安鷹

（南京市建鄴區(qū)檔案局，江蘇 南京，21001710017）

大數(shù)據(jù)時代的數(shù)字檔案室建設(shè)初探
——以南京市建鄴區(qū)為例

安鷹

（南京市建鄴區(qū)檔案局，江蘇 南京，21001710017）

大數(shù)據(jù)（BIG DATA）已成為當(dāng)下最流行的一個詞匯，在這個流行詞匯的背后蘊(yùn)含了一次顛覆性的革命，這一切可以從以下四個方面得以體現(xiàn)：一是大數(shù)據(jù)技術(shù)是繼分布式云計算、全流程物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)之后互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)又一次顛覆性的技術(shù)進(jìn)步和應(yīng)用的變革；二是大數(shù)據(jù)的收集、積累、數(shù)據(jù)發(fā)掘和應(yīng)用對國家的政策決策、公共治理模式、技術(shù)創(chuàng)新、一路一帶的具體實施戰(zhàn)略都具有根本的、不可替代性的作用；三是大數(shù)據(jù)的發(fā)掘應(yīng)用為企業(yè)的業(yè)務(wù)方向、創(chuàng)新方向、運(yùn)作模式、組織和業(yè)務(wù)體系架構(gòu)流程指明了方向；四是大數(shù)據(jù)的發(fā)掘和應(yīng)用必將對每個人的生活都將產(chǎn)生巨大的、顛覆性的影響。

具體到檔案管理工作，從其專業(yè)性和技術(shù)實現(xiàn)性的特點上來分析，大數(shù)據(jù)時代必將給檔案管理工作帶來翻天覆地的變化。

一、大數(shù)據(jù)的概念及其與檔案管理工作的關(guān)系

最早提出“大數(shù)據(jù)時代”到來的是麥肯錫公司。隨著計算機(jī)和存儲技術(shù)的成熟與發(fā)展，特別是數(shù)據(jù)庫技術(shù)、搜索引擎和算法技術(shù)的發(fā)展，自2012年開始，大數(shù)據(jù)一詞越來越多地被提及。

從美國開始，各個國家開始建設(shè)IDC中心，用它來滿足信息爆炸時代產(chǎn)生的海量數(shù)據(jù)的存儲和應(yīng)用，并且用大數(shù)據(jù)這個概念來描述和定義并命名與之相關(guān)的技術(shù)發(fā)展與創(chuàng)新。

大數(shù)據(jù)指的是隨著智能設(shè)備和智能終端廣泛性的應(yīng)用，廣泛性的貌似無序的數(shù)據(jù)成幾何級數(shù)地快速增長，且由于其特殊性、分散性、無序性、爆炸性，已不能使用傳統(tǒng)的技術(shù)對這類數(shù)據(jù)進(jìn)行管理和分析。

對這類數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理的最大困難是由于各類型數(shù)據(jù)的量增長過快，連續(xù)性和關(guān)聯(lián)性差，分布性和離散性高，變化速度快，數(shù)據(jù)格式種類繁多。因此大數(shù)據(jù)不僅僅是指數(shù)據(jù)的量，同時還具有多樣性、巨量化、高速率、價值密度低等特征。

檔案在本質(zhì)上就具備了以上所說的大數(shù)據(jù)的這些特征。檔案本質(zhì)是各類型的原始性符號的記錄，它包含著文本、數(shù)字、圖形、聲音和影像等各種格式和類型的記錄信息，同時也包含了這些記錄信息變化的過程記錄。雖說隨著計算機(jī)和存儲技術(shù)的發(fā)展和不斷地成熟，現(xiàn)在檔案資料已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)字化，以數(shù)字形式存儲，同時也實現(xiàn)了信息化和互聯(lián)網(wǎng)化，檔案資料可以使用戶很方便進(jìn)行檢索和查閱，但是由于檔案本身就具有大數(shù)據(jù)根本特征，所以隨著各類型電子檔案存儲數(shù)據(jù)量逐年地爆發(fā)性增加，就必須使用新的技術(shù)與手段來實現(xiàn)檔案信息的管理。

二、大數(shù)據(jù)時代，南京市建鄴區(qū)檔案工作的現(xiàn)狀以及面臨的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)

1.建鄴區(qū)檔案工作現(xiàn)狀

（1）全區(qū)檔案室建設(shè)情況

截至2015年12月31日，全區(qū)檔案立檔單位共有231家。其中機(jī)關(guān)部門單位共計65家（57家進(jìn)館序列部門），其他11個系統(tǒng)單位（即教育、衛(wèi)計、人社、社管、房產(chǎn)、建設(shè)、交通、城管、文化旅游、民族宗教、社區(qū)等）共計166家。

（2）“建鄴區(qū)數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)”運(yùn)用情況

2004年，區(qū)檔案局與區(qū)信息中心聯(lián)合建設(shè)“建鄴區(qū)數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)”，一期建設(shè)已完成，并在全區(qū)機(jī)關(guān)各部門單位推廣應(yīng)用。

建鄴區(qū)召開創(chuàng)建省星級、省A級檔案室總結(jié)表彰會

2005年，區(qū)檔案局依托區(qū)政務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺和區(qū)政府協(xié)同辦公系統(tǒng)，與相關(guān)軟件開發(fā)企業(yè)共同研制了“建鄴區(qū)數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)”。該項目通過了南京市科技局市科技成果鑒定并獲得“省檔案局優(yōu)秀科技成果四等獎”。

2007年，“建鄴區(qū)數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)”在全區(qū)全面使用。檔案應(yīng)用系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，系統(tǒng)架設(shè)在建鄴區(qū)政務(wù)網(wǎng)上運(yùn)行。該系統(tǒng)部署于區(qū)信息中心，由區(qū)信息中心統(tǒng)一維護(hù)。實現(xiàn)了區(qū)辦公自動化系統(tǒng)與數(shù)字檔案室系統(tǒng)對接，實現(xiàn)電子文件目錄和原文從辦公自動化系統(tǒng)流轉(zhuǎn)到數(shù)字檔案室系統(tǒng)的目標(biāo)。

2009年，配合建鄴電子印章的推廣和應(yīng)用，建鄴區(qū)對“建鄴區(qū)數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)”進(jìn)行了二期升級。引入電子印章功能，集網(wǎng)上收集、整理、編目、統(tǒng)計、原文掛接、電子印章于一體，符合國家檔案局《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》的要求和江蘇省《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫交換格式》的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，具備了電子文件歸檔和管理功能，實現(xiàn)在線接收、查看、打印加蓋電子印章電子公文的功能（可在線驗證電子印章的真?zhèn)危?。將檔案應(yīng)用系統(tǒng)納入到建鄴區(qū)統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺，實現(xiàn)基于CA的身份認(rèn)證體系。

2014年，建鄴區(qū)對“建鄴區(qū)數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)”第三次升級。依據(jù)《江蘇省A級數(shù)字檔案室（館）建設(shè)規(guī)程》《江蘇省電子檔案基礎(chǔ)元數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和封裝格式》和《江蘇省檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換操作規(guī)程》，在繼承原有系統(tǒng)功能優(yōu)點的基礎(chǔ)上，新增了“電子文件數(shù)據(jù)封包、文件封包數(shù)字簽名和數(shù)字認(rèn)證、規(guī)范元數(shù)據(jù)”等功能，升級了導(dǎo)入、原文批量上傳掛接、多媒體檔案管理、數(shù)據(jù)批量處理、跨類檢索和跨字段檢索等功能，能夠較好滿足現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理要求。實現(xiàn)電子文件元數(shù)據(jù)信息的網(wǎng)上采集和在線封裝功能，同時實現(xiàn)基于江蘇省CA證書的電子文件封裝包數(shù)字簽名和基于電子文件封裝包的檔案在線移交與接收。

依托現(xiàn)有的政務(wù)網(wǎng)環(huán)境，2016年“建鄴區(qū)數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)”又在原來江蘇省5A級數(shù)字檔案室建設(shè)基礎(chǔ)上，通過進(jìn)一步的硬件、軟件、資源及組織制度建設(shè)，力爭建設(shè)成首批國家級數(shù)字檔案室，以實現(xiàn)加強(qiáng)元數(shù)據(jù)捕獲支持、完善電子文件可用性支持、檔案四性檢測支持、智能化檔案管理的四項目標(biāo)。

截至2015年12月31日，全區(qū)各部門單位室藏檔案數(shù)字化工作納入“十二五”智慧建鄴信息化專項規(guī)劃中，完成了全區(qū)65個部門單位檔案的掃描和掛接任務(wù)，為檔案數(shù)字化、信息化管理提供基礎(chǔ)保障，檔案數(shù)字化成果及時為各部門單位資料長編等工作提供了數(shù)字化服務(wù)，得到了很好的反響，也更好地為全區(qū)經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展提供服務(wù)。全區(qū)共通過省A級數(shù)字檔案室測評31家。其中區(qū)信息中心、區(qū)檔案館成功通過省5A級數(shù)字檔案室（館），其余全部通過省4A級數(shù)字檔案室，成為全市完成數(shù)字檔案室數(shù)量最多的區(qū)，為全區(qū)數(shù)字檔案室建設(shè)開了好頭、做了表率，在全市起到了引領(lǐng)和示范作用。

2.大數(shù)據(jù)時代，建鄴區(qū)檔案工作面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

（1）大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用必將給現(xiàn)有的檔案管理應(yīng)用和相關(guān)性數(shù)據(jù)挖掘帶來根本性的改變。

傳統(tǒng)的檔案管理以文檔管理為主，檔案基本處于模式單一的被動利用。沉淀下來的檔案由于數(shù)量巨大、種類繁多、關(guān)聯(lián)性差，沒有相應(yīng)的技術(shù)手段，根本無法實現(xiàn)人工有效管理和相關(guān)性分析。

在大數(shù)據(jù)時代，檔案系統(tǒng)中除保存了大量的實物文檔之外，還具有海量的、結(jié)構(gòu)化的各類型數(shù)據(jù)文檔，在應(yīng)用了大數(shù)據(jù)技術(shù)后必將大大地提高檔案的利用效果。

建鄴區(qū)檔案部門在收集大數(shù)據(jù)之后，通過主動調(diào)查利用者的需求，建立各種數(shù)據(jù)模型，對海量數(shù)據(jù)進(jìn)行聚類、分類、相關(guān)性分析，找到數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，提高檔案價值，將原來的“死檔案”變成“活信息”，為高層決策提供參考。

（2）大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用也必將給檔案管理系統(tǒng)可擴(kuò)展性帶來了機(jī)遇。

隨著檔案數(shù)據(jù)的不斷增多，傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)與其他的管理系統(tǒng)一樣，會在根本上受到各種技術(shù)裝備和技術(shù)手段的制約，無法進(jìn)行連續(xù)性的無縫動態(tài)擴(kuò)展，大大地制約了檔案管理系統(tǒng)的更新和發(fā)展。大數(shù)據(jù)時代產(chǎn)生的IDC中心，分布式數(shù)據(jù)庫技術(shù)的應(yīng)用，最終到云平臺的產(chǎn)生，都必將給檔案管理系統(tǒng)帶來革命性的變化。以IDC中心為基礎(chǔ)，運(yùn)用云平臺技術(shù)手段，就可以實現(xiàn)根據(jù)檔案管理系統(tǒng)的需要對計算資源、存儲資源進(jìn)行動態(tài)擴(kuò)展、按需分配，與此同時也實現(xiàn)連續(xù)性的無縫動態(tài)擴(kuò)展。

對于“建鄴區(qū)數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)”，如果是應(yīng)用大數(shù)據(jù)的技術(shù)，基于云計算的技術(shù)架構(gòu)概念，進(jìn)行整體的框架性設(shè)計，就可以實現(xiàn)根據(jù)檔案室數(shù)量和檔案門類動態(tài)變化去調(diào)整計算資源、存儲資源，滿足檔案數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)量、數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性、連續(xù)性等幾個方面快速變化的需求，同時大幅降低IT系統(tǒng)投資及維護(hù)成本。

（3）大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用也必將使檔案信息安全受到威脅。

當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)中所應(yīng)用的數(shù)據(jù)庫，一般為相對封閉的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫。從計算機(jī)技術(shù)的角度來看，這類檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫在數(shù)據(jù)的存儲上為本地化，使用的智能化終端設(shè)備為專屬化，同時在保證數(shù)據(jù)安全方面也設(shè)置嚴(yán)格的訪問控制和隱私管理工具。因此可以說，無論是在管理系統(tǒng)的硬件上還是在軟件上，都是相對安全和可控的。

而大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，卻完全打破現(xiàn)在依托的硬件和軟件技術(shù)基礎(chǔ)，在成熟度和可控性方面都不如現(xiàn)在的系統(tǒng)可控性高，因此對檔案信息安全管理提出了更高的要求。

三、大數(shù)據(jù)時代，建鄴區(qū)數(shù)字檔案室建設(shè)初探

目前大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，已經(jīng)滲透到當(dāng)今社會的各個方面，今天的人們已經(jīng)無法想象沒有大數(shù)據(jù)技術(shù)的存在和應(yīng)用會給人們帶來怎樣的情景，它已成為一個社會不可缺少的、重要的組成部分。檔案管理系統(tǒng)的建立也不會置身事外，毋庸置疑，未來檔案館建設(shè)的核心競爭力很大程度上取決于大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，也就是說將檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為信息和知識的速度與能力。建鄴區(qū)檔案部門作為全區(qū)存儲信息、提供信息服務(wù)的數(shù)據(jù)中心，必須主動創(chuàng)新，推動檔案工作向“知識化、信息化、技術(shù)化、市場化”變革，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)戰(zhàn)略發(fā)展以滿足未來需求。

1.數(shù)字檔案室試點先行。為做好試點工作，建鄴區(qū)檔案局與區(qū)信息中心專門成立了項目組，多次召開會議研究方法和相關(guān)要求，制定下發(fā)了《建鄴區(qū)數(shù)字檔案室試點實施方案》，并設(shè)立了業(yè)務(wù)指導(dǎo)和技術(shù)服務(wù)兩個組，全程跟蹤為試點部門單位提供指導(dǎo)和服務(wù)。

2.加強(qiáng)數(shù)字檔案室的規(guī)范化管理。目前建鄴區(qū)65家數(shù)字檔案室在基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)力量和管理水平上都存在一定的差距，為盡快整體推進(jìn)和全面提高全區(qū)數(shù)字檔案室建設(shè)的工作水平，要找準(zhǔn)與“國家數(shù)字檔案室建設(shè)試點”工作差距的短板，對照國家檔案局《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，盡快出臺《數(shù)字檔案室考評標(biāo)準(zhǔn)細(xì)則》。下一步我們將采取示范引路、全面提高的工作方式來整體推進(jìn)試點工作。

3.全面升級“建鄴區(qū)數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)”。為保障建鄴區(qū)“國家數(shù)字檔案室建設(shè)試點”工作的開展，今年6—8月間全面升級“建鄴區(qū)數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)”，充分發(fā)揮計算機(jī)管理檔案的功能，以保證此系統(tǒng)在全區(qū)政務(wù)網(wǎng)環(huán)境和全區(qū)各機(jī)關(guān)部門單位檔案室的高效運(yùn)行，為各部門單位提供檔案維護(hù)利用支持。同時在檔案專業(yè)培訓(xùn)、技術(shù)指導(dǎo)、制度建設(shè)、安全防范方面提供更有力的保障。

4.數(shù)字化檔案的“收”要做到全流程控制。建鄴區(qū)檔案管理工作從前端進(jìn)行控制，確保檔案管理的規(guī)范，將檔案管理融入到辦公系統(tǒng)、科技創(chuàng)新管理、網(wǎng)絡(luò)支撐等管理系統(tǒng)中，將文件、數(shù)據(jù)歸檔流程寫入發(fā)文環(huán)節(jié)、驗收環(huán)節(jié)等，抓好文檔的前端控制。針對不同數(shù)據(jù)采取不同處理方法，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)建立實時接口，實現(xiàn)電子文件自動采集。

5.加強(qiáng)檔案工作考核。“建鄴區(qū)歸檔文件整理綜合檢查評分標(biāo)準(zhǔn)”是以百分制的形式，從組織管理、業(yè)務(wù)建設(shè)、信息化建設(shè)及開發(fā)利用四個方面列出具體的檢查內(nèi)容，并逐條對照確定標(biāo)準(zhǔn)分和評分細(xì)則，通過5次修改，檢查內(nèi)容從原先的20條增至30條。特別是“十二五”期間，根據(jù)檔案工作形勢任務(wù)的需要，建鄴區(qū)檔案局將檔案信息化要求作為對各部門單位檔案工作考核重點。在每年的檔案年度檢查之前，根據(jù)前一年的檢查情況重新制定年度檢查打分表，使紙質(zhì)檔案的質(zhì)量逐年提高，保障了檔案數(shù)字化加工的基礎(chǔ)。

6.加強(qiáng)數(shù)字檔案室資源集群建設(shè)，打造數(shù)據(jù)資源平臺。大數(shù)據(jù)時代，各檔案室之間互聯(lián)互通，實現(xiàn)室藏資源共享，打造集群檔案資源和數(shù)據(jù)平臺意義重大。尤其在當(dāng)前，許多檔案室本身室藏數(shù)據(jù)都分散在互不聯(lián)通的數(shù)據(jù)庫中，如何將這些數(shù)據(jù)庫打通，實現(xiàn)各數(shù)據(jù)庫乃至各檔案室間資源共享，這是建鄴區(qū)檔案局需要下大力氣思考與解決的問題。唯有如此，才能提升檔案工作的大數(shù)據(jù)水平，才能充分體現(xiàn)出館藏室藏數(shù)據(jù)的價值。

四、大數(shù)據(jù)時代，建鄴區(qū)數(shù)字檔案室應(yīng)用優(yōu)勢

大數(shù)據(jù)的發(fā)展給數(shù)字檔案室建設(shè)帶來了新的機(jī)遇，充分利用大數(shù)據(jù)優(yōu)勢能夠解決許多數(shù)字檔案室建設(shè)中存在的問題。建鄴區(qū)作為全國首批低碳、生態(tài)、智慧新城的南京河西新城的重要組成部分，在大數(shù)據(jù)成果應(yīng)用方面具備先天基礎(chǔ)和優(yōu)勢。

1.依托建鄴區(qū)打造的智慧新城平臺，可以實現(xiàn)檔案基礎(chǔ)信息資源共享。以前相當(dāng)一段時間，全區(qū)各檔案室所保管的檔案資源具有獨(dú)特性，在沒有特殊備份的情況下，不存在第二份相同的檔案，這就需要想辦法使得檔案信息資源在保證安全的前提下，實現(xiàn)全區(qū)資源共享。依托區(qū)信息中心強(qiáng)大的技術(shù)支持力量，未來可以共享硬件設(shè)施、共享信息資源、共享計算，并生成新的知識資源，組建“檔案云”，實現(xiàn)“一站式檢索”，更大程度上實現(xiàn)跨時間、跨空間的檔案信息資源共享。

2.智慧新城平臺能夠保障檔案信息資源的安全。大數(shù)據(jù)是一種安全性比較高的技術(shù)，它采取數(shù)據(jù)集中存儲，同時提供一整套數(shù)據(jù)備份恢復(fù)體系和訪問控制體系，因而更有效地保障數(shù)據(jù)的安全。建鄴區(qū)信息中心構(gòu)建的智慧城市集成平臺，將公安部門的網(wǎng)監(jiān)力量納入其中，集中發(fā)揮多部門技術(shù)優(yōu)勢。信息中心有專業(yè)的管理團(tuán)隊對數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一管理、資源分配、安全控制，并進(jìn)行可靠的實時監(jiān)測。使用數(shù)據(jù)多副本容錯、計算機(jī)節(jié)點同構(gòu)可更換等措施，保障信息服務(wù)的高可靠性。

3.依托智慧城市建設(shè)，建鄴區(qū)數(shù)字檔案室可以提供更加個性化的檔案信息服務(wù)。智慧城市構(gòu)建的大數(shù)據(jù)涵蓋全區(qū)各行各業(yè)，形成的云計算模式在提高檔案信息資源個性化服務(wù)方面具有很大的優(yōu)勢。在智慧城市云計算模式下，運(yùn)用云網(wǎng)超強(qiáng)的計算能力和幾乎無限的寬帶，可以為檔案信息資源共享提供一個良好的交互環(huán)境，可以整合各類傳播手段，實現(xiàn)以客戶為中心的服務(wù)理念，滿足廣大檔案利用者的個性化需求，從而實現(xiàn)檔案信息資源個性化服務(wù)。

大數(shù)據(jù)時代檔案管理將朝著知識管理、信息集約化服務(wù)的方向發(fā)展。新的形勢需要我們以創(chuàng)新開放的互聯(lián)網(wǎng)思維，充分運(yùn)用新技術(shù)，推動建鄴區(qū)檔案事業(yè)的跨越式“數(shù)字崛起”，力爭早日建成全國首批國家級數(shù)字檔案室。

［1］施永利.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案利用服務(wù)探討［J］.商，2012（11）：145.

［2］樊偉紅，李晨暉等.圖書館需要怎樣的“大數(shù)據(jù)”［J］.圖書館雜志，2012（11）：66.

［3］張欣.解讀大數(shù)據(jù)下檔案管理的價值提升［J］.理論觀察，2014（5）：31-33.