高培峰， 趙睿英， 張繼霞， 彭紹春

(北京理工大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處，北京 100081)

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高校儀器設(shè)備協(xié)同管理模式探討

高培峰， 趙睿英， 張繼霞， 彭紹春

(北京理工大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處，北京 100081)

儀器設(shè)備作為高校中重要的固定資產(chǎn)，在管理上存在諸多難題?；趨f(xié)同學(xué)理論的協(xié)同管理模式，能夠有效克服傳統(tǒng)儀器設(shè)備管理方法中存在的信息、資源和應(yīng)用三大“孤島”問題。以協(xié)同管理理論為指導(dǎo)，探討了高校內(nèi)部?jī)x器設(shè)備管理相關(guān)部門和單位之間的協(xié)同管理、各管理因素的協(xié)同管理、高校與社會(huì)之間的協(xié)同管理，以及協(xié)同管理理論在儀器設(shè)備管理中的實(shí)踐探索，為提升高校儀器設(shè)備管理的整體水平，建立一套科學(xué)、高效的儀器設(shè)備管理體系提供參考。

協(xié)同學(xué)； 協(xié)同管理； 儀器設(shè)備管理

0 引 言

儀器設(shè)備是高校中非常重要的一類固定資產(chǎn)，是高校開展教學(xué)、科研、生活和行政等各項(xiàng)工作的重要工具和物質(zhì)基礎(chǔ)，也是反映高校整體辦學(xué)實(shí)力的重要指標(biāo)。近年來，隨著國(guó)家和各級(jí)部門、單位對(duì)于高等教育的不斷投入，高校中儀器設(shè)備的總量、總值和大型貴重儀器設(shè)備數(shù)量都在迅速增長(zhǎng)。儀器設(shè)備數(shù)量和質(zhì)量增加的同時(shí)，儀器設(shè)備管理難度也在不斷提高，需要儀器設(shè)備管理者探索更科學(xué)、更高效的管理模式。

本文基于協(xié)同管理理論，探討協(xié)同管理模式在高校儀器設(shè)備管理中的應(yīng)用，達(dá)到提升儀器設(shè)備管理水平和使用效益的目的。協(xié)同管理就是以協(xié)同學(xué)的基本原理為指導(dǎo)，對(duì)組成系統(tǒng)的若干個(gè)子系統(tǒng)進(jìn)行重組和整合，生成“競(jìng)爭(zhēng)——合作——協(xié)調(diào)”的運(yùn)行機(jī)制，使得系統(tǒng)的總效應(yīng)遠(yuǎn)大于各子系統(tǒng)的效應(yīng)之和[1]。協(xié)同學(xué)的理論由原聯(lián)邦德國(guó)物理學(xué)家赫爾曼·哈肯于20世紀(jì)70年代提出，隨即這一重要的方法論被應(yīng)用到自然科學(xué)和社會(huì)科學(xué)的眾多學(xué)科領(lǐng)域[2-5]。協(xié)同學(xué)研究的是非平衡的開放系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)部各子系統(tǒng)之間通過非線性的相互作用產(chǎn)生有一定功能的自組織結(jié)構(gòu)[6]。高校就可以視為一個(gè)這樣的非平衡的開放系統(tǒng)，內(nèi)部有許多相互作用和協(xié)同的子系統(tǒng)(各職能部門和專業(yè)學(xué)院)，許多子系統(tǒng)都涉及到儀器設(shè)備管理，需要這些子系統(tǒng)進(jìn)行協(xié)同管理。

1 儀器設(shè)備管理中的難點(diǎn)

高校中儀器設(shè)備類固定資產(chǎn)種類多、數(shù)量大、功能與應(yīng)用領(lǐng)域各異、放置地點(diǎn)分散，為其有效管理帶來很大難度。盡管信息化手段被廣泛應(yīng)用到儀器設(shè)備管理中，但仍然不可避免的產(chǎn)生了與管理需求相矛盾的“信息孤島”、“資源孤島”和“應(yīng)用孤島”三大難題[7]。

1.1 信息孤島—信息獲取與信息分散、封閉的矛盾

儀器設(shè)備在整個(gè)管理周期的各個(gè)環(huán)節(jié)(包括論證、購(gòu)置、驗(yàn)收、建檔、運(yùn)行、維護(hù)、調(diào)撥和報(bào)廢處置等)中會(huì)產(chǎn)生大量的信息，這些信息以不同的方式(電子檔案或紙質(zhì)版表單)分散保存在不同的部門、單位中。由于各個(gè)部門之間缺乏相互連接的信息渠道，使得信息獲取和上報(bào)只能通過“各部門分散收集—人工集中匯總—生成需求報(bào)表”的形式進(jìn)行，過程繁瑣、效率低下且占用較多人力資源。

1.2 資源孤島—資源協(xié)同共享與資源分布不平衡的矛盾

儀器設(shè)備尤其是大型貴重儀器設(shè)備是重要的教學(xué)、科研資源，但這些資源并非在學(xué)校內(nèi)部或各部門、單位內(nèi)部均勻分布[8]。部分經(jīng)費(fèi)充足的單位擁有大量?jī)?yōu)質(zhì)的儀器設(shè)備資源，超過本單位內(nèi)部的使用需求；而某些經(jīng)費(fèi)缺乏或者由于學(xué)科特點(diǎn)所限的單位則嚴(yán)重欠缺此類儀器設(shè)備資源，需要從外部得到支持和補(bǔ)充。儀器設(shè)備資源的協(xié)同共享也并非儀器設(shè)備資源擁有者和需求者“你情我愿”即可實(shí)現(xiàn)，需要許多職能部門的支持與配合。

1.3 應(yīng)用孤島—應(yīng)用整合與職能分割的矛盾

儀器設(shè)備管理涉及到眾多部門和單位，每個(gè)部門、單位都有著自己的管理流程和相應(yīng)的管理工具，以各種基于互聯(lián)網(wǎng)的C/S或B/S軟件系統(tǒng)為代表[9-12]。這些軟件系統(tǒng)在本部門的某個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域內(nèi)具有較為完善的功能和特點(diǎn)，但與本部門的其他管理軟件或其他部門的管理軟件之間并不相通，往往使得某項(xiàng)業(yè)務(wù)被人為的分割開來。為了完成一項(xiàng)業(yè)務(wù)，不得不花費(fèi)大量的人力、物力和時(shí)間在各個(gè)軟件系統(tǒng)之間切換，靠人工傳遞實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)上的對(duì)接，大大增加了業(yè)務(wù)辦理的復(fù)雜程度和難度。

2 儀器設(shè)備協(xié)同管理的應(yīng)用與優(yōu)化建議

2.1 涉及儀器設(shè)備管理的各部門間協(xié)同

儀器設(shè)備管理涉及到的部門或單位主要有三類，包括儀器設(shè)備對(duì)口管理部門(如實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處)、儀器設(shè)備領(lǐng)用部門(如各專業(yè)學(xué)院)和其它相關(guān)職能部門(如財(cái)務(wù)處、檔案館等)。如圖1所示，這些與儀器設(shè)備管理相關(guān)的各個(gè)部門、單位作為學(xué)校系統(tǒng)內(nèi)部同等級(jí)的子系統(tǒng)，彼此在功能和業(yè)務(wù)分管上相互獨(dú)立，同時(shí)又通過某些因素(如業(yè)務(wù)往來、流程銜接、業(yè)務(wù)合作等)而緊密聯(lián)系，各部門、單位相互協(xié)同的結(jié)果決定著儀器設(shè)備管理的效果和水平。通過協(xié)同管理方法建立儀器設(shè)備的科學(xué)、高效管理體系，特別是開發(fā)儀器設(shè)備管理軟件系統(tǒng)和編制相關(guān)管理制度時(shí)，需要遵循協(xié)同管理的三大基本思想，即“信息網(wǎng)狀思想”、“業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)思想”和“隨需而應(yīng)思想”[13]。

圖1 儀器設(shè)備管理部門與其它部門、單位間協(xié)作關(guān)系示意圖

“信息網(wǎng)狀思想”旨在建立一個(gè)統(tǒng)一管理的、多維度的信息進(jìn)入、流轉(zhuǎn)、獲取、共享和使用的平臺(tái)或者環(huán)境。在該平臺(tái)上，同一類型但分散分布的信息可以通過立體化的網(wǎng)狀通道相互關(guān)聯(lián)，無論在哪個(gè)節(jié)點(diǎn)上，都可以方便地獲取完整且真實(shí)的信息，打破“信息孤島”的限制。將儀器設(shè)備管理相關(guān)的所有部門、單位均納入該平臺(tái)中并授予相應(yīng)的權(quán)限，每個(gè)部門、單位都可以通過自己的接入點(diǎn)獲取完整的信息，然后篩選出自己需要的部分。以儀器設(shè)備對(duì)口管理部門為例，管理人員可以通過某臺(tái)套儀器設(shè)備建檔時(shí)賦予的唯一編號(hào)進(jìn)行查詢，一次性得到該臺(tái)套儀器設(shè)備在整個(gè)管理周期中的所有資料，如建檔時(shí)的驗(yàn)收材料和報(bào)廢處置材料(存在本部門)、所用的經(jīng)費(fèi)和經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況(財(cái)務(wù)處)、與該儀器設(shè)備相關(guān)的科研項(xiàng)目情況(科學(xué)技術(shù)研究院)、日常運(yùn)行維護(hù)記錄(領(lǐng)用單位)等等，極大地提高了信息獲取效率。

“業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)思想”是將屬于同一業(yè)務(wù)鏈的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的無縫對(duì)接，從而打破“應(yīng)用孤島”。這就要求涉及到同一業(yè)務(wù)鏈的不同部門、單位認(rèn)真設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程和辦事手續(xù)，在此基礎(chǔ)上開發(fā)相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，最大化地減少手動(dòng)切換(如辦事者往返于各個(gè)管理部門，面對(duì)面簽字、蓋章審批)的環(huán)節(jié)。

“隨需而應(yīng)思想”就是將各種資源(人、財(cái)、物資、信息、流程等)進(jìn)行整合，當(dāng)系統(tǒng)中某個(gè)需求被觸發(fā)的時(shí)候，相關(guān)的資源就會(huì)被調(diào)動(dòng)并加入統(tǒng)一管理和協(xié)同工作的環(huán)境中，即將系統(tǒng)內(nèi)部的資源進(jìn)行靈活的組織和調(diào)配，以實(shí)現(xiàn)資源的最大價(jià)值，打破“資源孤島”?，F(xiàn)如今各高校廣泛開展的大型儀器設(shè)備開放共享服務(wù)便是“隨需而應(yīng)思想”在儀器設(shè)備管理方面的最佳體現(xiàn)[14]。在儀器設(shè)備對(duì)口管理部門、財(cái)務(wù)部門、大型儀器設(shè)備領(lǐng)用部門的協(xié)同下，滿足本單位使用需求的前提下為其他單位提供有償?shù)墓蚕矸?wù)，從而提高大型儀器設(shè)備的使用效益。

綜上所述，一個(gè)儀器設(shè)備協(xié)同管理體系必須首先要做到用戶對(duì)于儀器設(shè)備信息的有效獲取與共享，并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)對(duì)儀器設(shè)備管理業(yè)務(wù)的整合和儀器設(shè)備資源的合理調(diào)配與優(yōu)化。

2.2 儀器設(shè)備管理各要素間的協(xié)同

協(xié)同管理涉及到諸多管理要素，包括人、財(cái)、物、信息、流程、應(yīng)用等，其中人、信息、流程和應(yīng)用被稱為協(xié)同管理的四大核心要素[15]。通過各管理要素的協(xié)同，提升系統(tǒng)整體對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的執(zhí)行力。各管理因素對(duì)應(yīng)到儀器設(shè)備協(xié)同管理中，即為管理人員、經(jīng)費(fèi)、儀器設(shè)備、儀器設(shè)備信息、儀器設(shè)備管理流程和儀器設(shè)備資源配置。

如圖2所示，信息協(xié)同實(shí)現(xiàn)了各部門、單位對(duì)于儀器設(shè)備完整、真實(shí)信息的方便獲取與共享，流程協(xié)同實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間的無縫銜接，應(yīng)用協(xié)同實(shí)現(xiàn)了優(yōu)質(zhì)儀器設(shè)備資源的開放共享，而上述所有因素協(xié)同的根本目的都是為了實(shí)現(xiàn)人的高度協(xié)同。在管理人員高度協(xié)同的基礎(chǔ)上，合理調(diào)配儀器設(shè)備和相關(guān)經(jīng)費(fèi)，才能生成優(yōu)化的協(xié)同管理體系，提升管理水平。儀器設(shè)備管理人員(包括各部門、單位與儀器設(shè)備管理相關(guān)的所有人員)是儀器設(shè)備管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)、協(xié)同管理體系維護(hù)的直接執(zhí)行者，管理人員協(xié)同的效果直接決定整個(gè)協(xié)同管理體系的總效應(yīng)。只有全體管理人員高度協(xié)同，包括管理人員素質(zhì)的提升、管理工作執(zhí)行力和責(zé)任意識(shí)的加強(qiáng)等，才能保障整個(gè)協(xié)同管理體系的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。以儀器設(shè)備運(yùn)行中的日常管理為例，通常以儀器設(shè)備對(duì)口管理部門的管理人員為主導(dǎo)，領(lǐng)用單位和其它相關(guān)職能部門的管理人員配合，所有管理人員協(xié)同完成儀器設(shè)備的日常維護(hù)、信息變更、核查、轉(zhuǎn)移調(diào)撥等業(yè)務(wù)。任何一方的不作為都會(huì)直接導(dǎo)致業(yè)務(wù)辦理拖沓甚至中斷，進(jìn)而引發(fā)整個(gè)協(xié)同管理體系運(yùn)轉(zhuǎn)不暢，其它要素的協(xié)同也就失去了意義。

圖2 儀器設(shè)備各管理因素間的協(xié)同

2.3 高校與社會(huì)的協(xié)同

任何一個(gè)系統(tǒng)都不可能獨(dú)立的存在，必然處于一定的環(huán)境中，高校作為一個(gè)系統(tǒng)，所處的環(huán)境便是社會(huì)，或者說高?？梢砸暈樯鐣?huì)的一個(gè)子系統(tǒng)[13]。除了內(nèi)部的協(xié)同管理以外，高校的發(fā)展離不開與社會(huì)的交流，高校中儀器設(shè)備的管理也離不開與社會(huì)中其它單位的協(xié)同合作，包括與兄弟院?；蚩蒲性核献鏖_展儀器設(shè)備開放共享服務(wù)、儀器設(shè)備管理經(jīng)驗(yàn)交流，與企業(yè)開展產(chǎn)學(xué)研合作等，如圖3所示，從內(nèi)外兩方面促進(jìn)儀器設(shè)備管理工作水平的提升。

圖3 高校與社會(huì)在儀器設(shè)備管理上的協(xié)同關(guān)系

3 協(xié)同管理模式的實(shí)踐探索

協(xié)同管理作為一種先進(jìn)的管理模式，雖然產(chǎn)生的歷史不長(zhǎng)卻發(fā)展迅速，已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于企事業(yè)單位各項(xiàng)事務(wù)的管理，并據(jù)此開發(fā)了諸多信息化管理軟件和相應(yīng)的管理制度、流程。利用協(xié)同管理理念，北京理工大學(xué)在優(yōu)化管理流程、提高儀器設(shè)備資源使用效益等方面進(jìn)行了一系列實(shí)踐探索。

3.1 儀器設(shè)備管理相關(guān)部門間的業(yè)務(wù)協(xié)同

在儀器設(shè)備管理工作中，財(cái)務(wù)部門(財(cái)務(wù)處)在業(yè)務(wù)上與儀器設(shè)備對(duì)口管理部門(實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處，簡(jiǎn)稱實(shí)設(shè)處，下同)密切相關(guān)。為了克服儀器設(shè)備賬目與資產(chǎn)財(cái)務(wù)賬目由于信息交互不及時(shí)或業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)分割而產(chǎn)生差異的問題，實(shí)設(shè)處的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)處的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行了對(duì)接。領(lǐng)用部門在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)填報(bào)的儀器設(shè)備信息可以原封不動(dòng)地交換到財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)了同一業(yè)務(wù)不同環(huán)節(jié)的無縫銜接，既提高了業(yè)務(wù)辦理效率，也保證了兩個(gè)部門的儀器設(shè)備賬目清晰一致。

3.2 架設(shè)通用性儀器設(shè)備資源內(nèi)部流轉(zhuǎn)的橋梁

學(xué)校內(nèi)部不同部門、單位之間所擁有的儀器設(shè)備資源和性能需求差異極大。一些擁有儀器設(shè)備資源多且對(duì)性能指標(biāo)要求高的單位，往往會(huì)因?yàn)閷?shí)驗(yàn)條件升級(jí)改造或設(shè)備性能指標(biāo)不滿足要求等原因，淘汰一些尚能正常運(yùn)轉(zhuǎn)且通用性較強(qiáng)的儀器設(shè)備(如空調(diào)、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)等)。通過儀器設(shè)備資源的校內(nèi)流轉(zhuǎn)機(jī)制，將這部分儀器設(shè)備調(diào)撥至有需求但缺乏經(jīng)費(fèi)的部門、單位，避免直接報(bào)廢，能夠提高儀器設(shè)備的利用率并節(jié)約經(jīng)費(fèi)，在一定程度上實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。

3.3 搭建大型儀器設(shè)備資源內(nèi)外協(xié)作平臺(tái)

大型儀器設(shè)備開放共享是目前各高校儀器設(shè)備管理中的重點(diǎn)工作之一。為做好此項(xiàng)工作，北京理工大學(xué)制定了符合自身實(shí)際的儀器設(shè)備開放服務(wù)管理辦法[16]，并搭建起多樣化的開放共享和協(xié)作平臺(tái)，主要體現(xiàn)在 “虛實(shí)結(jié)合”、“院校兩級(jí)協(xié)作”和“校內(nèi)外協(xié)作”三方面。“虛實(shí)結(jié)合”是指大型儀器設(shè)備開放共享的校級(jí)平臺(tái)中，既有集中管理的、實(shí)體化的分析測(cè)試中心，也有將全校不同校區(qū)、學(xué)院或?qū)嶒?yàn)室中分散管理的大型儀器設(shè)備統(tǒng)一展示的信息化平臺(tái)；“院校兩級(jí)協(xié)作”是指在校級(jí)共享平臺(tái)的基礎(chǔ)上，鼓勵(lì)各專業(yè)學(xué)院建立學(xué)院內(nèi)部大型儀器設(shè)備資源統(tǒng)一管理的院級(jí)平臺(tái)；“校內(nèi)外協(xié)作”是指學(xué)校建設(shè)的共享平臺(tái)面向社會(huì)開放和交流，積極參與“高等學(xué)校儀器設(shè)備和優(yōu)質(zhì)資源共享系統(tǒng)(CERS)”等校際協(xié)作平臺(tái)，大力推進(jìn)學(xué)校與其它地區(qū)、單位進(jìn)行產(chǎn)學(xué)研合作等。上述措施切實(shí)推動(dòng)了大型儀器設(shè)備的開放共享，盤活了校內(nèi)資源，提高了使用效益。

4 結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，協(xié)同管理理念已經(jīng)在儀器設(shè)備管理中得到初步應(yīng)用并取得了一定成效，但尚處于“少部分業(yè)務(wù)涉及、少數(shù)部門參與”的階段，離真正的、全面的協(xié)同管理模式還有較大差距。儀器設(shè)備管理作為高校固定資產(chǎn)管理的重要分支，理應(yīng)重視協(xié)同管理理念在儀器設(shè)備管理工作中的結(jié)合和應(yīng)用，促進(jìn)儀器設(shè)備管理相關(guān)部門單位之間、各管理要素之間和高校與社會(huì)之間的協(xié)同合作，克服信息、資源、應(yīng)用等方面的管理難題，從而整體提升儀器設(shè)備的管理水平。

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[16] 史天貴, 周 勇, 彭紹春, 等. 注重激勵(lì)機(jī)制 推動(dòng)儀器設(shè)備開放共享 [J]. 實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理, 2015, 32(3): 10-12.

Collaborative Management Model of Instruments and Equipments in College

GAOPei-feng,ZHAORui-ying,ZHANGJi-xia,PENGShao-chun

(Laboratory & Equipment Management Department, Beijing Institute of Technology, Beijing 100081, China)

Instruments and equipments are important fixed assets in college. There are many problems in the instruments and equipments management. The collaborative management model based on the theory of synergetics, can effectively overcome three “isolated islands” problems of information, resources and applications in traditional management model. Guided by the collaborative management theory, this paper discussed the collaborative management between instruments and equipment management related departments, the collaborative management between management elements, the collaborative management between college and society, and the practice and exploration of collaborative management theory in instruments and equipments management. Some beneficial references are provided on improving the whole level of management in college and establishing a set of scientific and efficient system of management.

synergetics； collaborative management； instruments and equipments management

2015-08-18

高培峰(1987-)，男，山東青島人，碩士，研究實(shí)習(xí)員，主要從事實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理。

Tel.：010-68918794；E-mail：sscgpf@bit.edu.cn

G 482.0

A

1006-7167(2016)01-0267-04