圓桌趣談

檔案館管理高度自動化、檔案信息資源數(shù)字化、檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化以及以用戶為中心的在線服務(wù)模式等構(gòu)成了數(shù)字檔案館的特征。數(shù)字檔案館的建設(shè)大幅度提高了檔案部門的工作效率和服務(wù)能力。但隨著智慧城市、智慧中國建設(shè)大趨勢的來臨，智慧檔案館又將作為檔案信息化建設(shè)新的發(fā)展目標(biāo)而備受世人矚目。這一期的“圓桌趣談”，我們邀請了綜合檔案館、專業(yè)檔案館和檔案室的幾位專家，對“智慧檔案館與數(shù)字檔案館的區(qū)別是什么、優(yōu)勢在哪里？”等問題進行了探討，希望能對下一步的智慧檔案館建設(shè)有所裨益。

徐明君 青島市檔案局信息技術(shù)處處長

智慧檔案館是一個新生事物，其概念現(xiàn)在還沒有定論。

對于數(shù)字檔案館，在國家檔案局印發(fā)的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》中有明確的概念，“數(shù)字檔案館是指各級各類檔案館為造應(yīng)信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運用現(xiàn)代信息技術(shù)對數(shù)字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)?！笨梢钥闯觯吨改稀穼?shù)字檔案館概念落腳在“系統(tǒng)”上，《指南》中的具體內(nèi)容也是按照系統(tǒng)論的方法進行闡述。

對于智慧檔案館，有人說智慧檔案館是把智能技術(shù)運用在檔案館舍建設(shè)之中形成的一種現(xiàn)代化建筑；有人認(rèn)為智慧檔案館是智能建筑與高度自動化管理的數(shù)字檔案館的有機結(jié)合；有人提出，智慧檔案館就是以一種更智能的方法實現(xiàn)智慧化服務(wù)和管理的檔案館模式；還有人認(rèn)為智慧檔案館是一種新型虛擬檔案館。

筆者認(rèn)為，數(shù)字檔案館的定義側(cè)重于檔案的內(nèi)在形態(tài)，以實現(xiàn)檔案的管理有序、長期可用為目的，具有理性特質(zhì)；智慧檔案館的定義側(cè)重于感知、分析、協(xié)同和服務(wù)等功能，具有外向性格。智慧檔案館以數(shù)字檔案館為基礎(chǔ)，是信息社會發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，具有資源多元、全面感知、綜合處置、業(yè)務(wù)協(xié)同、泛在服務(wù)等特征的檔案館。

數(shù)字檔案館中資源主要是與檔案自身相關(guān)的目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)。在智慧檔案館中，信息的來源更加廣泛。一是檔案目錄信息資源，由檔案條目信息、檔案索引信息等構(gòu)成，屬于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，保存在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中；二是檔案內(nèi)容信息資源，由原生電子檔案、檔案數(shù)字化成果、智慧城市運行產(chǎn)生的各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等構(gòu)成，包括各類電子公文、電子證照、文獻資料等，一般采用Word、Pdf、Tiff、Txt、PPT等數(shù)據(jù)格式和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫形式保存；三是多媒體信息資源，由媒體信息、網(wǎng)站信息、非物質(zhì)文化信息等構(gòu)成，包括各類圖片、音頻、視頻、Flash文件等，一般采用JPG、PNG、MP3、WAV、MPG、AVI等各種非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)格式保存；四是檔案應(yīng)用信息資源，由用戶信息、檔案利用信息、檔案數(shù)據(jù)挖掘信息等構(gòu)成，既包含結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，也存在非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)；五是檔案實體信息資源，主要是基于RFID電子標(biāo)簽所產(chǎn)生的檔案實體信息資源，包括檔案實體的位置信息、出入庫信息等；六是檔案館庫信息資源，由供電信息、溫濕度信息、安保信息等構(gòu)成，由檔案館智能樓宇中的各類智能化設(shè)備運行而產(chǎn)生。

感知是智慧檔案館的重要特征。一是對檔案實體的感知，主要通過RFID技術(shù)實現(xiàn)，以智能化識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理檔案實體；二是對檔案內(nèi)容信息的感知，主要通過智能化的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)實現(xiàn)，以智能化識別、抽取、整合和應(yīng)用檔案信息；三是對檔案業(yè)務(wù)信息的感知，主要通過對業(yè)務(wù)信息的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)實現(xiàn)，以實現(xiàn)對業(yè)務(wù)工作的全程化管理；四是對館庫信息的感知，主要通過樓宇智能管理技術(shù)實現(xiàn)，以智能化監(jiān)測、評價和處置檔案管理狀態(tài)；五是對利用信息的感知，主要監(jiān)控檔案用戶利用檔案的行為信息，以實現(xiàn)對用戶利用檔案特點、趨勢和檔案業(yè)務(wù)滿足社會需求程度的監(jiān)測、評價；六是對人員信息的感知，主要通過RFID技術(shù)對館內(nèi)人員行為予以檢測，以防范安全風(fēng)險。

此外，智慧檔案館的綜合處置功能是指系統(tǒng)具有按照預(yù)案對感知的信息智能處置的功能，主要提供風(fēng)險預(yù)警、過程控制、觸發(fā)預(yù)案、信息挖掘、決策參考等信息支持。業(yè)務(wù)協(xié)同是指通過系統(tǒng)實現(xiàn)檔案實體、檔案信息、檔案業(yè)務(wù)、檔案保護、組織目標(biāo)、業(yè)務(wù)實施、機構(gòu)人員的一體化管理，實現(xiàn)檔案館“事件”“資源”與 “人”之間的高效協(xié)同。泛在服務(wù)則是指針對檔案利用需求，最大限度地滿足用戶的查閱檔案信息需求，使用戶可以隨時、隨地、多方式、多途徑地利用檔案信息。這些也是區(qū)別于數(shù)字檔案館的重要內(nèi)容。

李連恩 山東省公安廳檔案館館長

目前，在檔案部門（系統(tǒng)）和檔案相關(guān)行業(yè)企業(yè)，我們經(jīng)常會聽到數(shù)字檔案館、智慧檔案館的提法，那么什么是數(shù)字檔案館？什么是智慧檔案館？兩者又有什么關(guān)系呢？我們不妨通過兩者的概念、主要特征來分析兩者的關(guān)系。

廣義的數(shù)字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。狹義的數(shù)字檔案館指其中的個體檔案館，其含義除了館藏檔案數(shù)字化外，還涉及檔案信息的采集、存儲、保管、檢索、保護、利用、等過程，代表的是一種信息環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施的構(gòu)建（包括軟、硬件系統(tǒng)的設(shè)計和組織實體的建立）。

智慧檔案館是采用物聯(lián)網(wǎng)、云計算、智能樓宇等新技術(shù)對多元化的檔案資源進行整合、挖掘、感知，并提供多方位、多層次、多渠道的檔案共享利用服務(wù)的一種檔案館模式。具體來說，智慧檔案館以數(shù)字檔案館為基本依托，以物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為基本支撐，以實現(xiàn)多層次、全方位的一站式個性化服務(wù)為最終目標(biāo)，全面提升物與物、人與物、人與人之間的感知與互聯(lián)，實現(xiàn)“一個平臺，三個體系”的管理模式，進而實現(xiàn)“五位一體”的目標(biāo)。

數(shù)字檔案館的主要特征：一是信息存儲數(shù)字化。二是信息存取網(wǎng)絡(luò)化。三是信息資源分布式管理。數(shù)字檔案館的主要業(yè)務(wù)功能，一是數(shù)字檔案信息的收集和存儲。二是數(shù)字檔案信息的組織和管理。三是數(shù)字檔案信息的發(fā)布和查詢。四是數(shù)字檔案信息的安全管理。

智慧檔案館的主要特征：

一是全面感知。智慧檔案館可以在“感知技術(shù)”的幫助下，將所有的檔案資源進行“智慧”管理，同時在后臺建立起跨系統(tǒng)的應(yīng)用集成，以此實現(xiàn)多區(qū)域、多部門的資源共享。

二是高效利用。智慧檔案館從檔案館的設(shè)施、資源、業(yè)務(wù)流程、系統(tǒng)運行出發(fā)，基于移動互聯(lián)網(wǎng)和手機閱讀建立檔案信息服務(wù)平臺，以社會公眾需求為導(dǎo)向，檔案信息化更為深入，檔案館藏資源更為精細(xì)，提供更為快捷的檔案資源服務(wù)利用平臺。

三是資源多樣。檔案資源是智慧檔案館的信息基礎(chǔ)，與數(shù)字檔案館的檔案資源比較，智慧檔案館的資源更加豐富和多元，主要由檔案內(nèi)容信息資源、檔案實體信息資源、檔案應(yīng)用信息資源等多種信息資源構(gòu)成。

四是持續(xù)創(chuàng)新。云計算、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)在智慧檔案館中綜合運用，不斷提高智能化水平。智慧檔案館的建設(shè)還注重從公眾的角度出發(fā)，通過社交網(wǎng)絡(luò)手段堅強用戶的參與度，匯集公眾的集體智慧，實現(xiàn)以人為本的可持續(xù)創(chuàng)新。

五是互聯(lián)互通。智慧檔案館的互聯(lián)互通包括館際互連、館室互連、資源互連等，這種互聯(lián)互通既有互聯(lián)網(wǎng)的，也有物理上的，是物與人、物與物、人與人之間的互連。

六是館藏建設(shè)。智慧檔案館的館藏建設(shè)主要包括三大模塊：檔案資源保存庫、檔案特色資源聚合庫、檔案館管理運行庫。

七是智慧服務(wù)。智慧檔案館的檔案管理系統(tǒng)與檔案、用戶之間是泛在互聯(lián)的關(guān)系，通過用戶反饋以及數(shù)據(jù)挖掘，能迅速地對每件檔案進行標(biāo)記，實現(xiàn)對檔案資源的全方位、立體化的管理，從而為人們提供智慧化服務(wù)。

通過前面兩個部分的闡述，可以看出，智慧檔案館和數(shù)字檔案館是檔案信息化不同階段的不同表現(xiàn)形式，智慧檔案館在數(shù)字檔案館的功能、資源整合挖掘以及智慧管理和感知技術(shù)等方面做了提升，但同時數(shù)字檔案館又為智慧檔案館提供了數(shù)據(jù)支持。數(shù)字檔案館是智慧檔案館的前提和基礎(chǔ)，智慧檔案館是數(shù)字檔案館發(fā)展的必然結(jié)果。

于偉 山東省發(fā)展和改革委員會辦公室調(diào)研員

推進智慧檔案建設(shè)，主要目的是推進檔案管理由重歸檔，向“歸檔”和“使用”并重，將檔案數(shù)字化，利用當(dāng)前迅速發(fā)展的大數(shù)據(jù)、云計算技術(shù)，跨越時空距離，即時推送到使用者，真正實現(xiàn)檔案信息服務(wù)國家治理，服務(wù)社會便民惠民。智慧檔案分核心層和聯(lián)通層，核心層主要是將檔案歸集數(shù)字化電子化；聯(lián)通層主要由縱向聯(lián)系單位、企業(yè)和檔案館的檔案移交信息系統(tǒng)，和橫向互聯(lián)互通的各單位企業(yè)檔案借閱系統(tǒng)構(gòu)成。

建設(shè)智慧檔案，檔案數(shù)字化建設(shè)是基礎(chǔ)。山東省發(fā)展改革委在推進檔案數(shù)字化工作方面，主要是抓住推進“放管服”機遇，依托山東省信息中心和南京大學(xué)先騰公司，建立“陽光審批，勤廉發(fā)改”電子政務(wù)系統(tǒng)，系統(tǒng)由“公文運轉(zhuǎn)”“檔案管理”等7個平臺組成，“檔案管理”平臺對公文等歸檔文件自動抓取，一步實現(xiàn)了歸檔的電子化數(shù)字化，通過2015年、2016年度歸檔實踐，效果很好，大大減少檔案錄入工作量，極大提升單位檔案管理的信息化水平，也極大便利了委內(nèi)部人員對檔案的閱讀使用。但也存在三個方面突出問題，一是僅將檔案的文本數(shù)字化，電子印章等還需權(quán)威部門授權(quán)，數(shù)字化檔案不具備文本檔案的法律效能，僅能在委內(nèi)閱讀參考，需通過智慧檔案建設(shè)，實現(xiàn)每一份文本檔案，都對應(yīng)一份具有法律意義的電子檔案。二是在縱向上，由于單位和省檔案館尚未建立標(biāo)準(zhǔn)化電子移交接口，移交省檔案館的檔案主要是文本檔案，無法實現(xiàn)單位與省檔案局網(wǎng)上檔案上傳移交。三是在橫向上，由于缺乏頂層設(shè)計和協(xié)調(diào)，各單位的數(shù)字化檔案成為“信息孤島”，無法實現(xiàn)互聯(lián)互通。

當(dāng)前推進智慧檔案建設(shè)，國家有支持、硬件信息已成熟、單位數(shù)字化檔案建設(shè)基礎(chǔ)已建立，關(guān)鍵是必須樹立系統(tǒng)思維，加強頂層設(shè)計，推進系統(tǒng)的互聯(lián)互通和相互嵌入，形成一個對全社會開發(fā)的智慧系統(tǒng)。對此，省級層面頂層設(shè)計要堅持問題導(dǎo)向，加快推進以下工作。

一是加快省智慧檔案館建設(shè)，建設(shè)網(wǎng)上山東檔案館，加快各單位企業(yè)與省檔案館的縱向網(wǎng)建設(shè)，出臺完善檔案移交的交接口標(biāo)準(zhǔn)，盡快實現(xiàn)單位能順暢快捷向省檔案館實現(xiàn)網(wǎng)上電子檔案移交。

二是加快頂層設(shè)計，為單位檔案的互聯(lián)互查提供制度設(shè)計，盡快實現(xiàn)讓檔案信息在網(wǎng)上多跑路，讓人民群眾少跑路。

三是加快對政務(wù)大數(shù)據(jù)大平臺、智慧城市各大網(wǎng)絡(luò)平臺的對接和標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，為這些平臺流暢運營提供堅強的檔案后臺保障。

四是加快對智慧檔案人才的培訓(xùn)，加快對智慧檔案的宣傳，為智慧檔案的建設(shè)提供良好的環(huán)境。

全國檔案安全工作會議的召開，將檔案安全提到了一個前所未有的高度。下一期“圓桌趣談”的話題是“目前危及檔案安全的風(fēng)險因素具體有哪些？如果對這些風(fēng)險因素進行有效預(yù)控？”有意參與討論者，請于7月10日之前將稿件投到sddajy66@sina.com郵箱。