文/馮群蓉

做好醫(yī)院檔案管理之我見

文/馮群蓉

檔案管理作為醫(yī)院管理中一個重要組成部分，對其現(xiàn)狀進行分析并探究如何做好檔案管理，一直是檔案工作人員應(yīng)該關(guān)注的一個課題。目前，檔案管理在醫(yī)院總體上不夠被重視，管理制度不規(guī)范，信息化建設(shè)也跟不上醫(yī)院發(fā)展的步伐，對檔案的開發(fā)利用也不夠，致使醫(yī)院的檔案管理水平一直處于較低層次的狀態(tài)

醫(yī)院檔案是醫(yī)院從事醫(yī)療和管理活動的歷史記錄，是醫(yī)院診療活動和其他各項活動中形成的并具有保存價值的文件、影像、錄音等材料，是國家重要的檔案之一，是關(guān)乎民生的檔案。檔案管理水平是醫(yī)院管理水平的重要體現(xiàn)，只有搞好并加強檔案管理才能從真正意義上提升醫(yī)院整體的管理水平，起到建設(shè)全面小康社會和促進地方經(jīng)濟發(fā)展的作用。本文僅以漢中市中心醫(yī)院檔案管理為素材，對醫(yī)院檔案管理提出一些拙見：

一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

醫(yī)院檔案材料包含醫(yī)療病歷檔案、人事檔案、文書檔案、財務(wù)會計檔案、基建工程及儀器設(shè)備檔案、科研實驗項目成果檔案等在醫(yī)院醫(yī)療過程中形成的各式各類材料。漢中市中心醫(yī)院前身是漢中地區(qū)醫(yī)院，1965年建院以來，經(jīng)歷了52年的風(fēng)風(fēng)雨雨，醫(yī)院由小變大，由弱變強，現(xiàn)已發(fā)展成為綜合實力在陜南排名前列的一所地市級三級甲等綜合性醫(yī)院，現(xiàn)保存有在職、離退休、死亡人員比較完整的人事檔案1439冊，臨時和聘用合同制員工人事檔案材料不完整的1040冊，設(shè)有專門的檔案庫房，配備鐵質(zhì)檔案柜，每冊按《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》分類排序、整理歸檔，但未使用新型檔案卷夾，檔案庫房、閱檔室未能分開設(shè)置。

病歷是一種有著非常重要價值和數(shù)量巨大的醫(yī)院檔案，現(xiàn)存有1984年以來近50萬余冊病歷，保管庫房狹小、存儲方式落后，查閱難度大；還有建院以來的文書檔案，因過去對檔案管理不夠重視，致使建院初期許多珍貴的資料沒有留存，從2001年以后才開始對文書檔案進行比較完整的收集、整理和歸檔；另有財會檔案，基建設(shè)備檔案等大都分散在不同科室的各個庫房，由各科室自己管理。以及專業(yè)人員的科研技術(shù)檔案絕大多數(shù)都存留在個人手中，導(dǎo)致收集，整理和保管沒有系統(tǒng)化、制度化和規(guī)范化，開發(fā)利用就更加無從談起。

（一）重視程度有待提升

醫(yī)院主要重視的是病歷的規(guī)范書寫，保管和利用的重視程度仍有待提升。只注重對醫(yī)療技術(shù)和專業(yè)人才的引進以及醫(yī)療質(zhì)量的管理，對其他管理特別是檔案管理重視不夠，覺得檔案管理對醫(yī)院發(fā)展的作用不大。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)這種不重視的情緒影響到醫(yī)院其他員工，如此也使得檔案規(guī)范性管理的制度和措施無法貫徹與落實。同時，對檔案管理工作不夠重視的工作氛圍讓檔案管理人員也失去了工作的積極性和主動性，致使醫(yī)院內(nèi)部各自為政，資源不能互相利用，檔案資料出現(xiàn)保管混亂、數(shù)據(jù)缺失，檔案管理效率低等問題。

另外，由于醫(yī)院管理層只注重對醫(yī)療技術(shù)人員的培養(yǎng)，對檔案管理人員的培訓(xùn)缺乏，以至于檔案管理人員無法及時掌握和更新檔案管理知識，有效利用先進的管理方法。淡薄的檔案管理意識、滯后的管理方式、分散的歸檔方法，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作水平的低下，醫(yī)院的檔案管理工作無法得到有序的、規(guī)范化的提升。

（二）缺乏規(guī)范的管理制度體系

醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理較長時間里處于無序、分塊管理的局面。很多醫(yī)療資料和管理數(shù)據(jù)分散、丟失現(xiàn)象嚴(yán)重，很多有價值的資料不能被有效利用。醫(yī)院對醫(yī)療診治活動的崗位職責(zé)和治療流程的規(guī)定比較詳細，但對檔案管理方面的制度條文卻建立得比較少，沒有檔案質(zhì)量管理相關(guān)的考核制度和體系，也沒有將檔案管理工作納入醫(yī)院的考核體系之中。

（三）缺乏完善的信息化檔案管理制度

醫(yī)院檔案管理的范圍比較廣，不僅涉及到醫(yī)療技術(shù)信息，還包含患者、員工的個人信息以及醫(yī)院的經(jīng)營、管理信息等等。醫(yī)院檔案管理涉及的部門也比較多，不僅包含各醫(yī)療單元，還包括各行政職能部門。所以醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容非常龐大、復(fù)雜，檔案管理人員的工作量巨大而繁瑣。僅憑人工歸檔的方式，很難將這些工作量龐大的檔案資料及時、有效地予以處理。雖然近年來醫(yī)院啟動了信息化建設(shè)，也開始了電子病歷的管理方式，但對醫(yī)院檔案整體的信息化建設(shè)仍未統(tǒng)籌考慮，造成醫(yī)院目前檔案信息化涉及面窄，技術(shù)水平有限，軟硬件設(shè)備不夠完善，影響了檔案管理的工作效率和質(zhì)量。有些醫(yī)院雖然使用了檔案管理軟件系統(tǒng)，但缺乏專業(yè)的計算機人才來保障檔案軟件系統(tǒng)的正常運行，致使醫(yī)院的檔案管理跟不上信息時代的發(fā)展步伐，檔案管理水平得不到提升。

（四）檔案資源的利用率低

檔案資源作為推動醫(yī)院發(fā)展的重要資源，具有重要的利用價值。但醫(yī)院沒有利用好這些優(yōu)勢的資源，忽視了檔案管理對醫(yī)院的推動作用，只是將檔案管理作為一個記錄途徑、信息存儲方式，沒有真正地發(fā)揮出檔案管理應(yīng)有的功效，導(dǎo)致醫(yī)院內(nèi)部的信息資源的嚴(yán)重浪費。

二、提升醫(yī)院檔案管理水平的可行性路徑

（一）增強醫(yī)院全體員工對檔案管理的重視意識

要使醫(yī)院檔案管理工作能順利開展下去，就必須建立和完善醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理制度，加強檔案管理工作，增強醫(yī)院全體員工的檔案管理意識，不僅醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要對檔案管理予以重視，更應(yīng)要求全體員工對檔案管理工作的重視和配合，特別是臨床一線醫(yī)療科研人員更應(yīng)該將醫(yī)療檔案管理納入到日常工作范圍，注重對患者信息的保存和保密，關(guān)注醫(yī)療資料特別是醫(yī)療研究、個案分析、經(jīng)驗總結(jié)以及科研成果的整理、收集、保管，定期移交，通過科學(xué)、規(guī)范化的管理，再轉(zhuǎn)化利用后，作為今后醫(yī)療診治的參考，從而使醫(yī)療技術(shù)水平不斷提高，也為年輕醫(yī)生的培養(yǎng)提供借鑒和經(jīng)驗。行政后勤職能部門要注重日常工作中形成材料的保管、收集和移交，通過科學(xué)方法整合、歸納、歸檔，逐步實現(xiàn)電子化存儲。

（二）加強信息化建設(shè)

要解決醫(yī)院檔案管理量大、內(nèi)容復(fù)雜、涉及范圍廣的難題，提高檔案管理人員的工作效率，就要逐步推進檔案管理的信息化建設(shè)，加大對檔案管理的軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)備的投入，保障檔案管理沒有資金上的后顧之憂。通過先進的科學(xué)技術(shù)和信息化手段以及引進和培養(yǎng)復(fù)合型專業(yè)人才，對醫(yī)院的檔案進行電子化、數(shù)字化管理，可以大大提高工作效率，節(jié)約空間和資源，也使得檢索變得方便、快捷。我們醫(yī)院已經(jīng)從2006年起投入計算機HIS系統(tǒng)，實現(xiàn)醫(yī)囑、處方電子化，系統(tǒng)經(jīng)過逐年升級后，今年已全面實行電子病歷，同時投入設(shè)備，將封存的紙質(zhì)病歷進行逐份、逐頁掃描，電子存儲，計劃用三年時間將現(xiàn)存紙質(zhì)病歷全部數(shù)字化，將大大節(jié)約保存空間，提高查閱速度，降低了保存成本。

（三）提高醫(yī)院檔案管理的使用效益

醫(yī)院的檔案資料特別是醫(yī)療病歷，有非常豐富的數(shù)據(jù)和信息可供借鑒和研究。在對醫(yī)療病歷檔案整理、分析、歸納提煉后，對患者的診治可以帶來非常重要的經(jīng)驗參考，對醫(yī)療技術(shù)水平的提高也起到積極的、不可估量的促進作用。因此，醫(yī)院可運用現(xiàn)代的檔案管理技術(shù)，通過信息化的檔案管理手段收集、整理、歸納，全面地利用檔案資源，為醫(yī)院的醫(yī)療工作提供更方便、快捷的查閱、開發(fā)和利用，從而達到提升醫(yī)院檔案管理使用效益的目的。

（四）加強對檔案管理人員的能力培養(yǎng)

檔案管理是一項專業(yè)跨度大、技能要求高、工作必須細致的工作。檔案管理人員要責(zé)任心強、知識面廣、專業(yè)技能好才能勝任。不僅需要在招聘時要提高檔案管理工作崗位的準(zhǔn)入門檻，更應(yīng)該注重對在職員工的崗位培訓(xùn)和職業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)強化。積極地開展有關(guān)檔案管理知識的教學(xué)活動、檔案管理軟件系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和知識的更新，通過培訓(xùn)的方式提升檔案管理人員的綜合能力應(yīng)當(dāng)是一項經(jīng)常性的工作。

（五）選擇合適的檔案管理方式

檔案應(yīng)集中管理，有利于加強醫(yī)院檔案資料的統(tǒng)一管理和檔案管理工作的規(guī)劃布局，也有利于檔案資源的綜合開發(fā)和利用，減少重復(fù)投資和軟硬件設(shè)施的投入，節(jié)約經(jīng)費、人力，提高檔案的整體管理水平。集中管理模式可根據(jù)醫(yī)院醫(yī)療工作的特征分為綜合檔案室和病歷病案室。

1.綜合檔案室管理

主要是將醫(yī)院各種類型的文書檔案、人事檔案、項目建設(shè)和儀器設(shè)備資料、科研資料、基建資料、會計資料等進行分門別類歸檔、集中統(tǒng)一管理。從而避免各自為政，資源不能互相利用，資料出現(xiàn)保管混亂、數(shù)據(jù)缺失，檔案管理效率低等問題。這需要醫(yī)院投入資金，進行硬件設(shè)施設(shè)備改造，按規(guī)范化要求重新規(guī)劃建設(shè)。

2.病歷病案室管理

病歷檔案的數(shù)量和質(zhì)量在醫(yī)院檔案材料中占據(jù)重要地位。為進一步加強醫(yī)療機構(gòu)管理，使病歷管理滿足現(xiàn)代化醫(yī)療管理需要，保證病歷資料客觀、真實、完整，保障醫(yī)患雙方合法權(quán)益，國家衛(wèi)計委出臺的《醫(yī)療機構(gòu)病歷管理規(guī)定（2013年版）》對病歷的建立、保管、借閱與復(fù)制、封存與啟封、保存等七個方面作了更為系統(tǒng)、清晰的規(guī)定，同時提出電子病歷合法化，預(yù)示著病歷電子信息化管理將普遍應(yīng)用。

檔案作為醫(yī)院的珍貴資源，對推動醫(yī)院的發(fā)展具有非常重要的意義，對完善醫(yī)院管理制度也具有非常重要的參考作用。為了提升醫(yī)院整體管理水平和醫(yī)院檔案管理的工作質(zhì)量，必須從醫(yī)院檔案管理信息化、標(biāo)準(zhǔn)化和專業(yè)化等方面予以加強。

(作者單位：漢中市中心醫(yī)院)