岳 梅

（濰坊市濰城區(qū)婚姻登記處，山東 濰坊 261021）

新形勢(shì)下做好婚姻登記檔案規(guī)范化管理的幾點(diǎn)建議

岳 梅

（濰坊市濰城區(qū)婚姻登記處，山東 濰坊 261021）

婚姻登記檔案是檔案管理的重要部分，如何科學(xué)化、規(guī)范化地對(duì)該部分檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，應(yīng)當(dāng)引起全社會(huì)的關(guān)注。本文對(duì)婚姻登記檔案規(guī)范化管理提出了幾點(diǎn)建議。

婚姻登記檔案；規(guī)范化；科學(xué)化；管理

近年來(lái)隨著婚姻當(dāng)事人購(gòu)房、出國(guó)等需求日益增多，婚姻登記檔案利用率的逐漸提高，在該部分檔案管理的過程中的一些問題也日益凸顯。因此，在新形勢(shì)下對(duì)婚姻登記檔案進(jìn)行規(guī)范化、科學(xué)化的管理，就成為了擺在檔案管理人員面前的重要課題。筆者根據(jù)多年檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，就如何進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化管理，提出以下幾點(diǎn)建議以供討論。

1　加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，思想上高度重視

婚姻登記檔案是登記機(jī)關(guān)在當(dāng)事人進(jìn)行結(jié)婚登記、離婚登記等過程中形成的具有重要憑證作用的工作記錄，內(nèi)容繁多，是具有非常重要的現(xiàn)實(shí)憑證價(jià)值和歷史憑證價(jià)值的資料?；橐龅怯洐C(jī)關(guān)的重要任務(wù)和職責(zé)之一，便是對(duì)這類檔案進(jìn)行收集、整理、保管和提供利用。民政部門、檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)婚姻登記檔案管理工作的協(xié)商與溝通，不斷地提高認(rèn)識(shí)，將該項(xiàng)工作納入重要議事日程，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)解決檔案管理工作中存在的困難與問題，健全檔案室設(shè)備，做好防火、防盜、防潮等措施的硬件建設(shè)，切實(shí)做到主要領(lǐng)導(dǎo)親自抓，分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓，業(yè)務(wù)科室和登記處齊抓共管的工作格局，形成規(guī)范化建設(shè)的良好氛圍。

2　完善各項(xiàng)規(guī)章制度，確保有章可循

制度的建立與完善是婚姻登記檔案管理工作步入規(guī)范化建設(shè)的必然要求，是婚姻當(dāng)事人的登記信息得到有效保護(hù)的重要保證。面對(duì)信息量龐大的婚姻登記檔案，如果沒有制度約束與辦法的指引，工作人員就會(huì)無(wú)章可循，工作就會(huì)無(wú)從開展。同時(shí)，婚姻登記檔案也不同于一般檔案，除了具有其他檔案特點(diǎn)外，還具有自身獨(dú)特屬性，例如：法定性、更加嚴(yán)密的保密性等。因此，婚姻登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)《婚姻登記法》等一系列法律法規(guī)，結(jié)合本單位工作實(shí)際，建立健全婚姻登記印章、證書、檔案及數(shù)據(jù)等事項(xiàng)的管理制度，如《婚姻登記檔案管理員職責(zé)》《保密工作制度》《婚姻登記檔案查閱制度》《應(yīng)急預(yù)案》等，使各項(xiàng)工作、流程均能按照統(tǒng)一的規(guī)章制度進(jìn)行，確保依法行政、程序合法，從而保證檔案信息的保密性，使登記人合法權(quán)益得到有效保護(hù)。

3　采用現(xiàn)代化手段，加強(qiáng)信息化管理

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，各項(xiàng)檔案管理工作正在逐步邁入信息化渠道，實(shí)現(xiàn)了高效的信息化管理?！痘橐龅怯洐n案管理辦法》規(guī)定，婚姻登記檔案保管期限為100年。對(duì)有繼續(xù)保存價(jià)值的可以延長(zhǎng)保管期限直至永久。漫長(zhǎng)的保管期限，檔案形成過程的動(dòng)態(tài)性等特點(diǎn)，以及群眾對(duì)登記檔案信息利用率日益提高的需求，均需要婚姻登記檔案管理從傳統(tǒng)的書面檔案轉(zhuǎn)向電子檔案管理。將現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)積極應(yīng)用到婚姻登記檔案中，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，不僅能夠使婚姻登記機(jī)構(gòu)、司法機(jī)構(gòu)、公安機(jī)關(guān)等相關(guān)部門及時(shí)獲取相關(guān)的檔案信息，防止并且減少一些婚姻方面違法現(xiàn)象的出現(xiàn)，而且能夠做到更加準(zhǔn)確、高效地獲取所需的各類信息，極大地提高工作效率。在婚姻檔案管理信息化進(jìn)程中，同時(shí)需要密切注意網(wǎng)絡(luò)管理的安全性、隱私性等問題，以確保公民的婚姻自由和個(gè)人隱私得到充分保護(hù)。

4　加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高婚姻登記檔案管理人員整體素質(zhì)

婚姻登記檔案管理的具體參與者與主要實(shí)施者，是婚姻登記檔案管理人員，該部分人員素質(zhì)如何，對(duì)于婚姻檔案管理工作成效起著非常重要的作用。讓每個(gè)人都有加油、充電的機(jī)會(huì)，會(huì)讓許多人職業(yè)能力有所提高，提高檔案人員專業(yè)素養(yǎng)和水平，能夠加速檔案工作的開展，因此，具體主管部門應(yīng)當(dāng)將婚姻登記檔案管理人員的培訓(xùn)與教育，擺在至關(guān)重要的位置。對(duì)于其業(yè)務(wù)能力的提高，可以采取多種方式進(jìn)行，如采取定期組織全體登記員集中學(xué)習(xí)和自學(xué)相結(jié)合，通過業(yè)務(wù)知識(shí)、案例分析、互相探討等形式開展學(xué)習(xí)，鼓勵(lì)登記員參加自考、函授等教育學(xué)習(xí)，不斷提高自身素質(zhì)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)，提升計(jì)算機(jī)操作技能。除了提升工作人員的專業(yè)技能，由于婚姻登記檔案信息涉及當(dāng)事人的各項(xiàng)隱私，因此檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的提升同樣至關(guān)重要，民政部門應(yīng)當(dāng)注意提高工作人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，保護(hù)好婚姻當(dāng)事人的各項(xiàng)利益。

5　對(duì)檔案管理人員進(jìn)行有效激勵(lì)，加強(qiáng)職責(zé)考核

美國(guó)哈佛大學(xué)心理學(xué)家威廉·詹姆士研究發(fā)現(xiàn)，一個(gè)沒有受到激勵(lì)的人，僅能發(fā)揮其能力的20%～30%，而當(dāng)他受到激勱時(shí)，其能力可以發(fā)揮至80%。職業(yè)認(rèn)同是指?jìng)€(gè)體對(duì)所從事職業(yè)的肯定性評(píng)價(jià)，是職業(yè)人發(fā)展的內(nèi)在激勵(lì)因素，是人們努力做好本職工作達(dá)成組織目標(biāo)的心理基礎(chǔ)。在堅(jiān)持“公平、公正、差別激勵(lì)、適時(shí)激勵(lì)”原則的基礎(chǔ)上進(jìn)行適當(dāng)激勵(lì)，能夠刺激檔案管理人員將積極的正面情緒轉(zhuǎn)化為具體的行動(dòng)，從而達(dá)到激勵(lì)的作用。同時(shí)，在堅(jiān)持公平、公正、公開原則的基礎(chǔ)上，建立健全婚姻登記檔案目標(biāo)管理責(zé)任制度，進(jìn)一步明確婚姻登記檔案工作所要達(dá)到的工作目標(biāo)與標(biāo)準(zhǔn)，著重從德能勤績(jī)等方面考核管理人員的工作表現(xiàn)與工作實(shí)績(jī)，從而調(diào)整檔案人員工作行為，使其始終保持飽滿的工作熱情，促使他們更加積極、主動(dòng)、規(guī)范地去完成各項(xiàng)工作。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.18.127

G275.9

A

1673-0194（2016）18-0186-01

2016-08-20