文·晉曉輝

論檔案業(yè)務(wù)建設(shè)科學(xué)化

文·晉曉輝

檔案工作科學(xué)化，就是全面掌握并自覺遵循檔案工作特點(diǎn)和規(guī)律，規(guī)范、有序、優(yōu)質(zhì)、高效地進(jìn)行各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)。

一、抓好業(yè)務(wù)建設(shè)是檔案部門的主要職責(zé)和任務(wù)

檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，包括檔案資源體系、利用體系、安全體系三大體系建設(shè)和檔案事業(yè)管理各個(gè)環(huán)節(jié)，涵蓋檔案館工作，檔案室工作，企事業(yè)單位檔案工作，農(nóng)村、城市社區(qū)及家庭檔案工作等不同層面。檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，檔案局館是黨和國(guó)專業(yè)職能部門，檔案業(yè)務(wù)建設(shè)是是檔案部門的重要職責(zé)和主要任務(wù)。檔案工作的方針政策要通過業(yè)務(wù)工作貫徹落實(shí)；檔案事業(yè)的規(guī)劃、管理、推動(dòng)要通過業(yè)務(wù)工作來實(shí)現(xiàn)；檔案的完整接收、安全保管、開發(fā)利用要通過業(yè)務(wù)工作進(jìn)行。抓好檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，也是實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)化的主要途徑重要標(biāo)志。

全面推行文檔一體，館室結(jié)合，理順了文檔、館室關(guān)系。機(jī)關(guān)文書處理部門、檔案室、檔案館室是檔案形成和管理三個(gè)階段，檔案館的基礎(chǔ)在檔案室，檔案室的基礎(chǔ)在機(jī)關(guān)文書處理部門，由于缺乏必要的協(xié)調(diào)，重復(fù)勞動(dòng)比較普遍，造成人力、物力浪費(fèi)。在文書處理階段，文件形成不規(guī)范，材料收集不齊全，甚至不能及時(shí)整理歸檔，給檔案室造成被動(dòng)。檔案室、檔案館的整理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一，檔號(hào)編制、案卷分類排列、檢索工具編制不銜接，檔案室的基礎(chǔ)工作不能為檔案館所充分利用，檔案館還要做大量的整理工作，使得檔案工作在低水平上不斷重復(fù)。在90年代，全省推廣文檔一體、館室結(jié)合的做法。檔案部門參與每年的文書處理工作檢查，對(duì)文件處理和材料齊全完整情況進(jìn)行通報(bào)。在省直機(jī)關(guān)，把省檔案館的需求，通過業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作反饋到機(jī)關(guān)檔案室。在統(tǒng)一館室整理標(biāo)準(zhǔn)和各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作要求基礎(chǔ)上，指導(dǎo)與管理部門共同檢查案卷質(zhì)量，館、室檔案標(biāo)準(zhǔn)一致，卷號(hào)銜接，無需整理加工，避免重復(fù)勞動(dòng)，提高了工作效率和質(zhì)量。

積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，取得階段性成果。隨著國(guó)家和社會(huì)信息化的飛速發(fā)展，電子政務(wù)快速推進(jìn)，電子公文大量產(chǎn)生，檔案信息化建設(shè)既是檔案工作的發(fā)展方向，也是檔案部門必須面對(duì)、無法回避的重要工作。

二、選準(zhǔn)著力點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)工作現(xiàn)新突破

檔案事業(yè)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步息息相關(guān)，檔案業(yè)務(wù)工作也有階段性的重點(diǎn)和問題，必須唱響主旋律，疏通主渠道，選準(zhǔn)著力點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)新突破。

疏通主流渠道，抓主營(yíng)業(yè)務(wù)，強(qiáng)根固本。檔案館接收和征集檔案，必須按級(jí)別和區(qū)劃進(jìn)行。每一個(gè)館都有自己的特定對(duì)象、區(qū)域范圍和接收內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)收的一定要收，使屬于國(guó)家所有的檔案都有自己正確歸宿，不管是二級(jí)單位、三級(jí)單位，都不能遺漏。改為股份制企業(yè)的機(jī)關(guān)和事業(yè)單位，改制前檔案屬國(guó)家所有，改制后的可協(xié)商，對(duì)黨和國(guó)家有意義的檔案，或接收，或寄存，要依法進(jìn)行管理。不應(yīng)當(dāng)接收的，也不要濫收，不能打亂科學(xué)管理秩序，隨意增加管理成本。檔案館檔案來源主渠道是各級(jí)機(jī)關(guān)和單位，重點(diǎn)是各機(jī)關(guān)和單位的主營(yíng)業(yè)務(wù)檔案。對(duì)于接收?qǐng)?zhí)行難的單位，要實(shí)施執(zhí)法監(jiān)督、行政作為、業(yè)務(wù)商洽三管齊下的綜合措施。要理直氣壯的采取行政和法律手段，建立規(guī)范有序的工作機(jī)制，樹立檔案局有理、有節(jié)、有力的單位形象。

圍繞中心，抓住重點(diǎn)，突破瓶頸。業(yè)務(wù)指導(dǎo)是檔案行政管理的主要形式和手段，指導(dǎo)工作要圍繞中心，突出重點(diǎn)，抓住反映趨勢(shì)性，具有典型性，帶有普遍性的問題，務(wù)實(shí)、高效開展工作。一要圍繞重點(diǎn)開展工作。在加強(qiáng)檔案工作指導(dǎo)的同時(shí)，還要利用檔案為國(guó)家戰(zhàn)略的實(shí)施及時(shí)服務(wù)。二要抓住趨勢(shì)性問題的開展工作。如，全面了解電子文件形成、管理和歸檔情況。避免電子文檔機(jī)關(guān)丟失，進(jìn)館掃描，造成浪費(fèi)。三要抓住亟待解決的普遍性問題進(jìn)行突破。如，2000年后，文書立卷改革，館室檔號(hào)如何銜接和管理，各級(jí)檔案館都面臨這個(gè)問題，要研究出可操作的方案和辦法。四要抓首腦機(jī)關(guān)，引領(lǐng)全局；抓綜合部門，帶動(dòng)系統(tǒng)；抓檔案大戶，提高效益，使有限的指導(dǎo)力量收到事半功倍的效果。

推行工作、學(xué)習(xí)、研究三位一體的科學(xué)方法。業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)實(shí)踐、業(yè)務(wù)研究三位一體，相得益彰。業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)要結(jié)合實(shí)際工作進(jìn)行，學(xué)術(shù)研究要圍繞解決實(shí)踐問題開展，采取學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)工作、學(xué)術(shù)研討三位一體的做法，以學(xué)習(xí)的態(tài)度，研究的精神，對(duì)待每一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開展，重大業(yè)務(wù)項(xiàng)目，都應(yīng)事先論證，科學(xué)規(guī)劃，規(guī)范操作，及時(shí)總結(jié)。既有工作成績(jī)，又有學(xué)習(xí)的收獲，還有學(xué)術(shù)探討和科學(xué)研究成果，一舉三得，提高工作品位和工作能力，激發(fā)學(xué)習(xí)熱情和研究興趣，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)工作科學(xué)化。

（作者單位：山東醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校）