楊愛華

【摘要】本研究通過探討信息時(shí)代下基層檔案管理中存在的問題，提出了該背景下的基層檔案管理的對(duì)策，以適應(yīng)新時(shí)代下基層檔案工作的要求。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代 檔案管理 人員素質(zhì)

當(dāng)今社會(huì)信息化的飛速發(fā)展已經(jīng)對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生了很大的影響，一方面檔案的信息化能夠加速資源的使用和分享，另一方面也對(duì)檔案管理工作帶來了更大的挑戰(zhàn)。因此，本文針對(duì)信息時(shí)代下的基層檔案管理進(jìn)行一些探討分析。

一、信息時(shí)代下基層檔案管理中存在的問題

（一）基層檔案人員管理思想存在的問題

檔案利用程度較低。目前基層的檔案管理中仍偏重于對(duì)檔案的保管和分類整理，而不注重檔案的利用和交流，檔案管理人員的思想相對(duì)封閉，沒有強(qiáng)烈的市場意識(shí)，把室藏檔案作為一種資本或者實(shí)力對(duì)外展示，卻沒有確立檔案的效益觀念、競爭意識(shí)和信息最大化利用的意識(shí)。基層檔案管理人員的相對(duì)保守的觀念使得本應(yīng)服務(wù)于社會(huì)工作的檔案，僅僅成為一種躺在檔案室的資料。

檔案收藏注重?cái)?shù)量，輕視檔案質(zhì)量。在日常的基層檔案管理中常會(huì)出現(xiàn)一味追求室藏檔案的數(shù)量，追求使用檔案的人次、卷次和檔案的種類數(shù)和文字?jǐn)?shù)，對(duì)于檔案信息的質(zhì)量則相對(duì)不太注重，對(duì)于提高檔案使用效果也不重視。

檔案管理人員缺乏改革和創(chuàng)新意識(shí)。在日常的檔案管理中，對(duì)于檔案工作缺乏足夠的工作熱情和動(dòng)力，整個(gè)工作環(huán)境相對(duì)沉悶、缺乏活力，常常是有需要查閱檔案才進(jìn)行查找，不能夠進(jìn)行主動(dòng)的檔案服務(wù)工作，相關(guān)部門有檔案處理工作時(shí)才進(jìn)行檔案管理。長期以往，整個(gè)檔案管理團(tuán)隊(duì)缺乏工作激情，整日生活在相對(duì)閉塞的環(huán)境中，滿足現(xiàn)狀，缺乏上進(jìn)心。

（二）基層檔案管理人才存在的問題

檔案管理人員整體素質(zhì)不高。檔案管理人員因?yàn)榉N種原因，在體制中長時(shí)間的浸潤下，逐漸沾染一些不良的工作作風(fēng)，工作時(shí)缺乏工作壓力和上進(jìn)心，往往由于沒有管理人員監(jiān)督管理導(dǎo)致檔案管理人員工作能力低下、工作態(tài)度也常會(huì)出現(xiàn)問題甚至?xí)霈F(xiàn)消極怠工、服務(wù)態(tài)度惡劣的情況發(fā)生。

檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)較落后。在我國的數(shù)十萬的基層檔案管理人員中，檔案管理人員普遍存在著文化水平相對(duì)較低、檔案服務(wù)水平較低、相關(guān)高級(jí)職稱人員比例較低和專職檔案管理人員及比例較低的問題。由于檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的制約，在面對(duì)日新月異的社會(huì)新形勢下的不同行業(yè)的檔案會(huì)顯得捉襟見肘，使得檔案管理工作的準(zhǔn)確性和工作效率較低。此外，由于缺乏必要的市場化運(yùn)作機(jī)制，使得檔案工作面對(duì)外界的變化時(shí)，缺乏臨時(shí)應(yīng)變的能力。目前檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的落后已經(jīng)嚴(yán)重制約著檔案工作的發(fā)展和改革。

（三）信息化技術(shù)應(yīng)用后檔案管理工作仍亟待完善

一方面由于傳統(tǒng)的文字檔案存在數(shù)量和規(guī)模巨大，進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化的任務(wù)比較艱巨；另一方面基層檔案電子化處理之后缺乏系統(tǒng)的整理和分類，使得數(shù)字化后的檔案在進(jìn)行查閱使用時(shí)，查找較為費(fèi)時(shí)，浪費(fèi)了大量的時(shí)間精力。

二、信息時(shí)代下基層檔案管理中的對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理工作思想觀念

針對(duì)檔案使用率較低，重檔案的數(shù)量，輕檔案的質(zhì)量，最重要的是需要從轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的思想觀念，樹立檔案管理工作的重要性和危機(jī)感，意識(shí)到檔案管理工作市場化的需要。另外需要使用合理的檔案開發(fā)技術(shù)，使得檔案的數(shù)量和質(zhì)量能夠同步提高。在面對(duì)信息時(shí)代下檔案工作需要主動(dòng)學(xué)習(xí)，積極進(jìn)行檔案工作的改革和調(diào)整，適應(yīng)新時(shí)代的要求。

（二）提高檔案管理人才隊(duì)伍的素質(zhì)

進(jìn)行檔案工作人員的篩選優(yōu)化。對(duì)于檔案管理人員存在的素質(zhì)不高的問題，首先需要對(duì)現(xiàn)有的檔案工作人員進(jìn)行甄選，剔除檔案管理工作中缺乏工作熱情，工作態(tài)度消極，工作技能嚴(yán)重不過關(guān)和玩忽職守的人員，保證整體檔案管理隊(duì)伍的先進(jìn)性和積極性。

進(jìn)行科學(xué)的檔案工作人員學(xué)習(xí)管理。檔案室管理人員需要從自身出發(fā)，認(rèn)識(shí)到檔案管理人員工作中存在的問題，需要根據(jù)檔案室的實(shí)際情況，進(jìn)行細(xì)致嚴(yán)格的檔案管理人員的工作管理，制定出合理的檔案管理工作的規(guī)章制度，明確各部門工作人員的工作內(nèi)容和職責(zé)。同時(shí)需要進(jìn)行定期檔案管理人員的工作技能培訓(xùn)，對(duì)于新行業(yè)新領(lǐng)域的進(jìn)行足夠的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，同時(shí)要求工作人員不斷完善自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，即使不能做到所有行業(yè)的檔案管理工作都能很好的完成，至少要在一些常見的行業(yè)和部分新興行業(yè)上做到檔案管理工作技能達(dá)標(biāo)。

（三）完善檔案的信息化處理工作

對(duì)于龐大的檔案信息化處理工作，需要根據(jù)檔案實(shí)際情況進(jìn)行合理安排選擇，有計(jì)劃有步驟的漸進(jìn)式的完成信息化處理。一般來說，對(duì)于館藏中使用頻率較高、影響范圍較大、具有代表性的、數(shù)字化價(jià)值較大的部分檔案優(yōu)先進(jìn)行信息化處理。之后在根據(jù)檔案進(jìn)行信息化處理的難度由易到難進(jìn)行選擇進(jìn)行處理。通常來說，檔案紙面平整、紙張厚度適宜、紙張彈性適宜、易于進(jìn)行高速掃描的優(yōu)先進(jìn)行。同時(shí)需要進(jìn)行檔案分類和統(tǒng)計(jì)等數(shù)據(jù)庫處理，選擇合適的數(shù)據(jù)庫種類，方便數(shù)字化后的檔案便于使用、查閱等。

三、結(jié)語

信息時(shí)代下的基層檔案管理應(yīng)該首先轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的思想觀念，樹立積極主動(dòng)的工作服務(wù)態(tài)度，主動(dòng)迎接和面對(duì)新形勢下的工作內(nèi)容和方式的轉(zhuǎn)變；需要加強(qiáng)檔案管理工作人員的人才隊(duì)伍的建設(shè)和優(yōu)化，對(duì)于工作態(tài)度消極、工作技能嚴(yán)重匱乏的人員進(jìn)行優(yōu)化，為滿足信息化的檔案管理工作需要定期進(jìn)行人員培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，尤其是一些新興行業(yè)的檔案管理工作的學(xué)習(xí)培訓(xùn)；在進(jìn)行檔案的信息化工作時(shí)需要按照檔案的社會(huì)效益等標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)先進(jìn)行處理，按照由易到難的順序有計(jì)劃的進(jìn)行信息化處理工作。

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