田永旺
中圖分類號(hào):F272.92 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí):A 文章編號(hào):1674-1145(2016)11-000-01
摘要 秘書的工作不僅僅是處理有關(guān)文書的日常工作,還會(huì)協(xié)助機(jī)關(guān)掌管文書,所以綜合的來說辦公室秘書的主要任務(wù)還是撰寫文稿,所以寫作能力是基本功,因此提升辦公室秘書的公文寫作能力就顯得非常必要了。秘書主要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),所以秘書的工作緊密聯(lián)系著公司的機(jī)關(guān)高效運(yùn)轉(zhuǎn)。
關(guān)鍵詞 辦公室秘書 公文寫作 提升能力
隨著中國社會(huì)的不斷發(fā)展,現(xiàn)代化的進(jìn)程在不斷加速,所以各行各業(yè)的競爭壓力越來越大,與此同時(shí)各大企業(yè)的總裁工作也會(huì)越來越繁忙,那么,如何幫助公司領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)任務(wù)就是一項(xiàng)非常重要的活動(dòng)了。分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)工作,輔助和安排領(lǐng)導(dǎo)日程是一個(gè)秘書的職責(zé)。而公文寫作又是辦公室秘書的主要日常工作之一,而且在秘書這份職業(yè)中會(huì)經(jīng)常書寫公文。文章針對如何提升辦公室秘書公文寫作做出了思考與探討。
一、公文的初步概念
公文主要是指黨政機(jī)關(guān)或者公司內(nèi)部的書面命令,是輔助公司進(jìn)行運(yùn)行管理的憑證,并且具有法律效力。該公文不單單在公司使用,黨政機(jī)關(guān)也同樣會(huì)用到公文來發(fā)公告,屬于一種書面通知。公司的領(lǐng)導(dǎo)人主要根據(jù)公文來執(zhí)行對公司的管理,寫作公文的主要目的就是幫助相關(guān)機(jī)構(gòu)的管理與運(yùn)行,是公司管理的一種重要手段。公文寫作會(huì)有很明顯的要求,內(nèi)容非常明確,比如支持表揚(yáng)或者貶低批評某些方面都會(huì)在公文中有明顯顯示。
二、提高秘書公文寫作的原因
提高秘書公文寫作不僅僅是當(dāng)下社會(huì)發(fā)展的需要,還是相關(guān)企業(yè)工作能夠順利開展的需要,還是服務(wù)上下的需要,最后就是自身提高能力的需要。
(一)社會(huì)發(fā)展的需要
秘書這個(gè)職業(yè)其實(shí)很早以前就有,但是隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步,中國企業(yè)在世界上的地位越來越高,秘書這個(gè)職業(yè)又有了新的內(nèi)涵。而且秘書這個(gè)職業(yè)的重要性是不容忽視的,漸漸地走進(jìn)人們的焦點(diǎn)視線。有的人對于秘書的工作產(chǎn)生一種誤解,認(rèn)為秘書不過是送茶遞水,傳遞文件,簡單的打幾個(gè)字,善于人際交往的人就能夠勝任秘書這一職業(yè)。其實(shí)不是,秘書不僅僅要進(jìn)行貴賓的接待和溝通,根據(jù)當(dāng)代社會(huì)的發(fā)展趨勢,優(yōu)秀的公文寫作能力也是必不可少的能力。
(二)開展工作需要
公文的寫作和行文要求都是比較嚴(yán)格的,在很多企業(yè)用人單位和執(zhí)政機(jī)關(guān)都發(fā)揮著及其重要的作用,從大會(huì)召開前的準(zhǔn)備工作一直到開完會(huì)的向上級匯報(bào)工作,都要以公文的形式上交給領(lǐng)導(dǎo),其次還有,年終員工的工作效率總評,以及優(yōu)秀員工的評選,獎(jiǎng)金的下發(fā)制度,都要通過公文的形式下發(fā)到個(gè)體。所以,用人單位工作開展的是否高效迅速,跟公文寫作的有很大關(guān)系。
(三)服務(wù)上下
服務(wù)上下的意思就是,秘書不僅僅是要給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作,反饋信息,同時(shí)還要下發(fā)通知,聯(lián)系相關(guān)部門做好工作,溝通好之后分配任務(wù),當(dāng)然這些都是要根據(jù)公文來執(zhí)行的,秘書起到了上傳下達(dá)的作用。
(四)提高自身需要
實(shí)際情況下,提高書寫公文能力,是很鍛煉人的能力的,不僅可以汲取廣泛的知識(shí),還能開拓視野,從各個(gè)方面獲取動(dòng)態(tài)及時(shí)的消息,還能夠提升一個(gè)人做事的條理性、計(jì)劃性。在寫作的過程中還能夠提高思維能力,從多個(gè)視角考慮問題。
三、培養(yǎng)方法
至于如何提升辦公室秘書書寫公文能力,可以從以下幾個(gè)方面考慮,首先寫公文時(shí)選用的材料必須真實(shí),其次主旨必須要明確,最后就是公文的結(jié)構(gòu)必須完整。
(一)材料真實(shí)、有價(jià)值
辦公紙秘書所搜集的材料可以分為很多類,歷史材料、現(xiàn)實(shí)材料、理性材料、感性材料等,雖然搜集材料是為了寫作,但是也是有一定的意義。公文的寫作第一就要求必須絕對真實(shí),絕對不允許可以的編纂內(nèi)容。必須根據(jù)實(shí)際情況報(bào)道,所以在收集材料的時(shí)候要注意信息的真實(shí)性。其次要注意,寫公文必須要具有說服力,能夠讓用人單位的員工認(rèn)可。除此之外,還要看公文需要的內(nèi)容是什么,根據(jù)要求來寫。
(二)主旨鮮明
對于一篇優(yōu)秀的公告來說和優(yōu)秀的文章是一樣的,都有自己的中心思想,要表達(dá)出主要的態(tài)度和內(nèi)容。公告必須符合實(shí)際情況,根據(jù)黨的基本原則,社會(huì)主義現(xiàn)代化道路來寫公告。公告完成時(shí)要讓讀者立刻明白主旨。
(三)結(jié)構(gòu)完整合理
其實(shí)公文的結(jié)構(gòu)就是為文章的主旨服務(wù)的,也可以換句話說就是謀篇布局。這里所提到的公文合理性要求,內(nèi)容與主旨相契合,所以要求秘書在書寫公文時(shí),認(rèn)真的搜集資料,避免出現(xiàn)文不對題的情況。文章前后都要安排合理,詳略得當(dāng),突出主旨。即使搜集的材料不同,也要主旨相同,盡可能的搜集互相之間有聯(lián)系的材料。一般的格式就是開頭、主體、結(jié)尾,更應(yīng)該注意結(jié)構(gòu)和內(nèi)容的統(tǒng)一性。除此之外,一般的公文都有固定的格式,所以注意不要丟掉要素。
(四)語言準(zhǔn)確
在寫公文時(shí)一定要表明自己的觀點(diǎn),不用含糊的詞語,不說虛假的內(nèi)容,語言是組成公文的主要形式,所以語言必須準(zhǔn)確、真實(shí)。無用自、多余字要反復(fù)檢查刪除后,才能正式發(fā)布公文。
(五)具體方法
對于辦公室秘書來說,要多學(xué)多記,多看書,多搜集資料。在保持原有寫作優(yōu)點(diǎn)的基礎(chǔ)上,提出新的想法和觀點(diǎn),梳理樹立創(chuàng)新思維,提高自己的學(xué)習(xí)意識(shí)。而且要多多練習(xí),找到不足,最好可以每天都有進(jìn)步。
四、結(jié)語
綜上所述,寫作能力可以提高一個(gè)人的綜合能力,不僅在工作中效益高,還能不斷提高自身修養(yǎng)。
參考文獻(xiàn):
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