文/王 磊

新時(shí)期背景下事業(yè)單位會計(jì)檔案管理問題與對策

文/王 磊

隨著科技的發(fā)展，信息技術(shù)的發(fā)展越來越完善，深入到各行各業(yè)。事業(yè)單位也適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展引進(jìn)了信息技術(shù)，這讓事業(yè)單位的各項(xiàng)工作實(shí)現(xiàn)了信息化，大大簡便了單位的工作，會計(jì)檔案管理在使用了信息技術(shù)后，對信息的收集、整理和分析都得到大幅度的提高。但是，在新的會計(jì)環(huán)境下，還要進(jìn)一步加快會計(jì)檔案管理的信息化進(jìn)程，這樣才能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展

每個(gè)單位都會建立自己的檔案，事業(yè)單位也不例外，檔案是用來記錄單位的各個(gè)方面，比如，人事、會計(jì)等，通過檔案可以了解單位過去的變遷和人事的變動(dòng)，通過對變遷和變動(dòng)的了解可以對單位的演進(jìn)提供參考和單位組織改革提供基礎(chǔ)。其中的會計(jì)檔案是從單位的財(cái)務(wù)方面記錄單位的發(fā)展過程，由于財(cái)務(wù)工作涉及到單位的各個(gè)方面，所有會計(jì)檔案是事業(yè)單位在改革和發(fā)展中不可缺少的參考條件。

一、事業(yè)單位會計(jì)檔案管理面臨的新時(shí)代背景

1.檔案管理工作的意義發(fā)生變化

以前，我國對事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理方式是所有的資金有國家統(tǒng)一調(diào)撥和管理，到如今，這個(gè)狀況發(fā)生了改變，改變的原因是因?yàn)榻?jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)型進(jìn)入了市場經(jīng)濟(jì)和國家出臺了一系列的有關(guān)事業(yè)單位的整改方案，在這樣的環(huán)境下事業(yè)單位的財(cái)務(wù)環(huán)境必然也發(fā)生改變，改變的具體表現(xiàn)是：首先，事業(yè)單位的財(cái)務(wù)不再是全部由國家統(tǒng)一的調(diào)配和管理；其次，對于事業(yè)單位來說，由于國家不在全部負(fù)責(zé)單位的財(cái)務(wù)調(diào)配，這使得單位要進(jìn)一步發(fā)展，只有實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)上的自主和自理。這使得單位的會計(jì)檔案在單位的發(fā)展中起到巨大推動(dòng)作用，使得會計(jì)檔案的管理具有了巨大的意義。

2.檔案管理工作的方式發(fā)生變化

隨著科技的發(fā)展，信息技術(shù)的發(fā)展越來越完善，深入到各行各業(yè)。事業(yè)單位也適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展引進(jìn)了信息技術(shù)，這讓事業(yè)單位的各項(xiàng)工作實(shí)現(xiàn)了信息化，大大簡便了單位的工作，會計(jì)檔案管理在使用了信息技術(shù)后，對信息的收集、整理和分析都得到大幅度的提高。但是，在新的會計(jì)環(huán)境下，還要進(jìn)一步加快會計(jì)檔案管理的信息化進(jìn)程，這樣才能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

二、事業(yè)單位會計(jì)檔案管理存在的問題

1.檔案管理工作人員的職業(yè)能力有待提高

會計(jì)檔案管理工作在新的時(shí)代環(huán)境下和新的科技技術(shù)下有了新的要求，首先，要能為單位的管理和發(fā)展提供全面的、詳實(shí)的資料；其次，對于信息技術(shù)要能靈活應(yīng)用。這就使得檔案管理人員要對會計(jì)工作的各個(gè)方面有所了解，同時(shí)能應(yīng)用信息技術(shù)對檔案資料進(jìn)行收集、整理和分析。然而，現(xiàn)在的檔案管理人員依然依靠過去的管理方式對會計(jì)檔案進(jìn)行管理，沒有真正認(rèn)識到會計(jì)檔案的特殊性，也沒有擁有對會計(jì)檔案進(jìn)行分析的能力。并且，沒有真正認(rèn)識到在新時(shí)代會計(jì)檔案管理的真正意義，這就要求提高會計(jì)檔案管理工作人員的工作能力。

2.檔案管理工作模式有待創(chuàng)新

檔案管理就是對檔案進(jìn)行收集、整理和保存的過程。目前，對會計(jì)檔案的管理，依然是按照傳統(tǒng)的以月、季度和年為周期進(jìn)行管理，這樣出現(xiàn)會計(jì)工作已經(jīng)進(jìn)行完了，所對應(yīng)的會計(jì)檔案資料卻沒有送到會計(jì)檔案管理方面，造成會計(jì)資料的滯后，會造成一些會計(jì)工作的誤差所產(chǎn)生的問題，不能通過檔案進(jìn)行核查。為了避免類似的問題產(chǎn)生，就要對會計(jì)檔案的管理進(jìn)行創(chuàng)新。

三、新時(shí)期加強(qiáng)事業(yè)單位會計(jì)檔案管理的對策

1.更新會計(jì)檔案管理思想意識

信息時(shí)代的到來，讓信息的管理、保存和轉(zhuǎn)存的形式發(fā)生了改變，信息技術(shù)讓信息的傳輸快速化、準(zhǔn)確化、標(biāo)準(zhǔn)化，信息的保存和轉(zhuǎn)移有過去的紙質(zhì)媒介轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案和電子媒介，對于會計(jì)檔案的管理思想意識都要隨之改變，這對會計(jì)檔案信息的利用有重大意義，與此同時(shí)，對于檔案管理工作人員來說，要根據(jù)實(shí)際情況的需要改變過去的工作模式，不斷的提高自己的綜合素質(zhì)，以保證能適應(yīng)現(xiàn)代化的管理。對單位來說，要根據(jù)時(shí)代的要求，引進(jìn)先進(jìn)的會計(jì)檔案管理技術(shù)，用于實(shí)現(xiàn)對舊制度進(jìn)行完善改革，讓新技術(shù)來帶動(dòng)工作效力和效益的進(jìn)步。新技術(shù)的引用，要有相應(yīng)的工作理論和模式的建立，這就要對舊的工作理論和模式進(jìn)行改革，實(shí)現(xiàn)用新的思路來解決問題，提高會計(jì)檔案管理的層次。

2.實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案管理的現(xiàn)代化

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，為會計(jì)檔案現(xiàn)代化管理的實(shí)現(xiàn)提供了基礎(chǔ)條件。通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)了對電子檔案的智能化管理，比如通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行自動(dòng)的分類、編輯和統(tǒng)計(jì)。通過計(jì)算機(jī)的附屬設(shè)備掃描儀可以把紙質(zhì)媒介上的文字、圖像等轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，大大加快了數(shù)據(jù)信息的傳遞。通過互聯(lián)網(wǎng)平臺連通，讓電子信息跨地域共享得到實(shí)現(xiàn)。這樣，對會計(jì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，不需要像傳統(tǒng)的管理方式費(fèi)時(shí)、費(fèi)力、費(fèi)財(cái)，只需通過計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和信息平臺就可以實(shí)現(xiàn)信息的收集和保存。這里要特別提出的是會計(jì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是一個(gè)長期持續(xù)的過程，不能要求一步到位，要有長期堅(jiān)持的心理準(zhǔn)備。并且，會計(jì)檔案管理的現(xiàn)代化不能只依靠檔案局進(jìn)行，要全單位都要了解檔案管理的規(guī)定，并依據(jù)規(guī)定進(jìn)行資料的編制，從而加快標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

3.提高會計(jì)管理人員的素質(zhì)

事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理工作在科技發(fā)達(dá)的今天，也隨著社會的發(fā)展進(jìn)入了電子時(shí)代，比如，會計(jì)電算化等，會計(jì)檔案管理也相應(yīng)的進(jìn)入了電子時(shí)代，并實(shí)現(xiàn)了檔案信息的網(wǎng)絡(luò)資源共享。檔案管理方式的改變，讓檔案管理人員也要根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行改變，具體的改變方法可以通過參加新技術(shù)和業(yè)務(wù)的培訓(xùn)用于改變對檔案管理的觀念和提高對檔案管理的能力，并且要把培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)用到實(shí)際工作當(dāng)中去，做到理論聯(lián)系實(shí)際，是具體工作中提高會計(jì)檔案信息化能力。會計(jì)檔案管理人員還要不斷的加強(qiáng)其他的素質(zhì)，比如，業(yè)道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)及思想素質(zhì)，還要對自身的權(quán)利和職能深刻和正確理解。這是因?yàn)樽鳛闀?jì)檔案管理人員在工作中要保證自身的客觀公正。會計(jì)檔案的特性是專業(yè)性和廣泛性，專業(yè)性所針對的是會計(jì)的專業(yè)，而廣泛性是因?yàn)闀?jì)工作覆蓋了單位的方方面面，這些特性對檔案管理人員提出了要求，檔案管理人員不僅要具備檔案管理的專業(yè)技能，還要有足夠的知識廣度，以便讓會計(jì)檔案管理工作能科學(xué)、順利的進(jìn)行。

綜上所述，在社會、經(jīng)濟(jì)和科技高速發(fā)展的今天，事業(yè)單位也在改變和發(fā)展，這是事業(yè)單位進(jìn)行加強(qiáng)會計(jì)檔案管理的前提，同時(shí)，也是發(fā)展進(jìn)步的結(jié)果。在這樣的環(huán)境下，工作人員首先要清楚社會發(fā)展的趨勢，其次要對自身的職責(zé)有深刻的認(rèn)知，然后，更要根據(jù)實(shí)際情況改變工作觀念。還有就是計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為了人們?nèi)粘Ｉ畹囊徊糠?，要認(rèn)識到計(jì)算機(jī)在工作中的作用，積極的學(xué)習(xí)、引入并利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，用于提高工作效率。但是，對于傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介不能完全的拋棄，要使二者有機(jī)結(jié)合，用于保障工作的順利進(jìn)行。

（作者單位：陜西科學(xué)技術(shù)館）