張思文

淺談電子文件管理系統(tǒng)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)

張思文

當(dāng)今社會(huì)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的辦公走向了網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化和信息化，電子文件也隨之大量產(chǎn)生。人們?yōu)榱擞行У毓芾黼娮游募?，保證電子文件的行政有效性和法律憑證作用，設(shè)計(jì)實(shí)施了電子文件管理系統(tǒng)。隨著電子文件管理系統(tǒng)的大量應(yīng)用，如何評(píng)價(jià)一個(gè)電子文件管理系統(tǒng)是十分必要的。對(duì)于一個(gè)單位來說，電子文件管理系統(tǒng)的好壞直接關(guān)系到文件形成單位和檔案機(jī)構(gòu)或部門管理電子文件的效率的高低，也直接影響著他們管理電子文件的質(zhì)量。

電子文件管理系統(tǒng)有狹義和廣義之分。廣義的電子文件系統(tǒng)是指包括所有與電子文件有關(guān)的技術(shù)、管理、法律、標(biāo)準(zhǔn)、人員等有關(guān)因素在內(nèi)，以保證電子文件的行政有效性和法律證據(jù)性，保證電子文件的科學(xué)管理和高效利用為目的的信息系統(tǒng)。狹義的電子文件管理系統(tǒng)是以信息技術(shù)為支持，能夠?qū)C(jī)構(gòu)內(nèi)產(chǎn)生的電子文件、檔案部門保存的電子檔案進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)完善的管理，保證電子文件的行政有效性和法律證據(jù)性的計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)，尤其是指相應(yīng)的軟件程序。本文采用狹義的概念，從電子文件管理系統(tǒng)的內(nèi)在要求和外在要求兩個(gè)方面評(píng)價(jià)電子文件管理系統(tǒng)。

一、內(nèi)在要求

電子文件管理系統(tǒng)的內(nèi)在要求是指電子文件管理系統(tǒng)本身應(yīng)具有的功能、性能等滿足用戶使用的能力，即能夠使用戶順利進(jìn)行電子文件管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。它是用戶決定是否使用該電子文件管理系統(tǒng)的的關(guān)鍵，也是評(píng)價(jià)一個(gè)電子文件管理系統(tǒng)好壞的前提條件。具體可以從以下幾個(gè)方面來評(píng)價(jià)其內(nèi)在要求。

1.電子文件處理的功能需求

電子文件管理系統(tǒng)就是處理電子文件的整個(gè)生命周期活動(dòng)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)電子文件的全程管理。其電子文件處理功能也是內(nèi)在要求的最重要的方面。

一般而言可以從以下幾個(gè)方面具體來評(píng)價(jià)：電子產(chǎn)生、處理、收集、鑒定、保存、利用等。各個(gè)企事業(yè)單位要根據(jù)自己處理電子文件的業(yè)務(wù)流程對(duì)系統(tǒng)的各個(gè)相應(yīng)的電子文件處理功能模塊進(jìn)行評(píng)價(jià)。例如在電子文件的收集中，電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)保證電子文件所有的相關(guān)信息，即電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息，當(dāng)然這也包括有關(guān)的日志信息以整體的形式提供利用。又如在文件保存方面，系統(tǒng)應(yīng)該記錄文件的任何一次轉(zhuǎn)存，轉(zhuǎn)存的時(shí)間、執(zhí)行者、原位置和現(xiàn)位置。

需要注意的是，各個(gè)企事業(yè)單位或部門應(yīng)該根據(jù)自身的實(shí)際情況對(duì)系統(tǒng)與自己本機(jī)構(gòu)職能密切相關(guān)的處理功能給予特別關(guān)注。例如檔案館，在電子文件的保存和利用上可能相比其他的單位會(huì)注意更多的功能細(xì)節(jié)，此時(shí)就要對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的歸檔保存功能進(jìn)行更為嚴(yán)格的評(píng)價(jià)。

2.性能

軟件的性能是軟件的一種非功能特性，它關(guān)注的不是軟件是否能夠完成特定的功能，而是在完成該功能時(shí)展現(xiàn)出來的及時(shí)性。它通常包括以下指標(biāo)：響應(yīng)時(shí)間、吞吐量、并發(fā)用戶數(shù)、資源利用率等。

這幾項(xiàng)指標(biāo)反映了電子文件管理系統(tǒng)對(duì)多人同時(shí)登陸辦公的承載能力。一個(gè)單位在同一時(shí)間段，必定有多個(gè)工作人員同時(shí)登陸該系統(tǒng)進(jìn)行辦公，此時(shí)若電子文件系統(tǒng)不能滿足多人同時(shí)操作，出現(xiàn)系統(tǒng)性能不穩(wěn)甚定至崩潰的情況，就會(huì)大大降低工作效率，嚴(yán)重的會(huì)造成辦公系統(tǒng)的癱瘓。

一個(gè)單位不能一味地追求高性能。因?yàn)橄到y(tǒng)的高性能對(duì)硬件等相關(guān)配套設(shè)施也會(huì)提出較高的要求，從而會(huì)加大單位對(duì)此的投入，增加了系統(tǒng)的成本。在評(píng)價(jià)電子文件管理系統(tǒng)的性能時(shí)要本著最適原則，即在允許的范圍內(nèi)，盡可能挖掘硬件設(shè)備的能力，發(fā)揮軟件最大效用。

3.兼容性

由于軟件的開發(fā)和運(yùn)行常常依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，受到一定的硬件限制，并且不同程度的依賴于計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)，因此電子文件管理系統(tǒng)必須具備一定的兼容性，這也是關(guān)系到用戶能否正常使用該系統(tǒng)的關(guān)鍵。這包括以下三個(gè)方面：

（1）不同電子文件管理系統(tǒng)的兼容性

由于不能確保所有的單位都用一樣的電子文件管理系統(tǒng)，因此當(dāng)電子文件在不同的電子文件管理系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)時(shí)，要保證該系統(tǒng)對(duì)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景正確的讀取和保存，以保證文件的真實(shí)性，完整性。這就對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的兼容性具有較高的要求。例如，安徽省檔案局使用的是龍訊協(xié)同辦公系統(tǒng)，而合肥市國(guó)家稅務(wù)局使用的是通達(dá)的OA辦公系統(tǒng)，這兩個(gè)系統(tǒng)由于不是相同的辦公系統(tǒng)，但是有了便于兩個(gè)單位的交流，兩個(gè)系統(tǒng)必須能實(shí)現(xiàn)二者的溝通，實(shí)現(xiàn)兼容。類似地，不同的電子文件管理系統(tǒng)也應(yīng)該具有相應(yīng)的或更強(qiáng)大的功能，因?yàn)殡娮游募€存在者電子文件的歸檔問題。

（2）對(duì)不同的操作系統(tǒng)的兼容性

電子文件管理系統(tǒng)必須安裝于一定的操作系統(tǒng)中，而不同的操作系統(tǒng)對(duì)軟件的要求是各不相同的，即使是同類型的操作系統(tǒng)，其不同版本的操作系統(tǒng)對(duì)軟件的要求也是不同的，如WINDOWS系列的XP、WIN7。

（3）對(duì)舊版本管理系統(tǒng)的兼容性

電子文件管理系統(tǒng)必須具有利用舊版本數(shù)據(jù)庫信息的功能。這種功能至少能反向兼容最近的一個(gè)舊版本。兼容舊版本的電子文件管理系統(tǒng)可以延緩軟件的荒廢期，使文件可讀性時(shí)間延長(zhǎng)，有利于電子文件的保存和利用。

4.符合法律法規(guī)或相關(guān)的規(guī)章制度

電子文件系統(tǒng)因涉及軟件、檔案、文書、保密等多個(gè)方面的要求，因此評(píng)價(jià)其是否符合法律法規(guī)或相關(guān)的規(guī)章制度時(shí)，應(yīng)找準(zhǔn)其定位，以其準(zhǔn)確的定位為基礎(chǔ)開展相應(yīng)的法規(guī)制度評(píng)價(jià)。

5.界面友好

計(jì)算機(jī)是一種人機(jī)交互能力極強(qiáng)的工具，軟件界面設(shè)計(jì)的友好與否對(duì)使用者的情緒和狀態(tài)有很大的影響。因此，軟件的界面必須符合人性化設(shè)計(jì)。

二、外在要求

電子文件管理系統(tǒng)的外在要求是指電子文件管理系統(tǒng)能夠滿足用戶業(yè)務(wù)辦公需求以外的要求。外在要求可以從整體方面去評(píng)價(jià)于電子文件管理系統(tǒng)，而不像內(nèi)在要求一樣傾向于某個(gè)具體功能。一般可從以下幾個(gè)方面來評(píng)價(jià)其外在要求。

1.易于培訓(xùn)

一個(gè)新的系統(tǒng)投入使用前，為了更好地發(fā)揮電子文件管理系統(tǒng)的效用，就要對(duì)用戶進(jìn)行培訓(xùn)。若在培訓(xùn)時(shí)，系統(tǒng)容易被用戶接受，能夠很快被用戶掌握，必將大大減少培訓(xùn)時(shí)間，有利于新系統(tǒng)的實(shí)施，也能減少相應(yīng)的成本。

2.成本

對(duì)于任何單位對(duì)一個(gè)項(xiàng)目或是一項(xiàng)活動(dòng)都會(huì)有相應(yīng)的預(yù)算，都希望以最小的消耗換取最大的收益，因此成本的控制是十分必要和重要的。評(píng)價(jià)一個(gè)電子文件管理系統(tǒng)當(dāng)然離不開對(duì)其成本的評(píng)價(jià)。

這里成本應(yīng)包含兩個(gè)階段的成本：（1）軟件安裝使用前的成本。若一個(gè)單位參與開發(fā)電子文件管理系統(tǒng)，此時(shí)此階段的軟件的成本就是該單位研發(fā)的投入。若單位只是直接從其他公司購(gòu)買已經(jīng)開發(fā)好的系統(tǒng)，此時(shí)其成本就是該單位的購(gòu)買費(fèi)用。（2）軟件安裝使用階段的成本。它指的是軟件在使用時(shí)由于要進(jìn)行維護(hù)或升級(jí)更新而不得不進(jìn)行投入的資金。

在評(píng)價(jià)系統(tǒng)的成本時(shí)，必須考慮這兩階段的成本。不能只顧一個(gè)階段，而忽視另一個(gè)階段。比如一味追求第一階段的低成本，而忽略后一階段的成本，就可能出現(xiàn)在軟件系統(tǒng)使用過程中，需要投入大量的精力，財(cái)力進(jìn)行對(duì)系統(tǒng)的改造升級(jí)，得不償失。

3.便于升級(jí)和維護(hù)

任何一個(gè)軟件系統(tǒng)都不可避免地存在漏洞，因此需要對(duì)其進(jìn)行升級(jí)和維護(hù)，使用戶更好、更安全地使用該系統(tǒng)。一個(gè)軟件系統(tǒng)在后期的使用過程中，若這方面的需求能夠得到及時(shí)有效的解決，那么這個(gè)系統(tǒng)也就能更好地得到用戶的認(rèn)可。

4.系統(tǒng)的提供者

電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)者的專業(yè)性，尤其是與電子文件相關(guān)的專業(yè)性，也直接關(guān)系到電子文件管理系統(tǒng)的優(yōu)劣。相比于一個(gè)非專業(yè)的系統(tǒng)開發(fā)者，專業(yè)性強(qiáng)的開發(fā)者更了解電子文件管理的業(yè)務(wù)流程及與其相關(guān)的事項(xiàng)，其開發(fā)出來的系統(tǒng)也能更好地滿足用戶的需求。

三、結(jié)語

評(píng)價(jià)一個(gè)電子文件管理系統(tǒng)需要考慮的因素有很多，各個(gè)單位和部門對(duì)其側(cè)重點(diǎn)也會(huì)有所不同，并且隨著信息技術(shù)的發(fā)展和外部環(huán)境的變化，其相應(yīng)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)也會(huì)改變。電子文件管理人員應(yīng)及時(shí)地對(duì)電子文件管理系統(tǒng)進(jìn)行評(píng)價(jià)，及時(shí)調(diào)整以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，以更好地實(shí)現(xiàn)電子化辦公

（作者單位：淮委治淮檔案館233001）

（專欄編輯：周權(quán)）