蔣洪明

（江蘇省地質(zhì)資料館，江蘇 南京，21001810018）

淺淡礦業(yè)權(quán)檔案的管理與利用

蔣洪明

（江蘇省地質(zhì)資料館，江蘇 南京，21001810018）

礦業(yè)權(quán)檔案管理是國土資源檔案管理工作中的一項重要內(nèi)容，是形成礦業(yè)權(quán)管理的重要基礎(chǔ)。各級地礦行政管理部門、礦山企業(yè)和礦業(yè)權(quán)人，每年都形成大量的與礦業(yè)權(quán)有關(guān)的檔案資料，將這些進行有效的收集、管理和利用，對于進一步加強礦業(yè)權(quán)的監(jiān)督與管理具有重要意義。

一、礦業(yè)權(quán)檔案現(xiàn)狀

1987年國務(wù)院發(fā)布了《礦產(chǎn)資源勘查登記暫行辦法》，1998年國務(wù)院頒布了《礦產(chǎn)資源勘查登記管理辦法》《礦產(chǎn)資源開采登記管理辦法》《探礦權(quán)采礦權(quán)轉(zhuǎn)讓管理辦法》，為我國礦產(chǎn)資源的依法勘查、依法開采、依法管理提供法律保障。

自1987年以來，江蘇省礦政管理部門在依法管理礦產(chǎn)勘查與開采活動過程中形成大量的礦業(yè)權(quán)檔案資料。截至2015年底，江蘇省礦政管理部門共形成礦業(yè)權(quán)檔案3510卷，其中探礦權(quán)檔案2159卷、采礦權(quán)檔案1351卷。

二、礦業(yè)權(quán)檔案歸檔管理

根據(jù)礦業(yè)權(quán)檔案資料的屬性，江蘇省地質(zhì)資料館開展礦業(yè)權(quán)檔案的分類、組卷、排列、編目、裝訂、裝盒和排架工作。礦業(yè)權(quán)檔案的歸檔，已成為一項延續(xù)性的任務(wù)。根據(jù)工作任務(wù)要求，江蘇省地質(zhì)資料館對每年新增的探礦權(quán)、采礦權(quán)檔案進行收集、整理、編目、裝訂、建賬及移交入庫，對歸檔的探礦權(quán)、采礦權(quán)檔案進行數(shù)字化及電子圖書的制作，自主研發(fā)礦業(yè)權(quán)檔案查詢數(shù)據(jù)庫軟件，快捷方便地提高對礦業(yè)權(quán)檔案的查詢與利用。

1.收集

歸檔的文件資料是在礦業(yè)權(quán)管理活動中“直接形成并具有保存價值的各種形式的歷史記錄”。根據(jù)《礦業(yè)權(quán)檔案立卷歸檔規(guī)范》規(guī)定：在礦業(yè)權(quán)建立、變更、注銷管理工作中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子文件等均為歸檔收集的對象。這些文件材料應(yīng)具備兩個條件：一是文件公文處理程序辦理結(jié)束；二是文件內(nèi)容具有有機聯(lián)系，所反映的是同一個礦業(yè)權(quán)的不同階段的管理活動。

2.整理

礦業(yè)權(quán)檔案立卷是將礦業(yè)權(quán)建立、變更和注銷管理工作中形成的文件，按其形成規(guī)律和有機聯(lián)系組成案卷的過程。

（1）分類

礦業(yè)權(quán)文件材料根據(jù)內(nèi)容、形式特征和有機聯(lián)系進行分類。正常情況下，礦業(yè)權(quán)文件材料立卷歸檔以一個礦業(yè)權(quán)（一個許可證）為一個歸檔單位，編一個檔案號。按照年度分大類，以一個礦業(yè)權(quán)為單位，將擬歸檔的礦業(yè)權(quán)材料按《礦業(yè)權(quán)檔案文件歸檔類目表》，進行分類、整理。礦業(yè)權(quán)檔案的憑證價值往往大于其科學(xué)參考價值，故整個立卷歸檔過程中，應(yīng)把維護擬立卷歸檔的礦業(yè)權(quán)文件資料的“原貌”放在第一位,一切整飾與加工均以不影響其“原貌”為前提。如出現(xiàn)未涵蓋的文件時，可按其內(nèi)在聯(lián)系排列在相應(yīng)類別的小類后面，依次增編順序號。

（2）編目

在編寫組卷文件頁碼時，文字與表的頁碼正面寫在右下角，背面寫在左下角；圖紙的頁碼寫在圖簽右下角或標題欄外右上方；成套圖紙或印刷成冊文件，可以不重新編頁碼。編碼后將歸檔文件目錄（表1）與備考表（表2）一式兩份，一份組成明細賬，一份作為歸檔文件的卷首和卷尾放入檔案卷盒內(nèi)。

表1 歸檔文件目錄內(nèi)容與填寫要求一覽表

表2 備考表內(nèi)容與填寫要求一覽表

3.數(shù)字化

礦業(yè)權(quán)檔案數(shù)字化工作是礦業(yè)權(quán)檔案歸檔的重要組成部分。在《礦業(yè)權(quán)檔案立卷歸檔規(guī)范》中規(guī)定礦業(yè)權(quán)檔案的電子文件信息應(yīng)與紙質(zhì)文件的內(nèi)容完全相同。根據(jù)礦業(yè)權(quán)檔案屬性特點與相關(guān)要求，按《圖文地質(zhì)資料掃描數(shù)字化規(guī)范》要求開展礦業(yè)權(quán)檔案資料數(shù)字化工作較適合。

（1）原件處理

掃描之前，需對原紙質(zhì)文件資料進行熨平修整、分類、組織編排。要求基本保持原件原有的形式。在此基礎(chǔ)上，為便于利用，對一些特殊情況可作相應(yīng)處理。對原件的處理要做到完整、齊全。對處理后的原件，掃描完成后，需及時按原樣復(fù)原。

（2）掃描

按照對原件歸類處理的結(jié)果，對原件進行完整、齊全的掃描，畫面端正，保證柵格文件的掃描質(zhì)量，并使柵格文件具有最少的修整裝飾工作量。柵格文件的處理過程：首先，選擇合適的掃描方式，分辨率統(tǒng)一采用300dpi，掃描寬度以最大限度地接近（或等同于）掃描原件資料；其次，為使掃描后形成的柵格文件清晰、美觀，需對掃描文件進行反轉(zhuǎn)、調(diào)整頁邊距、去污、旋轉(zhuǎn)、糾斜、修補等修整裝飾工作；最后，修整裝飾后的柵格文件應(yīng)保持圖文資料的原有信息，不違背圖文資料的原意。

（3）檢查

工作人員需按照要求對掃描后的電子文件進行自檢。檢查文件是否有多余或丟失的電子文件，柵格文件整飾是否符合要求，在地質(zhì)資料光盤存儲綜合管理系統(tǒng)中進行全文的瀏覽檢查。同時，質(zhì)量檢查人員按照要求需進行再次的復(fù)查工作。復(fù)查整飾后的電子文件是否與原件相符，是否有漏改或錯改之處，最后再通過地質(zhì)資料光盤存儲綜合管理系統(tǒng)，對全文電子資料進行瀏覽檢查。

（4）電子文件整合

因?qū)嶋H掃描操作過程中，圖件（彩圖、黑白圖）與文字報告掃描進度往往很難同步，從而產(chǎn)生電子文件整合這一環(huán)節(jié)。電子文件整合是將圖件（彩圖、黑白圖）電子文件經(jīng)適當(dāng)修飾后，添加到原檔號的文字報告電子文檔中去，根據(jù)圖文一致原則，進行圖目錄修改，整合后的全部電子文件必須在光盤瀏覽系統(tǒng)中進行瀏覽檢查。

圖1 礦業(yè)權(quán)檔案數(shù)據(jù)庫

圖2 礦業(yè)權(quán)檔案查詢界面

4.目錄制作與保存

電子文檔的目錄由類目錄、文件目錄及盤目錄構(gòu)成。目錄應(yīng)遵循盤目錄全、類目錄簡、文件目錄不產(chǎn)生歧義的原則來建立。

電子文檔的保存要利于管理和利用。同一電子文檔應(yīng)保存在同一物理存儲介質(zhì)中。電子文檔保存到載體后，應(yīng)在數(shù)字國土工程“圖文地質(zhì)資料光盤存儲管理系統(tǒng)”中進行瀏覽檢查，保證能夠讀取電子文件。

三、礦業(yè)權(quán)檔案查詢軟件開發(fā)與利用

礦業(yè)權(quán)檔案查詢軟件，是將已數(shù)字化的礦業(yè)權(quán)（探礦權(quán)、采礦權(quán)）檔案，按礦業(yè)權(quán)自身的內(nèi)在聯(lián)系（新立、變更、過程監(jiān)督、注銷）,通過計算機管理來達到利用目的。

1.數(shù)據(jù)庫開發(fā)

在數(shù)據(jù)庫的“l(fā)ist”表中，可以查看到數(shù)據(jù)庫中所有采礦權(quán)、探礦權(quán)PDF檔案（如圖1所示）。第一個字段ID是自動編號，不需要填寫，可以錄入檔案號、項目名稱、企業(yè)名稱、證號等信息。檔案類型的錄入，如果是采礦權(quán)檔案錄入“采礦權(quán)”，如果是探礦權(quán)檔案，錄入“探礦權(quán)”即可。錄入完畢后，所有數(shù)據(jù)將保存在ACCESS軟件中。在相關(guān)的軟件程序中，“CKQDA”文件夾用來存放采礦權(quán)檔案PDF電子文件目錄，“TKQDA”文件夾是用來存放探礦權(quán)檔案PDF電子件文件目錄，把建立的采礦權(quán)和探礦權(quán)檔案分別拷貝到相應(yīng)的文件夾，即可自動生成需瀏覽的頁面。

2.數(shù)據(jù)庫軟件利用

根據(jù)采集導(dǎo)入的探礦權(quán)及采礦權(quán)數(shù)據(jù)，通過礦業(yè)權(quán)檔案查詢的界面，可以進行礦業(yè)權(quán)檔案多字段查詢檢索（如圖2所示），實現(xiàn)礦業(yè)權(quán)檔案的多途徑利用，使礦業(yè)權(quán)的管理更加的便捷。

礦業(yè)權(quán)檔案收集、整理的歸檔流程，以及礦業(yè)權(quán)查詢管理軟件的開發(fā)與利用，為礦業(yè)權(quán)檔案管理提供了高效、便捷的技術(shù)與方法。通過對礦業(yè)權(quán)檔案的歸檔研究，進一步拓寬了礦業(yè)權(quán)檔案為社會經(jīng)濟服務(wù)的渠道，為加快國土資源檔案信息化建設(shè)提供了行之有效的管理經(jīng)驗。

當(dāng)今是信息化的時代，隨著礦業(yè)權(quán)制度的完善和礦業(yè)權(quán)市場的發(fā)展，礦業(yè)權(quán)檔案信息將會變得越來越重要。因此，我們必須加強礦業(yè)權(quán)檔案歸檔整理工作，建立健全相關(guān)制度，挖掘礦業(yè)權(quán)檔案信息的社會價值，更好地適應(yīng)我國國土資源管理事業(yè)的發(fā)展需求。