■ 趙新宇 張全慶

魯?shù)?.5級地震災(zāi)后重建項目檔案管理實踐與思考

■ 趙新宇 張全慶

2014年8月3日，云南省魯?shù)榘l(fā)生6.5級地震，黨中央、國務(wù)院高度重視災(zāi)區(qū)恢復(fù)重建工作。經(jīng)優(yōu)化審批，云南省魯?shù)?.5級地震災(zāi)后恢復(fù)重建項目總體規(guī)劃共確定了6大建設(shè)項目1761個分項目。重建項目數(shù)量多、工期緊，項目資料體量大、種類多，加之各參建單位檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊等情況，對各級檔案局和行業(yè)主管部門做好檔案工作提出了較高要求?，F(xiàn)將項目建設(shè)過程中的一些主要做法經(jīng)驗進(jìn)行總結(jié)，并對抓好此類涉及面廣、關(guān)注度高的社會性項目檔案工作提出一些初步的思考。

一是明確責(zé)任，齊抓共管，形成合力。省、市、縣檔案行政管理部門把項目檔案管理納入恢復(fù)重建重點工作，建立了層層抓落實的檔案管理格局。各縣（區(qū)）災(zāi)后恢復(fù)重建工作指揮部將檔案管理納入《災(zāi)后恢復(fù)重建項目建設(shè)目標(biāo)責(zé)任考核辦法》，明確了縣級分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門，以及項目行業(yè)主管單位、業(yè)主單位、參建單位的工作職責(zé)，形成橫向到邊，縱向到底的管控網(wǎng)絡(luò)，抓好落實。同時，由省檔案局與國家以及市、縣（區(qū)）檔案行政管理部門溝通聯(lián)系，對市、縣（區(qū)）檔案工作進(jìn)行總結(jié)，并將經(jīng)驗做法、困難問題上報至有關(guān)部門；與城建、農(nóng)業(yè)、林業(yè)、水利、交通等相關(guān)職能部門聯(lián)系互動，形成合力，共同推進(jìn)災(zāi)后恢復(fù)重建項目檔案工作。

二是建立制度，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，加強過程督促檢查。由省檔案局和省抗震防震（恢復(fù)重建）辦公室共同建立聯(lián)動機制，在項目建設(shè)初期聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于做好地震災(zāi)后恢復(fù)重建項目檔案驗收工作的通知》，并聯(lián)合制定下發(fā)《關(guān)于規(guī)范魯?shù)?.5級地震災(zāi)后恢復(fù)重建項目檔案整理編制工作的通知》，明晰部門責(zé)任和整理立卷流程，提升后期檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范性和可操作性。此外，由省檔案局指導(dǎo)各縣（區(qū)）檔案行政管理部門牽頭制定了系列業(yè)務(wù)指導(dǎo)文件，明確了檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。同時，按照前端介入，過程控制，加強指導(dǎo)和服務(wù)的工作思路，由涉及恢復(fù)重建的各縣（區(qū)）檔案局聯(lián)合監(jiān)察等部門成立了督查檢查組，對恢復(fù)重建項目檔案工作進(jìn)行常態(tài)化督查檢查。通過“逢會必講檔案、督查檢查必查檔案”的強力推動，不斷提高各級恢復(fù)重建指揮部、項目行業(yè)主管部門、參建單位的檔案責(zé)任意識。針對督查檢查中反饋的問題，督查檢查組及時交辦相關(guān)單位進(jìn)行限時限人限責(zé)整改；對整改不及時、不徹底的單位或有關(guān)人員，采取通報批評、問責(zé)等方式，加大壓力傳導(dǎo)、強化責(zé)任意識、確保整改質(zhì)量。

三是典型引路，做好現(xiàn)場指導(dǎo)和培訓(xùn)。鑒于災(zāi)后恢復(fù)重建項目點多面廣、檔案行政管理部門力量有限的實際，通過打造重點區(qū)域、重點行業(yè)檔案工作示范點，充分發(fā)揮示范帶動作用。由涉及恢復(fù)重建的各縣（區(qū)）檔案局牽頭，選取檔案工作較扎實的項目進(jìn)行跟蹤檢查，樹立典型，并通過組織現(xiàn)場觀摩學(xué)習(xí)等發(fā)揮其帶動作用。為提高業(yè)務(wù)水平，由省檔案局組織舉辦了全省建設(shè)項目檔案管理培訓(xùn)班，培訓(xùn)基本覆蓋了災(zāi)后恢復(fù)重建項目的行業(yè)主管部門、各參建單位的業(yè)務(wù)人員、專業(yè)技術(shù)人員和管理人員。省檔案局與省抗震防震（恢復(fù)重建）辦公室聯(lián)合開展災(zāi)區(qū)恢復(fù)重建檔案業(yè)務(wù)專題培訓(xùn)，著重對災(zāi)后恢復(fù)重建項目檔案工作中遇到的重點難點問題進(jìn)行講解。此外，由災(zāi)區(qū)各級檔案行政管理部門采取“一對一”專題培訓(xùn)、分行業(yè)培訓(xùn)、綜合培訓(xùn)等方式開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。為切實解決現(xiàn)場實際問題，由省、市、縣（區(qū)）檔案行政管理部門結(jié)合實際，創(chuàng)新方式方法，進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)，包括組成檢查組進(jìn)行實地抽查，跟蹤指導(dǎo)；抽調(diào)專人派駐重點受災(zāi)區(qū)域恢復(fù)重建指揮部；安排業(yè)務(wù)人員掛鉤各鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作，將業(yè)務(wù)指導(dǎo)納入崗位職責(zé)等方法。

四是落實驗收要求，保障檔案質(zhì)量。為把好驗收質(zhì)量關(guān)，由省檔案局嚴(yán)格按照國家有關(guān)項目驗收標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求，明確驗收標(biāo)準(zhǔn)和驗收內(nèi)容，規(guī)范驗收程序，對項目檔案做出客觀公正的評價，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，并組織部分項目作為檔案驗收示范點，帶動驗收工作。

在各級、各部門檔案工作人員的共同努力下，魯?shù)?.5級地震災(zāi)后恢復(fù)重建項目有序推進(jìn)，目前完工項目已基本完成資料的收集分類工作，部分項目正在整理組卷、查缺補漏，個別項目已完成立卷歸檔并通過初驗，在建項目資料整理工作有序開展。項目檔案工作雖然整體穩(wěn)步有序推進(jìn)，但仍然存在一些不足，需要在下步工作中完善和提升。

一是提高檔案意識。在項目收尾階段，各業(yè)主單位、設(shè)計、施工、監(jiān)理單位的檔案工作意識需進(jìn)一步提高，將檔案專項驗收納入項目竣工驗收重要內(nèi)容，在項目竣工驗收之前要先通過檔案驗收，對項目檔案的同步開展情況進(jìn)行自檢自查，從規(guī)章制度落實情況，管理網(wǎng)絡(luò)運行情況，責(zé)任體系考核情況，合同管理履行情況等方面，進(jìn)行系統(tǒng)的梳理查缺，加大人力物力投入，加強單位、部門間的協(xié)調(diào)，做好收尾攻堅工作。

二是政府行業(yè)主管部門職能應(yīng)認(rèn)真履行。由于災(zāi)后恢復(fù)重建項目涉及群眾面廣，屬于社會性較強、關(guān)注度較高的建設(shè)項目，各級政府行業(yè)主管部門需要結(jié)合行業(yè)實際和特點，建立有針對性的督查機制和檢查考核辦法，加強對本行業(yè)項目的指導(dǎo)和檢查，把對項目建設(shè)的管控作為履行本部門職能的重要內(nèi)容和抓手，切實加強行業(yè)監(jiān)管的職能職責(zé)。

三是維護(hù)項目文件資料的齊全完整。齊全完整項目文件資料是項目檔案的基礎(chǔ)，它包括項目的提出、建設(shè)、管理的過程中形成的有保存價值的文件、圖紙、表格、照片及相關(guān)電子文件。因此，項目指揮部（業(yè)主）要抓住收尾階段各參建單位還在場的有利條件，制定嚴(yán)格細(xì)致的項目檔案審核程序，開展嚴(yán)格的檔案審查，保證每個項目的各實施階段、各單項單位工程文件資料的齊全完整。

四是確?？⒐D質(zhì)量。竣工圖的范圍和深度必須和項目竣工時的情況一一對應(yīng)。項目收尾階段，項目建設(shè)指揮部（業(yè)主）要嚴(yán)把竣工圖編制質(zhì)量關(guān)，對工程監(jiān)理通知單、設(shè)計變更通知、材料代用通知單等涉及變更的各類技術(shù)文件進(jìn)行清理和核查，確保每一處變更均有效規(guī)范的反映在竣工圖中。同時，要把好竣工圖更改方法、圖幅質(zhì)量、竣工圖章、簽章字跡等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，確?？⒐D質(zhì)量。

五是提高項目檔案的規(guī)范化系統(tǒng)化管理水平。各單位要嚴(yán)格按照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》等國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求，編制出能切實反映項目從提出、建設(shè)、管理全過程的，具有系統(tǒng)性、成套性的項目檔案。

魯?shù)?.5級地震災(zāi)后恢復(fù)重建項目計劃于2017年底進(jìn)行驗收，目前各項工作進(jìn)入收尾階段。項目檔案工作已取得了一定成果，但與迎接國家的驗收仍然存在時間緊，任務(wù)重，檔案質(zhì)量有待提高的問題。下步工作中，需要各級檔案行政管理部門、行業(yè)主管部門和參建單位共同努力，自加壓力，認(rèn)真履職，嚴(yán)格按照國家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，做好項目檔案的管理驗收工作。

作者單位：云南省檔案局