文·戚翠霞 張祿軍

專升本院校檔案工作發(fā)展思路探析
——以淄博師范高等?？茖W(xué)校檔案工作為例

文·戚翠霞 張祿軍

2015年，淄博市“十三五”規(guī)劃明確提出“支持淄博師范高等專科學(xué)校升格為本科院?！?，并把淄博師范高等?？茖W(xué)校（以下簡稱淄博師專）升本工作列入重點項目。這大大激發(fā)了全校師生的工作干勁和熱情。對照教育部《普通本科學(xué)校設(shè)置暫行規(guī)定》，我校著力加強內(nèi)涵外延建設(shè)，開展全面達(dá)標(biāo)，實行清單銷號制度，年內(nèi)進(jìn)行達(dá)標(biāo)驗收，各項工作都在有條不紊的進(jìn)行。檔案工作是高校的一項重要工作，是高校建設(shè)和發(fā)展的重要組成部分，肩負(fù)著為高校發(fā)展和社會各方面服務(wù)的重任。隨著高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高校檔案工作“以史鑒今，資教育人”的作用日益凸顯。

一、淄博師專檔案工作基本情況

淄博師專前身是創(chuàng)建于1951年的淄博師范學(xué)校，1993年開始試辦大專班，2004年經(jīng)教育部批準(zhǔn)升專，是山東省第一所以培養(yǎng)培訓(xùn)?？茖哟无r(nóng)村小學(xué)、幼兒教師為主的師范?？茖W(xué)校。淄博師專于1996年成立綜合檔案室。2010年學(xué)校實行“職崗分離”，成立檔案科，定為正科級單位，隸屬于學(xué)校辦公室。1998年被考評為省一級檔案室；1999年達(dá)到國家二級科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并被省人事廳、省檔案局表彰為山東省檔案管理先進(jìn)單位；2005年被確定為山東省特級檔案室；2010年在山東省教育廳和山東省檔案局對全省高校貫徹落實“27號令”情況檔案工作檢查中，學(xué)校被確定為全省檔案工作優(yōu)秀單位；2012年被淄博市檔案局評為檔案管理先進(jìn)集體；2015年順利通過了山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范測評，獲先進(jìn)單位稱號。

截至2016年上半年，綜合檔案室面積220平方米，其中庫房面積140平方米。室藏4個全宗檔案，即淄博十八中全宗、淄博師范全宗、淄博第二師范全宗和淄博師范高等?？茖W(xué)校全宗。其中，案卷7209卷9691件，案卷目錄7209條文件目錄22011條，機讀案卷目錄7209條、文件級目錄22011條，電子文件3134件877.3MB，照片檔案46卷、7050張，聲像檔案（光盤）20張，實物檔案12種、1205件?，F(xiàn)有專職檔案員2人，其中碩士研究生1人，本科1人；兼職檔案員30人，均為本科及以上學(xué)歷。

二、淄博師專檔案工作現(xiàn)狀分析

從上述基本情況看，我們不論是在制度建設(shè)方面，還是在文化建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)等方面都離本科檔案管理目標(biāo)還有很大差距。學(xué)校的檔案庫房面積、檔案室藏數(shù)量、信息化程度、檔案資源的挖掘和利用，都不能完全滿足高等教育戰(zhàn)略目標(biāo)的需要；檔案裝具及相關(guān)儀器設(shè)備還達(dá)不到要求；從現(xiàn)有電子文件數(shù)字看，檔案信息儲存和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化過程中，還有許多具體問題需要加以解決。辦公自動化的快速發(fā)展，電子文件的產(chǎn)生和歸檔，信息共享與信息安全等問題，使學(xué)校檔案管理的任務(wù)更加繁重和緊迫。面對目前學(xué)校的條件，在學(xué)校升本后，檔案工作如何發(fā)展是我們急需思考和解決的問題。

三、專升本院校檔案工作發(fā)展思路

教育部和國家檔案局于2008年以27號“令”的形式，聯(lián)合簽署發(fā)布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），它是新時期指導(dǎo)高校檔案工作科學(xué)發(fā)展的重要法規(guī)性文獻(xiàn)。專升本后，我們應(yīng)按照《辦法》的相關(guān)規(guī)定并結(jié)合本校實際，持續(xù)深化和加強檔案工作的改革與規(guī)范化管理，不斷提高檔案工作服務(wù)高等教育與社會發(fā)展的能力和水平。

（一）進(jìn)一步加強對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

實行校長領(lǐng)導(dǎo)檔案工作體制，確定分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)，并落實相關(guān)工作職責(zé)，切實加強對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。將檔案工作列入高校發(fā)展整體規(guī)劃和檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，定期聽取檔案工作匯報，研究部署檔案工作，幫助解決檔案工作中遇到的實際問題，支持檔案部門和工作人員依法履行檔案管理的職能。加強對執(zhí)行檔案法律法規(guī)情況的監(jiān)督、檢查，不定期的開展檔案業(yè)務(wù)工作專項檢查，促進(jìn)高校檔案工作健康發(fā)展。目前我校建校65周年，在校生近萬人，按照《辦法》中關(guān)于建校歷史在50年以上，或全日制在校生規(guī)模在1萬人以上，或已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上的高校，應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館的要求，應(yīng)把檔案館建設(shè)作為高校文化建設(shè)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重要內(nèi)容，列入專項規(guī)劃進(jìn)行研究。

（二）進(jìn)一步建立健全檔案工作體制和機制

堅持檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”原則。根據(jù)高校建設(shè)和發(fā)展的需要，對《淄博師專檔案管理辦法》《淄博師專文件材料收集范圍與保管期限》《檔案資料借閱制度》《電子文件歸檔辦法》《淄博師專檔案考核辦法》等一系列規(guī)章制度進(jìn)行重新制定或補充完善，并嚴(yán)格落實制度要求，實現(xiàn)制度上墻、上網(wǎng)。逐步建立與高校教學(xué)、科研和管理相適應(yīng)，具有高校特點的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。配備具有較強工作能力、高度責(zé)任心的人員擔(dān)任專兼職檔案員，并注重加強學(xué)習(xí)和培訓(xùn)工作，不斷提高檔案人員的綜合素質(zhì)和能力。嚴(yán)格實行“四三二一”檔案管理模式。四是指“四同步”，就是檔案工作與各部門、單位的工作同步管理，即在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作時，同時布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作；三是指“三納入”，就是把檔案工作納入單位工作計劃，納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入單位教職工的崗位責(zé)任制，每年學(xué)校及各部門單位工作都能有所體現(xiàn)；二是指“兩必須”，必須抓好收集歸檔源頭，明確收集范圍，把能夠反映立卷單位主要職能活動的檔案移交到檔案室，必須參與重要環(huán)節(jié)，專職檔案員參與重要會議召開、科技成果鑒定、基建工程竣工驗收、重要儀器設(shè)備開箱驗收等重要環(huán)節(jié)，保證所形成的檔案完整、準(zhǔn)確；一是指“實行歸檔工作通報制”，對各部門單位的歸檔工作信息定期在校內(nèi)網(wǎng)站予以通報，以提高立卷單位歸檔工作的積極性。

（三）進(jìn)一步加大檔案資源建設(shè)力度

要充分認(rèn)識加強檔案資源建設(shè)的重要性和迫切性，建立覆蓋全校師生的檔案資源體系。以檔案資源建設(shè)為核心，著眼學(xué)校發(fā)展和社會需求，科學(xué)整合高校檔案資源，加強檔案的收集、征集工作，擴大檔案收集范圍，增加社會活動等方面的信息內(nèi)容，改善檔案室藏結(jié)構(gòu)。直接介入重點、重要檔案資料的形成、收集、歸檔工作，確保重點、重要檔案資料齊全完整安全。面向社會開展重要檔案資料的征集工作，尤其要加大對散存在國內(nèi)外、校內(nèi)外屬本校征集范圍的重點檔案征集工作。建立內(nèi)容豐富，方便共享的優(yōu)質(zhì)檔案信息資源，并加強檔案資源的集中統(tǒng)一管理，杜絕檔案應(yīng)歸不歸、據(jù)為己有現(xiàn)象，特別是要抓好科研檔案、基建檔案和財務(wù)檔案的整理和歸檔工作。

（四）進(jìn)一步提升檔案工作服務(wù)的層次和水平

檔案機構(gòu)要準(zhǔn)確把握黨和國家的大政方針和學(xué)校的工作重點，找準(zhǔn)檔案工作服務(wù)的切入點、結(jié)合點，轉(zhuǎn)變思想觀念，改變過去那種“你提需求，我服務(wù)”的被動服務(wù)模式，增強服務(wù)的主動性、預(yù)見性和前瞻性。面向校園和社會拓展檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域，構(gòu)建多功能的服務(wù)模式。一方面要積極為領(lǐng)導(dǎo)決策和學(xué)校各部門、廣大師生員工開展教學(xué)、科研和管理工作提供科學(xué)性、系統(tǒng)性的信息參考和依據(jù)。如為學(xué)校年度教育發(fā)展報告、教育質(zhì)量年度報告、校史館籌建等各方面工作提供服務(wù)；為學(xué)校重大活動的開展如校慶活動、各種教學(xué)評估、教代會等提供原始檔案材料及數(shù)據(jù)；為教職員工、學(xué)生以及離退休人員提供多種形式的檔案咨詢服務(wù)工作，推進(jìn)和諧校園建設(shè)。開發(fā)利用教學(xué)講稿、計劃、論文、聲像等教學(xué)、科研檔案，為廣大教師提供教學(xué)素材、豐富教學(xué)方法、激活靈感提供便利，提高學(xué)校辦學(xué)水平。另一方面要面向社會需求，加工、開發(fā)、開放、傳播高校檔案信息，服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展。

（五）進(jìn)一步加快檔案信息化建設(shè)步伐

高校檔案信息化建設(shè)是高校信息化建設(shè)的組成部分。學(xué)校要按照專升本后的新要求，貫徹落實《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，提出檔案工作信息化的總體目標(biāo)，把檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校信息化建設(shè)總體規(guī)劃，確保檔案信息化建設(shè)與學(xué)校信息化建設(shè)同步規(guī)劃、同步建設(shè)、同步發(fā)展。設(shè)立檔案信息化建設(shè)專項經(jīng)費，加大對檔案信息化硬件和軟件建設(shè)的投入，配置所需的技術(shù)設(shè)備，不斷完善檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。大力推行檔案數(shù)字化、文檔一體化、檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。根據(jù)學(xué)校信息化建設(shè)發(fā)展的需要，開展數(shù)字檔案室建設(shè)，努力實現(xiàn)檔案存量數(shù)字化、增量電子化。對于以前的存量檔案可以分階段實現(xiàn)數(shù)字化，以學(xué)校重要的發(fā)展階段為分期，如60周年校慶、2004年升專、兩所師范學(xué)校合并等。同時，要高度重視檔案信息安全，把安全防范意識放在檔案信息化建設(shè)的首位，從檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全、操作系統(tǒng)安全、檔案數(shù)據(jù)庫安全等方面著手，采取有效措施，建立健全規(guī)章制度，確保檔案信息系統(tǒng)安全和信息內(nèi)容安全。

（六）進(jìn)一步強化創(chuàng)新意識，打造檔案工作新亮點

勇于創(chuàng)新，是檔案事業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的必然選擇；善于創(chuàng)新，成為檔案人必須肩負(fù)的時代使命。面對專升本后的新情況，要實現(xiàn)創(chuàng)新，就要打破傳統(tǒng)思想觀念，樹立“先行”意識，在創(chuàng)新制度、創(chuàng)新技術(shù)、創(chuàng)新服務(wù)上多動腦子，打好主動仗?？梢允占拘Ｖ麑＜摇W(xué)者的學(xué)術(shù)論文、科研成果、學(xué)術(shù)專著及他們參加重要學(xué)術(shù)活動的有關(guān)資料等，科學(xué)規(guī)范地建立人物檔案，并充分發(fā)揮人物檔案的育人功能，有效的激發(fā)其他學(xué)者的治學(xué)能力和創(chuàng)造力，增強廣大師生的自信心和自豪感。也可以將建校60周年校慶檔案、省高校設(shè)置評議委員會對本校升本的指導(dǎo)檔案等進(jìn)行收集整理，并建立專題檔案。還可以指導(dǎo)幫助教職工建立家庭檔案，為個人查閱利用提供方便，并在普及檔案知識的同時，提高大家的檔案意識。鑒于本校的悠久歷史及社會影響力，可考慮創(chuàng)設(shè)愛國主義教育基地，使高校檔案信息資源走近利用者，服務(wù)社會，實現(xiàn)更大的增值。

（作者單位：淄博師范高等?？茖W(xué)校 / 山東科技大學(xué)泰安校區(qū)）