毛　瑞　謝巖巖　陳淼欲

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機構(gòu)知識庫在內(nèi)部知識管理中的應(yīng)用實踐與思考

毛瑞謝巖巖陳淼欲

摘要機構(gòu)知識庫是機構(gòu)知識基礎(chǔ)設(shè)施的重要部分。論文從內(nèi)部知識管理角度出發(fā)，通過對國家圖書館立法決策服務(wù)機構(gòu)知識庫建設(shè)歷程的回顧，探討了建設(shè)實踐過程中出現(xiàn)的問題，并從強化強制命令手段和改善應(yīng)用功能兩個角度，提出了應(yīng)對這些問題的思路和方法。

關(guān)鍵詞機構(gòu)知識庫知識管理立法決策服務(wù)

分類號G250.74

DOI10.16810/j.cnki.1672-514x.2016.02.013

Practice and Thinking on Institutional Repository in Knowledge Management

Mao Rui，Xie Yanyan，Chen Miaoyu

Abstract Institutional Repository is an important part of institution knowledge infrastructure.Through the practice of Institutional Repository at Legislative Reference Department in National Library of China, this paper studies the Institutional Repository from the perspective of knowledge management and discusses the problems encountered in the process of construction, and proposes methods to cope with them from the angle of strengthening the mandatory means and improving the application function.

Key wordsInstitutional Repository.Knowledge Management.Legislative decision-making services.

0　引言

機構(gòu)知識庫的概念產(chǎn)生于20世紀90年代末，伴隨著開放獲取運動的興起而產(chǎn)生。機構(gòu)知識庫自誕生以來一直是國際學(xué)術(shù)界、出版界、圖書情報界研究的熱點[1]，也是眾多圖書館、研究機構(gòu)的建設(shè)重點。截止2014年9月28日，OpenDOAR（開放存取知識庫名錄）已收錄知識庫共2729個，其中中國39個[2]，且呈不斷增加趨勢。

機構(gòu)知識庫已成為機構(gòu)知識基礎(chǔ)設(shè)施的重要部分[3]。目前國內(nèi)外對機構(gòu)知識庫的研究主要集中在開放獲取、傳播保存等方面，對機構(gòu)知識庫在機構(gòu)內(nèi)部知識挖掘、知識服務(wù)等應(yīng)用方面研究較少。而機構(gòu)知識庫建設(shè)的目的不僅僅包括對機構(gòu)知識資產(chǎn)的管理、保存和傳播，也包括對這些知識資產(chǎn)進行分析和深度標引，通過揭示其中蘊含的知識和知識元，促進機構(gòu)內(nèi)部知識的深度挖掘，從而幫助機構(gòu)知識庫的用戶提升知識能力[4]。

1　國家圖書館立法決策服務(wù)機構(gòu)知識庫的建設(shè)與服務(wù)實踐

為立法決策服務(wù)是國家圖書館開展參考咨詢服務(wù)的重要內(nèi)容之一。1950年國家圖書館成立參考咨詢組，開始提供立法決策咨詢服務(wù)，至今已有65年的歷史。隨著服務(wù)產(chǎn)品和服務(wù)方式的數(shù)字化，以及員工信息使用習慣的改變，立法決策服務(wù)部原有的內(nèi)部知識的管理方式已不能滿足機構(gòu)內(nèi)部知識管理的需要。為了長期保存機構(gòu)產(chǎn)出，幫助員工將隱性知識顯性化，提供機構(gòu)內(nèi)部知識交流的平臺并促進機構(gòu)知識產(chǎn)出，立法決策服務(wù)部于2011年開始了國家圖書館立法決策服務(wù)機構(gòu)知識庫的建設(shè)。

1.1建設(shè)模式

從機構(gòu)知識庫總體組織建設(shè)和推進的角度來看，目前主要有兩種建設(shè)模式：一種是由機構(gòu)基層工作人員發(fā)起并參與建設(shè)，然后推廣至整個機構(gòu)層面的自下而上模式；另一種是由機構(gòu)決策層和管理層主導(dǎo)的自上而下模式[5]。

立法決策服務(wù)機構(gòu)知識庫在設(shè)計之初就考慮到如果僅依靠自上而下的行政命令，項目可能因不接地氣、無法推廣而達不到應(yīng)有的效果，因此采用機構(gòu)知識庫工作組的方式推進項目建設(shè)。工作組共6人，來自立法決策服務(wù)部的各個科組，以定期會議的形式推進機構(gòu)知識庫項目建設(shè)。出于業(yè)務(wù)和系統(tǒng)相結(jié)合的考慮，工作組由5名資深咨詢館員和1名技術(shù)人員組成。工作組的每個成員，不僅代表本人的意見，也在每次討論前征集全體組員的意見，因此也就整合了整個部門的意見。工作組全面負責機構(gòu)知識庫的功能設(shè)計、建設(shè)推廣及運行維護工作。這樣自上而下和自下而上相結(jié)合的建設(shè)模式，既有機構(gòu)整體利益的考慮，又充分尊重館員的意見，有利于機構(gòu)知識庫工作的建設(shè)與后續(xù)推廣。

1.2系統(tǒng)整體架構(gòu)

按存儲、應(yīng)用及表現(xiàn)層來劃分，系統(tǒng)的整體架構(gòu)如圖1所示。

整個系統(tǒng)由部處長、科組長、員工、管理員4種角色構(gòu)成。其中員工可進行新建、編輯、提交、瀏覽、檢索、下載、打印以及個人統(tǒng)計等操作；科組長在員工可進行操作的基礎(chǔ)上，還可進行客戶庫管理、分類選項管理、工作流管理（如歸檔或駁回）以及科組統(tǒng)計；部處長在科組長功能的基礎(chǔ)上增加了部門統(tǒng)計功能；管理員主要對系統(tǒng)進行管理，包括用戶注冊與管理等。整個系統(tǒng)將內(nèi)部知識存儲為咨詢檔案、部門文件、科研文獻三大類文件，使用PostgreSQL數(shù)據(jù)庫進行存儲，并采用了Lucent全文搜索引擎進行全文檢索。

1.3系統(tǒng)基本功能

1.3.1信息收集功能

所有員工都可在機構(gòu)知識庫中進行新建、編輯、提交操作?？平M長及部處長可對提交信息進行審核，審核通過的信息方可進入機構(gòu)知識庫。系統(tǒng)還從其他數(shù)據(jù)庫中導(dǎo)入了部分數(shù)據(jù)。

1.3.2信息組織功能

系統(tǒng)將機構(gòu)知識庫中的內(nèi)容分為咨詢檔案、部門文件、科研文獻三大類。所有用戶都可對這些內(nèi)容進行按科組、日期或按文獻類型、文件分類等進行瀏覽，并可進行全文檢索或全自動檢索。同時系統(tǒng)提供了關(guān)聯(lián)功能，可點擊某一文件中的員工姓名，查看他所提交的所有內(nèi)容，并按三大類型進行分別顯示。

1.3.3傳播

機構(gòu)知識庫中的內(nèi)容閱讀權(quán)限不設(shè)限制，科組長和部處主任的特殊權(quán)限僅在工作流、整體統(tǒng)計等功能上。機構(gòu)知識庫內(nèi)所有已入庫內(nèi)容都對所有員工開放。

1.3.4長期保存

構(gòu)知識庫系統(tǒng)可將內(nèi)容和元數(shù)據(jù)進行備份。機構(gòu)知識庫還可以支持各種數(shù)字對象的存儲，包括文檔，圖片、照片、音視頻、壓縮文件等。

1.4系統(tǒng)擴展功能

1.4.1咨詢檔案工作流功能

咨詢檔案填寫的過程不僅是咨詢館員梳理、評估整個工作的過程，詳細的咨詢檔案也可以為其他人作參考。通過咨詢檔案工作流功能，機構(gòu)知識庫可嵌入咨詢整個過程，將咨詢工作中產(chǎn)生的各種非正式內(nèi)容盡可能保留下來。具體流程如圖2所示。

（1）在接到咨詢委托時，部處主任、科組長、員工均可在系統(tǒng)中新建一個咨詢檔案，系統(tǒng)自動生成“咨詢檔案號”，填寫“咨詢名稱”“承辦科組”“承辦人”“委托日期”四個字段后保存，此時咨詢檔案的狀態(tài)為“已分配、未完成”。

（2）“承辦人”登錄系統(tǒng)后，在自己的工作任務(wù)列表中會看到狀態(tài)為“已分配、未完成”的咨詢檔案，“承辦人”可以點擊打開編輯咨詢檔案，首次編輯保存之后，咨詢檔案的狀態(tài)轉(zhuǎn)換為“已填寫、未完成”；填寫完成之后可點擊“提交”按鈕提交給“承辦科組”的科組長進行審核，此時咨詢檔案的狀態(tài)轉(zhuǎn)換為“待審核，未完成”。

（3）“承辦科組”科組長登錄系統(tǒng)后，在自己的審核任務(wù)列表中會看到狀態(tài)為“待審核、未完成”的咨詢檔案，點擊可查看咨詢檔案的詳情。如果遇到不符合要求的內(nèi)容可直接修改，也可以點擊“返回修改”按鈕將咨詢檔案發(fā)還給“承辦人”進行修改，此時咨詢檔案的狀態(tài)轉(zhuǎn)換為“已填寫、未完成”；如果咨詢檔案內(nèi)容完全符合要求，可點擊“歸檔”按鈕，該咨詢檔案的狀態(tài)轉(zhuǎn)換為“已歸檔、已完成”。

（4）對于狀態(tài)為“已分配、未完成”“已填寫、未完成”和“待審核、未完成”的咨詢檔案，只有“承辦人”“承辦科組”的科組長和部處主任可以查看、檢索、統(tǒng)計。

（5）對于狀態(tài)為“已歸檔、已完成”的咨詢檔案，所有人都可以進行查看、檢索、統(tǒng)計功能。

1.4.2 Web2.0功能

員工可對感興趣的部門文件和科研文獻進行收藏，并可對每個文件做個人筆記，記錄自己的心得體會。

1.4.3個人主頁功能

員工可在個人主頁中編輯自己的個人信息，包括教育背景，聯(lián)系方式等，方便內(nèi)部交流之用。同時系統(tǒng)自動匯集員工所有咨詢檔案、部門文件、科研文獻，方便員工形成自己的個人簡歷。

1.5現(xiàn)狀與問題

國家圖書館立法決策服務(wù)機構(gòu)知識庫自2012 年5月上線服務(wù)以來，截至2014年9月底，已成功收錄咨詢檔案8678條，部門文件270條，成為立法決策服務(wù)部工作中不可或缺的重要內(nèi)容。但由于缺乏經(jīng)驗，立法決策服務(wù)機構(gòu)知識庫在建設(shè)過程中也遇到了很多問題。

首先，由于機構(gòu)知識庫收錄范圍沒有明確規(guī)定，因此機構(gòu)許多非咨詢檔案文件存在流失現(xiàn)象，對內(nèi)部知識收集的完整性造成了一定影響。其次，立法決策機構(gòu)知識庫主要由員工自行提交，由于建設(shè)初期，機構(gòu)知識庫對填寫質(zhì)量的并未做出明確要求，只依靠科組長進行人工判別，填寫主觀性較大，導(dǎo)致提交入庫的內(nèi)容質(zhì)量參差不齊。同時，許多歷史咨詢檔案由于當時缺乏規(guī)范，存在主題詞不規(guī)范，無法更深層次的關(guān)聯(lián)揭示等問題。第三，由于在機構(gòu)知識庫設(shè)計之初，僅考慮到收集機構(gòu)內(nèi)部知識產(chǎn)出的功能，導(dǎo)致機構(gòu)知識庫重“收集”輕“應(yīng)用”。員工僅僅將機構(gòu)知識庫看作內(nèi)容收集工具，甚至有人僅僅將其看作一個檔案庫，對機構(gòu)知識庫工作的積極性不高。也導(dǎo)致機構(gòu)知識庫沒有充分發(fā)揮其知識交流、傳播的功能，綜合利用率不夠，持續(xù)性發(fā)展動力不足。

2　機構(gòu)知識庫建設(shè)思考

隨著機構(gòu)知識庫建設(shè)和研究的發(fā)展，采用強制命令手段逐漸被認可，成為解決機構(gòu)知識庫發(fā)展問題的有效辦法之一[6]。筆者認為在立法決策服務(wù)機構(gòu)知識庫的未來建設(shè)中，可通過強化強制命令手段完善激勵機制、同時改善應(yīng)用功能兩個角度來對其進行全面提升。

2.1強制命令手段

通過強化強制命令手段，可解決目前機構(gòu)知識庫中內(nèi)容收集不全面、質(zhì)量控制不完善、激勵機制不健全的問題。通過規(guī)范管理機制強化強制命令，是擴大收錄范圍，提升機構(gòu)知識庫中的資源質(zhì)量的有效方法。通過加強行政管理中與機構(gòu)知識庫相關(guān)的內(nèi)容建設(shè)，通過制定更細化的質(zhì)量管理規(guī)范，可規(guī)范管理機制。

具體方法包括：首先，可將機構(gòu)知識庫建設(shè)作為機構(gòu)保存知識資產(chǎn)、發(fā)展知識能力、構(gòu)建知識環(huán)境的戰(zhàn)略任務(wù)，并將其納入機構(gòu)的整體建設(shè)、管理和發(fā)展戰(zhàn)略之中，以機構(gòu)知識庫白皮書、發(fā)展規(guī)劃或管理應(yīng)用指南等方式明確確認[7]27。其次，可將機構(gòu)知識庫中作為成果統(tǒng)計工具。有研究表明，工作人員主動向機構(gòu)知識庫提交智力成果的重要影響因素之一是為了機構(gòu)對其工作和學(xué)術(shù)成果的認可[8]。在機構(gòu)管理中，將員工的業(yè)務(wù)、科研成果以機構(gòu)知識庫中提交的內(nèi)容為準，與績效考核等掛鉤。在評比制度中增加機構(gòu)知識庫內(nèi)容，通過獎勵優(yōu)秀科組與優(yōu)秀個人等形式，提升員工對機構(gòu)知識庫這一工作的積極性，完善激勵機制[7]27。第三，應(yīng)明確機構(gòu)內(nèi)部負責建設(shè)和管理機構(gòu)知識庫的責任部門及其責任目標,設(shè)計和宣傳相應(yīng)機制與政策[7]27。機構(gòu)可授權(quán)工作組或指定科組負責機構(gòu)知識庫的技術(shù)管理和服務(wù)管理，并制定相應(yīng)的系統(tǒng)管理規(guī)范。第四，機構(gòu)知識庫建設(shè)不僅僅是一個項目建設(shè)，更重要的是內(nèi)容的收集和存儲。機構(gòu)知識庫的質(zhì)量管理規(guī)范可包括以下內(nèi)容：收集范圍、提交內(nèi)容填寫標準、檔案工作分配完成流程標準等，同時也要制定相應(yīng)的質(zhì)量評價標準。

目前我們已制定了《立法決策機構(gòu)知識庫咨詢檔案工作規(guī)范》《立法決策服務(wù)機構(gòu)知識庫管理辦法——科研文獻部分》《立法決策服務(wù)機構(gòu)知識庫管理辦法——部門文件部分》，未來我們應(yīng)在這些管理辦法的基礎(chǔ)上，將機構(gòu)知識庫內(nèi)容管理規(guī)范進行細化。同時制定相應(yīng)的質(zhì)量評價標準，配合機構(gòu)的考核與評比制度。通過這些質(zhì)量管理規(guī)范的制定，加強對質(zhì)量的控制。

2.2改善應(yīng)用功能

通過改善機構(gòu)知識庫的應(yīng)用功能，可解決綜合利用率不夠的問題，有助于提高員工的積極性，從根本上解決持續(xù)性發(fā)展動力不足的問題。機構(gòu)知識庫不僅可以對本機構(gòu)業(yè)務(wù)成果進行長期的集中管理和保存，而且在分析評價機構(gòu)的業(yè)務(wù)發(fā)展方向、過程、和趨勢；完善業(yè)務(wù)產(chǎn)出管理；提高績效管理和評價工作的效率，還能夠提升機構(gòu)成果展示度，提升機構(gòu)聲譽和品牌，宣示機構(gòu)的社會價值[9]。對于機構(gòu)內(nèi)員工，機構(gòu)知識庫可以有效地增加業(yè)務(wù)成果可見度，并能參考借鑒其他員工工作成果，提高工作效率。不同的用戶群體對機構(gòu)知識庫的需求也不同。根據(jù)國內(nèi)外機構(gòu)知識庫研究的經(jīng)驗，可分別從機構(gòu)視角和員工視角兩個方面改善機構(gòu)知識庫的應(yīng)用功能，提升服務(wù)能力。

2.2.1機構(gòu)視角

從機構(gòu)角度出發(fā)，長期保存機構(gòu)內(nèi)部知識產(chǎn)出是機構(gòu)知識庫的首要作用。同時機構(gòu)知識庫可應(yīng)用于整體知識的產(chǎn)生、存儲、交流、傳播、評價、擴大影響等。具體可從以下幾個方面考慮：

（1）機構(gòu)管理工具?？梢宰鳛闄C構(gòu)工作量、工作項目統(tǒng)計工具。機構(gòu)管理者可通過機構(gòu)知識庫及時掌握整個機構(gòu)的工作量和工作項目分配情況，為更合理地配置資源提供參考。

（2）人才培養(yǎng)工具?？勺鳛闄C構(gòu)組織培訓(xùn)材料，收集反饋意見的工具?？蓪C構(gòu)內(nèi)所有培訓(xùn)規(guī)劃、培訓(xùn)課件、參會交流材料、年終總結(jié)等內(nèi)容匯總在機構(gòu)知識庫中，方便員工查閱；同時，可提供對培訓(xùn)交流的反饋功能，方便主講人對培訓(xùn)進行總結(jié)，方便機構(gòu)對培訓(xùn)進行評價，更好的規(guī)劃未來的培訓(xùn)。使得機構(gòu)知識庫成為新人培訓(xùn)、員工定期培訓(xùn)的核心工具，助力機構(gòu)人才培養(yǎng)。

（3）知識挖掘與成果展示工具。機構(gòu)知識庫匯集了服務(wù)對象的歷史參考咨詢記錄等信息，通過對機構(gòu)知識庫的內(nèi)容進行深度挖掘，可進行用戶分析。通過分析用戶感興趣的問題領(lǐng)域或者將用戶劃分為不同群體，可為以后的咨詢服務(wù)工作提供有益借鑒。此外，通過機構(gòu)知識庫可對機構(gòu)某類業(yè)務(wù)成果內(nèi)容進行提取，及時進行成果展示以及匯編出版等。

（4）機構(gòu)內(nèi)部數(shù)字資源整合工具。通過與其他系統(tǒng)的結(jié)合，匯總機構(gòu)的數(shù)字化成果，并進行資源整合。也可將機構(gòu)知識庫的資源提取出來，推送到其他系統(tǒng)。

2.2.2員工視角

在機構(gòu)知識庫的建設(shè)和使用中，員工積極性不高會大大影響機構(gòu)知識庫的實際使用效果，特別是機構(gòu)知識內(nèi)容收集的完整性。在機構(gòu)知識庫的建設(shè)過程中，不僅要培養(yǎng)員工的集體榮譽感，在機構(gòu)內(nèi)營造自由的、開放的良好學(xué)術(shù)研究及業(yè)務(wù)成果分享的文化，更要讓員工切身體會到機構(gòu)知識庫帶來的益處，使員工愿意將自己的知識成果存儲到機構(gòu)知識庫中。從員工視角出發(fā)，機構(gòu)知識庫可應(yīng)用于個人知識產(chǎn)出的長期保存，以及個人業(yè)務(wù)與學(xué)術(shù)知識的產(chǎn)生、存儲、交流、傳播等。具體可從以下幾個方面考慮：

（1）個人工作、研究成果的長期保存和及時匯總。機構(gòu)知識庫可對員工個人工作、研究成果進行長期保存。通過對員工個人所有工作、研究成果的收錄，隨時生成員工科研簡歷，方便員工對自己的工作、科研情況進行及時總結(jié)，并對員工撰寫個人年終總結(jié)、職稱評審等工作提供材料支持。

（2）作為員工工作、科研的核心工具。機構(gòu)知識庫可成為員工及時獲得機構(gòu)內(nèi)部知識的最主要信息來源。同時，機構(gòu)知識庫可更全面地嵌入工作過程，通過提供個人文獻管理功能，并加強網(wǎng)頁剪藏功能，提供數(shù)據(jù)庫檢索支持等，為員工工作及科研提供便利與幫助。

（3）強化Web2.0的功能。Web2.0的重點在共建、共享、共創(chuàng)，透過機構(gòu)知識庫Web2.0功能，可以更加完善機構(gòu)知識庫的應(yīng)用，使它變得更具有自由交流的氛圍?？赏ㄟ^加強立法決策服務(wù)機構(gòu)知識庫的筆記、收藏功能，新增評價、標簽等功能,并在首頁提供最新上傳資源、下載排名，對每個員工提供其個人文獻的點擊下載量排名等功能。通過Web2.0功能的強化，方便被評價員工及時獲得反饋與評價[10]，增強員工參與感，進而提高員工對機構(gòu)知識庫的認同度。

（4）加強對員工職業(yè)發(fā)展以及學(xué)術(shù)生涯的支持。對員工而言，職業(yè)發(fā)展和學(xué)術(shù)生涯是其最關(guān)注的地方。可根據(jù)員工使用習慣重新設(shè)計個人主頁，并增強個人主頁的分析統(tǒng)計功能，以可視化等形式幫助員工對自己的職業(yè)發(fā)展、學(xué)術(shù)生涯進行總結(jié)，并可針對每篇科研文獻，提供“在Google scholar中搜索”和“相關(guān)資源”等功能。幫助員工了解自己以及他人在工作和科研方面的成績，以及自己所關(guān)注領(lǐng)域的最新進展，方便其對自己的職業(yè)發(fā)展及學(xué)術(shù)生涯進行規(guī)劃。機構(gòu)知識庫的建設(shè)是一個長期而艱苦的過程，一個成功的機構(gòu)知識庫是建設(shè)者與使用者不斷磨合、完善，共同建設(shè)的成果。立法決策服務(wù)機構(gòu)知識庫的建設(shè)尚處在初級階段，國內(nèi)外眾多機構(gòu)知識庫也在不斷摸索中。機構(gòu)知識庫的建設(shè)者們應(yīng)從建設(shè)之初就高度重視機構(gòu)知識庫的服務(wù)和應(yīng)用功能，使得機構(gòu)和個人切身體會到機構(gòu)知識庫建設(shè)帶來的益處，加速機構(gòu)知識庫的建設(shè)和發(fā)展。

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毛瑞國家圖書館館員。北京，100081。
謝巖巖國家圖書館館員。北京，100081。
陳淼欲國家圖書館副研究館員。北京，100081。

收稿日期：（2015-08-14編校：劉勇定）