曹明慧

【摘要】新時期下，社會主義市場經(jīng)濟不斷發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理也跟隨社會發(fā)展的步伐，事業(yè)單位的會計信息化水平不斷提高，這種提高也給事業(yè)單位會計檔案管理工作提出了新的要求。新時期如何提高事業(yè)單位會計檔案管理質(zhì)量與效率已經(jīng)成為了一個重要的問題 ， 應(yīng)該引起重視。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位 會計檔案管理 制度建設(shè)

事業(yè)單位檔案管理的一個重要組成部分就是會計檔案管理，會計檔案管理不僅能夠記錄單位的一些重要經(jīng)濟業(yè)務(wù)，還能夠反映出單位的經(jīng)濟運行狀況，是一項非常重要的材料。準確而又完整的會計檔案對事業(yè)單位研究各時期的經(jīng)濟財務(wù)活動具有很強的指導(dǎo)作用，也是事業(yè)單位制定各項計劃、政策的依據(jù)。事業(yè)單位作為國家機構(gòu)的重要組成部分，負有為人民服務(wù)的職能，也關(guān)系著國家的經(jīng)濟財務(wù)安全問題。因此，事業(yè)單位一定要做好會計檔案管理工作，實現(xiàn)其價值。

一、加強事業(yè)單位會計管理的重要性

一般人們都會有這樣的看法：機關(guān)事業(yè)單位的經(jīng)費渠道來源是非常單一的，而且這些資金使用的方向也是十分明確的，相對企業(yè)單位的會計檔案來說是比較簡單的，因而對會計檔案的建設(shè)與管理并不是十分重視，人們只看到了一面，忽視了一些事實，加強事業(yè)單位會計管理工作是十分重要的。下面我們就來具體分析。

（一）加強事業(yè)單位會計檔案管理有利于實現(xiàn)法治管理

我國在1998年8月21日發(fā)布的《會計檔案管理辦法》，對會計檔案管理制定有明確、具體的規(guī)定。另外，《檔案法》的第十條也明確規(guī)定：那些國家規(guī)定的應(yīng)當立刻立卷規(guī)檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位的檔案機構(gòu)或者是檔案工作人員進行移交，將其集中管理，任何人都不能將這些檔案占為自己所有。

事業(yè)單位更應(yīng)該遵守國家法律，與行政機關(guān)一起遵守國家的法律法規(guī)，做好會計檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理的法治管理。

（二）加強事業(yè)單位會計檔案管理有利于滿足單位內(nèi)部工作管理的需求

我國經(jīng)過專業(yè)的調(diào)查走訪得出：我國現(xiàn)在有126萬個事業(yè)單位，有3000萬個正式的職工，遠遠超過公務(wù)員的數(shù)量，是公務(wù)員的 5倍，國家每年向這些事業(yè)單位的資金投入耗費巨大。但是總體來說，我國的財力狀況與現(xiàn)實情況相比，還有較大的差距，不足以支持較大的事業(yè)單位開支。因此，加強事業(yè)單位的會計管理工作是十分必要的，做好會計檔案管理工作，需要對財政的收入與支出情況按照事實記錄，并將其分類歸檔，這些會計資料能夠為事業(yè)單位的下一步工作提供科學(xué)的預(yù)算編制、為單位制定工作計劃等工作提供充實的資料。對各事業(yè)單位的會計檔案進行綜合分析，有利于為同級別的財政部門提供財務(wù)管理的依據(jù)，實現(xiàn)單位內(nèi)部工作管理的需求。

二、新時期事業(yè)單位會計檔案管理中存在的問題

（一）會計檔案管理意識不足，相關(guān)資料收集少

一些事業(yè)單位的工作人員對檔案管理工作不重視，沒有很好地認識到其重要性。因此，在日常的檔案管理中沒有擔負起應(yīng)負的責任，對檔案的認識也是非常模糊的，單位的財會人員也比較少，這些人抱著一種應(yīng)付的心理工作。他們認為單位的賬目十分簡單，不需要會計檔案，有些人認為有了會計憑證、賬簿以及報表等基本的資料就可以了，進而導(dǎo)致單位的一些工作規(guī)劃計劃、預(yù)決算資料等資料丟在別的部門沒有歸入到會計檔案中來，甚至一些人將單位的會計檔案資料占為己有，在離崗時，會將會計檔案資料帶走，這導(dǎo)致了單位的會計資料收集的不全。

（二）會計檔案的整理、銷毀工作做的不好

事業(yè)單位的一些工作人員的工作習慣十分不好，他們在月末或者是年度結(jié)束時，并沒有按照固定將已經(jīng)形成的會計檔案及時地整理成卷，并將其裝訂好，他們將其隨意亂放，非常容易導(dǎo)致會計資料的丟失。雖然有些資料整理并立卷了，但是資料案卷的質(zhì)量不盡如人意，不符合質(zhì)量要求規(guī)范。檔案的存放是有一定期限的，檔案在保管達到規(guī)定的年限之后，經(jīng)過鑒定、審查批準之后，就可以將其銷毀了。事業(yè)單位的許多工作人員對此都不是十分熟悉，對檔案銷毀的程序不明確或者是怕?lián)熑危荒芗皶r按照規(guī)定將不用的會計檔案銷毀。因此，那些失去了保管價值的會計檔案仍舊繼續(xù)保管，這就增加了檔案管理的成本。

（三）會計的電子化財務(wù)檔案管理不完善

新時期下，整個社會進入了電子信息化的時代，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用至社會的各個領(lǐng)域，事業(yè)單位的會計檔案管理工作也不例外，電子化的財務(wù)檔案管理大大便利了單位的會計檔案管理工作。電子財務(wù)檔案管理主要是將單位的各種票據(jù)、會計憑證、賬薄或者是財務(wù)報表等一些財務(wù)數(shù)據(jù)存儲在磁盤或者是光盤等各種電子中介中。電子財務(wù)檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理相比，具有快捷、容易糾錯與攜帶的優(yōu)點，但是他也有一些缺點。目前的事業(yè)單位的檔案管理還不是很完善，對系統(tǒng)具有很強的依賴性，還需要一些軟硬件環(huán)境的支持，打開也只能是在特定條件下，電子化的財務(wù)管理檔案有待改進。

三、加強事業(yè)單位會計檔案管理的方法與途徑

（一）提高事業(yè)單位會計檔案管理工作人員的思想認識

人只有思想意識上對某件事重視起來，才能在行動上重視起來，思想是行動的先導(dǎo)，因此事業(yè)單位在加強會計管理檔案管理時，首先要改變工作人員的錯誤觀念，認為會計檔案室陳年舊賬與不管用的過時的東西的錯誤觀念都要及時地去除掉。單位領(lǐng)導(dǎo)要使工作人員樹立起正確的觀念意識，本著為黨、國家與單位高度負責的態(tài)度來進行會計檔案管理工作，依法做好會計檔案管理的各項工作。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要做好這種后備支持工作，為會計檔案管理人員的工作提供一個良好的工作環(huán)境。

（二）建立健全完善的會計檔案管理制度體系

我國在2011年6月征求各地的意見，將《會計檔案管理辦法》進行了修訂，出臺了新的《辦法》，事業(yè)單位應(yīng)該學(xué)習新《辦法》的核心精神，結(jié)合單位的實際工作情況，建立健全完善的會計檔案管理體系制度，將檔案的規(guī)檔范圍、歸檔的程序以及整理方法等方面進行一個明確的規(guī)定。采用科學(xué)先進的手段方法來保管檔案，防止其丟失、損壞。另外，還要建立完善的會計檔案銷毀制度，在檔案保管期滿時，履行相關(guān)的程序?qū)⑵滗N毀。委派制管理會計檔案也是一種十分好的檔案管理方式，會計檔案在核算中心暫時保管一年期滿之后，再按照規(guī)定將其移交到委托單位的相應(yīng)管理機構(gòu)。

（三）對單位的會計檔案工作人員展開業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)工作

新時期下，會計檔案管理工作正在走向網(wǎng)絡(luò)化、信息化的時代，資源共享更加明顯。因此，會計檔案管理人員相應(yīng)的基本素質(zhì)也相應(yīng)地應(yīng)該提升。事業(yè)單位要加強對工作人員展開業(yè)務(wù)素質(zhì)訓(xùn)練，讓會計檔案管理人員學(xué)習相關(guān)的新技術(shù)與新知識，提高檔案管理的信息化觀念與信息化能力，提高掌握計算機以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力，注重在理論學(xué)習中，與工作實踐有機地結(jié)合起來，培養(yǎng)具有多種能力的人才。會計檔案管理人員自身還要做到自律、廉潔，認真做好企業(yè)的會計檔案管理工作。

社會在發(fā)展，新時期下出現(xiàn)了新變化。因此，對工作也提出了新要求，對事業(yè)單位的會計檔案管理工作也提出了新的更高的要求。事業(yè)單位管理人員應(yīng)該結(jié)合實際工作，實地調(diào)查發(fā)現(xiàn)存在的會計檔案管理問題，并找出解決的對策，利用現(xiàn)代化的電子信息手段來提升會計檔案管理的效率與質(zhì)量，提高員工的思想認識，建立健全完善的會計檔案管理的制度體系，促進事業(yè)單位會計檔案管理工作的順利開展。

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