張靜

摘要：新形勢(shì)下，如何加強(qiáng)高校教務(wù)秘書隊(duì)伍建設(shè)，規(guī)范教學(xué)管理，對(duì)提高教學(xué)質(zhì)量起著舉足輕重的作用，對(duì)高校教育工作有著重要的意義。本文基于教務(wù)管理工作實(shí)踐，闡述了教務(wù)秘書在教學(xué)管理工作中的角色，對(duì)目前管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，對(duì)如何加強(qiáng)和改進(jìn)教務(wù)秘書工作及其隊(duì)伍建設(shè)提出幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：教務(wù)管理；高校教務(wù)秘書；探析

教務(wù)秘書在高校院系一級(jí)教學(xué)管理中具有不可替代的作用，他的工作直接反映了教學(xué)管理的質(zhì)量與效果。教務(wù)秘書如何提高工作水平和質(zhì)量，以適應(yīng)新的教學(xué)改革形勢(shì)，提升教學(xué)管理水平就顯得尤為重要。筆者結(jié)合自己的工作崗位實(shí)踐做如下探討：

1教務(wù)秘書在教學(xué)管理中的角色定位

1.1服務(wù)的角色

筆者認(rèn)為，教師是教學(xué)工作的主導(dǎo)力量，學(xué)生則是教學(xué)活動(dòng)的能動(dòng)主體，作為教務(wù)秘書應(yīng)該牢固樹(shù)立起為師生服務(wù)的思想意識(shí)，用勤懇高效的工作，為教學(xué)質(zhì)量的提高做好服務(wù)工作。

（一）為教師服務(wù)

首先，期初時(shí)教務(wù)秘書應(yīng)盡早為教師做好教材、任務(wù)書、課堂手冊(cè)、學(xué)生名單“四到位”，方便老師及時(shí)了解所帶專業(yè)和學(xué)生情況，以便充分備課，有針對(duì)性的教學(xué)。其次，隨時(shí)處理教師在日常教學(xué)中的突發(fā)事件，如調(diào)停課。由于這樣那樣的原因難免會(huì)有教師調(diào)課，教務(wù)秘書要協(xié)助教師填寫調(diào)課申請(qǐng)單，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可上報(bào)教務(wù)處并在學(xué)生所在學(xué)院備案，及時(shí)通知到學(xué)生留意補(bǔ)課時(shí)間。再次，對(duì)于每年新進(jìn)的教師，難免存在對(duì)于試卷的打印裝訂、閱卷規(guī)范、成績(jī)單格式等都不了解，教務(wù)秘書應(yīng)該主動(dòng)向新進(jìn)教師詳細(xì)講解，手把手的示范，以便他們順利地完成教學(xué)任務(wù)。最后，教務(wù)秘書要對(duì)教學(xué)硬件設(shè)施的要求和反饋聽(tīng)取教師的合理化建議，并且及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門反饋，以維護(hù)正常的教學(xué)秩序。另外，每年的畢業(yè)生論文答辯，教務(wù)秘書協(xié)助各系做好論文答辯的組織、上報(bào)、實(shí)施工作。

（二）為學(xué)生服務(wù)

首先，每學(xué)期開(kāi)學(xué)初總會(huì)不斷有學(xué)生來(lái)查詢成績(jī)，了解補(bǔ)考、重修、清考的具體情況。對(duì)于這些繁瑣的工作，教務(wù)秘書要在保證按照學(xué)校的有關(guān)制度嚴(yán)格管理和保密的前提下，耐心細(xì)致的解答學(xué)生咨詢的事宜，指導(dǎo)學(xué)生準(zhǔn)確填寫申請(qǐng)表格，辦理相關(guān)手續(xù)。其次，對(duì)于一年兩次的全國(guó)大學(xué)生英語(yǔ)四、六級(jí)考試工作，教務(wù)秘書要通知到班級(jí)學(xué)生并且指導(dǎo)學(xué)生完成上傳照片、繳費(fèi)、報(bào)名、簽字確認(rèn)、領(lǐng)取成績(jī)單等一系列事項(xiàng)，其間難免有學(xué)生將準(zhǔn)考證遺失則還要幫助他們開(kāi)具書面證明，總之就是要為學(xué)生解除后顧之憂，讓他們能夠順利地參加考試。再次，為了使輔導(dǎo)員準(zhǔn)確掌握所帶學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)，更加全面地了解學(xué)生在校的學(xué)習(xí)狀況，有針對(duì)性地開(kāi)展學(xué)生工作，教務(wù)秘書每學(xué)期都要為學(xué)工辦提供學(xué)生的各類成績(jī)，如英語(yǔ)四（六）級(jí)成績(jī)、期末成績(jī)匯總、學(xué)籍審核情況表等，在此基礎(chǔ)上對(duì)成績(jī)不理想的學(xué)生進(jìn)行學(xué)籍預(yù)警并做好家長(zhǎng)談話記錄備案。最后，審核畢業(yè)和學(xué)位資格，畢業(yè)班英語(yǔ)四六級(jí)成績(jī)核對(duì)及畢業(yè)生學(xué)籍處理工作等。

1.2管理的角色

教務(wù)秘書是高校日常教學(xué)管理工作的具體執(zhí)行者，比如考試管理、學(xué)籍管理、教學(xué)計(jì)劃管理、成績(jī)管理等等，還要負(fù)責(zé)有關(guān)教學(xué)管理信息的收集、統(tǒng)計(jì)、分析，對(duì)教學(xué)文件整理歸檔，負(fù)責(zé)組織所在二級(jí)院的考試工作、試卷及相關(guān)材料的收集和裝訂。

（一）對(duì)教學(xué)過(guò)程的管理

教務(wù)秘書要協(xié)助二級(jí)院主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)運(yùn)行的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督和管理。比如，協(xié)助主管院長(zhǎng)對(duì)教師的教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)大綱、教案、講義、PPT、教材、課堂手冊(cè)等進(jìn)行認(rèn)真檢查，以保證教學(xué)工作的順利開(kāi)展；對(duì)于期末考試試題，要例行規(guī)范性檢查，是否有系主任或教研室負(fù)責(zé)人簽字、是否加蓋二級(jí)學(xué)院（教研室）公章、試題評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)等，并將這些資料按年度、年級(jí)、班級(jí)統(tǒng)一存放檔案盒并加貼便簽，方便今后查閱；收試卷時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)檢查課堂教學(xué)手冊(cè)是否按要求填寫完整，試卷分析報(bào)告是否按卷面成績(jī)進(jìn)行分析，是否一式三份成績(jī)單簽字蓋章等。

（二）對(duì)教學(xué)質(zhì)量的管理

教學(xué)質(zhì)量管理是教務(wù)秘書工作的重點(diǎn)。一方面，應(yīng)該健全在二級(jí)學(xué)院層面上的教學(xué)質(zhì)量管理制度，可以會(huì)同教學(xué)質(zhì)量評(píng)估中心一起，加大對(duì)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檢查和監(jiān)督的力度；另一方面，力爭(zhēng)做到日常教學(xué)活動(dòng)規(guī)范化并且付諸到具體工作上來(lái)，如定期組織教師觀摩教學(xué)（同行聽(tīng)課、專家聽(tīng)課、領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)課）、青年教師及新進(jìn)教師講課比賽、定期召開(kāi)學(xué)習(xí)委員座談會(huì)、指導(dǎo)學(xué)生網(wǎng)上評(píng)教并做好記錄，聽(tīng)取學(xué)生代表對(duì)任課教師的意見(jiàn)與建議，對(duì)收集到的教學(xué)信息進(jìn)行整理、總結(jié)后反饋到相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)手中。

（三）對(duì)文件資料的管理

教務(wù)秘書在日常事務(wù)中會(huì)收到各類文件資料，如大教務(wù)下發(fā)的各種教學(xué)文件及通知，本學(xué)院各專業(yè)的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、院系自身形成的各種教學(xué)資料及通知等。對(duì)這些文件、資料、通知等進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化地整理和歸檔，按屬性進(jìn)行科學(xué)分類，按年度學(xué)期、發(fā)文字號(hào)編目錄，貼標(biāo)簽，最后裝入檔案盒，方便信息使用者迅速、準(zhǔn)確地查閱資料。

1.3協(xié)調(diào)的角色

教務(wù)秘書是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和教學(xué)管理相關(guān)部門、老師與學(xué)生之間的聯(lián)絡(luò)員，更是教務(wù)管理中的樞紐和橋梁，對(duì)主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，在教務(wù)處和教學(xué)質(zhì)量評(píng)估中心的指導(dǎo)下開(kāi)展工作，在這個(gè)過(guò)程中扮演著服務(wù)師生、協(xié)調(diào)左右、上傳下達(dá)、保障教學(xué)工作順利開(kāi)展的重要角色。

2當(dāng)前高校教務(wù)工作存在的主要問(wèn)題

2.1思想觀念陳舊，教務(wù)秘書隊(duì)伍建設(shè)不受重視

長(zhǎng)期以來(lái)，由于受“重教學(xué)輕管理”這種傳統(tǒng)高校管理理念的影響，教務(wù)秘書的工作沒(méi)有得到足夠的重視，被認(rèn)為是很普通的工作，任何人都能干。加之日復(fù)一日的對(duì)教學(xué)管理工作進(jìn)行組織、協(xié)調(diào)、貫徹執(zhí)行，期間工作重負(fù)繁雜的程度可想而知，但卻得不到理解和重視，進(jìn)而使教務(wù)秘書的創(chuàng)造性和積極性受到負(fù)面影響。

2.2教務(wù)秘書工資待遇偏低且晉升、職稱評(píng)定機(jī)會(huì)少

由于工作性質(zhì)的要求，教務(wù)秘書時(shí)常遇到“開(kāi)學(xué)早、收假晚”，但凡遇到大小考試總是要“提前來(lái)、晚些走”，在日常工作中也經(jīng)常遇到加班加點(diǎn)放棄休息時(shí)間，但這些往往不被人覺(jué)察，很容易被忽視。有任務(wù)要完成時(shí)最先想到教務(wù)秘書，算酬金時(shí)可能被遺忘，這樣就難免會(huì)挫傷教務(wù)秘書工作的積極性和主動(dòng)性。另一方面，學(xué)校對(duì)教務(wù)秘書的職業(yè)發(fā)展往往不是很重視，許多人可能一輩子直到退休都在從事教務(wù)工作，面對(duì)一個(gè)比高校其他行政人員工作量大很多、繁瑣又操心但沒(méi)有什么晉升發(fā)展機(jī)會(huì)的工作，教務(wù)秘書難免會(huì)在工作上沒(méi)有方向感，缺乏成就感，久而久之，便會(huì)對(duì)工作產(chǎn)生厭煩情緒。

2.3教務(wù)秘書很少有培訓(xùn)交流的機(jī)會(huì)

提高教務(wù)秘書隊(duì)伍建設(shè)的有效途徑之一離不開(kāi)培訓(xùn)交流，但現(xiàn)實(shí)情況是，大多數(shù)高校教務(wù)秘書在各自的工作崗位上從期初忙到期末，還要隨時(shí)關(guān)注教學(xué)動(dòng)態(tài)變化，處理教學(xué)過(guò)程中發(fā)生的各種突發(fā)事件，根本難以離開(kāi)辦公室，就更少有培訓(xùn)交流的機(jī)會(huì)和時(shí)間了，這些就局限了教務(wù)秘書自身素質(zhì)的提高，在處理教學(xué)管理工作難題上常以自身經(jīng)驗(yàn)為支撐要點(diǎn)，仍停留在傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)型和口頭型的淺層次粗放的管理模式，缺乏科學(xué)預(yù)見(jiàn)，管理缺乏創(chuàng)新。

3加強(qiáng)和改進(jìn)高校教務(wù)秘書工作及其隊(duì)伍建設(shè)的對(duì)策

3.1轉(zhuǎn)變思想，加強(qiáng)高校教務(wù)秘書隊(duì)伍建設(shè)

一方面，要從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師的層面加深對(duì)教務(wù)秘書工作的認(rèn)識(shí)，更新教育思想、轉(zhuǎn)變教育理念。另一方面，教務(wù)秘書也要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)及信息化能力的培養(yǎng)，在實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提高理論水平和管理能力。

3.2建立完善科學(xué)的考核評(píng)價(jià)機(jī)制及長(zhǎng)效激勵(lì)機(jī)制

對(duì)于教務(wù)秘書的工作首先要充分認(rèn)識(shí)和肯定，對(duì)他們的工作進(jìn)行公正的績(jī)效考評(píng)，并將考評(píng)結(jié)果直接與收入掛鉤，真正體現(xiàn)其勞動(dòng)價(jià)值。開(kāi)展?fàn)幭仍u(píng)優(yōu)活動(dòng)，讓老師和學(xué)生參與，評(píng)選出工作扎實(shí)、責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)績(jī)突出的優(yōu)秀人員，給他們更優(yōu)厚的待遇享受（比如在年終考核、評(píng)定職稱等方面予以傾斜），充分發(fā)揮先進(jìn)典型的帶動(dòng)和激勵(lì)作用，結(jié)合物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神激勵(lì)，由衷激發(fā)其工作的積極性，鼓勵(lì)其更安心的從事教務(wù)管理工作。

3.3強(qiáng)化培訓(xùn)交流，進(jìn)一步提高教務(wù)秘書隊(duì)伍的綜合素質(zhì)

在信息化背景下，更需要加強(qiáng)對(duì)教務(wù)秘書的培訓(xùn)，多參與對(duì)外交流和專業(yè)進(jìn)修，提升個(gè)人學(xué)習(xí)能力，夯實(shí)基礎(chǔ)，提高自身水平，以便更好的適應(yīng)新的要求，使教務(wù)秘書具有較強(qiáng)的信息化管理能力。

綜上所述，教學(xué)工作是高校經(jīng)常性的工作，教學(xué)管理是高校管理的中心內(nèi)容，教務(wù)秘書通常在時(shí)間緊、任務(wù)重的情況下要出色地完成工作也必須講究工作的方式方法。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門應(yīng)本著人本管理的理念，正確認(rèn)識(shí)和處理教務(wù)秘書工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，穩(wěn)定好、建設(shè)好這支隊(duì)伍，建立長(zhǎng)效管理機(jī)制，充分發(fā)揮其職能，對(duì)于促進(jìn)教學(xué)改革，提高高校教學(xué)管理水平意義重大。