張曉琴

精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的運用

張曉琴

檔案管理在醫(yī)院管理中屬于核心組成部分，同時也是非常重要的一個管理環(huán)節(jié)，早在1998年5月南平市第一醫(yī)院正式提出醫(yī)院檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，設(shè)立分管領(lǐng)導(dǎo)，檔案管理小組，成立綜合檔案室，并逐步完善了管理網(wǎng)絡(luò)、各項規(guī)章制度和實施方案，在檔案員和全體兼職檔案工作共同努力下，于2000年9月順利通過省一級檔案管理達(dá)標(biāo)單位。隨著醫(yī)學(xué)技術(shù)與醫(yī)療水平不斷進步與發(fā)展，醫(yī)院檔案管理的力度也在不斷加大，方法與時俱進，因此傳統(tǒng)檔案管理模式不能滿足現(xiàn)在的醫(yī)院檔案管理需求。文章旨在探討醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用精細(xì)化管理的工作體會，包括精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案歸檔、管理制度建設(shè)等方面的應(yīng)用，希望能夠指導(dǎo)相關(guān)工作者的醫(yī)院檔案管理。

精細(xì)化管理；醫(yī)院檔案管理；應(yīng)用分析

如今，醫(yī)療技術(shù)不斷進步，醫(yī)院管理主要朝著綜合化、信息化與精細(xì)化的方向發(fā)展，因此精細(xì)化管理可滿足醫(yī)院對工作人員檔案管理的基本要求。精細(xì)化管理為目前較為先進的一種管理理念，可體現(xiàn)數(shù)據(jù)化、標(biāo)準(zhǔn)化與程序化等特點，也可顯著提高檔案管理質(zhì)量，還可提高管理人員服務(wù)質(zhì)量與工作效率。本院于2014年起在醫(yī)院管理中應(yīng)用精細(xì)化管理，工作體會如下。

1 醫(yī)院檔案管理重要性

醫(yī)院檔案主要指醫(yī)院的日常工作記錄。這是醫(yī)院全部醫(yī)療人員正常開展醫(yī)療護理工作的重要依據(jù)，因而管理質(zhì)量的優(yōu)劣對醫(yī)院日常工作效率與工作質(zhì)量存在直接性的影響[1]。醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)切實做好自己的本職工作，通過紙張、光盤與影音等媒介詳細(xì)記錄醫(yī)院日常管理、研究與醫(yī)療的過程。在醫(yī)院日常管理至關(guān)重要的環(huán)節(jié)中，檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識到醫(yī)院檔案是醫(yī)院同外界的基本溝通，也是確保自身利益的核心方式。由于近些年企業(yè)管理出現(xiàn)很大的變化，醫(yī)院檔案管理力度也在不斷的加大，因此醫(yī)院管理人員需要采取科學(xué)合理的方式革新醫(yī)院檔案管理模式，從而加強對醫(yī)院檔案管理工作。許建偉等[2]指出，精細(xì)化管理主要借鑒了20世紀(jì)70年代日本豐田公司“精益生產(chǎn)”的管理理念，即提倡生產(chǎn)者站在客戶的角度思考問題，掌握客戶的需求，盡可能地避免在生產(chǎn)作業(yè)中的非價值工作，從而提高生產(chǎn)效率。南平市第一醫(yī)院在醫(yī)院檔案管理過程中引用精細(xì)化管理，同時對醫(yī)院全部檔案作出合理的分類與有效的管理，使醫(yī)院檔案的調(diào)取更為便捷。此外，醫(yī)院檔案匯總統(tǒng)計中應(yīng)用信息化理念與計算機技術(shù)促進醫(yī)院檔案“大數(shù)據(jù)庫”的形成，也保障醫(yī)護人員日常工作有豐富、真實的數(shù)據(jù)支持，同時也提升了醫(yī)院工作者的工作質(zhì)量。

2 檔案管理中存在問題

2.1 管理體制問題

利用精細(xì)化管理中的PDCA循環(huán)法發(fā)現(xiàn)，在現(xiàn)階段有些科室或部門還保留著落后的檔案管理體制，這極易出現(xiàn)管理混亂與檔案丟失等問題。若發(fā)生檔案管理問題，則能夠進一步影響醫(yī)院醫(yī)療人員的相關(guān)工作，也有可能直接影響醫(yī)學(xué)研究的開展，同時對整個醫(yī)院醫(yī)療管理的質(zhì)量造成了影響。因此，落后的檔案管理體制可為醫(yī)院工作人員帶來很多的麻煩，也可顯著降低其工作效率。

2.2 檔案歸檔問題

在檔案歸檔時容易存在收集效率低、歸檔錯誤等問題。若醫(yī)院日常管理缺乏統(tǒng)一、規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)或檔案管理模式，則直接導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理效率低、檔案內(nèi)容雜亂、管理混亂等問題[3]。如果醫(yī)院管理人員不重視醫(yī)院檔案管理，那么檔案的立卷與歸檔也存在問題。同時，醫(yī)院檔案的作用無法得到充實的發(fā)揮，醫(yī)院管理效率與管理質(zhì)量很難得到提高。

3 精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

3.1 醫(yī)院檔案歸檔精細(xì)化管理

檔案管理人員應(yīng)利用精細(xì)化理念，并在醫(yī)院檔案歸檔與整理的過程中加以運用，盡可能結(jié)合醫(yī)院實際情況收集整理檔案，保障歸檔時全部醫(yī)院檔案的完整性和科學(xué)性。對于類型不同的檔案，應(yīng)采取不同的方案和手段完成檔案的收集管理，必須保證檔案類別清晰。根據(jù)檔案等級與類別的不同，進行有效的分類歸檔，同時完整記錄檔案歸檔過程，不能出現(xiàn)檔案損壞、丟失或歸檔錯誤[4]。僅2016年，我院就歸檔文書檔案400件（其中永久260件，長期45件，10年95件），基建30盒，病案檔案52 468卷，會計12冊等。在精細(xì)化檔案管理下，我院還實行病歷檔案電子數(shù)據(jù)化管理，醫(yī)院檔案管理的完整性、細(xì)致性與條理性應(yīng)得到充分的展現(xiàn)，醫(yī)院檔案管理質(zhì)量有了明顯的提高。此外，應(yīng)高度重視檔案管理工作，加強對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，做到組織到位，認(rèn)識到位，措施到位。在檔案設(shè)施方面舍得投入，即使醫(yī)院辦公用房十分緊張，病案室也改擴建新增200 m2。設(shè)立綜合檔案室室藏：文書檔案、科技檔案（科研、基建檔案）、會計檔案、音像檔案、實物檔案五大類。人事檔案在人事科保存。設(shè)備檔案及病案檔案有專門檔案室保存。同時撥出經(jīng)費為檔案室配置電腦28臺，空調(diào)9臺，復(fù)印機4臺，消毒柜1臺，密集柜78列等重要設(shè)施，在檔案管理的硬件方面給予保障，滿足現(xiàn)代化管理的需求。

3.2 醫(yī)院檔案精細(xì)化管理制度

醫(yī)院檔案管理人員的首要任務(wù)是通過體制建設(shè)提高其管理效率與管理水平，在新形勢下應(yīng)迎合醫(yī)院檔案管理的基本要求，提高醫(yī)院整體的管理質(zhì)量，將醫(yī)院檔案管理工作的基礎(chǔ)打牢，完善《檔案保管制度》《檔案工作保密制度》《檔案利用制度》《檔案材料歸檔制度》等檔案管理制度[5]。在精細(xì)化管理下，檔案管理制度應(yīng)融入精細(xì)化管理的核心理念，制定相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與管理內(nèi)容，促進檔案管理效率與醫(yī)院整體管理水平的提高。同時，制定《檔案人員崗位責(zé)任制》和獎懲與考核制度，一是要樹立檔案工作的時效觀，二是要樹立檔案工作的動態(tài)觀[6]。醫(yī)院管理人員必須采取合理的方法與措施進一步完善檔案管理制度，從而保障檔案管理的有效性。在檔案管理中，各個環(huán)節(jié)與步驟都需要進行仔細(xì)劃分，利用PDCA分析法，持續(xù)改進，并對對管理人員定期考核，使其職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)能力更進一步，促進醫(yī)院日常工作的順利開展。

3.3 增強法制意識

依法管理與依法行醫(yī)是醫(yī)院管理的重要準(zhǔn)則。不管是醫(yī)學(xué)方面的科技交流、學(xué)術(shù)研究，還是醫(yī)院的法律糾紛、行政管理，都與醫(yī)院檔案管理工作緊密相關(guān)[7]。醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)在檔案工作中結(jié)合《檔案法》與實施辦法，或者是配套的有關(guān)檔案管理的行政法規(guī)，有效適應(yīng)衛(wèi)生體制改革，認(rèn)真執(zhí)行國家檔案局、衛(wèi)計委《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》《醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)檔案管理辦法》，同時結(jié)合衛(wèi)生改革實際制訂本單位的規(guī)章制度，使檔案管理工作規(guī)范化，使其有法可依、有章可循[8]。

4 結(jié)語

醫(yī)院檔案管理可促進醫(yī)院的發(fā)展，也能夠直接反應(yīng)醫(yī)院整體管理質(zhì)量與管理人員的工作能力。尤其在醫(yī)療科技不斷發(fā)展的如今，醫(yī)院相關(guān)管理部門必須采取科學(xué)合理的方式完成檔案管理工作，提高檔案管理人員的工作效率與管理質(zhì)量，將精細(xì)化管理有效的融入醫(yī)院檔案管理。

[1] 朱麗麗，李娜，宋茂民，等． “加減乘除法”應(yīng)用于醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的探討[J]． 中國病案，2016，17（6）：51-53．

[2] 許建偉，王軍． 醫(yī)院檔案精細(xì)化管理探討[J]． 中外健康文摘，2013（49）：85-86．

[3] 耿玲． 醫(yī)院檔案精細(xì)化管理中“加減乘除法”的應(yīng)用分析[J]． 中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2017，14（15）：147-148．

[4] 張園． 醫(yī)院檔案管理中檔案管理模式改革的有效運用分析[J]． 中國衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2016，7（12）：19-20．

[5] 高萌． 精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J]． 辦公室業(yè)務(wù)，2016（13）：115．

[6] 宋崢選． 精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J]． 卷宗，2016，6（8）：285-286．

[7] 章馨． 醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的探討[J]． 中國衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2017，8（11）：36-38．

[8] 陳雄敏． 實施精細(xì)化管理有效提高醫(yī)院病案管理質(zhì)量[J]． 中國管理信息化，2014，17（6）：90-91．

Application of Fine Management in Hospital Archives Management

ZHANG Xiaoqin
Department of Social Work, The First Hospital of

Archives management in hospital management belongs to the core part, is also a very important link of management, in May 1998 formally put forward the construction of hospital archives work standardization in the First Hospital of Nanping, set up in charge of the leadership, archive management leading group, set up comprehensive archives, and gradually perfect the management network, the various rules and regulations and implementation plan, in all the part-time archivists and archives work under the joint efforts. In September 2000, passed the provincial archives management standard units. As the medical technology and medical level is constantly progress and development, the strength of the hospital archives management are also increasing, methods to keep pace with the times, so the traditional archive management mode can't meet the demand of present hospital archives management. Aims to explore the application of fine management in hospital archives management work experience, including filing, fine management in the hospital management system construction, want to be able to guide the related workers of hospital archives management.

fine management; hospital archives management; application analysis

R197

A

1674-9316（2017）17-0016-03

10．3969/j．issn．1674-9316．2017．17．008Nanping, Nanping Fujian 353000, China

福建省南平市第一醫(yī)院社工部，福建 南平 353000