吳立娜

摘要：高校辦公室是高校管理工作中最重要的行政管理組織，是加強(qiáng)學(xué)生和教師溝通的重要橋梁，在校園管理工作中起著承上啟下的作用。在科教興國(guó)和教育體制改革的影響下，社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)我國(guó)高校發(fā)展提出了新的要求，要求的其中之一是提升高校辦公室的管理服務(wù)能力。文章在闡釋高校辦公室職能及其工作特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，分析現(xiàn)階段高校辦公室管理存在的問題，并針對(duì)高校辦公室管理難點(diǎn)為如何優(yōu)化高校辦公室的管理進(jìn)行策略分析。

關(guān)鍵詞：高校辦公室；管理；難點(diǎn)；優(yōu)化方式

在“科教興國(guó)”戰(zhàn)略的發(fā)展實(shí)施下，我國(guó)高校的教育管理機(jī)制、管理模式和管理理念等得到了新的發(fā)展。高校辦公室作為一個(gè)綜合性很強(qiáng)的管理機(jī)構(gòu)，是對(duì)學(xué)校各種關(guān)系問題處理和協(xié)調(diào)的紐帶，具有重要的職能作用。高校辦公室管理水平的優(yōu)劣直接影響到全校師生對(duì)校園發(fā)展的評(píng)價(jià)，也對(duì)高校各項(xiàng)管理工作的開展起到重要作用。在新課改的深入發(fā)展下，高校辦公室的管理工作實(shí)現(xiàn)了細(xì)化發(fā)展，在細(xì)化的同時(shí)對(duì)高校辦公室管理水平提出了新的要求，為此文章針對(duì)高校辦公室管理的重難點(diǎn)，為如何優(yōu)化高校辦公室管理進(jìn)行策略分析。

一、高校辦公室的管理職能

高校辦公室的管理職能具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）高校辦公室的管理服務(wù)職能

高校辦公室的管理服務(wù)職能涉及范圍很廣，一般體現(xiàn)在校園的交際活動(dòng)、校園的科研活動(dòng)以及校園的教學(xué)活動(dòng)等。高校的辦公室管理職能是高校綜合管理機(jī)構(gòu)，通過管理職能的履行能夠保證高校教育教學(xué)的穩(wěn)定發(fā)展，促進(jìn)高校學(xué)術(shù)交流的順利進(jìn)行。

（二）高校辦公室的管理綜合職能

高校辦公室是高校管理系統(tǒng)中的核心，對(duì)高校各項(xiàng)活動(dòng)的開展具有重要的促進(jìn)和調(diào)節(jié)作用，具有良好的綜合協(xié)調(diào)效能。在高校管理中，很多事情都需要高校辦公室的綜合職能發(fā)揮作用，比如學(xué)校的教學(xué)資源調(diào)節(jié)問題、課程協(xié)調(diào)安排問題等。

（三）高校辦公室的管理參謀職能

高校領(lǐng)導(dǎo)作出的決策一般需要高校辦公室提出意見。具體表現(xiàn)為高校辦公室在綜合考慮多種因素之后，在校園內(nèi)部開展組織調(diào)查，對(duì)獲得的真實(shí)信息進(jìn)行分析，從而為高校領(lǐng)導(dǎo)的管理意見提供指導(dǎo)性建議，促進(jìn)決策的科學(xué)性和合理性。

二、高校辦公室的管理工作存在的難點(diǎn)

（一）高校辦公室管理的運(yùn)行發(fā)展機(jī)制不完善

第一，激勵(lì)機(jī)制不具備，忽視了人才的發(fā)展需求。激勵(lì)機(jī)制的設(shè)定能夠在很大程度上調(diào)動(dòng)員工工作的積極性，但是現(xiàn)階段高校辦公室管理工作中，不具備相應(yīng)的辦公室管理人員激勵(lì)獎(jiǎng)懲機(jī)制，導(dǎo)致辦公室工作人員的工作積極性不高、工作效率低下。第二，辦公室的管理理念受學(xué)校體制的束縛。高校的辦學(xué)理念和制度發(fā)展建設(shè)要求等對(duì)高校辦公室管理機(jī)制具有重要影響，表現(xiàn)在辦公室機(jī)制內(nèi)部組織的安排、員工分工、工作進(jìn)展、資源利用等。高校辦公室作為高校管理重點(diǎn)，其發(fā)展會(huì)深受各種體制的影響。第三，高校辦公室管理缺乏理論支持、管理手段形式單一化。高校辦公室管理大多是秉承的是原有的理念和方法，沒有對(duì)管理手段好方式進(jìn)行積極的創(chuàng)新，只是在被動(dòng)地進(jìn)行改革。

（二）高效辦公室工作人員素質(zhì)偏低

高校辦公室管理人員是管理工作的主體，其思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力等對(duì)管理工作具有重要意義。但是現(xiàn)階段高校辦公室工作人員的各方面素質(zhì)普遍較低，且人才隊(duì)伍發(fā)展上呈現(xiàn)了一種失衡的狀態(tài)。很多高校辦公室的管理人員都是直接招聘的本學(xué)校畢業(yè)學(xué)生，不具備一定的工作經(jīng)驗(yàn)，基本素質(zhì)能力和水平不高。

（三）高校辦公室的工作環(huán)境不理想

高校辦公室管理工作現(xiàn)階段的工作條件不理想，表現(xiàn)為受到資金政策的影響，高校辦公室的硬件設(shè)施不完善，使用的辦公室應(yīng)用設(shè)備較為陳舊，沒有及時(shí)進(jìn)行更新。

三、高校辦公室的管理工作難點(diǎn)的優(yōu)化策略

（一）完善辦公室管理的運(yùn)行機(jī)制建設(shè)

第一，建立健全長(zhǎng)效激勵(lì)機(jī)制。為了保證高校辦公室管理的穩(wěn)定發(fā)展，提高管理工作效率。高校需要針對(duì)辦公室管理人員的實(shí)際工作情況建立一種長(zhǎng)效的激勵(lì)機(jī)制，進(jìn)而在最大程度上提升工作人員的工作積極性。同時(shí)，在對(duì)辦公室管理人員進(jìn)行考核時(shí)，需要采用一種民主、客觀的考核方式，并將辦公室工作人員的考核結(jié)果和他的績(jī)效進(jìn)行掛鉤。第二，更新高校辦公室管理理念，樹立一種競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。高校管理發(fā)展的本質(zhì)是為了實(shí)現(xiàn)教育目標(biāo)對(duì)教學(xué)資源進(jìn)行合理的規(guī)劃發(fā)展。高校的辦公室管理在一定程度上和企業(yè)管理相似，都需要從微觀和宏觀兩個(gè)方面進(jìn)行，思想的科學(xué)性是管理的重要基礎(chǔ)，為此，高校辦公室管理需要樹立一種積極的企業(yè)管理思想，通過機(jī)制的建立對(duì)工作人員進(jìn)行約束，促進(jìn)管理發(fā)展。

（二）提升高校辦公室工作人員的基本素質(zhì)

高校辦公室工作人員是高校辦公室管理的主體，其素質(zhì)的高低對(duì)高校辦公室管理工作具有重要影響。這對(duì)現(xiàn)階段高校辦公室管理人員素質(zhì)不高的問題，需要從以下幾方面提升他們的素質(zhì)：第一，提升工作人員的思想政治和職業(yè)道德水平。首先，辦公室工作人員要提高思想認(rèn)識(shí)，不斷加強(qiáng)自身思想政治和科學(xué)文化的建設(shè)發(fā)展。加強(qiáng)對(duì)工作性質(zhì)及相關(guān)內(nèi)容的學(xué)習(xí)了解。其次，辦公室工作管理人員要具有良好職業(yè)道德素質(zhì)，提升自己對(duì)工作的熱愛。第二，辦公室工作人員彼此之間要加強(qiáng)學(xué)習(xí)交流，提升自己的業(yè)務(wù)水平。

（三）加強(qiáng)對(duì)辦公室工作環(huán)境條件的改善

第一，加強(qiáng)對(duì)辦公環(huán)境的改善，增添必要的辦公設(shè)施。我國(guó)高校發(fā)展中，在外部環(huán)境條件下，除了一些新建的校區(qū)，大多存在辦公面積小、設(shè)施不完善的現(xiàn)象。這種辦公條件在社會(huì)信息化的不斷發(fā)展下無法滿足高校辦公室管理的發(fā)展需求。因此要求高校撥款來完善辦公室辦公條件，使得每一個(gè)辦公室工作人員能夠具有獨(dú)立的工作空間和自己的辦公用品。第二，提升高校辦公室管理的信息技術(shù)水平。高校辦公室工作效率水平的提升需要實(shí)現(xiàn)對(duì)網(wǎng)絡(luò)化辦公管理手段的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的處理和應(yīng)用，從而在節(jié)省人力、物力和財(cái)力的基礎(chǔ)上提升辦公室管理效率。

總結(jié)：

綜上所述，高校辦公室管理工作在高校的一切 工作中具有重要的銜接作用，對(duì)高校管理工作發(fā)展全局具有重要影響意義，為此要求高校領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)對(duì)辦公室管理工作發(fā)展的重視，采用一切手段及時(shí)攻克辦公室管理發(fā)展中存在的問題，提升辦公室管理工作人員的素質(zhì)和能力，加強(qiáng)對(duì)管理機(jī)制的健全發(fā)展，加快對(duì)辦公室工作條件的改善，從而不斷促進(jìn)高校辦公室管理的穩(wěn)定、健康發(fā)展。

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