卓 樾

東方電氣股份有限公司國際工程分公司

國際工程索賠管理研究

卓 樾

東方電氣股份有限公司國際工程分公司

針對中國承包商在國際工程索賠工作中存在的問題，本文從建立矩陣式的索賠管理組織結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)的索賠管理制度、有針對性的人員培養(yǎng)及激勵(lì)機(jī)制以及建立索賠信息化管理系統(tǒng)四方面入手，提出了提高中國承包商國際工程索賠管理水平的策略和構(gòu)想。

工程索賠；管理制度；針對培養(yǎng)；信息管理

近年來中國承包商在國際工程市場上屢現(xiàn)巨額虧損，造成這種情況的原因除競爭加劇利潤攤薄外，工程索賠管理水平的低下更不可忽視。通過對多家知名中國承包商的調(diào)研發(fā)現(xiàn)，中國承包商在工程索賠管理方面主要存在以下問題：1. 缺乏實(shí)施索賠管理的組織結(jié)構(gòu)；2.缺乏系統(tǒng)成文的索賠管理制度；3.缺乏索賠人才的培養(yǎng)和激勵(lì)機(jī)制；4.缺乏現(xiàn)代化信息系統(tǒng)的輔助支持。針對上述現(xiàn)狀，本文基于國際工程索賠理論及企業(yè)管理學(xué)理論，從組織結(jié)構(gòu)、管理制度、人才開發(fā)、信息化系統(tǒng)幾方面，提出國際工程索賠管理提升的策略和構(gòu)想。

一、索賠管理組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

工程索賠管理有兩個(gè)特點(diǎn)，一是對于任何一個(gè)索賠案件均屬于一次性管理；二是涉及索賠管理工作的人員廣泛，包括合同、計(jì)劃、成本、物資、質(zhì)量、技術(shù)、財(cái)務(wù)、法律等方面的專業(yè)人員參與其中。為適應(yīng)其臨時(shí)性和跨部門性兩大特點(diǎn)，應(yīng)在公司內(nèi)部建立平衡矩陣式的索賠管理組織結(jié)構(gòu)，以下簡稱“索賠小組”。其中，索賠小組的組長應(yīng)由每個(gè)項(xiàng)目工程部的班子成員兼任，并由合同商務(wù)部的經(jīng)理擔(dān)任副組長。小組成員可從合同商務(wù)部、技術(shù)部、施工部、質(zhì)保部等二級部門中各抽一人擔(dān)任，同時(shí)，公司財(cái)務(wù)部、物資儲運(yùn)部等職能部門也應(yīng)抽調(diào)一人加入索賠小組，在索賠工作上接受索賠小組的指揮和調(diào)度。索賠小組組織結(jié)構(gòu)圖參見圖1。

圖1 索賠小組結(jié)構(gòu)圖

二、索賠管理制度建立

國際工程索賠管理是一個(gè)貫穿項(xiàng)目始終的工作，索賠管理制度應(yīng)實(shí)現(xiàn)從項(xiàng)目投標(biāo)到簽約，從執(zhí)行到收尾結(jié)算的全過程覆蓋，規(guī)范和指導(dǎo)索賠人員辨識索賠機(jī)會、收集索賠證據(jù)、提出索賠訴求、編寫索賠報(bào)告、執(zhí)行索賠談判工作，將索賠工作由被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)。索賠制度編制應(yīng)立足于以下幾方面：

1.項(xiàng)目簽約階段的索賠準(zhǔn)備。全面辨識合同中的索賠和風(fēng)險(xiǎn)性條款，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)組織評審；參與投標(biāo)造價(jià)預(yù)算審核，合理設(shè)置索賠數(shù)據(jù)(如單價(jià)、工程量、工作效率、設(shè)計(jì)輸入條件等)；摘錄合同中涉及工程索賠的“紅旗條款”，編制風(fēng)險(xiǎn)分析報(bào)告。

2.項(xiàng)目執(zhí)行階段的證據(jù)收集。證據(jù)收集種類應(yīng)包括：1)往來信函、會議記錄等文件；2)工程執(zhí)行過程文件及同期記錄；3)水文氣象記錄；4)市場、政策、法律信息；5)工程所在國索賠先例。

證據(jù)收集方法為由索賠小組成員應(yīng)定期向其原來所屬的部門收集固定一段時(shí)間內(nèi)的上述信息、文件，并在索賠小組周例會上經(jīng)討論決策后交索賠專員進(jìn)行歸檔。

3.索賠實(shí)施程序。索賠實(shí)施程序應(yīng)包括索賠機(jī)會的辨識和提出、索賠報(bào)告的編寫、索賠談判的策略和節(jié)奏三部分。其中，索賠報(bào)告的編寫要遵行一定的格式，包含總論、合同條例引征、工期延誤計(jì)算、費(fèi)用索賠計(jì)算、證據(jù)材料、結(jié)論六大部分。

三、索賠管理的人員培養(yǎng)和激勵(lì)機(jī)制

目前中國承包商索賠人才嚴(yán)重缺乏，索賠工作參與者大都不具備索賠管理的專業(yè)知識，也沒有經(jīng)歷過相關(guān)方面的專業(yè)培訓(xùn)，同時(shí)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)欠缺，索賠人員培養(yǎng)可以采用以下兩種方式：通過系統(tǒng)教育培訓(xùn)和實(shí)踐中提高。

系統(tǒng)教育培訓(xùn)方案：聘請大學(xué)教授或業(yè)界咨詢公司定期開展專題課程，課程的種類既要涵蓋工程索賠基本理論與案例、工程造價(jià)理論、工程技術(shù)理論、工程財(cái)務(wù)理論、法律理論等知識方面的課程，還要涉及如溝通技巧、商務(wù)禮儀、演講與表達(dá)等技能方面的課程。

實(shí)踐中提高方案：采用人員輪崗的方式，讓索賠人員在工程部內(nèi)各二級部門輪崗鍛煉，豐富專業(yè)知識體系；或在不同的工程部之間進(jìn)行短期借調(diào)和支援，積累索賠工作經(jīng)驗(yàn)。

索賠激勵(lì)也是目前中國承包商普遍欠缺的。激勵(lì)方面應(yīng)注意物質(zhì)激勵(lì)與精神激勵(lì)相結(jié)合、正負(fù)激勵(lì)相結(jié)合等方式。

四、建立索賠信息化管理系統(tǒng)

索賠信息系統(tǒng)首先要能對索賠事件進(jìn)行分類并對其可索賠性進(jìn)行辨識(區(qū)分哪些事件不能索賠，哪些只能索賠工期，哪些只能索賠費(fèi)用，哪些既能索賠工期又能索賠費(fèi)用)；其次，對于可以進(jìn)行費(fèi)用索賠的，還要能判斷可以索賠哪些費(fèi)用。通過總結(jié)以往項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)或聘請索賠專家，對“索賠事件分類及其可索賠性”及“常見索賠事項(xiàng)中索賠費(fèi)用組成”兩方面內(nèi)容進(jìn)行歸納匯總，形成“索賠辨識模塊”。

其次，索賠管理信息系統(tǒng)還需要有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)支持，可建立若干個(gè)數(shù)據(jù)庫，為索賠計(jì)算和決策提供參考和依據(jù)。數(shù)據(jù)庫內(nèi)容及分類可包括：合同文件、往來信函、工程同期記錄、財(cái)務(wù)記錄、氣象水文記錄、物價(jià)信息、政策法律信息、索賠先例、定額造價(jià)、工期及費(fèi)用索賠計(jì)算公式模型。

此外，索賠管理信息系統(tǒng)還要注意擴(kuò)展性，應(yīng)預(yù)留若干個(gè)系統(tǒng)接口與外部系統(tǒng)如項(xiàng)目管理系統(tǒng)、公司管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交互，同時(shí)還要具備通訊功能，可以和外部環(huán)境如Internet網(wǎng)絡(luò)、工程業(yè)主方、工程咨詢工程師以及參與工程建設(shè)的第三方如施工單位實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)通訊。索賠管理信息系統(tǒng)模型圖參見圖2。

圖2 索賠管理信息系統(tǒng)模型

結(jié)束語

越來越多的中國承包商已開始重視索賠工作并將索賠管理水平的提高作為近年管理工作中的重要課題。本文提出的策略和構(gòu)想，希望能為中國承包商國際工程索賠管理水平的提升提供一定幫助。

[1] 田威：FIDIC合同條件應(yīng)用實(shí)務(wù)(第二版)，中國建筑工業(yè)出版社，2009

[2] 陳永強(qiáng)，張水波：國際工程索賠，中國建筑工業(yè)出版社，2008