醫(yī)院檔案管理是實施創(chuàng)新工作的基礎(chǔ)

郭小艷

醫(yī)院檔案管理直接關(guān)系到醫(yī)院建設(shè)和醫(yī)療發(fā)展。為適應(yīng)醫(yī)療改革和發(fā)展形勢，推進(jìn)醫(yī)院工作創(chuàng)新，必須重視和強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理?；诖耍疚膹募夹g(shù)創(chuàng)新、統(tǒng)籌發(fā)展、創(chuàng)新管理及人員培訓(xùn)等方面強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理。

醫(yī)院；檔案管理；工作創(chuàng)新

醫(yī)院檔案是新時期醫(yī)院建設(shè)及發(fā)展的重要記錄，包括黨政、醫(yī)療、臨床科研、設(shè)備采購、財務(wù)等管理方面的信息，對醫(yī)院及上級管理部門作出經(jīng)營和管理決策提供必要依據(jù)[1]。隨著我國衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展及新醫(yī)改的深入，對醫(yī)院檔案管理提出了更高要求，不僅要求及時、系統(tǒng)、完整地保存各類檔案，更要求不斷提升醫(yī)院檔案的應(yīng)用率，更好的服務(wù)于醫(yī)療服務(wù)[2]。所以，醫(yī)院必須重視和強(qiáng)化檔案管理工作。

1 加大投入，加快技術(shù)創(chuàng)新

在知識經(jīng)濟(jì)的今天，計算機(jī)信息技術(shù)在各領(lǐng)域有廣泛應(yīng)用，信息化建設(shè)是當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展的重要任務(wù)。當(dāng)前，文本、影像、音頻等多媒體技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中已有良好應(yīng)用，直接改變了傳統(tǒng)醫(yī)院檔案的信息編制、錄入、保存、開發(fā)及利用等環(huán)節(jié)，但現(xiàn)階段大部分醫(yī)院，尤其是基層醫(yī)院尚未實施，仍以手工處理為主，而跟新階段的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)建設(shè)發(fā)展難以適應(yīng)，不能更好的滿足臨床醫(yī)療服務(wù)需求[3]。因而，醫(yī)院應(yīng)把醫(yī)院檔案信息化管理納入到醫(yī)院戰(zhàn)略建設(shè)中，有計劃、有步驟做好各項工作。

具體而言，一方面要加大資金和技術(shù)投入，充分應(yīng)用好計算機(jī)信息技術(shù)，利用互聯(lián)網(wǎng)、多媒體、掃描、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)，推進(jìn)醫(yī)院檔案信息存儲、檢索、編制及管控等數(shù)字化建設(shè)。另一方面，要不斷引進(jìn)數(shù)字化、智能化檔案管理技術(shù)，創(chuàng)建新型檔案室，實現(xiàn)室內(nèi)溫濕度控制、防火、防竊、防蟲等自動化，以確保檔案的安全、完整[4]。此外，還應(yīng)逐步開展微機(jī)化管理，建立醫(yī)院各科室、各部門統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)，對于不需納入保密范疇的檔案信息、資料數(shù)據(jù)可通過網(wǎng)絡(luò)收集、整理，這樣不僅可節(jié)省人力和物力投入，還能有效解決科室檔案移交不及時等問題。

2 統(tǒng)籌建設(shè)，兼顧協(xié)調(diào)發(fā)展

在醫(yī)院檔案管理中，必須正確、有效的處理內(nèi)、外部各種關(guān)系，跟醫(yī)院其它方面的工作能協(xié)調(diào)發(fā)展[5]。具體而言，應(yīng)做好這幾項工作：

一是基于系統(tǒng)論，重視檔案管理協(xié)調(diào)發(fā)展。醫(yī)院檔案涉及范圍較廣，自橫向?qū)用婵?，需和醫(yī)院行政部門分系統(tǒng)密切聯(lián)系；自縱向?qū)用婵矗透骺剖曳窒到y(tǒng)要有良好聯(lián)系，而各分系統(tǒng)又是由多個專業(yè)、?？频茸酉到y(tǒng)組成?；诖朔N情況，因各個系統(tǒng)管理人員的認(rèn)識、出發(fā)點及管控機(jī)制等方面有所差異，必然會產(chǎn)生多種矛盾。而要實現(xiàn)醫(yī)院管理協(xié)調(diào)發(fā)展就需應(yīng)用好系統(tǒng)論原理，一方面，應(yīng)把存在矛盾產(chǎn)生的影響降到最小。另一方面，使矛盾產(chǎn)生一定積極效用，實現(xiàn)檔案效益最大化。

二是統(tǒng)籌規(guī)劃，兼顧發(fā)展。一方面，“橫向”要協(xié)調(diào)統(tǒng)籌，必須妥善處理檔案管理科室和檔案生成部門間的關(guān)系。另一方面，“縱向”也需要統(tǒng)籌，要對醫(yī)院檔案管理科室和各科室兼職檔案人員的關(guān)系予以妥善處理[6]。

3 穩(wěn)定發(fā)展，推進(jìn)管理創(chuàng)新

一是醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新和改進(jìn)，不僅要滿足于當(dāng)前的工作需要，還應(yīng)看到長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)。醫(yī)院檔案是醫(yī)務(wù)人員在“基于患者為中心”的臨床醫(yī)療中，是醫(yī)院建設(shè)、創(chuàng)新及發(fā)展的重要信息記錄。醫(yī)院檔案并非普通的存儲性檔案，而是有著挖掘歷史、指導(dǎo)現(xiàn)在、促進(jìn)發(fā)展的思想及創(chuàng)新認(rèn)識的源泉[7]。換言之，醫(yī)院檔案管理有助于醫(yī)院穩(wěn)定、健康發(fā)展，是醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)建設(shè)的重要內(nèi)容。

二是創(chuàng)建有助于醫(yī)院檔案自主發(fā)展、統(tǒng)一規(guī)范的管理體制，而這正是現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理發(fā)展核心。應(yīng)基于可持續(xù)性發(fā)展理念，建立健全管理體制，確保醫(yī)院檔案管理各項工作有序開展。

三是醫(yī)院檔案的開發(fā)及利用是新時期醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新和發(fā)展基礎(chǔ)。因此，應(yīng)積極開發(fā)和利用各類醫(yī)院檔案，尤其是臨床醫(yī)療科研檔案，有助于醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略的有效落實。而創(chuàng)新是醫(yī)院檔案管理持續(xù)改進(jìn)及完善的內(nèi)在動力。只有重視管理創(chuàng)新，才可使醫(yī)院檔案管理工作更好的適應(yīng)并服務(wù)新時期醫(yī)療事業(yè)發(fā)展。

4 以人為本，提升人員素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理能否與時俱進(jìn)，可否發(fā)揮出最大化效益，與檔案管理人員業(yè)務(wù)能力及職業(yè)素養(yǎng)有著密切關(guān)系。醫(yī)院檔案管理科室擔(dān)負(fù)著檔案保管、開發(fā)利用、服務(wù)于上級決策和相關(guān)部門的重要責(zé)任，而要確保該項工作有效開展，需要檔案管理人員有較高的政治素養(yǎng)，須學(xué)習(xí)并熟練應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)知識和各種信息化手段，提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量及效率。所以，醫(yī)院應(yīng)為檔案管理人員給予必要的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、交流等條件和機(jī)會，讓他們的職業(yè)素養(yǎng)、能力得到不斷提升[8]。比如：定期開展醫(yī)院檔案信息化管理的理論研討會、檔案管理技術(shù)培訓(xùn)等活動；并要積極組織相關(guān)人員參觀學(xué)習(xí)，充分學(xué)習(xí)和借鑒其他醫(yī)院檔案管理的先進(jìn)理念、方法提升他們的專業(yè)水平。此外，還應(yīng)不斷強(qiáng)化道德教育，強(qiáng)化責(zé)任心，并要積極改善檔案管理人員的工作環(huán)境，制定科學(xué)合理的激勵機(jī)制，充分調(diào)動管理人員的主觀能動性，確保醫(yī)院檔案管理人員良好的素質(zhì)。同時，應(yīng)采取多種路徑深入宣傳醫(yī)院檔案管理相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)章制度，以強(qiáng)化醫(yī)務(wù)人員，特別是醫(yī)院科室負(fù)責(zé)人、領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，增強(qiáng)他們的檔案法制觀，使其充分認(rèn)識到自身在醫(yī)院檔案管理中的作用，明確相關(guān)原則，掌握檔案的編制、歸檔方法，以提升全體醫(yī)務(wù)人員檔案管理能力[9]。

總之，醫(yī)院檔案管理是一項系統(tǒng)而意義非凡的工作，直接關(guān)系到醫(yī)院建設(shè)及發(fā)展。醫(yī)院管理者及醫(yī)務(wù)人員要認(rèn)識到醫(yī)院檔案管理重要性，以服務(wù)患者為理念，推進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新，以提升醫(yī)院的醫(yī)療及管理水平。

[1] 劉濟(jì)誠． 醫(yī)院檔案工作中的幾點認(rèn)識[J]． 檔案學(xué)研究，2013（S1）：44-47．

[2] 黃亞楠． 淺析創(chuàng)新意識在醫(yī)院綜合檔案管理中的應(yīng)用[J]． 辦公室業(yè)務(wù)，2016（17）：99．

[3] 劉艷軍，孫芳梅． 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，是實施創(chuàng)新工作的基礎(chǔ)[J]．心理醫(yī)生：下，2011（8）：948．

[4] 郭盼盼． 淺談創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理的措施[J]． 辦公室業(yè)務(wù)，2014（7）：93．

[5] 劉興云． 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的措施分析[J]． 辦公室業(yè)務(wù)，2016（3）：101．

[6] 陳家義． 醫(yī)院文書檔案管理工作[J]． 中國醫(yī)學(xué)創(chuàng)新，2012，9（10）：91-92．

[7] 龍懿． 醫(yī)院文書檔案管理工作的體會分析[J]． 管理觀察，2015（15）：189-190．

[8] 郭云． 淺談做好醫(yī)院文書檔案管理工作的要點[J]． 醫(yī)學(xué)信息，2014，27（26）：24．

[9] 生國棟． 探究新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)措施[J]． 中國衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2015，6（6）：1-2．

The Management of Hospital Archives is Foundation of the Implementation of Innovation

GUO Xiaoyan
Department of Personnel, People’s Hospital of Rizhao, Rizhao Shandong 276800, China

Hospital archives management is directly related to hospital construction and medical development. In order to meet the medical reform and development situation, to promote the work of hospital innovation, we must attach importance to and strengthen the hospital file management. Based on this, this article from the technical innovation, overall development, innovation management and personnel training and other aspects of strengthening the hospital file management.

hospital; archives management; work innovation

R197．3

A

1674-9316（2017）05-0018-02

10．3969/j．issn．1674-9316．2017．05．010

日照市人民醫(yī)院人事科，山東 日照 276800