quán)交易檔案檢索數(shù)據(jù)庫(kù)。目前在信息技術(shù)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，各地產(chǎn)權(quán)交易中心都加快了產(chǎn)權(quán)交易檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的建設(shè)步伐，而且將檢索性數(shù)據(jù)與文件性數(shù)據(jù)有效的結(jié)合在一起，對(duì)產(chǎn)權(quán)交易相關(guān)的信息進(jìn)行錄入計(jì)算機(jī)，利用智能化信息檢索技術(shù)來構(gòu)建出完善的產(chǎn)權(quán)交易檔案檢索數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。這樣只需要鍵入幾個(gè)關(guān)鍵詞即可以完成搜索工作，有效的提高檢索速度。

（二)逐步實(shí)現(xiàn)產(chǎn)權(quán)檔案的全文數(shù)字化。目前各產(chǎn)權(quán)交易中心檔案數(shù)量十分龐大，而且呈現(xiàn)出逐年增加的態(tài)勢(shì)，在當(dāng)前產(chǎn)權(quán)交易檔案信息化建設(shè)工作中，這些海量的交易檔案需要加快實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化。這樣即可以通過信息平臺(tái)來為各職能部門及利用者提供檔案信息服務(wù)。而且充分的利用各種縮微技術(shù)、掃描技術(shù)及光盤技術(shù)，可以有效的增加檔案信息的存儲(chǔ)量，利用較小的空間即可以完成產(chǎn)權(quán)交易檔案信息的存儲(chǔ)工作，而且所存儲(chǔ)的信息更為直觀，具有較強(qiáng)的可操作性，為開發(fā)帶來諸多便利。目前我中心已開始有計(jì)劃有步驟的開始實(shí)施產(chǎn)權(quán)檔案全文數(shù)字化工程，力爭(zhēng)在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)產(chǎn)權(quán)交易檔案全部數(shù)字化，并實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。因此在當(dāng)前辦理產(chǎn)權(quán)登記過程中，相關(guān)資料和數(shù)據(jù)都開始直接進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行存儲(chǔ)。對(duì)于歷史檔案信息，利用數(shù)據(jù)信息錄入來對(duì)原始檔案信息進(jìn)行處理和存儲(chǔ)，加快實(shí)現(xiàn)歷史檔案資料的網(wǎng)絡(luò)化利用。

（三)推進(jìn)產(chǎn)權(quán)交易檔案信息資源的二次開發(fā)。應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)手段與網(wǎng)絡(luò)工具提高開發(fā)檔案資源的能力與水平，積極利用現(xiàn)有的產(chǎn)權(quán)交易檔案資源，營(yíng)建檔案資源共享的政策與環(huán)境，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)權(quán)交易檔案資源的合理配置，以自己獨(dú)特的利用服務(wù)方式，為社會(huì)提供一種全新的傳播、交流檔案信息的方式與高質(zhì)量的檔案信息產(chǎn)品，不斷滿足社會(huì)對(duì)產(chǎn)權(quán)交易檔案信息的需求，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)權(quán)交易檔案資源的社會(huì)共享。

（四)電子數(shù)據(jù)安全性管理。產(chǎn)權(quán)交易檔案信息化建設(shè)中會(huì)遇到檔案信息的安全、保密等敏感問題。如網(wǎng)絡(luò)鏈接、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等問題。因此，要認(rèn)真制訂工作方案，嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)產(chǎn)權(quán)檔案利用范圍的規(guī)定，做到嚴(yán)謹(jǐn)周密、萬(wàn)無一失，確保檔案信息的安全。同時(shí)，要制訂嚴(yán)密的工作制度，采取物理隔離、防火墻、電子密鑰、下載銷毀裝置等技術(shù)及完善備份的措施，確保產(chǎn)權(quán)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的安全運(yùn)行和檔案信息安全傳輸。

（五)檔案信息管理人才隊(duì)伍的培養(yǎng)。檔案數(shù)字化及數(shù)字化檔案信息管理涉及到計(jì)算機(jī)軟硬件與掃描技術(shù)、數(shù)字影像處理技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)和檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，這就要求檔案信息化建設(shè)人才不僅要具有深厚的檔案學(xué)理論、計(jì)算機(jī)技術(shù)、還應(yīng)具有與時(shí)俱進(jìn)、超前創(chuàng)新的意識(shí)和主動(dòng)踏實(shí)的工作作風(fēng)以及豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，具有較全面的知識(shí)結(jié)構(gòu)以及敏銳的信息意識(shí)以適應(yīng)信息化建設(shè)的需要。因此，培養(yǎng)綜合人才已成為檔案信息化建設(shè)能否順利進(jìn)行的重要因素。

三、結(jié)束語(yǔ)

產(chǎn)權(quán)交易檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，近年來我國(guó)產(chǎn)權(quán)交易中心在檔案信息化建設(shè)方面也取得了一定的成效，為全面實(shí)現(xiàn)產(chǎn)權(quán)交易檔案信息化建設(shè)打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。目前運(yùn)行的產(chǎn)權(quán)交易檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，信息容量大、檢索方式多、查詢速度快、調(diào)檔時(shí)間短、服務(wù)范圍廣、安全系數(shù)高?以其便利、快捷、準(zhǔn)確、資料齊全突顯出優(yōu)勢(shì)，在產(chǎn)權(quán)管理、服務(wù)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮了極其重要的作用。在當(dāng)前數(shù)字化工程的新形勢(shì)下，各產(chǎn)權(quán)交易中心必須加快和有力推動(dòng)產(chǎn)權(quán)交易檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，促進(jìn)產(chǎn)權(quán)交易檔案信息資源的開發(fā)與利用，使產(chǎn)權(quán)交易檔案更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

[1]李錚.不容忽視的產(chǎn)權(quán)交易統(tǒng)計(jì)和檔案管理工作——淺談參加統(tǒng)計(jì)和檔案管理專題培訓(xùn)班的心得體會(huì)[J].產(chǎn)權(quán)導(dǎo)刊,2013-06-01.