白文紅

［摘要］大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字圖書館建設(shè)的開展，圖書館檔案及文件資料的管理工作越來越重要，應(yīng)提高對其的重視程度。通過完善圖書館檔案及文件資料管理的規(guī)章制度，發(fā)揮檔案及文件資料的社會價(jià)值，完善圖書館的基礎(chǔ)設(shè)施，構(gòu)建信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案及文件資料管理體系，加強(qiáng)檔案及文件資料管理人員的隊(duì)伍建設(shè)，強(qiáng)化圖書館檔案和文件資料管理，為數(shù)字圖書館的建設(shè)提供一定的理論和技術(shù)支撐。

［關(guān)鍵詞］圖書館；檔案；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.094

［中圖分類號］G271 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A ［文章編號］1673-0194（2017）02-0-02

0 引言

如果說書籍是人類進(jìn)步的階梯，是人類發(fā)展的精神食糧，那么毫無疑問，圖書館即是人類精神食糧的倉庫。圖書館是人們獲取知識、搜集資料、科研教學(xué)的重要基地，承擔(dān)著重要的社會職能。大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化圖書館建設(shè)的開展，圖書館的檔案及文件資料管理工作，對圖書館的日常運(yùn)轉(zhuǎn)、發(fā)展創(chuàng)新、戰(zhàn)略規(guī)劃具有重大意義。本文結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，從思想意識、規(guī)章制度等方面，給出強(qiáng)化圖書館檔案和文件資料管理的有效途徑。以期為數(shù)字化圖書館的建設(shè)，提供一定的理論和技術(shù)支撐。

1 提高對圖書館檔案及文件資料管理工作的重視程度

意識是行動的指南。要切實(shí)強(qiáng)化圖書館檔案及文件資料管理工作，關(guān)鍵是要從思想意識上認(rèn)識并重視檔案及文件資料管理的意義。如何才能讓圖書館領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理工作者加強(qiáng)圖書館檔案管理工作的意識？首先，要從思想上認(rèn)識到檔案管理工作對整個(gè)圖書館事業(yè)發(fā)展的重要意義。在具體工作中，圖書館可以組織一些小活動，其主題方向主要要圍繞檔案及文件資料管理的意義。只有加強(qiáng)教育、宣傳，才能進(jìn)一步凸顯出檔案管理的重要性，讓管理者在工作中“小心謹(jǐn)慎”。其次，在工作中，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加大對檔案及文件資料管理工作的重視程度：第一，要加大宣傳檔案管理部門的工作，從而調(diào)動起檔案管理部門的工作積極性；第二，增加投入，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)結(jié)合圖書館檔案管理的實(shí)際情況，設(shè)置相應(yīng)的專門機(jī)構(gòu)、人員，并根據(jù)實(shí)際情況建設(shè)相應(yīng)的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理體系。

2 完善圖書館檔案及文件資料管理工作的規(guī)章制度

俗話說：“不以規(guī)矩，不成方圓”。從工作屬性出發(fā)，圖書館檔案及文件資料管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性、較大的復(fù)雜性。因?yàn)槠涔ぷ鲗傩詻Q定了圖書館檔案及文件資料管理工作需要做到分門別類和細(xì)致保管。要做到管理工作的高效、正常、有序的運(yùn)轉(zhuǎn)，就必須加強(qiáng)管理制度的建設(shè)，制定、實(shí)施相應(yīng)的檔案及文件資料管理制度，以此來約束所有的管理工作者。比如說，對信息的收集，應(yīng)指定相應(yīng)的工作人員在每一個(gè)時(shí)間階段，對借閱的書籍信息進(jìn)行記錄，并一一標(biāo)注目錄，具體到個(gè)人的制度建設(shè)，其好處在于各司其職，每位工作人員都能專心的做好自己份內(nèi)的工作。此外，在具體工作中，應(yīng)設(shè)置專門機(jī)構(gòu)對檔案及文件資料進(jìn)行保管。雖然隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，很多圖書館都采取數(shù)字化保管檔案的措施，但紙質(zhì)檔案及文件資料也有其存在的意義。在保管檔案資料過程中，最主要的措施應(yīng)是防火、防潮、防蟲。只有做好防范工作，才能保障檔案及文件資料的完整性，為數(shù)字圖書館的發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐。

3 凸顯并發(fā)揮檔案及文件資料的社會價(jià)值，并完善圖書館的基礎(chǔ)設(shè)施

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，圖書館檔案及文件資料的管理工作，需要與圖書館的日常運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)一致，相互呼應(yīng)。因此，管理工作要重視布局，落實(shí)人性化的服務(wù)，貫徹以人文本的管理工作的理念。對部分可向社會公開的檔案，要發(fā)揮檔案本身的價(jià)值。為方便讀者的借閱、檢索、查詢：桌椅的安置應(yīng)當(dāng)合理，不應(yīng)過于擁擠；要重視光線問題，光線不宜過強(qiáng)或過暗；還要重視通風(fēng)條件，保障空氣的流通；在合適的地方擺放盆栽，美化閱讀環(huán)境。圖書館在很大程度上扮演著“資料庫”的重要角色，許多市民、教師、學(xué)生來到圖書館，是希望能夠快速的檢索、查詢到自己所需的書籍、資料、文獻(xiàn)。為此，圖書館在布局上必須做到“便利性”。檔案工作需要做到分門別類、條縷清晰，標(biāo)注也要一目了然。此外，要重視細(xì)節(jié)問題，例如，圖書館配置的儲物柜，是否方便讀者使用；是否提供有飲用水（含熱水）；是否方便手機(jī)、電腦充電；是否有穩(wěn)定的WiFi可以上網(wǎng)；是否有感應(yīng)燈方便讀者上下樓梯等。

4 構(gòu)建信息化檔案及文件資料的管理體系

21世紀(jì)的今天，人類已經(jīng)進(jìn)入了信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代。身處在信息“大爆炸”中的人們，每天都會接收和發(fā)送大量的信息，信息的傳遞已變得越來越快捷、方便。圖書館檔案及文件資料的管理工作，需要建設(shè)信息化、數(shù)字化的檔案管理體系。檔案管理建設(shè)信息化管理體系具備諸多的優(yōu)勢。其一，降低成本。使用信息化管理檔案，可極大的降低工作成本。相比以往需要很大空間、大量紙張、許多資料管理柜組成的檔案資料庫，現(xiàn)在只需要虛擬的網(wǎng)絡(luò)空間即可儲存。其二，提高效率。利用信息系統(tǒng)的高端化、智能化能極大的方便檢索工作，提高工作效率。其三，保障完整性。信息化檔案管理可以使用技術(shù)手段對檔案資料進(jìn)行整理、存儲、修正，相比于動手實(shí)際操作，具備很高的完整性、規(guī)范性。建設(shè)信息化檔案管理體系，可總結(jié)為以下4個(gè)步驟：第一是對檔案及文件資料進(jìn)行有序的整理；第二是構(gòu)建數(shù)據(jù)庫；第三是構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò)；第四是開發(fā)檔案及文件資料的大數(shù)據(jù)。

5 充實(shí)檔案及文件資料的數(shù)字化資源

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的進(jìn)步，必然會導(dǎo)致人們生產(chǎn)、生活方式的轉(zhuǎn)變。當(dāng)代社會，人們的閱讀方式已經(jīng)發(fā)生了重大轉(zhuǎn)變。以往在公交車上、校園里、公園里，經(jīng)?？梢砸姷饺藗兪掷锬弥鴷荆F(xiàn)在的人大都是拿著手機(jī)、iPad進(jìn)行閱讀。網(wǎng)絡(luò)在線閱讀或移動終端閱讀的形式，已成為不可逆轉(zhuǎn)的時(shí)代潮流。相比于紙質(zhì)閱讀，“電子閱讀”具有更明顯的優(yōu)勢地位。例如，方便攜帶、內(nèi)容豐富（可隨時(shí)查閱喜歡的書籍）、模式多變（根據(jù)自己的喜好，調(diào)整字體的大小、顏色、類型等）。針對這種形勢，圖書館檔案管理工作需要有所轉(zhuǎn)變，一言以蔽之，要充實(shí)、拓展、豐富檔案及文件資料的數(shù)字化資源。以內(nèi)容豐富、信息準(zhǔn)確、種類齊全的數(shù)字化閱讀資源來滿足大眾的閱讀需求。要完成數(shù)字資源的建設(shè)，首先，圖書館要為讀者提供硬件支持，提供有線或無線局域網(wǎng)的連接；其次，要不斷擴(kuò)大、補(bǔ)充、整理數(shù)字化信息的資料，達(dá)到種類豐富、信息齊全、真實(shí)可信的良好狀態(tài)；最后，將一些優(yōu)秀的數(shù)字化資源，通過超鏈接的形式，推薦給讀者。

6 提高檔案及文件資料管理人員的素質(zhì)

先進(jìn)的管理理念、完善的管理制度、高效的管理方法及齊全的管理設(shè)施，這一切固然是管理工作順利開展的重要保障。然而，離開人才這一核心，以上這些優(yōu)越的條件也就沒有存在的實(shí)際意義，或難以發(fā)揮出其應(yīng)有的工作成效。因此，人才培養(yǎng)是關(guān)鍵。在圖書館檔案及文件資料管理工作，要進(jìn)行人才培養(yǎng)，首先，要強(qiáng)化專業(yè)技能訓(xùn)練。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)且頗具復(fù)雜性的工作，因而對管理人員的專業(yè)能力培養(yǎng)也就顯得十分重要。其次，要重視互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。我國的檔案管理工作要做到長遠(yuǎn)發(fā)展，必須要與時(shí)俱進(jìn)的提高互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用能力。如聘請高校的檔案管理專家，來進(jìn)行理論知識的講解、傳授，通過專家講解，可以及時(shí)掌握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)管理的手段、經(jīng)驗(yàn)；組織員工參加省、市檔案局的專業(yè)培訓(xùn)，通過培訓(xùn)，培養(yǎng)工作人員先進(jìn)的管理理念及對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的使用；圖書館還可以組織員工進(jìn)行交流活動，完善員工的知識結(jié)構(gòu)、計(jì)算機(jī)操作技能等。

7 結(jié)語

在圖書館日常運(yùn)行的工作中，工作人員，尤其是圖書館的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)從思想上重視檔案及文件資料管理工作，其對整個(gè)圖書館事業(yè)發(fā)展的重要意義。檔案及文件資料管理工作，是上級領(lǐng)導(dǎo)對圖書館制定戰(zhàn)略決策的重要依據(jù)；同時(shí)也是查缺補(bǔ)漏，彌補(bǔ)圖書館日常工作的缺陷的可行方法。在具體工作中，要建設(shè)完備的檔案管理制度，分門別類、細(xì)致謹(jǐn)慎的整理、收集檔案文件資料。且信息化、數(shù)字化的檔案管理體系，不僅能提高工作效率，還能保障檔案資料的完整性，因此需要格外的重視檔案信息化、數(shù)字化的建設(shè)以及對相關(guān)工作人員信息化、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)技能的培養(yǎng)，進(jìn)而為數(shù)字圖書館的建設(shè)，提供理論和技術(shù)的支持。

主要參考文獻(xiàn)

［1］曹淑霞.圖書館檔案管理工作探析［J］.檔案管理,2014(6).

［2］張衛(wèi)華.高校圖書館檔案信息資源開發(fā)利用研究［J］.檔案管理,2015(3).

［3］劉岱,張燕,黃文,等.淺析圖書館檔案管理工作——以昆明醫(yī)科大學(xué)圖書館為例［J］.時(shí)代教育,2016(1).

［4］郭海嵐.做好圖書館檔案管理工作之淺見［J］.黑龍江檔案,2014(3).

［5］霍妍.做好圖書館檔案管理工作的措施［J］.黑龍江檔案,2014(3).