姚春華

（長春市南關區(qū)疾病預防控制中心，長春　130042）

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淺談疾控部門檔案信息化管理系統(tǒng)的建設

姚春華

（長春市南關區(qū)疾病預防控制中心，長春130042）

［摘要］首先從基層疾控部門檔案信息化管理所面臨的現(xiàn)狀入手，分析了目前基層疾控檔案管理部門不能實現(xiàn)檔案管理信息化的原因以及未來發(fā)展趨勢，其次闡述了基層疾控部門檔案信息化建設的核心內(nèi)容，指出檔案信息化管理的具體方法以及實施步驟，最后強調(diào)人才的培養(yǎng)是實現(xiàn)檔案信息化管理的關鍵。

［關鍵詞］疾控；檔案；信息化；管理

隨著我國疾病預防控制事業(yè)的發(fā)展和科技的進步，計算機及網(wǎng)絡技術在日常管理中的廣泛應用，各級疾控中心的檔案管理工作也正在向規(guī)范化、科學化的模式發(fā)展，利用計算機管理、儲存疾控機構在防病治病過程中形成的全部檔案，既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力，提高了工作效率；即方便使用者及時查找、閱讀、利用，又可以減少紙質(zhì)檔案的占用空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，要充分利用檔案管理軟件和網(wǎng)絡等現(xiàn)代化辦公設備，實現(xiàn)檔案管理的全信息化。本文就我中心檔案室在檔案管理信息化建設過程中的一些經(jīng)驗闡述如下，供大家參考。

1　基層疾控部門檔案信息化管理所面臨的形勢

目前大部分基層疾控部門檔案管理工作仍處于初級階段，仍沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，遠遠跟不上時代的要求。其中主要原因是：部分領導干部對檔案管理工作不夠重視，認為可有可無，認識不到檔案在管理活動中的重要性和必要性，不投入開發(fā)軟件的經(jīng)費，檔案工作人員又不具備熟練的計算機編程技術，所以造成檔案資源開發(fā)不足，導致檔案利用率不高。

現(xiàn)在，全球信息化的大趨勢促使以計算機技術、通信技術、網(wǎng)絡技術以及多媒體技術為基礎的網(wǎng)絡環(huán)境的形成，也應推動檔案管理現(xiàn)代信息化的進程，使檔案信息的形態(tài)從原來以紙質(zhì)文件、照片、錄音、錄像等為主，轉變?yōu)橐詳?shù)字形式為主。領導及工作人員獲取檔案信息的需求也將從原來到檔案室調(diào)閱案卷轉變?yōu)閺木W(wǎng)絡上索取信息；從查閱歷史文獻型檔案信息，轉變?yōu)閺V泛索取各種時效性較強的現(xiàn)行文件信息。

因此，做為基層檔案部門也要順應潮流，積極應對，盡快融入信息社會這個大環(huán)境，建立數(shù)字檔案，通過計算機網(wǎng)絡迅速實現(xiàn)信息共享，從而推動檔案信息化的有效發(fā)展。

2　基層疾控部門檔案信息化建設的核心內(nèi)容

2.1加強檔案信息化基礎設施建設

要實現(xiàn)檔案管理的信息化，基礎設施是首要的條件。我們必須要與時俱進，更新觀念，增強檔案管理現(xiàn)代化的意識。要了解檔案管理軟件、電子文件對計算機配置的需求，配置合適的計算機硬件系統(tǒng)，適當加大計算機內(nèi)存配置，對提高計算機的運行速度十分有利。選購標準的、合適的檔案管理軟件，檔案管理軟件系統(tǒng)的功能主要是檔案信息存儲、管理、統(tǒng)計、檢索和提供利用等。因此，在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中，應加大資金投入，加快硬件設備的建設、要建設專門的檔案庫房，及時配置檔案管理現(xiàn)代化所需要的計算機、掃描儀、移動硬盤（臨時備份檔案數(shù)據(jù)）、光盤、光盤刻錄機（定期做好檔案數(shù)據(jù)脫機備份，保證檔案數(shù)據(jù)安全）、檔案管理軟件、數(shù)碼相機、錄音、攝像設備、互聯(lián)網(wǎng)設備等現(xiàn)代化辦公設備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術在檔案管理中的應用。另一方面要加強檔案庫房的防潮、防蛀、防高溫、防火、防盜等保護設備，這些設備和技術的應用是檔案管理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容。

2.2加強檔案信息資源建設

檔案的信息資源既包括電子檔案、又包括已經(jīng)存在于檔案室、檔案室現(xiàn)有的信息資源和大量產(chǎn)生的電子文件及檔案數(shù)字后形成的圖形、圖像文件，也包括雙軌制階段作為紙質(zhì)檔案的電子化備份以及檔案目錄等。檔案信息資源的開發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務，其開發(fā)利用的程度是衡量檔案信息化水平的重要標志。檔案資源的數(shù)據(jù)積累及其集成有賴于檔案業(yè)務人員的收集、鑒定、整理（分類、篩選、編目、著錄）移交、接收（包含審核、檢驗、整理，即審核完整性、有效性和真實性）、歸檔（兩個重要轉移）。檔案人員要增強責任感，確保正在形成的信息資源不流失。

2.3加強建立檔案管理應用系統(tǒng)

檔案管理軟件系統(tǒng)是檔案工作者操作和使用的工具。檔案數(shù)字化其主要目的是利用計算機、掃描儀、圖像處理技術等現(xiàn)代信息技術將傳統(tǒng)介質(zhì)存儲的各類檔案，根據(jù)需要進行數(shù)字化處理，以積累數(shù)字檔案資源。檔案數(shù)字化工作主要有兩項：一是將傳統(tǒng)載體檔案目錄進行數(shù)字化，二是將檔案內(nèi)容進行數(shù)字化。前者是對載體檔案進行編目，將目錄信息錄入到計算機中，實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)的計算機管理和目錄信息的資源共享。后者是將室藏的紙質(zhì)、照片、錄音、錄像、縮微等檔案，通過掃描、加工、處理（包括去污處理、圖像處理、OCR等）轉變?yōu)閳D像、圖形、多媒體等數(shù)字格式的信息，存儲在網(wǎng)絡服務器中，利用計算機及信息系統(tǒng)為檔案利用者提供查詢、檢索和瀏覽等服務，提高檔案的利用效率。

2.4加強檔案信息化標準規(guī)范建設

建立健全檔案信息化建設的規(guī)章制度，我中心在編制適合自身需要的標準體系時充分參照國際標準規(guī)范、國家標準規(guī)范、地方標準規(guī)范、行業(yè)標準規(guī)范四大方面的因素，制定出一套適合自身需要的標準的規(guī)章制度。

3　加強檔案信息安全保障體系建設

國家對電子文件管理的要求是保存電子文件，同時歸檔紙質(zhì)文件。2003年國家檔案局關于《電子公文歸檔管理暫行辦法》中第七條規(guī)定：“電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。”電子文件是信息技術的產(chǎn)物，其制作及管理必須采取有效技術措施來確保它的安全。目前用來維護電子文件真實性的安全技術主要有：密鑰技術、簽署技術、消息認證、身份驗證、防火、防寫處理、加水印等技術措施。在管理策略上，最好采用異地備份，存用分離的管理模式。

電子文件是由人來制作和管理的：①對參與制作和管理的人員要進行思想、道德、品質(zhì)的審查；禁止那些道德品質(zhì)不好、工作不認真負責的人員參與電子文件制作和歸檔電子文件管理，這是從源頭上保證電子文件與歸檔電子文件的真實性、安全性的關鍵措施。②不斷進行思想教育，要養(yǎng)成認真負責的工作態(tài)度，一絲不茍的工作作風，精益求精的技術水平。③還應建立歸檔電子文件管理的崗位責任制，把責任和任務落實到每個人；保證電子文件從制作到歸檔管理的真實性、安全性和有效性。

4　檔案工作要有計劃和目標

收集歸檔電子文件是檔案管理工作的新課題。因電子文件信息記錄方式、存儲方式、利用方式都與紙質(zhì)文件不同，電子文件歸檔管理的方法、要求必然變化，必須根據(jù)數(shù)字信息與文件信息的特性，以新思路、新技術、新方法進行管理。

檔案工作的開展，有賴于檔案工作的主動性、前瞻性和科學指導性的檔案發(fā)展規(guī)劃。以后的方向，是檔案軟件從單機輔助管理、多人聯(lián)機應用，到向多系統(tǒng)協(xié)同辦公的方向發(fā)展，未來我國檔案管理軟件應與業(yè)務管理系統(tǒng)集成，實現(xiàn)處理業(yè)務工作與檔案管理工作整合，實時查看、利用電子文件檔案，將檔案系統(tǒng)作為業(yè)務信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)、知識倉庫建設，主動為業(yè)務信息系統(tǒng)提供檔案信息查詢、咨詢、分析服務，提供檔案知識服務。

電子文件的屬性決定了電子文件利用具有紙質(zhì)文件檔案無法比擬的優(yōu)勢，電子文件利用比紙質(zhì)文件檔案利用更方便、更快捷，可以跨越時間和空間條件的約束，在計算機網(wǎng)絡通達的地方就可以提供利用，坐在計算機前就可以查詢地球另一端國家檔案館的檔案信息。電子文件還可以做到文件信息資源共享，同一份電子文件可以同時提供多人利用，發(fā)揮文件信息的最大利用價值，這才是檔案信息化建設的最終目的。

5　加強檔案信息化人才培養(yǎng)

檔案管理人員沒有現(xiàn)代化意識，就會影響管理現(xiàn)代化的進程，縱使有一流的管理設施，也不能算檔案管理現(xiàn)代化。人力資源，是檔案信息化建設的關鍵，任何事情都是靠人來操作的，否則會影響著各個環(huán)節(jié)的速度和質(zhì)量。因此，要培養(yǎng)復合型的人才，既要通曉檔案專業(yè)知識，又應會計算機操作技能，更要懂得科學的管理方法。所以，要加強培養(yǎng)檔案人員駕馭現(xiàn)代化設備的能力，定期組織檔案人員去參加培訓、學習《計算機知識》、《檔案專業(yè)知識》，提高檔案人員的業(yè)務知識；學習探索檔案管理新模式；檔案工作人員更要增強工作責任感，要深刻認識到加強自身素質(zhì)修養(yǎng)的必要性，面對信息技術帶來的挑戰(zhàn)，努力學習掌握和提高應用計算機、網(wǎng)絡技術的能力和水平，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，只有這樣才能很好地應用檔案管理軟件管理好本單位的檔案。

以上僅僅是對檔案信息化管理系統(tǒng)建設工作的粗淺認識，但是只要我們不斷摸索，總結檔案信息化管理的規(guī)律，根據(jù)工作中普遍存在的問題制訂相應規(guī)范性的文件，對管理中的每個環(huán)節(jié)提出明確的要求，達到做有遵循，查有標準，使檔案信息化管理水平不斷得到提高，為防病機構實現(xiàn)信息一體化的管理模式奠定堅實的基礎。

主要參考文獻

［1］黎清.疾控機構檔案信息化建設淺析［J］.辦公室業(yè)務，2013（17）.

［2］季震南.對疾病預防控制部門檔案信息化的幾點思考［J］.實用預防醫(yī)學，2004，11（5）.

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.03.109

［中圖分類號］G271

［文獻標識碼］A

［文章編號］1673-0194（2016）03-0205-02

［收稿日期］2015-12-09