■ 劉永祥 樊榮珍

民辦院校人事檔案管理探索研究★

■ 劉永祥 樊榮珍

人事檔案是一個(gè)人經(jīng)歷的記載，在人的一生中起著重要的憑證和依據(jù)作用，是最準(zhǔn)確的信息資料，具備珍貴的保存和使用價(jià)值。而目前在我國(guó)的民辦院校之中，人事檔案的管理普遍存在很多問題，通過探討民辦院校教師人事檔案的重要性與存在問題并提出對(duì)策性建議。

民辦院校 人事檔案 管理 建議

隨著教育事業(yè)的發(fā)展，民辦高校已經(jīng)成為我國(guó)高等教育體系的一個(gè)重要組成部分。但是民辦高校教師在人事檔案管理方面存在諸多問題。對(duì)于民辦院校的廣大中青年教師而言，學(xué)校和工作不僅是其生存的基礎(chǔ)也是他們發(fā)展的平臺(tái)，他們即需要有一種歸屬感和安全感，也需要事業(yè)的發(fā)展。高質(zhì)量的教師隊(duì)伍是民辦高校生存發(fā)展的關(guān)鍵。因此建立健全民辦院校的教師的人事檔案，幫助他們以后的發(fā)展與規(guī)劃尤其重要。

一、人事檔案的重要性

人事檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的反映建檔對(duì)象的個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及所受獎(jiǎng)勵(lì)、處罰等方面的材料，是以個(gè)人為單位集中保存起來，供備查的文字、表格及其他各種形式的原始記錄，是一個(gè)人經(jīng)歷的記載。高校人事檔案是學(xué)校教學(xué)、科研、職稱評(píng)定、提拔任用干部等的重要依據(jù)。隨著民辦高校的興起，人事檔案成為記錄教師流動(dòng)、個(gè)人成長(zhǎng)的重要依據(jù)。是民辦院校教師職稱評(píng)定、辦理個(gè)人退休、養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)的重要憑證，它是評(píng)判一個(gè)教師人生工作軌跡的關(guān)鍵證據(jù)。

由于民辦高校用人機(jī)制的靈活，人才流動(dòng)頻繁，許多年輕教師認(rèn)識(shí)不到人事檔案的重要性以及民辦高校對(duì)人事檔案的管理不到位，導(dǎo)致教師個(gè)人檔案內(nèi)容不健全、檔案丟失、或下落不明等情況時(shí)有發(fā)生。那么人事檔案對(duì)一個(gè)人的作用是否重要？毋庸置疑，在中國(guó)的國(guó)情之下，人事檔案甚至可以決定一個(gè)人的政治命運(yùn)。正如有的學(xué)者所說，它是一個(gè)人存在于社會(huì)的“印跡證據(jù)”。人事檔案具有真實(shí)性、全面性、現(xiàn)實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、流動(dòng)性和保密性等特點(diǎn)，有很高的保存價(jià)值和使用價(jià)值。如果個(gè)人檔案遺失、檔案模糊不全，那么教師在職稱評(píng)定、辦理退休時(shí)，可能會(huì)由于檔案上的問題帶來意想不到的麻煩。特別是民辦院校教師隨時(shí)會(huì)流動(dòng)去向企業(yè)、考取公務(wù)員或其他事業(yè)單位，其在民辦院校的人事檔案就成為過去工作、經(jīng)歷的證明。人事檔案里面的概要經(jīng)歷、德能勤績(jī)體、獎(jiǎng)懲等綜合記錄，就成為新單位歷史地、全面地、了解和使用人的重要依據(jù)。但是，由于各種因素的影響，民辦高校人事檔案工作受傳統(tǒng)檔案管理的一系列制度的影響，還存在許多問題。隨著教育體制改革的深化，民辦院校教師人事檔案管理已成為教師隊(duì)伍建設(shè)的重要組成部分，應(yīng)逐漸納入干部人事檔案管理體系，與公辦院校一樣實(shí)行人事檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

二、民辦院校人事檔案存在問題

1.“棄檔”現(xiàn)象嚴(yán)重

根據(jù)中組部、人事部規(guī)定：縣以上人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)為流動(dòng)人員檔案管理機(jī)構(gòu)，非國(guó)有企業(yè)、事業(yè)政府部門等不具管職員人事檔案的資格。因此民辦院校教師的人事檔案就只能掛靠在當(dāng)?shù)?、市人事部門專門為流動(dòng)人員建立的檔案保管中心——市人才交流服務(wù)中心。這是一種帶有一定商業(yè)色彩的檔案保管機(jī)構(gòu)，所有掛靠在該中心的檔案，委托企業(yè)或委托人每月需繳納一定的保管費(fèi)用。合同期內(nèi)是用人單位繳納保管費(fèi)，但合同期滿以后，用人單位不再承擔(dān)此費(fèi)用。教師辭職去其他單位以后，有些民辦學(xué)院不給開調(diào)檔證明，導(dǎo)致教師不得已的棄檔。結(jié)果發(fā)現(xiàn)沒有帶走人事檔案好像并不影響他個(gè)人的發(fā)展。因此，很多年后，對(duì)人事檔案的在意程度也就日益淡化，對(duì)掛靠在人才交流中心的檔案不再問津，任由其成為“死檔案”。

2.人事檔案材料內(nèi)容陳舊，缺乏可用性

根據(jù)相關(guān)規(guī)定，人事檔案要正確全面地反映一個(gè)人的德、能、勤、績(jī)、體等方面的情況，歸檔內(nèi)容應(yīng)具有真實(shí)性、專業(yè)性、動(dòng)態(tài)性和機(jī)密性?！皺n隨人走，人檔統(tǒng)一”，強(qiáng)調(diào)了檔案管理人員要將反映教師本人工作表現(xiàn)、德才能績(jī)等方面的內(nèi)容進(jìn)行歸檔。特別是在教師調(diào)入、調(diào)出時(shí)，檢查補(bǔ)充完善檔案材料內(nèi)容，做到“檔隨人走，人檔統(tǒng)一”。但民辦院校的教師多為剛從學(xué)校畢業(yè)的青年，或從其他單位進(jìn)入學(xué)校的年輕人，其檔案里面多是在校期間的入學(xué)材料、學(xué)籍表、成績(jī)冊(cè)、畢業(yè)登記表、入黨或入團(tuán)志愿書等材料。畢業(yè)生進(jìn)入社會(huì)從事工作后的工作表現(xiàn)、取得的成績(jī)等近期材料很難見到。導(dǎo)致很多教師的個(gè)人檔案出現(xiàn)多年的空白，教師個(gè)人檔案缺乏真實(shí)性、有效性和全面性，檔案可用率不高，沒有使用參考利用價(jià)值。

3.民辦院校人事檔案管理制度不完善

由于民辦院校的特殊性，人事檔案管理部門大多缺乏專業(yè)檔案人員，對(duì)人事檔案業(yè)務(wù)生疏，管理人員未經(jīng)過專門培訓(xùn)，對(duì)人事檔案需要?dú)w檔內(nèi)容不清楚，尤其是民辦院校人事部門由于工作繁重、或者人員換動(dòng)的頻繁，不能及時(shí)收集教師個(gè)人在民辦院校工作期間產(chǎn)生的反映個(gè)人成長(zhǎng)變化的重要材料。特別是一些民辦院校由于其本身用人制度隨意性和沒有具體法規(guī)約束，導(dǎo)致人事部門對(duì)收集職工個(gè)人檔案材料的不重視，不能及時(shí)把教師在工作中取得的成就、學(xué)歷晉升、取得的專業(yè)技術(shù)人員職(執(zhí))業(yè)資格和能力、專業(yè)特長(zhǎng)、科研成果、技術(shù)創(chuàng)新以及教師德、能、勤、勤等業(yè)績(jī)材料補(bǔ)充進(jìn)教師的個(gè)人檔案，并遞交人才交流中心歸檔。

4.檔案內(nèi)容重政治性，缺乏業(yè)績(jī)材料

由于強(qiáng)調(diào)進(jìn)檔材料的精煉性，導(dǎo)致人事檔案中的材料大部分是表格、小結(jié)、評(píng)語等，定性描述多，定量分析少。這些描述性材料多是避重就輕，定性不當(dāng)或模棱兩可；有的受僵化模式的影響，往往不能正確反映出一個(gè)人的真實(shí)情況。而且重政治性材料，輕業(yè)績(jī)類材料。對(duì)教師來說，每年的業(yè)務(wù)考核、工作量完成情況等真實(shí)量化考核材料卻被拒之。由于形成業(yè)績(jī)材料的部門分散，歸檔的制度也不十分明確，所以，很難保證這類材料全部歸檔?，F(xiàn)存人事檔案里履歷表、政審、職務(wù)變動(dòng)、工資變動(dòng)等材料不能全面反映每個(gè)人德、能、勤、績(jī)、體等多方面的真實(shí)情況。

5.人事檔案管理手段落后，信息化建設(shè)水平低

目前大多數(shù)單位沒有采用人事檔案計(jì)算機(jī)管理，人事檔案管理基本上還處于手工操作階段，憑經(jīng)驗(yàn)、憑記憶查找檔案。傳統(tǒng)的人事檔案管理側(cè)重于檔案實(shí)體的管理，檔案管理人員需經(jīng)過手工收集、歸檔、整編、裝訂等煩瑣手續(xù)后，才能提供單位利用，工作量相當(dāng)大，效率低，嚴(yán)重浪費(fèi)人力。信息化建設(shè)上也遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員仍處于半體力勞動(dòng)中。在信息化社會(huì)里，人事檔案工作的技術(shù)手段遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于現(xiàn)代社會(huì)，高科技在人事檔案工作中的推廣和應(yīng)用力度不大，工作效率不高。很多組織的人事檔案仍舊延續(xù)紙質(zhì)化的老路，員工填寫好履歷表，提交了相關(guān)證明材料之后，就此放進(jìn)檔案盒鎖進(jìn)柜子里，不到必要時(shí)期，任何信息都無法查找。電子化人事檔案的普及率低，即使存在電子檔案，也僅僅停留在性別、年齡、政治面貌等基本信息的記錄上，缺乏系統(tǒng)管理與操作，電子數(shù)據(jù)缺失情況嚴(yán)重。

三、民辦院校人事檔案管理的對(duì)策

1.構(gòu)建服務(wù)型的人事檔案機(jī)構(gòu)，建立合理的收費(fèi)制度

可以參照社會(huì)保障部門收取費(fèi)用的方法，檔案保管或移交收取必要的手續(xù)費(fèi)、保管費(fèi)及咨詢服務(wù)費(fèi)等。對(duì)民辦院校教師人事檔案保管費(fèi)用可采用由單位定期繳納或保管單位代為收取的方式，減少民辦院校教師壓力。對(duì)辭職或去其他單位的教師檔案應(yīng)及時(shí)通知調(diào)檔或轉(zhuǎn)檔，不得以各種借口克扣教師個(gè)人人事檔案。無論公辦還是民辦，教育都屬于一個(gè)國(guó)家的大事，因此有條件的民辦院校成立有黨委組織人事部門機(jī)構(gòu)，且管理工作規(guī)范，可設(shè)置人事檔案管理部門來管理教師人事檔案。國(guó)家及地方政府部門應(yīng)加大對(duì)個(gè)人人事檔案管理的投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和專業(yè)技能人才的培養(yǎng)，減輕檔案保管部門的經(jīng)濟(jì)壓力，使檔案機(jī)構(gòu)由商業(yè)性向公共服務(wù)性轉(zhuǎn)變。提高檔案機(jī)構(gòu)檔案人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)專業(yè)技能培訓(xùn)。與民辦院?；蚪處熤g加強(qiáng)聯(lián)系與溝通，督促他們及時(shí)更新檔案，保證檔案的完整性、準(zhǔn)確與安全，促進(jìn)人事檔案管理的全面、規(guī)范化，使人事檔案管理由傳統(tǒng)的行政化管理向社會(huì)化、服務(wù)化管理轉(zhuǎn)變。檔案管理人員還應(yīng)對(duì)放置在人才交流中心的人事檔案定期進(jìn)行檢查，確認(rèn)并及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行補(bǔ)充、完善，防止個(gè)人空白人生檔案的發(fā)生。

2.增強(qiáng)民辦院校職工人事檔案意識(shí)

加強(qiáng)培訓(xùn)與社會(huì)宣傳，普及法律法規(guī)和人事檔案管理專業(yè)知識(shí)等，使民辦院校人事部門的有關(guān)人員加強(qiáng)人事檔案管理意識(shí)，提高做好人事檔案材料收集歸檔工作的責(zé)任心和自覺性。同時(shí)提高教師自身對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)、自我保護(hù)意識(shí)，使得民辦院校的人事檔案管理朝著更加完備、更加規(guī)范、更加專業(yè)的領(lǐng)域發(fā)展。當(dāng)前，人已經(jīng)成為社會(huì)人，人才流動(dòng)加速，那么記載個(gè)人德、能、績(jī)、勤的人事檔案成為社會(huì)用人重要參考。因此民辦院?；蛘邆€(gè)人應(yīng)重視人事檔案補(bǔ)充、完善人事檔案管理。增加教師業(yè)務(wù)類檔案，像教師在校期間的聘任技術(shù)職務(wù)材料，職稱變動(dòng)、調(diào)資表；教學(xué)成績(jī)考核材料；科研成果的評(píng)價(jià)材料，專著與論文等。這些材料的充實(shí)，可以使人事檔案更準(zhǔn)確地反映出教師的全貌，人事檔案的作用也會(huì)因此而擴(kuò)大。它不但對(duì)學(xué)校人事部門考察教師有用，對(duì)學(xué)校教務(wù)部門衡量教師教學(xué)都有重要的參考作用，它可以起到人才信息庫(kù)的作用。

3.健全收集制度，堅(jiān)持集中收集、多渠道、多形式收集

人事檔案建立后，并不意味著人事材料歸檔的完成和收集工作的結(jié)束，它應(yīng)是伴隨案卷主人的成長(zhǎng)歷程而不斷增加。學(xué)校的人事檔案雖然多，但有規(guī)律性、階段性、時(shí)間性。例如學(xué)年度的工作考核，一般是在學(xué)年末進(jìn)行的；評(píng)優(yōu)、評(píng)獎(jiǎng)的表彰活動(dòng)一般是在“教師節(jié)”進(jìn)行，職稱評(píng)定一般是上半年評(píng)審，下半年發(fā)文公布。所以，抓住檔案材料形成的規(guī)律，做到嘴勤、手勤、眼勤，注意了解各有關(guān)部門的工作動(dòng)態(tài)和活動(dòng)規(guī)律，掌握材料形成的信息，建立科學(xué)的收集與傳遞制度，及時(shí)將有關(guān)材料收集歸檔，防止時(shí)過境遷而造成檔案材料的遺忘、丟失和損壞。

4.加強(qiáng)人事檔案的信息化管理

計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為現(xiàn)代信息技術(shù)的核心，采用現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備管理人事檔案，可提高工作效率和管理水平，同時(shí)也節(jié)約人力成本。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行儲(chǔ)存、查找，拓寬了服務(wù)面，變“死”材料為“活”信息。所以，首先要建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)后，教師基本信息的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次反復(fù)利用，大大節(jié)約了人力成本。實(shí)現(xiàn)檔案的分類、統(tǒng)計(jì)、編輯、查詢和打印功能；檔案的流轉(zhuǎn)、信息登記、維護(hù)等功能，大大提高人事檔案信息的效率和質(zhì)量。其次，加快全文數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。從保護(hù)實(shí)體檔案的觀點(diǎn)出發(fā)，行之有效的辦法須利用現(xiàn)代工具通過掃描儀把易磨損、利用頻率及利用價(jià)值高的檔案材料輸入到計(jì)算機(jī)中。這樣，可使利用部門根據(jù)需要調(diào)出相關(guān)內(nèi)容，通過屏幕查閱，把需要的進(jìn)行摘錄、打印等。通過檔案信息化，可以提高人事檔案利用工作的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化和現(xiàn)代化管理。

民辦院校人事檔案管理必須打破傳統(tǒng)模式，明確服務(wù)方向、擴(kuò)大服務(wù)范圍、提高服務(wù)質(zhì)量。激活人事檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，才能使干部人事檔案更好地為人才的開發(fā)和利用服務(wù)，適應(yīng)人才市場(chǎng)需求。

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★本文為云南經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院科學(xué)研究基金項(xiàng)目“云南省民辦院校人事檔案規(guī)范化管理研究”（項(xiàng)目編號(hào)：2016KY28）成果之一。

作者單位：昆明理工大學(xué)檔案館
云南經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院檔案館