□浙江省國(guó)土資源廳信息中心 傅 宇

探索研究

新時(shí)期加強(qiáng)國(guó)土資源檔案信息化建設(shè)的對(duì)策探討

□浙江省國(guó)土資源廳信息中心 傅 宇

檔案信息化建設(shè)是指將紙質(zhì)等載體的檔案實(shí)體物質(zhì)轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)能夠識(shí)別、存貯和傳遞的數(shù)字化信息流，并與電子形態(tài)的檔案信息一起經(jīng)過轉(zhuǎn)換處理，最終建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫的過程。隨著社會(huì)的發(fā)展，為了使國(guó)土資源檔案管理高效有序，實(shí)現(xiàn)國(guó)土資源檔案管理信息化勢(shì)在必行。國(guó)土資源檔案管理信息化的推行，能促使國(guó)土部門充分利用國(guó)土資源，化簡(jiǎn)冗長(zhǎng)復(fù)雜檔案檢索，切實(shí)保障集體利益，對(duì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)與社會(huì)發(fā)展起著指導(dǎo)和推動(dòng)作用。

一、國(guó)土資源檔案信息化建設(shè)的作用

檔案信息化能夠保護(hù)檔案原件、方便相關(guān)人員檔案利用、提高工作效率、減輕檔案部門工作壓力等多方面的效益。國(guó)土資源檔案種類繁多，既有綜合類檔案，又有地籍管理檔案、建設(shè)用地檔案、土地利用規(guī)劃?rùn)n案、國(guó)土資源監(jiān)察檔案、地礦檔案等。按其門類和載體劃分，國(guó)土資源檔案包括文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、電子檔案、專業(yè)檔案等。還有其他一些特殊載體檔案。就地籍管理檔案而言，又分國(guó)有土地地籍管理檔案和集體土地地籍管理檔案兩類。

1.保護(hù)檔案原件

目前，由于電子資料在法律的有效性上還未得到認(rèn)同，并且多年來形成的工作習(xí)慣以及思想觀念上的問題，紙質(zhì)檔案還不能完全地從現(xiàn)實(shí)的環(huán)境中消除，真正意義上的無紙辦公還不能夠?qū)崿F(xiàn)。但是，由于檔案要求保存永久，在保存的過程中，會(huì)經(jīng)常被查詢和利用，這樣會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案原件的磨損和老化，在利用時(shí)，由于保護(hù)不善，可能導(dǎo)致檔案的損壞。

信息化的檔案充分利用先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，以磁盤和光盤為存儲(chǔ)介質(zhì)，一般的查詢利用可以使用電子文件，因而能夠有效地保護(hù)檔案原件。

2.方便利用

信息化后的檔案能夠充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把各個(gè)與檔案工作相關(guān)的人員組織成一個(gè)完整、交流暢通的整體，通過授權(quán)能夠在各個(gè)信息點(diǎn)上，利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檢索，并且能夠?qū)崿F(xiàn)多人同時(shí)對(duì)一份文件或者一人同時(shí)對(duì)多份文件的檢索，加強(qiáng)檔案的檢索和利用能力。

3.減輕檔案部門工作壓力

檔案部門工作任務(wù)繁重，每年要花大量的時(shí)間用于檔案的整理、編目、利用，在實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)信息化后，檔案人員能夠從煩瑣的工作中解放出來，做一些基礎(chǔ)性的研究和檔案編研工作，能夠更有效地發(fā)揮檔案的價(jià)值和檔案部門工作的價(jià)值。

4.提高工作效率

檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)借閱自動(dòng)統(tǒng)計(jì)、年報(bào)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)、自動(dòng)組卷、案卷調(diào)整等各種功能，提高檔案人員的工作效率。

5.提高調(diào)閱速度

由于對(duì)各類檔案資料的查找提供了索引機(jī)制，使調(diào)閱各類檔案的時(shí)間極大加快，相對(duì)于手工調(diào)閱更加快捷和方便，同時(shí)還可以滿足多個(gè)用戶同時(shí)調(diào)閱同一份檔案資料。

二、國(guó)土資源檔案管理信息化建設(shè)的思路

1.提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念

要充分認(rèn)識(shí)國(guó)土資源檔案信息化管理的重要性。只有對(duì)國(guó)土資源檔案管理重要性有一定的認(rèn)識(shí)，才能改變我們對(duì)國(guó)土資源檔案和普通檔案一視同仁的觀念。以往的國(guó)土資源檔案管理工作，不僅普通的檔案管理人員沒有足夠重視，就連領(lǐng)導(dǎo)也常常忽視。這就需要有關(guān)部門對(duì)于國(guó)土資源檔案信息化管理進(jìn)行大力宣傳，提高國(guó)土部門人員對(duì)于其重要性的認(rèn)識(shí)。

2.制定計(jì)劃，分步實(shí)施

要細(xì)化計(jì)劃，分步實(shí)施，把國(guó)土資源檔案信息化管理落到實(shí)處。首先，一個(gè)好的國(guó)土檔案管理信息系統(tǒng)對(duì)國(guó)土檔案信息化的建設(shè)起著決定性的作用。若國(guó)土檔案信息化建設(shè)不基于國(guó)土檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)之上，一切都是空談。其次，檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用群體的分工，應(yīng)該分為檔案管理工作人員和檔案使用人員。前者以檔案日常管理類操作為主，將普通的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，將紙質(zhì)檔案中的信息錄入到電子檔案中。

3.積極創(chuàng)新，勇于探索

基于當(dāng)前我國(guó)國(guó)土資源檔案管理的現(xiàn)狀，想要立即實(shí)現(xiàn)國(guó)土資源檔案管理信息化是不可能的。第一，沒有一個(gè)好的應(yīng)用平臺(tái)；第二，沒有這方面的專門人才。第一點(diǎn)的改變需要國(guó)家的投資改善，讓有實(shí)力的軟件開發(fā)公司研發(fā)出能很好的適應(yīng)我國(guó)國(guó)情的國(guó)土資源檔案管理的信息化管理平臺(tái)。第二點(diǎn)同樣需要國(guó)家宏觀的趨勢(shì)導(dǎo)向，在社會(huì)導(dǎo)向、學(xué)校導(dǎo)向上有目的地多重視培養(yǎng)這方面的人才。

4.強(qiáng)抓基礎(chǔ)，著眼當(dāng)前

日常操作中在形成紙質(zhì)檔案的同時(shí)要將電子文件和數(shù)字處理件歸檔。若在紙質(zhì)檔案歸件完成之后再重新錄入形成電子檔案，就需要花費(fèi)大量的人力物力，這背離了檔案管理信息化高效化的初衷。所以在平時(shí)的操作過程中就需要注意兩種檔案的同時(shí)歸檔。

5.建立安全的網(wǎng)絡(luò)體系

要保證檔案管理的安全性，建立安全的網(wǎng)絡(luò)體系。計(jì)算機(jī)使國(guó)土資源檔案管理信息化成為了可能，然而網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊使得安全問題變得日益突出。為此，檔案室網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)應(yīng)用人員應(yīng)該做到未雨綢繆，不僅要關(guān)注計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全，還要提高網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí)，要采用相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)保障網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全。

三、新時(shí)期加強(qiáng)國(guó)土資源檔案信息化的幾點(diǎn)對(duì)策

1.轉(zhuǎn)變觀念，做到超前管理

長(zhǎng)期以來、我們對(duì)國(guó)土資源檔案內(nèi)容和工作范圍的理解偏于狹窄，思想不夠開闊，工作不能創(chuàng)新。對(duì)于各類業(yè)務(wù)檔案的管理工作沒有一種超前管理的意識(shí)、沒有將檔案工作滲透到各個(gè)環(huán)節(jié)之中，導(dǎo)致各類業(yè)務(wù)和檔案管理長(zhǎng)期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全，從而給檔案的整理歸檔帶來了困難。為此，要轉(zhuǎn)變觀念，加大檔案管理投入力度，建立檔案信息化管理平臺(tái)，進(jìn)行檔案數(shù)字化管理，把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案。

2.抓完整統(tǒng)一，做到規(guī)范管理

加強(qiáng)對(duì)國(guó)土資源檔案工作集中統(tǒng)一管理是國(guó)土資源檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。通過不斷完善檔案制度建設(shè)，修訂檔案崗位責(zé)任制及檔案管理制度，做到職責(zé)分明、層層把關(guān)。保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達(dá)到系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

3.抓業(yè)務(wù)培訓(xùn)，做到科學(xué)管理

當(dāng)前檔案管理工作日趨復(fù)雜，對(duì)國(guó)土資源檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。為達(dá)到國(guó)土資源檔案整理規(guī)范化的要求，專、兼職檔案管理人員都應(yīng)該進(jìn)行正規(guī)的崗前培訓(xùn)，了解國(guó)土資源檔案工作中會(huì)形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案，今后需歸檔、并規(guī)定出具體的歸檔范圍。

4.抓開發(fā)利用，做到創(chuàng)新管理

做好國(guó)土資源檔案資料的收集、歸檔工作，更好地開發(fā)利用檔案信息，通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案工作者提供給工作人員利用。要通過實(shí)施計(jì)算機(jī)管理，將國(guó)土資源檔案資料及時(shí)輸入電腦，隨時(shí)為各類業(yè)務(wù)提供依據(jù)，促使國(guó)土資源檔案管理更上新臺(tái)階。

5.建立健全檔案管理，做到職責(zé)明確

加強(qiáng)國(guó)土資源檔案、圖件管理、建立嚴(yán)格的保密保管制度，做到職責(zé)明確。檔案記載匯總了單位的各項(xiàng)活動(dòng)，礦產(chǎn)資源，土地管理專項(xiàng)規(guī)劃和土地開發(fā)整理，工作報(bào)告，會(huì)議記錄，工作成果，國(guó)家政策法規(guī)等，資料珍貴，要建立借閱歸還制度，對(duì)超期借閱的要及時(shí)催還，工作要盡職盡責(zé)。同時(shí)，要不斷總結(jié)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，提高工作質(zhì)量。

四、結(jié)束語

國(guó)土資源檔案種類的復(fù)雜多樣性，決定了國(guó)土資源檔案管理的難度。信息化的檔案管理，高效便捷的自動(dòng)分類檢索，是新時(shí)期國(guó)土資源檔案管理的趨勢(shì)。我們要針對(duì)國(guó)土資源檔案的特點(diǎn)，充分利用世界發(fā)達(dá)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，從國(guó)土資源檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)這一角度出發(fā)，有目的地改善和改變?cè)械墓芾砟Ｊ?，從而使?guó)土部門更好地服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于人民。