趙明霞

摘要：隨著時(shí)代的發(fā)展與科技的進(jìn)步，信息技術(shù)與人們的工作與生活的聯(lián)系越來(lái)越緊密，傳統(tǒng)的辦公方式逐漸被現(xiàn)代化的辦公手段取代，特別是在檔案管理方面，傳統(tǒng)的手工管理以及存檔、歸類(lèi)、整理與查詢(xún)已經(jīng)不能適應(yīng)新的工作需要。在中專(zhuān)學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展中，檔案管理是非常重要的組成部分，因此中專(zhuān)學(xué)校必須適應(yīng)檔案管理的新形勢(shì)，促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)與發(fā)展。文章根據(jù)新形勢(shì)下中專(zhuān)學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀，探討檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的思考。

關(guān)鍵詞：中專(zhuān)學(xué)校；檔案管理；現(xiàn)代化進(jìn)程

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大部分的檔案管理工作已脫離傳統(tǒng)的工作模式，中專(zhuān)學(xué)校也應(yīng)該適應(yīng)新的檔案工作形式，進(jìn)行大刀闊斧的改革，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的方式不斷地提高，促進(jìn)檔案管理的效率有效的提升。

一、中專(zhuān)學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化面臨的問(wèn)題

1.檔案管理的現(xiàn)代化與現(xiàn)代化設(shè)備的使用混為一談。在檔案管的工作中，有一些人有這樣的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，認(rèn)為促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化，就是大量的購(gòu)入現(xiàn)代化的設(shè)備，使用計(jì)算機(jī)、構(gòu)建檔案管理的網(wǎng)絡(luò)還有刻錄光盤(pán)等等，有人認(rèn)為這就是現(xiàn)代化了。還有一些人認(rèn)為，檔案管理的現(xiàn)代化需要資金、人才，只有具有重點(diǎn)大學(xué)資格的學(xué)校才可以籌建，中專(zhuān)學(xué)校缺錢(qián)、缺人、卻設(shè)備，沒(méi)有辦法進(jìn)行現(xiàn)代化的管理活動(dòng)，這些都是對(duì)檔案管理現(xiàn)代化存在誤解的現(xiàn)象，不是有課現(xiàn)代化設(shè)備就是現(xiàn)代化，消極等待也沒(méi)有辦法促進(jìn)現(xiàn)代化的管理。檔案管理的現(xiàn)代化，是指在現(xiàn)代管理的基礎(chǔ)上，運(yùn)用現(xiàn)代管理的思想、技術(shù)、設(shè)備、方法對(duì)檔案工作實(shí)行科學(xué)管理，提高管理工作的效率。

2.檔案管理的現(xiàn)代化缺乏專(zhuān)業(yè)人才。檔案管理有效實(shí)施現(xiàn)代化的前提就是要具有專(zhuān)業(yè)的人才，擁有能夠操作現(xiàn)代技術(shù)與現(xiàn)代管理知識(shí)的人才，他們要具有先進(jìn)的科學(xué)文化知識(shí)，能夠?qū)π碌墓芾碓O(shè)備進(jìn)行使用、維護(hù)與更新，要具有較高的文化素養(yǎng)。但是在當(dāng)前的中專(zhuān)檔案管理工作中，缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，工作人員的學(xué)歷一般都是大專(zhuān)學(xué)歷，嚴(yán)重影響檔案管理的現(xiàn)代化，甚至有的中專(zhuān)院校中，工作人員都是退休人員或者是臨時(shí)人員，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)缺乏了解，他們?cè)谥饔^上對(duì)現(xiàn)代化的管理技術(shù)產(chǎn)生抵觸的情緒，阻礙檔案管理的現(xiàn)代化。

3.檔案管理的現(xiàn)代化的資金投入不足。中專(zhuān)學(xué)校要一般都會(huì)將工作的重點(diǎn)與資金的投入放在教學(xué)工作、招生工作、學(xué)生管理工作上，因此檔案管理工作的資金投入比較少，主要靠政府的財(cái)政支持，但是由于社會(huì)上人們的檔案意識(shí)都比較低，人們比較注重經(jīng)濟(jì)利益，對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案的資金投入也不足，現(xiàn)代化設(shè)備的購(gòu)買(mǎi)力不足，造成了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程受到阻礙。

4.檔案管理發(fā)展不均衡。各個(gè)學(xué)校、各個(gè)地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不一致，各個(gè)地區(qū)中專(zhuān)學(xué)校的檔案管理水平也不一致，檔案管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，沒(méi)有辦法構(gòu)建統(tǒng)一的檔案網(wǎng)絡(luò)。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)都促進(jìn)名牌大學(xué)的現(xiàn)代化管理，一些中小城市，縣級(jí)城市以及偏遠(yuǎn)地區(qū)的現(xiàn)代化管理比較慢，這種管理現(xiàn)狀影響檔案管理現(xiàn)代化的整體進(jìn)程。

二、加強(qiáng)中專(zhuān)學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化的對(duì)策

1.加強(qiáng)檔案管理的宣傳，提高對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)。要通過(guò)培訓(xùn)和教育，加強(qiáng)人們對(duì)檔案管理工作的重視程度，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化的意義與作用。開(kāi)展豐富多彩、形式多樣的活動(dòng)形式，糾正人們對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的糊涂認(rèn)識(shí)，提高全面性的檔案意識(shí)，加強(qiáng)在職人員的培訓(xùn)與再教育，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的本質(zhì)意義。

2.加大檔案管理的資金投入。在檔案管理中，加大資金投入是實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵所在。因此可以在全國(guó)范圍內(nèi)開(kāi)展檔案工作的交流與合作，讓先進(jìn)的地區(qū)帶動(dòng)后進(jìn)地區(qū)，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，共同進(jìn)步、共同提高。同時(shí)各個(gè)中專(zhuān)學(xué)校在自身學(xué)校建設(shè)的基礎(chǔ)上，加大資金的支持，引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的人才與設(shè)備，促進(jìn)檔案管理環(huán)境的改善，為檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)施打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.數(shù)字檔案管理的建立。數(shù)字檔案管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理是相對(duì)立的概念，為檔案管理提出了一個(gè)新的方向。在信息技術(shù)如此發(fā)達(dá)的今天，各個(gè)學(xué)校都有自身的校園網(wǎng)絡(luò)，學(xué)校內(nèi)部許多管理工作已經(jīng)放在網(wǎng)絡(luò)化的層面上進(jìn)行，數(shù)字檔案管理的建立也有了許多堅(jiān)實(shí)的保障。我們可以借助計(jì)算機(jī)與多媒體技術(shù)，將檔案管理工作與服務(wù)工作進(jìn)行數(shù)字化。檔案的數(shù)字化管理，主要包括檔案的收集、整理、保管、利用等等。在信息錄入的環(huán)節(jié)，就是將教職工、學(xué)生的檔案分門(mén)分類(lèi)的鏡子能夠整理，錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，然后進(jìn)行整理，還要將這些信息氛圍保密資料與非保密資料，非保密的資料編輯到一塊，設(shè)置查詢(xún)功能，對(duì)于保密的檔案，需要設(shè)置使用權(quán)限。需要注意的是，建立電子化、數(shù)字化的檔案管理，不意味著拋棄傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，紙質(zhì)檔案是電子檔案的管理依據(jù)，是原始證據(jù)，紙質(zhì)檔案要管理完整并且與電子檔案同步更新。需要注意的，電子化的檔案管理需要更高層次的網(wǎng)絡(luò)安全，防止被偷、被盜、被篡改信息的現(xiàn)象，還有數(shù)據(jù)的備份工作，也要給與高度的重視。

2.推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程應(yīng)該注意的問(wèn)題。檔案管理的現(xiàn)代化為檔案管理指明了方向，但是也為檔案管理帶來(lái)了一些新的問(wèn)題。首先，各個(gè)中專(zhuān)學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)人要具有改革檔案管理的魄力與決心，檔案管理的現(xiàn)代化是一個(gè)長(zhǎng)期的、復(fù)雜的過(guò)程，改革與變動(dòng)的幅度比較大，后期的設(shè)備的使用、維護(hù)與更新的工作也比較復(fù)雜，這些都需要領(lǐng)導(dǎo)者、管理者以及工作人員的耐心與決心，為檔案管理的現(xiàn)代化營(yíng)造安全的、穩(wěn)定的工作環(huán)境。同時(shí)，檔案管理人員的基礎(chǔ)知識(shí)與技能、工作素質(zhì)、現(xiàn)代化的管理知識(shí)，都需要進(jìn)行再教育與培訓(xùn)，大部分的中專(zhuān)院校檔案管理人員的素質(zhì)都有待提升，影響檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程中，還有一個(gè)非常重要的問(wèn)題就是網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，這個(gè)問(wèn)題需要強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)技術(shù)支持，因此在檔案現(xiàn)代化進(jìn)程中，要設(shè)立專(zhuān)門(mén)的計(jì)算機(jī)部門(mén)，及時(shí)的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題，保障檔案信息資料具有安全性。

總而言之，在當(dāng)前中專(zhuān)院校發(fā)展中，檔案管理工作具有重要的作用與意義。因此中專(zhuān)學(xué)校要順應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，促進(jìn)檔案管理工作逐漸走向信息化，現(xiàn)代化，為檔案管理工作的開(kāi)展提供強(qiáng)有力的資金、人力、財(cái)力、設(shè)備上的支持，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的提高，促進(jìn)檔案管理工作的有效開(kāi)展。

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