文 / 屈俊華

新形勢下高校人事檔案管理問題與對策

文 / 屈俊華

在高校管理工作中，人事檔案管理不容忽視，是推動高校建設(shè)與發(fā)展的基礎(chǔ)性工作。妥善管理并且合理應(yīng)用人事檔案，可促進高校人力資源的開發(fā)與利用。由于現(xiàn)代社會的大發(fā)展和經(jīng)濟水平的快速提升，過去的高校人事檔案管理方案已無法滿足新時代下的需求，在實際工作中出現(xiàn)了許多新問題，構(gòu)建新型人事檔案管理模式，提升高校人事檔案管理效率已迫在眉睫。文章首先簡要分析了高校人事檔案管理工作的必要性，然后深入探討了高校人事檔案管理工作中存在的新問題，并根據(jù)這些問題制定了相應(yīng)的解決對策。

高校；人事檔案；管理工作；新問題

在高校人事管理過程之中，高校人事檔案管理的重要性不言而喻。它是用來記錄反應(yīng)個人閱歷與才智品德，以個人為單位所整合起來用以考察的相關(guān)資料。其主要是由勞資部門和人事部門在選拔以及培養(yǎng)人的工作中形成的，是個人參與社會活動的全面記載以及個人實際情況的真實反映。高校人事檔案是引進人才、任免干部的重要依據(jù)和憑證?？茖W(xué)管理并且合理利用人事檔案，可以有效促進人力資源的開發(fā)。隨著人事制度改革的深入以及信息技術(shù)的發(fā)展，高校人事檔案的管理方式也面臨著許多新的問題，原有的管理模式已難以滿足發(fā)展的需求，眾多弊端也逐漸凸顯，嚴(yán)重阻礙了人事檔案的建設(shè)和科學(xué)使用，并且束縛了我國高校的健康可持續(xù)發(fā)展。

一、高校人事檔案管理工作的重要性

著名學(xué)者吳寶康曾經(jīng)在《檔案學(xué)概論》這本書中提出，檔案的本質(zhì)就是歷史的原始記錄。所謂的高校人事檔案，指的是在高校人事管理過程中產(chǎn)生的反應(yīng)個人閱歷與才智品德，以個人為單位所整合起來用以考察的相關(guān)資料。在整個高校人事工作之中，高校人事檔案是已處理完善可用于保存的文獻資料。

作為高校管理工作中不可或缺的一部分，高校人事檔案管理工作是組建教師團隊的基礎(chǔ)，對科學(xué)研究和教學(xué)工作都具有非常重要的作用，而且也是評價高校工作能力的重要指標(biāo)之一。除此之外，高校的人事檔案也是調(diào)整薪酬、選拔干部以及評價整體教學(xué)水平的重要依據(jù)。高校對于人事工作的宏觀調(diào)控所需要的資源和根據(jù)也是由人事檔案所提供的。高校當(dāng)中的人事檔案工作完全是為了貫徹我黨的方針、政策服務(wù)的，從而促進高校的改革以及服務(wù)的多樣化。該項工作是否處理得當(dāng)，將會直接對高校的整體工作產(chǎn)生重要影響，并會影響組織決策以及廣大教育工作者的自身利益。真實有效的人事檔案材料可以將準(zhǔn)確的人員信息提供給上方，防止出現(xiàn)用人錯誤的情況。在選拔領(lǐng)導(dǎo)人員的過程之中，倘若出現(xiàn)用人不明的情況，將會阻礙高校的發(fā)展道路，造成利益的損失，甚至危及我黨與整個國家的事業(yè)。由此可見，完善高校人事檔案管理工作具有非常重要的理論意義和現(xiàn)實意義[1]。

二、高校人事檔案管理工作存在的新問題

（一）檔案內(nèi)容不豐富，評價性材料過于片面

在很長一段時間里，高校人事檔案的主要內(nèi)容強調(diào)的是記錄和體現(xiàn)教育工作者個人的社會閱歷、思想行為以及政治成分等方面的具體內(nèi)容，展現(xiàn)的歷史情況占絕大多數(shù)，近期情況微乎其微。有很多僵化死板的材料，很少有可以反映出鮮活現(xiàn)實的內(nèi)容。個人的知識水平、能力范圍、專業(yè)特長以及工作業(yè)績等具有價值的實質(zhì)性信息嚴(yán)重缺乏。對教育工作者的品德、能力以及業(yè)績等情況的評價材料都是一成不變的，所運用的也都是僵化呆板的套話和政治性官方用語，無法體現(xiàn)出教育工作者的個性，毫無特征可言，既不全面也不準(zhǔn)確。

（二）材料欠完整且缺乏真實性

工作人員在收集和管理人事檔案材料的過程中，嚴(yán)重缺乏檔案管理的基礎(chǔ)知識，應(yīng)當(dāng)存檔的沒有及時存檔，工作過程中不按照相關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)，導(dǎo)致檔案材料不完整或完全丟失。事主沒有在第一時間報告檔案管理部門，而是自己收藏起來，將上級的表揚或者更高的學(xué)歷證書等檔案留在自己手中[2]。

存檔材料要素不足，內(nèi)容存在嚴(yán)重錯誤。很多管理人員在書寫有關(guān)人事報表時，存在極大的隨意性，沒有認(rèn)真考慮填報要素，很多主要信息都存在錯誤，在沒有審核的情況下就隨便裝進了檔案袋。事主的信息填寫存在問題，那么出生時間、參加工作時間以及文化水平等信息自然也就會和前后記載存在出入。

（三）人才流動過于頻繁，很多人無視檔案的存在

隨著社會主義市場經(jīng)濟的建立，各行各業(yè)的競爭也日趨激烈，很多國企以及事業(yè)單位的人才均放棄了穩(wěn)定的工作，成為了自由職業(yè)者。市場經(jīng)濟愈發(fā)繁榮，人才的流動性也就越強，自由職業(yè)者的數(shù)量在集聚增加。特別是近些年來，利用人才市場實現(xiàn)流動的人員數(shù)量日益上升。這些流動人員的人事檔案管理中出現(xiàn)了眾多新問題，對人事部門的工作帶來了許多困難，阻礙了人才的合理流動。自從實施改革開放以來，我國高等教育的規(guī)模呈現(xiàn)出逐漸擴大的趨勢，尤其是隨著市場經(jīng)濟的確立，其發(fā)展速度驚人。對高校教師的需求量也在日益擴大，高校人才流動的數(shù)量也隨之激增。為了獲取高素質(zhì)人才，高校與眾多科研機構(gòu)展開了激烈的競爭。很多高校為了引進大量優(yōu)秀的人才，制定了許多新的規(guī)章制度，甚至無需檔案與人事關(guān)系，出現(xiàn)了許多“人檔分離”的情況，有些人則將檔案放在人才市場置之不管[3]。

（四）缺乏資金，管理方式過于老舊

首先是缺乏必不可少的硬件設(shè)施。有很多高校的人事檔案室均缺乏大量的資金與設(shè)施，沒有獨立的檔案室、閱覽室以及辦公室，充其量只是做到了辦公室和檔案室的分離，空調(diào)以及其余的硬件設(shè)備就更是空談妄想。人事檔案管理條件落后的高校，僅用小小的木柜存放人事檔案。其次是現(xiàn)代化水平極低。由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，采用網(wǎng)絡(luò)化的手段管理人事檔案信息已經(jīng)是大勢所趨。然而，有些高校的檔案管理人員故步自封，毫無新時代的思想觀念，依舊被過去的條條框框所束縛，脫離了信息時代的軌道，檔案的管理依舊停留在紙質(zhì)檔案的建立與保存上，實體管理依舊是重心所在。大部分統(tǒng)計工作仍然依靠手工作業(yè)。工作人員的工作重心始終是材料的整合與存檔，僅僅追求表面上的整齊劃一，沒有強調(diào)內(nèi)在的整體把握和動態(tài)管理，導(dǎo)致了嚴(yán)重的人力資源浪費。某些高校配有微機，但是其只能打印檔案目錄，無法搜索或者查找詳細(xì)的人事信息，其僅僅是一種工具，不可進行檔案管理。部分高校雖然成立了電子數(shù)據(jù)庫，但是因為開發(fā)的軟件功能很少，和上級配備的軟件難以共存，做不到對復(fù)雜人事信息的分類和匯總。

（五）過度強調(diào)檔案的保存，沒有進行合理開發(fā)與利用

首先是對人事檔案的充分開發(fā)與合理利用沒有給予高度重視，不符合新時代下人事制度的改革趨勢。過度強調(diào)檔案的保存和歸檔，沒有進行合理的開發(fā)與利用。其次是很多的檔案材料都被置若罔聞，而且使用頻率較高的材料都是關(guān)于工資調(diào)整、黨團材料以及解決待遇等方面的，真正用于選拔人才和預(yù)測領(lǐng)域的微乎其微。再次是檔案的使用始終處于被動位置，通常都是領(lǐng)導(dǎo)安排或者上級下達指示之后，有關(guān)工作人員才會匆匆忙忙地整理文獻資料，完全沒有主動性和敬業(yè)精神。最后是人事檔案的開放利用方式有限。現(xiàn)階段人事檔案管理部門的工作方式已經(jīng)難以滿足時代的需求了，僅重視紙質(zhì)檔案，忽略了電子檔案的存在。把互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)僅僅用在存檔方面，沒有充分發(fā)揮其優(yōu)勢，導(dǎo)致檔案的利用率極其低下[4]。

三、處理高校人事檔案管理中新問題的主要對策

（一）強化培訓(xùn)力度，提升高校人事檔案管理團隊的素質(zhì)

由于現(xiàn)代社會的發(fā)展和科技水平的提升，人事檔案管理的手段也日趨多樣化，使用人事檔案的要求也在逐漸增多。檔案管理工作的信息容量以及服務(wù)領(lǐng)域也在逐漸拓展。檔案資源的使用、服務(wù)方法以及基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的構(gòu)建均發(fā)生了徹底改變，這就表明人事檔案管理人員必須快速提升自身的綜合素質(zhì)：一方面，要轉(zhuǎn)變思想，讓高校人事檔案管理團隊成員具有一種緊迫感；另一方面，通過強化學(xué)習(xí)培訓(xùn)，科學(xué)系統(tǒng)地將檔案領(lǐng)域的專業(yè)理論知識與組織人事的規(guī)則，傳授給所有高校人事檔案管理團隊成員，提升他們的思想道德素質(zhì)和淵博的知識水平，培養(yǎng)良好的工作心態(tài)以及高度的責(zé)任感。并且在此基礎(chǔ)上不斷拓展專業(yè)知識的深度和廣度，從而達到新時代經(jīng)濟發(fā)展和高校教育對人事檔案管理的新要求。

（二）加大資金的投入，完善高校人事檔案管理的硬件設(shè)施

如果要高校人事檔案管理系統(tǒng)照常運作，必不可少的硬件設(shè)施就是基本保障。所以，必須根據(jù)檔案管理的有關(guān)文件要求，將高校人事檔案管理的硬件設(shè)施納入學(xué)校的總體建設(shè)之中，把人事檔案的費用歸入單位財務(wù)預(yù)算之中。在人才的配備以及資金的投入上給予保障，辦公室、專用庫房以及檔案室的建設(shè)需嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，引進復(fù)印機、打印機、檔案柜、電腦、掃描儀以及裝訂機等不可或缺的辦公設(shè)備，配置必不可少的檔案保護設(shè)施，并且根據(jù)實際工作的需要，在第一時間更新升級設(shè)備[5]。

（三）強化信息化建設(shè)，提升高校人事檔案管理效率

所謂的人事檔案信息化，就是將過去的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子化檔案或者數(shù)字化檔案，將靜態(tài)信息轉(zhuǎn)化為動態(tài)信息?？茖W(xué)管理紙質(zhì)檔案是人事檔案信息化的基石，科學(xué)整合檔案資源，比方說，將每個人對應(yīng)的信息輸入計算機中，構(gòu)建個人的檔案信息庫，主要的檢索信息姓名、職業(yè)、籍貫所在地、身份證號碼以及本人相片等等，條目鏈接為人事檔案的目錄列表，隨意可以利用電腦增加或修改個人的動態(tài)信息。從而逐漸實現(xiàn)檔案的信息化，用微機操作檔案的查閱、存檔以及統(tǒng)計等等，摒棄以往僅靠紙質(zhì)檔案獲取檔案信息的方式，保障檔案信息的真實性和可靠性，提升高校人事檔案管理的效率。除此之外，還可以靈活運用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，創(chuàng)新人事檔案管理，向社會提供高質(zhì)量的人才檔案信息服務(wù)，從而實現(xiàn)信息資源的有效共享。

（四）建立科學(xué)的管理機制，推動人事檔案管理工作系統(tǒng)化運作

首先，要加強領(lǐng)導(dǎo)。高校的領(lǐng)導(dǎo)層要對人事檔案管理工作給予重視，將其歸入重要日程之中。成立人事檔案管理團隊，對檔案的管理工作進行周期性的檢查和指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)新問題時要在第一時間進行處理。對人事檔案工作進行定性考核，實施分類指點和動態(tài)管理，促進推動人事檔案管理工作系統(tǒng)化運作。其次，要建立科學(xué)的管理機制，因為人事檔案工作較為復(fù)雜，如果沒有制度的約束，將會失去方向性。必須結(jié)合工作的實際情況和社會的具體需求，健全檔案管理制度，完善人事檔案整理的規(guī)則。嚴(yán)格審核檔案材料的整合、存檔以及轉(zhuǎn)出檔案等各個環(huán)節(jié)，盡可能阻止偽造材料入檔，讓檔案的整理更加科學(xué)化、系統(tǒng)化，保障檔案材料的準(zhǔn)確性、真實性以及實用性。

（五）統(tǒng)籌規(guī)劃，確保高校人事檔案工作協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展

作為一項系統(tǒng)工程，高校人事檔案管理工作和別的工作之間存在著千絲萬縷的聯(lián)系。所以必須樹立全局觀念，統(tǒng)籌規(guī)劃，深入思考，研究出科學(xué)的方案。在資金注入、團隊組建、人員配置以及檔案的開發(fā)利用等方面，均要統(tǒng)籌規(guī)劃，用最科學(xué)的集成狀態(tài)，實現(xiàn)高校人事檔案管理的高校運作，建立起完整的檔案資料系統(tǒng)，充分發(fā)揮人事檔案的參考作用[6]。從本質(zhì)上提升高校人事檔案的服務(wù)質(zhì)量，確保高校人事檔案工作協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展。

四、結(jié)語

由于我國社會主義市場經(jīng)濟的建立，各專業(yè)人才之間的競爭也日趨激烈，推動了高校人事制度的改革創(chuàng)新，與此同時也給高校人事檔案管理工作帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)與無窮的機遇。高校人事檔案管理者應(yīng)當(dāng)抓住機會，在新形勢下針對工作中出現(xiàn)的新問題，積極探索有效的解決對策，改變過去陳舊的思想觀念，為高校人事檔案管理模式注入新的活力，滿足高校建設(shè)發(fā)展的具體需要。

[1]李雪云,饒圓.高校干部人事檔案專項審核中的問題及對策[J].山西檔案,2016,(2):124-126.

[2]楊仁輝.從《勞動合同法》看高校編制外聘用人員檔案管理[J].山西檔案,2012,(5):51-53.

[3]姚紅,陳嵐.對高校干部人事檔案工作的幾點思考[J].山西檔案,2015,(6):91-93.

[4]秦茂盛,趙文娟.高校出版社人事代理制人才機制研究[J].出版廣角,2015,(11):44-45.

[5]羅雯瑤.高校學(xué)報編輯職業(yè)發(fā)展的困境與對策[J].出版廣角,2015,(2):96-98.

[6]徐軍玲.云計算環(huán)境下高校圖書館功能拓展與改變[J].出版廣角,2013,(15):63-65.

G275.9；G647.1

A

1005-9652（2017）01-0058-03

青海省社科基金項目“青海藏區(qū)民間力量在生態(tài)治理中的理性選擇研究”的階段性研究成果，項目編號：15042；教育部學(xué)位與研究生發(fā)展中心項目“中加優(yōu)秀研究生導(dǎo)師德性培育比較研究”，項目編號：2015Y0803。

（責(zé)任編輯：魏登云）

屈俊華（1978-），女，陜西西鄉(xiāng)人，青海大學(xué)，館員，研究方向：人事檔案。