文·徐潔

“互聯(lián)網(wǎng)+”在高校檔案工作中的應(yīng)用研究

文·徐潔

檔案工作是學(xué)校行政管理工作中一個(gè)非常重要的組成部分，它既包括了高校師生的人才檔案工作，又包括了記錄學(xué)校相關(guān)活動(dòng)、事件等重要信息的事務(wù)檔案工作，是一項(xiàng)涉及范圍廣、著力點(diǎn)細(xì)、跨越時(shí)間長(zhǎng)、心思要求縝密的工作。隨著整個(gè)時(shí)代信息化發(fā)展步伐的加快，我們已然處于“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，而這個(gè)時(shí)代不可置疑地給高校的檔案工作帶來(lái)了富有改革意義的新鮮景象。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”在檔案工作中的應(yīng)用價(jià)值

（一）提高檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)性

在傳統(tǒng)的檔案工作中，僅僅是數(shù)據(jù)的采集與錄入，就要耗費(fèi)不少的時(shí)間，加之全部是人力操作，期間也更加容易產(chǎn)生工作疲憊感。但是在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代中，信息的采集與輸入都通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)，一方面可以減少人力的投入使用成本，另一方面也可以避免人力操作可能出現(xiàn)的失誤、無(wú)序、紊亂等問(wèn)題。與此同時(shí)，當(dāng)檔案的形式從書面轉(zhuǎn)向數(shù)字時(shí)（即由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向電子檔案），不論是在紙張的使用與印刷，還是在檔案的存儲(chǔ)與安置上，都節(jié)約了不少的成本與空間。由此可見(jiàn)，將數(shù)字信息技術(shù)應(yīng)用到高校的檔案工作后，其整體的管理經(jīng)濟(jì)性有所提高。

（二）提高檔案使用工作的多元性

在傳統(tǒng)的檔案工作中，由于每一份檔案都是以紙質(zhì)書面的形式存放在檔案室里，即使是嚴(yán)格按照一定的排列順序來(lái)存放，但因整個(gè)高校所涉及的檔案非常多，查找調(diào)閱不便，所以一般都是利用者在有特定需要不得不用到檔案時(shí)才會(huì)查找，比如教師要查閱學(xué)生的歷史檔案，學(xué)校管理人員要查找學(xué)校發(fā)展的歷史檔案等，這就導(dǎo)致檔案被查閱和使用的頻率比較低，原因單一。但是在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代中，由于檔案的調(diào)取變得極為方便，因此，一方面對(duì)于管理者來(lái)講，檔案的補(bǔ)充更新變得簡(jiǎn)單便捷，使檔案的門類更加多樣、內(nèi)容更為豐富；另一方面，對(duì)于使用者來(lái)講，檔案的調(diào)取查閱變得方便直接，使利用者更愿意使用對(duì)于評(píng)判或了解某一件事情、某一個(gè)人的價(jià)值更大、憑據(jù)性更強(qiáng)的檔案，這無(wú)疑是提高了檔案使用工作的多元性。

（三）提高檔案對(duì)接工作的緊密性

檔案的形成、管理、存儲(chǔ)都是長(zhǎng)期性的，特別是對(duì)于建校時(shí)間悠久，人員數(shù)量多的高校來(lái)講，其檔案中不乏一些時(shí)代比較久遠(yuǎn)的文件資料。但高校的人員卻不是固定不變的，這意味著檔案工作會(huì)有一個(gè)交接更替的過(guò)程，比如檔案室的人員調(diào)遷、新增等，就會(huì)對(duì)檔案工作進(jìn)行交接。在傳統(tǒng)的檔案工作中，由于都是紙質(zhì)檔案，且存放位置固定，因此當(dāng)檔案數(shù)量越多時(shí)，人員在交接管理時(shí)就越容易出現(xiàn)紕漏。但是在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代里，檔案的管理與存儲(chǔ)等都更加有序和科學(xué)，且可以通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)操作，因此，只要重視加強(qiáng)人才的培養(yǎng)，那么相互之間的交接就會(huì)簡(jiǎn)便易行。另外，如果檔案需要外借，也可以通過(guò)數(shù)字信息的軌跡跟蹤流程，以避免檔案的丟失或損壞。因此，將數(shù)字信息技術(shù)運(yùn)用到高校的檔案工作后，其對(duì)接工作的緊密性會(huì)得到加強(qiáng)。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案工作的開展策略

（一）更新管理觀念，創(chuàng)新工作思路

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下開展檔案工作，高校的檔案管理人員首先要更新管理意識(shí)，創(chuàng)新工作思路。比如，過(guò)去當(dāng)有新生來(lái)學(xué)校報(bào)道時(shí)，學(xué)校除了接收新生從畢業(yè)學(xué)校遞交過(guò)來(lái)的檔案外，還會(huì)以手動(dòng)填寫的方式為新生創(chuàng)建檔案或者補(bǔ)充更新檔案，但是現(xiàn)在，則可以將新生的信息輸入到計(jì)算機(jī)中，以建立電子檔案的方式來(lái)存儲(chǔ)，這就是工作方式、作業(yè)工具的一種變革。又比如，具有保密性的檔案，像人事檔案、文書檔案、事務(wù)檔案等，它們?cè)诠芾怼⑼饨?、查閱時(shí)應(yīng)當(dāng)區(qū)分對(duì)待，有針對(duì)性地管理，因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，高校所創(chuàng)建的電子檔案管理系統(tǒng)、管理章程方法等，在滿足檔案管理基本要求的前提下，也應(yīng)當(dāng)遵循數(shù)字信息管理的相關(guān)規(guī)則，比如創(chuàng)建用戶名、設(shè)置登陸密碼、設(shè)置管理員、針對(duì)檔案使用需求或者人員的身份進(jìn)行不同的權(quán)限設(shè)置等。相對(duì)于傳統(tǒng)的高校檔案工作來(lái)講，這些思路與方法都是具有變革性、創(chuàng)新性的，需要高校從上至下地去推動(dòng)思維的更新。

（二）打通互聯(lián)渠道，推進(jìn)數(shù)字進(jìn)程

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下的高校檔案工作，應(yīng)當(dāng)是一個(gè)數(shù)字資源整合的過(guò)程。因此，高校應(yīng)當(dāng)重視打通互聯(lián)渠道，推進(jìn)數(shù)字進(jìn)程。比如，新生從畢業(yè)學(xué)校來(lái)大學(xué)報(bào)道時(shí)，其人事檔案也隨之發(fā)生變動(dòng)，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，學(xué)校之間、各地教育部門、教育機(jī)構(gòu)之間應(yīng)當(dāng)是協(xié)同作業(yè)的，在互聯(lián)網(wǎng)這個(gè)平臺(tái)上，讓每一個(gè)學(xué)生的檔案都可以隨著學(xué)生的學(xué)習(xí)成長(zhǎng)軌跡得到融合與更新，也就是說(shuō)每一個(gè)學(xué)校的檔案工作并不是完全封閉的，而是有一個(gè)共享的區(qū)域。除此以外，檔案工作還應(yīng)當(dāng)考慮到被管理者的個(gè)體差異性，在創(chuàng)建、生成、補(bǔ)充、更新、修改、優(yōu)化等過(guò)程中，各種檔案數(shù)據(jù)信息的處理都不能“一刀切”，特別是在檔案需要被外調(diào)、外借、查閱時(shí)，其開放程度、查閱方式等，都應(yīng)當(dāng)具有針對(duì)性，因此，檔案工作是一個(gè)不斷推進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程的過(guò)程，而不是停滯和封閉的過(guò)程。

（三）推行便民服務(wù)，共享有效信息

檔案是一種記錄人物或事件發(fā)展軌跡與進(jìn)程的重要工具，除了記錄外，被查閱與使用也是一項(xiàng)非常重要的功能。由于在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，檔案的管理工作變得更加方便快捷，因此，高校也可以考慮適當(dāng)?shù)?、適時(shí)地推行便民服務(wù)，讓信息得到有效的共享。比如，記錄學(xué)校某一件事情、某一項(xiàng)活動(dòng)或者是學(xué)校從創(chuàng)建到發(fā)展至今整個(gè)過(guò)程的一些檔案資料，學(xué)校可以將其存放在學(xué)校的圖書館信息系統(tǒng)上，讓師生隨時(shí)瀏覽，增加對(duì)學(xué)校的了解。尤其是當(dāng)學(xué)生要開展某個(gè)項(xiàng)目的調(diào)研時(shí)，如果能夠方便快捷地查閱到相關(guān)的檔案資料。除此以外，高校也應(yīng)當(dāng)搭建一個(gè)用人單位與學(xué)生個(gè)人相互溝通的平臺(tái)，讓用人單位可以通過(guò)查閱學(xué)生的檔案了解學(xué)生在校期間的表現(xiàn)，從而更加全面、客觀、公正地去評(píng)價(jià)學(xué)生，增加學(xué)生的就業(yè)機(jī)會(huì)。對(duì)此，可以借鑒的國(guó)家檔案局已經(jīng)開通的“國(guó)家開放檔案信息資源共享利用系統(tǒng)”，這實(shí)際上就是檔案信息的有效共享。

（四）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，構(gòu)建安全環(huán)境

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代中，由于信息多是在開放的互聯(lián)網(wǎng)空間下流動(dòng)，因此，必須高度重視互聯(lián)網(wǎng)的安全性問(wèn)題。高校應(yīng)當(dāng)著重加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，構(gòu)建安全網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。尤其是對(duì)于有著高度保密性的檔案來(lái)講，高校更應(yīng)當(dāng)避免出現(xiàn)信息泄露的問(wèn)題。筆者認(rèn)為，除了配置相關(guān)的硬件、軟件、技術(shù)，保證檔案信息在日常能夠有序、安全地得到妥善地管理與定期地維護(hù)以外，還應(yīng)對(duì)檔案使用者的進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。比如，將檔案使用者的身份證信息與其本人進(jìn)行有效匹配，在查詢、借閱、征用檔案時(shí)，需要進(jìn)行實(shí)名登記，過(guò)程監(jiān)督、軌跡記錄等?？傊?，高校應(yīng)當(dāng)在內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)制、計(jì)算機(jī)病毒的消除與防護(hù)、檔案訪問(wèn)的權(quán)限與審核等方面入手去構(gòu)建一個(gè)安全的檔案管理環(huán)境。

（五）重視人才儲(chǔ)備，加強(qiáng)人才培訓(xùn)

由于在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，檔案的管理工作對(duì)比過(guò)去發(fā)生了較大的變化，其中涉及到不少基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)知識(shí)、互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)等，這都需要高校加強(qiáng)人員培訓(xùn)，尤其是對(duì)于年紀(jì)比較大的檔案工作者，更是要給予充分的培訓(xùn)，讓其能夠完全掌握相關(guān)的工作技能。除此以外，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，運(yùn)用數(shù)字信息來(lái)管理檔案，并不是單純地變換檔案的存儲(chǔ)形式、呈現(xiàn)形式，而是應(yīng)當(dāng)逐漸地構(gòu)建一個(gè)立體、多元、互聯(lián)的數(shù)字化檔案系統(tǒng)，因此，它需要工作人員除了具備基礎(chǔ)的軟硬件知識(shí)外，在數(shù)字化構(gòu)建與推進(jìn)領(lǐng)域，也有一定的能力，需要在培訓(xùn)中得以加強(qiáng)。所以，高校除了選拔更多的專業(yè)人才外，還應(yīng)當(dāng)創(chuàng)建機(jī)會(huì)，提供舞臺(tái)，讓檔案工作者可以接觸、學(xué)習(xí)、了解到國(guó)內(nèi)外高校的一些優(yōu)秀先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)、管理方法等，更好地將檔案工作與高校日常的教學(xué)活動(dòng)、行政活動(dòng)有機(jī)融合，協(xié)同配合，在壯大檔案信息管理人才隊(duì)伍的同時(shí)，更好地發(fā)揮與享用“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代紅利。

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下各種信息技術(shù)的進(jìn)步，必然會(huì)推動(dòng)包括高校檔案工作在內(nèi)的各種傳統(tǒng)人力勞作型工作的變革創(chuàng)新。高校檔案工作應(yīng)當(dāng)搭載時(shí)代快車，巧借數(shù)字東風(fēng)，通過(guò)更新管理觀念、創(chuàng)新工作思路，打通互聯(lián)渠道，推進(jìn)數(shù)字進(jìn)程，推行便民服務(wù)、共享有效信息，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、構(gòu)建安全環(huán)境，重視人才儲(chǔ)備、等多個(gè)方面去推動(dòng)高校檔案工作開啟新的篇章，從而有效提高整個(gè)工作的質(zhì)量與效率。

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[1]田忠強(qiáng)，陳江鴻.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的檔案O2O服務(wù)模式研究[J] 北京檔案，2016-01

[2]曾凡麗.淺議“互聯(lián)網(wǎng)+”在科技檔案管理中的應(yīng)用[J]河南林業(yè)科技，2015-04

[3]陸瑤.電子檔案的特點(diǎn)及在檔案工作中的應(yīng)用研究[J]赤子（上中旬），2015-01

[4]胡海敏.淺談檔案在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下的安全管理[J]辦公室業(yè)務(wù)，2014-02

（作者單位：西北民族大學(xué)檔案館）