胡建紅

(呂梁教育學(xué)院,山西 呂梁 033000)

【教育管理】

高職院校檔案管理工作與改進途徑之研究

胡建紅

(呂梁教育學(xué)院,山西 呂梁 033000)

高職院校檔案管理作為高職院校管理的重要組成部分,是衡量一個學(xué)校質(zhì)量的標準之一。隨著國家科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與進步,社會各個階層對高職院校的檔案管理質(zhì)量提出更高要求。本文以高職院校檔案管理工作存在的問題作為出發(fā)點,提出相應(yīng)的改革策略。

高職院校;檔案管理;改進措施;信息化

高職院校檔案涵蓋多,有人事的、教師的、學(xué)生的等等,還包括科研、項目檔案等,可見對于高職院校的檔案管理來說,綜合性強。伴隨其教育事業(yè)的不斷發(fā)展,檔案堆積越來越多,使得高職院校檔案管理弊端不斷彰顯。因此,我們必須要跟上時代發(fā)展步伐,推動高職院校檔案管理改革,提高檔案管理質(zhì)量與檔案信息使用效率,推動高職院校長足發(fā)展。信息技術(shù)作為21世紀的標志性技術(shù),是高職院校檔案管理改革的重要方向,能夠為教職員工與行政管理部門提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù),為提高高職院校人事管理、學(xué)生管理、科研管理工作質(zhì)量提供重要的基礎(chǔ)及保障。

一、高職院校檔案管理工作中存在的問題

(一)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的認識不足

目前,很多高職院校管理仍不完善,對于檔案管理的認識明顯不足。由于高職院校檔案比較復(fù)雜,涉及人員眾多,高職領(lǐng)導(dǎo)往往只注重學(xué)生檔案管理、科研檔案管理,對于人事檔案、教師檔案重視程度較低,使得檔案管理工作偏離了正常的軌道。有的領(lǐng)導(dǎo)認為,檔案管理工作對于學(xué)校整體發(fā)展影響不大,應(yīng)將工作重點放在教育與管理中。還有些高職院校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作認識程度不高,認為保管就是檔案管理工作,日常只用提供查詢即可,無技術(shù)、無專業(yè)性,只要保障檔案不會丟失即可。

(二)信息化管理意識,檔案信息利用不充分

在信息時代下,信息技術(shù)能夠有效提高社會生產(chǎn)力和管理質(zhì)量,是高職院校檔案管理發(fā)展的一大趨勢。但在實際工作中,很多高職院校依然是傳統(tǒng)的檔案管理模式。此外,很多高職院校檔案管理都配備電腦、打印機、掃描儀等設(shè)備,但依然以保護檔案實體為主,使得很多檔案信息無法迅速查閱,無法實現(xiàn)檔案信息共享,檔案信息管理系統(tǒng)還不夠完善,發(fā)揮不出檔案價值,使高職院校的總體發(fā)展受到制約。并且檔案作為高職院校、教育情況、科研情況的重要記載,具有非常高的參考價值,是推動高職院校發(fā)展的巨大推動力。但在高職院校檔案管理中,檔案歸檔之后,由于鮮有問津,導(dǎo)致檔案被雪藏,無法發(fā)揮檔案信息價值,高職院校檔案管理工作也無法起到實質(zhì)性作用。

(三)管理人員綜合素質(zhì)有待提高

由于高職領(lǐng)導(dǎo)對高職院校檔案管理工作的不重視,在管理人員配備上也不到位,專業(yè)人員素質(zhì)低,專業(yè)人才缺乏。再加上很多檔案管理人員沒有與之相關(guān)的工作能力、經(jīng)驗,對檔案價值認識不足,這勢必會影響到高職院校檔案管理質(zhì)量。此外,由于高職院校檔案管理人員薪資待遇不高,缺乏相應(yīng)的激勵機制,導(dǎo)致管理人員缺乏工作的熱情,無法切實提高高職院校檔案管理質(zhì)量。最終導(dǎo)致檔案管理中的信息收集、整理、裝訂、儲存、利用等方面存在漏洞,無法形成完善的管理模式。

二、改進高職院校檔案管理工作的有效措施

(一)加強宣傳力度,加強檔案管理意識

長期以來,高職院校領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作,沒有較為明確的認識。所以在人員的配備方面也存在不少的問題。高職院校檔案工作的質(zhì)量,對于高職院校未來的發(fā)展、總體的發(fā)展等,均會產(chǎn)生一定的影響。檔案不僅記錄了學(xué)生的重要信息,同時也記載著學(xué)生發(fā)展歷程,能夠為學(xué)校未來發(fā)展提供有力依據(jù)。高職院校領(lǐng)導(dǎo)的重視程度直接影響高職院校檔案管理工作是否能夠正常運作與發(fā)展。因此,想要實現(xiàn)高職院校檔案管理改革、創(chuàng)新,先要得到領(lǐng)導(dǎo)的重視。有關(guān)工作人員需要定期向校領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理情況及未來發(fā)展規(guī)劃,為學(xué)校發(fā)展提供借鑒依據(jù),加強校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的認識,進而提高政策方面與資金方面的支持,助力管理可以向著信息化方向前進,讓檔案利用率提升,發(fā)揮其最大效用。

(二)構(gòu)建電子網(wǎng)絡(luò)平臺,樹立信息化服務(wù)理念

隨著我國高職院校招生規(guī)模和高職院校發(fā)展規(guī)模不斷擴大,使得高職院校檔案數(shù)量與日俱增。檔案作為作為高職院校發(fā)展的重要驅(qū)動力,校園工作、日常教學(xué)等均對檔案管理工作提出了更高的需求,傳統(tǒng)高職院校檔案管理方式再也無法適應(yīng)當前高職院校所發(fā)展的需要。為提升檔案管理質(zhì)量、加快高職院校發(fā)展速度,必須要充分利用計算機網(wǎng)路技術(shù),加快數(shù)字化檔案管理模式建設(shè)步伐,實現(xiàn)數(shù)字化、信息化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化管理。此外,要構(gòu)建校園網(wǎng)絡(luò)檔案信息查閱網(wǎng)站,通過網(wǎng)絡(luò)平臺實施信息采集、整理、分類、存儲、查閱功能,高職院校師生及相關(guān)人員可以通過PC、移動設(shè)備登錄查詢平臺,進而獲得檔案信息,提高高職院校檔案管理效率、質(zhì)量,極大滿足不同人員的多元化需求。

(三)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì),完善激勵機制

隨著我國社會經(jīng)濟不斷發(fā)展,高職院校檔案管理工作也配置相關(guān)技術(shù)設(shè)備,包括計算機、打印機、掃描儀等,進而推動高職院校檔案管理質(zhì)量與效率。因此,首要條件就是保障管理人員的專業(yè)素質(zhì)及問題處理能力的提升。高職院校要不斷加強管理人員的培訓(xùn)工作,包括檔案管理專業(yè)培訓(xùn)、計算機技術(shù)培訓(xùn)、思想培訓(xùn)等。也可以采用一些活動來提高管理人員素質(zhì),例如組織管理人員舉辦工作交流會、開展管理相關(guān)的專題講座、企業(yè)參觀等。此外,高職院校也可以在社會上聘請專業(yè)的檔案管理人才,組建高素質(zhì)、高能力、高專業(yè)的檔案管理隊伍,進而提高高職院校檔案管理質(zhì)量。

為了能夠調(diào)動檔案管理人員的積極性,學(xué)校必須要完善獎罰制度,對于工作態(tài)度認真、檔案管理質(zhì)量較好、檔案服務(wù)意識高的管理人員給予資金獎勵;對于工作敷衍了事、質(zhì)量管理較差的管理人員實時懲罰。同時,高職院校也要完善績效制度,將檔案管理質(zhì)量、信息化建設(shè)進程、檔案服務(wù)質(zhì)量等作為衡量標準,每年開展一次崗位競爭,實施“能者上,庸者下”的崗位理念,切實保障有能力、有素質(zhì)的人員勝任管理崗位,不斷提高高職院校檔案管理質(zhì)量,為校內(nèi)人員提供更好優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

綜上所述,高職院校檔案管理對高職院校的發(fā)展影響重大,因此,領(lǐng)導(dǎo)要對檔案管理的重要性有所認識;運用信息技術(shù)來提升檔案管理質(zhì)量與效率;通過加強管理人員培訓(xùn)工作,引入社會檔案管理人才,并建立完善的獎罰制度,構(gòu)建“能者上,庸者下”的崗位競爭制度,進而保障高職院校檔案管理質(zhì)量。推進高職院校檔案管理工作不是一蹴而就的,是要高職院校相關(guān)工作人員不斷完善管理制度,進而保障檔案管理工作能夠滿足高職院校發(fā)展需求。

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2017-07-25

胡建紅(1971-),女,山西臨縣人,呂梁教育學(xué)院檔案館員,研究方向:檔案管理。

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1672-2086(2017)03-0081-02