程瑾瑜

（上海金申德粉體工程有限公司，上海 200040）

石化粉體工程項(xiàng)目采購(gòu)信息數(shù)字化管理的研究

程瑾瑜

（上海金申德粉體工程有限公司，上海 200040）

結(jié)合粉體工程氣流輸送系統(tǒng)的特點(diǎn)，分析采購(gòu)管理流程中的節(jié)點(diǎn)、數(shù)據(jù)流和應(yīng)用條件，構(gòu)建優(yōu)化采購(gòu)流程的模塊設(shè)計(jì)，以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)采購(gòu)乃至項(xiàng)目管理整體的數(shù)字化，將是今后發(fā)展的主體方向。

粉體工程氣流輸送系統(tǒng)；采購(gòu)管理；數(shù)字化

粉體工程氣流輸送系統(tǒng)在大型石油化工工程建設(shè)領(lǐng)域具有顯著的成套化特點(diǎn)，其設(shè)計(jì)采購(gòu)和施工的過(guò)程管理與控制也有區(qū)別于一般成套機(jī)械設(shè)備的要求，以達(dá)到更加技術(shù)一體化的系統(tǒng)整體性能保證。采購(gòu)管理作為連接工程設(shè)計(jì)和現(xiàn)場(chǎng)施工、試車考核的中間環(huán)節(jié)，在工程項(xiàng)目管理過(guò)程中的作用日益突出。

工程項(xiàng)目管理數(shù)字化[1]的理念和技術(shù)隨著現(xiàn)代信息技術(shù)革命得到了迅猛發(fā)展，尤其是特大型一體化項(xiàng)目的實(shí)施，從其本身的管理需要和建成后運(yùn)營(yíng)管理的自身要求出發(fā)，對(duì)數(shù)字化的需求變得十分強(qiáng)烈，經(jīng)過(guò)十余年來(lái)的工程實(shí)踐，已經(jīng)在數(shù)字化工廠的建造標(biāo)準(zhǔn)上有了一個(gè)基礎(chǔ)性的共識(shí)。

在粉體工程的采購(gòu)管理過(guò)程中實(shí)現(xiàn)真正的數(shù)字化，不僅可以在項(xiàng)目實(shí)施全過(guò)程進(jìn)行全方位的監(jiān)控管理以充分有效地銜接設(shè)計(jì)和現(xiàn)場(chǎng)各環(huán)節(jié)的界面，提高整體工作效率，而且能夠利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)最大限度地提高談判議價(jià)能力，從而降低采購(gòu)的制造和管理成本，以最少的成本去獲取最大的效益[2]。本文擬就粉體工程的采購(gòu)管理數(shù)字化進(jìn)行研究和開發(fā)。

1 采購(gòu)管理數(shù)字化需求分析

1.1 采購(gòu)過(guò)程節(jié)點(diǎn)分析

綜觀粉體工程氣流輸送系統(tǒng)采購(gòu)管理過(guò)程，有以下重要階段和節(jié)點(diǎn)：

前期準(zhǔn)備和合同簽訂階段：設(shè)計(jì)詢價(jià)文件接收、商務(wù)和技術(shù)詢價(jià)、投標(biāo)報(bào)價(jià)文件接收、技術(shù)和商務(wù)評(píng)審、合同談判和簽訂。

合同執(zhí)行階段：開工會(huì)議（預(yù)檢會(huì)議）、催交、資料往返確認(rèn)、監(jiān)造、檢驗(yàn)、運(yùn)輸交付、隨機(jī)資料驗(yàn)收、備件管理、供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)和試車配合等。

性能考核及其后評(píng)價(jià)階段：組織重要供應(yīng)商參與性能考核驗(yàn)收、竣工資料交付、合同關(guān)閉以及供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估等。

其中商務(wù)合同管理和貨款支付貫穿訂單后全過(guò)程。

1.2 采購(gòu)與各部門數(shù)據(jù)流分析

采購(gòu)和各個(gè)部門之間的數(shù)據(jù)傳送見圖1（以本公司為例）。

圖1 采購(gòu)部與其他部門的數(shù)據(jù)傳送Fig.1 Date:Transferring flowchart among procurement and other functional departments

1.2.1 采購(gòu)與設(shè)計(jì)之間的技術(shù)數(shù)據(jù)往來(lái)

步驟①設(shè)計(jì)部將詢價(jià)文件、技術(shù)附件提交給采購(gòu)部；當(dāng)出現(xiàn)設(shè)計(jì)變更時(shí)提交設(shè)計(jì)變更單給采購(gòu)部。

步驟②采購(gòu)部將供應(yīng)商的反饋資料包括設(shè)計(jì)資料和圖紙等發(fā)給設(shè)計(jì)部確認(rèn)。

1.2.2 采購(gòu)與供應(yīng)商之間的主要文件往來(lái)

步驟③采購(gòu)將設(shè)計(jì)部提交的詢價(jià)文件發(fā)送給供應(yīng)商；采購(gòu)物資在現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)損壞或遺失或缺貨等情況，采購(gòu)請(qǐng)求供應(yīng)商增補(bǔ)；采購(gòu)提交裝箱清單格式、竣工資料格式給供應(yīng)商；合同履行結(jié)束將保函還給供應(yīng)商。

步驟④供應(yīng)商根據(jù)我們的詢價(jià)文件提出的要求進(jìn)行設(shè)計(jì)出圖、報(bào)價(jià)文件發(fā)送給采購(gòu)；供應(yīng)商提供保函給采購(gòu)；供應(yīng)商物資裝箱信息、發(fā)貨信息提交給采購(gòu)；供應(yīng)商的物資竣工資料發(fā)送給采購(gòu)。

1.2.3 采購(gòu)與現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)之間的信息交流

步驟⑤采購(gòu)將采購(gòu)物資的發(fā)貨信息發(fā)送給現(xiàn)場(chǎng)部。

步驟⑥現(xiàn)場(chǎng)部需將在現(xiàn)場(chǎng)施工中發(fā)現(xiàn)物資損壞、缺失的信息傳遞給采購(gòu)。

1.2.4 采購(gòu)與財(cái)務(wù)之間的數(shù)據(jù)往來(lái)

步驟⑦采購(gòu)部提交預(yù)付款、進(jìn)度款、質(zhì)保金等付款申請(qǐng)表給財(cái)務(wù)部；采購(gòu)部提交供應(yīng)商保函給財(cái)務(wù)部。

步驟⑧財(cái)務(wù)將付款憑證反饋給采購(gòu)；合同履行結(jié)束質(zhì)保期到期后財(cái)務(wù)將保函交還給采購(gòu)。

1.2.5 采購(gòu)與檔案室的文件往來(lái)

步驟⑨采購(gòu)將竣工資料提交給檔案室存檔，并附上資料文件簽收單。

步驟⑩檔案室將竣工資料核對(duì)完畢，在資料文件簽收單上簽字后反饋給采購(gòu)。

1.2.6 采購(gòu)與項(xiàng)目經(jīng)理之間的文件信息往來(lái)

步驟11物資采購(gòu)前項(xiàng)目經(jīng)理將設(shè)計(jì)進(jìn)度表交給采購(gòu)。

步驟12每個(gè)月度進(jìn)度會(huì)，采購(gòu)將采購(gòu)進(jìn)度表交給項(xiàng)目經(jīng)理。

1.3 采購(gòu)數(shù)字化應(yīng)用條件分析

1.3.1 采購(gòu)數(shù)據(jù)系統(tǒng)性

粉體工程氣流輸送系統(tǒng)區(qū)別于一般成套設(shè)備、機(jī)組的特殊管道、閥門和控制系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，既要兼顧目標(biāo)輸送物的性能特點(diǎn)和輸送能力，又要在設(shè)計(jì)上盡量采用定型和定尺設(shè)備和材料，以保證造價(jià)的競(jìng)爭(zhēng)能力和性能考核的最優(yōu)化。同時(shí)，也需要與工程總承包商之間進(jìn)行工藝和公用工程條件、采購(gòu)現(xiàn)場(chǎng)交付以及施工計(jì)劃和實(shí)施的對(duì)接。

采購(gòu)的數(shù)字化一般水平是采購(gòu)專業(yè)自成體系的數(shù)據(jù)優(yōu)化管理，為各個(gè)接口界面最大限度提供數(shù)據(jù)輸入，并對(duì)其及時(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，也要得到接受者的及時(shí)反饋方能真正實(shí)現(xiàn)其功能。而高階水平則是與設(shè)計(jì)和現(xiàn)場(chǎng)之間的數(shù)據(jù)集成和共享，在各關(guān)聯(lián)節(jié)點(diǎn)上實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)推送，底層為一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)。

一套粉體工程氣流輸送系統(tǒng)的工程，整體來(lái)看就是一個(gè)小型EPCC項(xiàng)目，具備石化項(xiàng)目管理的全部要素，又有整體標(biāo)準(zhǔn)化、模塊化的技術(shù)可行性。因此，從系統(tǒng)角度分析，采購(gòu)管理乃至整個(gè)粉體工程的數(shù)字化項(xiàng)目管理和交付，具有現(xiàn)實(shí)意義。

1.3.2 采購(gòu)流程標(biāo)準(zhǔn)化

工程項(xiàng)目管理按照工作流程化、流程標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)數(shù)字化的要求，將伴隨人力資源優(yōu)化、安全質(zhì)量管理、項(xiàng)目控制能力以及承包商對(duì)利潤(rùn)目標(biāo)的追求變得越來(lái)越重要和迫切。從大型壓縮機(jī)的油站模塊化安裝可以獲得很多啟發(fā)，比如粉體工程氣流輸送系統(tǒng)的工藝管道設(shè)計(jì)，完全可以按照模塊化安裝要求進(jìn)行，這樣對(duì)采購(gòu)就提出了更高要求，特別是工廠化預(yù)制要求，以及換向閥、旋轉(zhuǎn)閥的定尺安裝，包括抗震支架的標(biāo)準(zhǔn)安裝等。

采購(gòu)管理亦需及時(shí)適應(yīng)這種需求的變化趨勢(shì)，及時(shí)用標(biāo)準(zhǔn)化的思路來(lái)協(xié)調(diào)設(shè)計(jì)與供應(yīng)商之間的技術(shù)條件交接，以及對(duì)供應(yīng)商技術(shù)要求符合性的監(jiān)督和檢驗(yàn)，核心要義是確保設(shè)計(jì)思想在供應(yīng)商工廠和施工現(xiàn)場(chǎng)得以準(zhǔn)確理解和實(shí)施，采購(gòu)的數(shù)字化管理正好發(fā)揮了橋梁和紐帶作用。

1.3.3 采購(gòu)系統(tǒng)集成度

采購(gòu)系統(tǒng)集成度越高，對(duì)項(xiàng)目人員素質(zhì)要求也越高，出現(xiàn)各類問(wèn)題的概率就越低，這實(shí)際上就是利潤(rùn)或超額利潤(rùn)的來(lái)源。整體來(lái)看，集成度應(yīng)該在一個(gè)均衡水平，即既不能高度集成使得項(xiàng)目人員無(wú)所適從，也不能簡(jiǎn)單的無(wú)紙化辦公要求，應(yīng)該是實(shí)實(shí)在在地為管理流程的優(yōu)化和整體能力的提升服務(wù)。

為此可以考慮三個(gè)階段的實(shí)施方案：第一階段，全部供應(yīng)商商務(wù)和技術(shù)資料的優(yōu)化查詢系統(tǒng)建立完成；第二階段，訂單生成和管理模塊上線，在設(shè)計(jì)技術(shù)文件和供應(yīng)商資料信息上實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)共享和協(xié)同；第三階段，采購(gòu)管理全生命周期的數(shù)字化，與公司項(xiàng)目管理的數(shù)字化完全融合。

2 功能模塊設(shè)計(jì)

粉體工程需要采購(gòu)的物資種類相對(duì)比較集中，

基本上所有的氣流輸送裝置所需要的設(shè)備、儀表、電氣、管道都是在有限規(guī)格系列中選用，所以可以先制作物資清單BOM（Bill of Material ）[3]，根據(jù)已完工項(xiàng)目不同輸送介質(zhì)、能力以及區(qū)域設(shè)計(jì)條件分門別類梳理，整理出一個(gè)比較完善的物資清單，建立后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)，它不僅是技術(shù)文件，還是管理文件，公司的設(shè)計(jì)部、采購(gòu)部、現(xiàn)場(chǎng)部、項(xiàng)目經(jīng)理、高層領(lǐng)導(dǎo)都可以根據(jù)不同授權(quán)權(quán)限訪問(wèn)，是各個(gè)部門人員聯(lián)系和溝通的紐帶，充分實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息的共享。

功能模塊構(gòu)架示意圖見圖2。

圖2 功能模塊構(gòu)架示意Fig.2 Functional modules schematic diagram

訂單生成模塊的主要功能是生成采購(gòu)合同?？紤]到采購(gòu)合同的自動(dòng)生成必須有標(biāo)準(zhǔn)的模板，建議事先根據(jù)以往項(xiàng)目采購(gòu)合同做一個(gè)分類，比如按照付款方式來(lái)分，沒有預(yù)付款的、預(yù)付款進(jìn)度款質(zhì)保金比例相同的、沒有質(zhì)保金的、需要開保函的等分別做成模板，選擇模板自動(dòng)生成采購(gòu)合同。

訂單管理模塊主要功能是對(duì)訂單合同生成后的全面跟蹤和管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)費(fèi)用控制表、付款表、采購(gòu)進(jìn)度表等的自動(dòng)更新，獲取供應(yīng)商的進(jìn)度、生產(chǎn)質(zhì)量證明文件等，當(dāng)滿足付款條件時(shí)，向財(cái)務(wù)提出付款申請(qǐng)，接收財(cái)務(wù)反饋的付款狀態(tài)，并通過(guò)超文本鏈接到郵箱告知供應(yīng)商。采購(gòu)和供應(yīng)商的及時(shí)互動(dòng)可以大大提高工作效率。

供應(yīng)商管理模塊包括供應(yīng)商資質(zhì)文件的管理以及對(duì)設(shè)計(jì)資料批準(zhǔn)審核確認(rèn)信息、發(fā)貨資料格式文件的發(fā)送、發(fā)貨資料的接收和來(lái)回確認(rèn)。

現(xiàn)場(chǎng)管理模塊主要是對(duì)貨到現(xiàn)場(chǎng)后的貨物狀況管理，接收現(xiàn)場(chǎng)物資變更信息，分析物資的變更原因，比如產(chǎn)品的損壞原因、數(shù)量缺少的原因、規(guī)格差錯(cuò)的原因等，不同的原因?qū)?yīng)不同的補(bǔ)救措施。如有補(bǔ)貨情況，回到訂單生成模塊。

查詢模塊具有綜合查詢能力，可以快速查詢公司歷年來(lái)采購(gòu)商品的單價(jià)、采購(gòu)周期、供貨廠商等基本信息，實(shí)現(xiàn)與供貨廠商資質(zhì)文件的超文本鏈接。本模塊可以為項(xiàng)目經(jīng)理管理項(xiàng)目提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持，為采購(gòu)部提供準(zhǔn)確的ISO外審資料。

3 結(jié)束語(yǔ)

隨著中國(guó)制造2025計(jì)劃推進(jìn)，以及供應(yīng)鏈和物流管理技術(shù)的提升，從生產(chǎn)端推動(dòng)項(xiàng)目采購(gòu)管理思想的轉(zhuǎn)變和數(shù)字化技能提高，已經(jīng)近在眼前；作為中國(guó)從事粉體工程氣流輸送系統(tǒng)研發(fā)和產(chǎn)業(yè)化的行業(yè)領(lǐng)先者，如何在保持研發(fā)優(yōu)勢(shì)的同時(shí)通過(guò)管理流程優(yōu)化改進(jìn)，充分利用現(xiàn)代的信息化技術(shù)，形成獨(dú)特的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，已是刻不容緩。

粉體工程的采購(gòu)信息數(shù)字化管理的研究和開發(fā)，正是結(jié)合公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)和系統(tǒng)的技術(shù)特點(diǎn)，從采購(gòu)管理角度入手，分析作業(yè)流程和數(shù)據(jù)流動(dòng)，從而根據(jù)不同需求形成相應(yīng)的功能模塊，為提升管理效率進(jìn)行了思考和探索。當(dāng)然，項(xiàng)目管理是一個(gè)復(fù)雜系統(tǒng)，不僅要從設(shè)計(jì)采購(gòu)施工現(xiàn)場(chǎng)的橫向分析，也需要從項(xiàng)目安全、質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用、合同以及材料、文檔等項(xiàng)目控制的縱向進(jìn)行接口優(yōu)化和數(shù)據(jù)協(xié)同，這是今后的努力方向。

[1]米帥，賈宏俊，吳新華，等.淺談工程項(xiàng)目管理信息化[J]. 項(xiàng)目管理技術(shù)，2010（ 5）：86-89.

[2]邱小平，許玖平.項(xiàng)目采購(gòu)管理[M].北京：經(jīng)濟(jì)管理出版社，2008.

[3]胡臘妹.EPR中的物料清單處理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D]. 電子科技大學(xué)，2012.

歡迎訂閱《化工與醫(yī)藥工程》

《化工與醫(yī)藥工程》創(chuàng)刊于1980年，是國(guó)家評(píng)定的學(xué)術(shù)期刊（A類）。由中國(guó)石油化工集團(tuán)公司主管，中石化上海工程有限公司主辦。雙月刊，大16開本，國(guó)內(nèi)外公開發(fā)行。歡迎有關(guān)單位和個(gè)人訂閱。

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歡迎訂閱2017年《化工設(shè)備與管道》

根據(jù)國(guó)家科學(xué)技術(shù)部國(guó)科發(fā)財(cái)字（1999）390號(hào)文通知，自2000年第一期起原《化工設(shè)備設(shè)計(jì)》期刊更名為《化工設(shè)備與管道》。

《化工設(shè)備與管道》由中國(guó)石油化工集團(tuán)主管，中石化上海工程有限公司主辦，全國(guó)化工設(shè)備設(shè)計(jì)技術(shù)中心站、中國(guó)石化集團(tuán)公司機(jī)械技術(shù)中心站、全國(guó)鍋爐壓力容器標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)壓力管道分技術(shù)委員會(huì)、全國(guó)化工工業(yè)爐設(shè)計(jì)技術(shù)中心站承辦。國(guó)內(nèi)統(tǒng)一刊號(hào)：CN31—1833/TQ；國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)刊號(hào)：ISSN1009—3281；郵發(fā)代號(hào)：4—669，全國(guó)各地郵局均可辦理訂閱，10.00元/冊(cè)，全年定價(jià)：60元。

《化工設(shè)備與管道》為全國(guó)性專業(yè)雜志，讀者對(duì)象為石油、化工、石化、醫(yī)藥、輕工等部門工程設(shè)計(jì)，使用維護(hù)，工程建設(shè)，高等教育等有關(guān)技術(shù)人員。本刊向國(guó)內(nèi)外公開發(fā)行，自1964年創(chuàng)刊以來(lái)已出版200余期?！痘ぴO(shè)備與管道》為雙月刊，A4開本，彩色封面，發(fā)行量大，影響面廣。

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Study of Numerical Management of Procurement Information in Petrochemical Bulk Solid Projects

Cheng Jinyu
（Shanghai KSD Bulk Solids Engineering Co. Ltd, Shanghai 200040）

Combined with the features of pneumatic transportation system used in bulk solid engineering, the benchmark, data stream and conditions in procurement management were analyzed. Module design in procurement procedure should be built and optimized so as to realize whole digitization for procurement system or even for project management, and it is the development direction in future.

pneumatic transportation system in bulk solid engineering; procurement management; digitization

F 253.2

A

2095-817X（2016）05-0059-004

2016-06-10

程瑾瑜（1968—），女，工程師，主要從事工程項(xiàng)目采購(gòu)工作。