錢磊++江敏

摘要：為保護(hù)企業(yè)商業(yè)秘密，加強(qiáng)商業(yè)秘密文件管理，提出了基于生命周期的商業(yè)秘密文檔管理方法。建立打印、刻錄、復(fù)印/復(fù)制、移交、外發(fā)、歸檔、銷毀等階段的管理模型。同時，在此基礎(chǔ)上，結(jié)合“電子文檔打印刻錄審批系統(tǒng)”，擴(kuò)展移交、外發(fā)、歸檔等文件管理階段，實現(xiàn)一個商業(yè)秘密文件生命周期管理系統(tǒng)，加強(qiáng)企業(yè)商業(yè)秘密管理。

關(guān)鍵詞：商業(yè)秘密；文檔；生命周期

中圖分類號：TP309.2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）32-0071-02

商業(yè)秘密是企業(yè)財產(chǎn)權(quán)的重要組成部分之一，對企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展具有至關(guān)重要的作用。近年來，隨著市場經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展和現(xiàn)代計算機(jī)信息技術(shù)的逐步普及，侵犯企業(yè)商業(yè)秘密的事件呈逐步上升趨勢。因此，加強(qiáng)企業(yè)自身的商業(yè)秘密保密意識，建立健全商業(yè)秘密的管理機(jī)制，完善商業(yè)秘密保護(hù)體系逐步提高到企業(yè)管理日程。

在企業(yè)的日常生產(chǎn)經(jīng)營活動中，商業(yè)秘密總是借助各種外在的介質(zhì)表現(xiàn)出來，大量的商業(yè)秘密存在于企業(yè)的文件之中。因此，企業(yè)文件的管理工作與保護(hù)商業(yè)秘密密切相關(guān)，要加強(qiáng)企業(yè)商業(yè)秘密的保護(hù)，就必須做好企業(yè)商業(yè)文件的管理和控制工作。

本文在企業(yè)打印刻錄管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，推行商業(yè)秘密文件管理工作，大幅度提高文件管理對應(yīng)率，規(guī)范相關(guān)管理流程，基本實現(xiàn)了商業(yè)秘密的全生命周期管理。

1 文件生命周期管理概述

圖1 商業(yè)秘密文件生命周期

文件生命周期理論是指從文件產(chǎn)生階段到最終銷毀或永久保存的一個生命運(yùn)動的過程[1]。在這個生才命運(yùn)動過程中，需要描述文件的屬性、作用以及狀態(tài)變化情況。同時，研究各個狀態(tài)階段和管理者之間存在的關(guān)系，控制管理要素，這樣才能做到對文件整個生命周期的有效控制。

文件生命周期應(yīng)該是一個不可分割的整體，包括從文件的生成一直到文件壽命的結(jié)束[1]。本文中文件生命周期包括：打印、刻錄、復(fù)印/復(fù)制、移交、外發(fā)、歸檔、銷毀等，如圖1所示。按照文件產(chǎn)生、使用、結(jié)束等生命過程劃分，將整個文件生命周期分為三個不同的階段，第一個階段時文件的生成，在這個階段關(guān)注文件的唯一標(biāo)識；然后再到文件的投入使用，在這個階段關(guān)注文件的狀態(tài)；最后到文件銷毀或永久保存，在這個階段關(guān)注文件的回執(zhí)管理。在文件周期運(yùn)動變化的過程中，依據(jù)文件的服務(wù)對象、保存場所以及對文件的管理方式的變化，判斷文件屬于哪個生命階段以及對英的管理方式，如表1所示。

表1 文件生命周期管理對照表

[文件生命周期與階段＼&文件形式＼&管理方式＼&打?。ǖ谝浑A段）＼&紙質(zhì)＼&審批，二維碼標(biāo)識，日志審計，保存地點(diǎn)要求＼&刻錄（第一階段）＼&電子＼&審批，二維碼標(biāo)識，日志審計，保存地點(diǎn)要求＼&復(fù)印/復(fù)制（第二階段）＼&紙質(zhì)、電子＼&審批，二維碼標(biāo)識，日志審計＼&移交（第二階段）＼&紙質(zhì)、電子＼&移交確認(rèn)，日志審計，保存地點(diǎn)要求＼&歸檔（第三階段）＼&紙質(zhì)、電子＼&審批，日志審計，檔案管理要求＼&外發(fā)（第三階段）＼&紙質(zhì)、電子＼&審批，回執(zhí)單管理，日志審計＼&銷毀（第三階段）＼&紙質(zhì)、電子＼&審批，回執(zhí)單管理，日志審計＼&]

在上述整個文件生命周期過程中，企業(yè)商業(yè)秘密一般存在形式有兩種：一種是以紙質(zhì)形式存在，另一種是以電子化的形式存在。這兩種形式文件均通過唯一標(biāo)識的二維碼在整個生命周期中進(jìn)行定位，二維碼信息包括時間、部門、辦理人員等流程信息。

2 系統(tǒng)實現(xiàn)

基于上述文件生命周期模型中，本文通過傳統(tǒng)的電子文檔打印刻錄審批系統(tǒng)實現(xiàn)一套商業(yè)秘密文件生命周期管理系統(tǒng)。

傳統(tǒng)的電子文檔打印刻錄審批系統(tǒng)旨在解決電子文檔的打印刻錄技術(shù)問題。系統(tǒng)是由服務(wù)器、WEB管理平臺、打印輸出端、刻錄輸出端、復(fù)印輸出端和客戶端六部分組成，可以在單位局域網(wǎng)服務(wù)器機(jī)房內(nèi)安裝服務(wù)器，其中包括服務(wù)器、WEB管理平臺和SQL 2005數(shù)據(jù)庫。在用戶使用的計算機(jī)上安裝客戶端，通過創(chuàng)建和配置用戶權(quán)限分配和制定審計級別和人員，部署如圖2所示。

該系統(tǒng)采用打印、刻錄的管理技術(shù)，實現(xiàn)了對商業(yè)秘密文檔、信息在打印、刻錄工作中申請、審批、輸出、回收全生命過程的監(jiān)控和管理，并且形成了完備的打印、刻錄、操作等日志記錄，實現(xiàn)了審批流管理，密級管理，二維碼標(biāo)識管理，審計管理等管理要素，如圖3。

但是，由于該系統(tǒng)側(cè)重于文件第一階段控制，但對第二、三階段控制薄弱，尤其不能對后續(xù)情況進(jìn)行跟蹤。需要擴(kuò)展管理移交、歸檔、外發(fā)、銷毀等階段，才能夠滿足文件生命周期管理要求。

2.1 移交管理

移交階段是在文件打印或刻錄階段后，由于業(yè)務(wù)需求，由文件原責(zé)任人發(fā)起申請，經(jīng)接收人確認(rèn)，文件責(zé)任人發(fā)生變化的過程。

如圖4所示，文件經(jīng)理第一階段后都有了唯一身份信息，便于跟蹤、追溯，也便于提交在線的移交記錄，即移交人打開 “載體中心”，在“在用中”模塊中當(dāng)前本人保管的涉密載體，選中待移交的涉密載體后提交移交申請，選擇接收人，填寫移交理由，經(jīng)接收人確認(rèn)，載體的歸屬關(guān)系即發(fā)生變更，形成移交狀態(tài)，生成移交記錄。移交時，移交人和接收人要確保文件和信息一致。

2.2 歸檔管理

歸檔階段是在文件打印或刻錄階段后，由于業(yè)務(wù)需求，由文件責(zé)任人發(fā)起申請，經(jīng)相關(guān)審批后，由檔案管理員納入檔案管理體系。

如圖5所示，歸檔階段同樣以二維碼標(biāo)識為文件身份信息，利用“電子文檔打印刻錄審批系統(tǒng)”審批流，形成獨(dú)立的歸檔審批流程。之后按照檔案管理辦法，對此份文件進(jìn)行管理。歸檔時，檔案管理員要確保文件和系統(tǒng)信息保持一致。

2.3 外發(fā)管理

外發(fā)階段是在文件打印或刻錄階段后，由于業(yè)務(wù)需求，需要將文件提交外部單位或個人的過程。

如圖6所示，申請人打開“載體中心”，在“在用中”模塊選擇需要外發(fā)的文件，提交外發(fā)申請，經(jīng)“電子文檔打印刻錄審批系統(tǒng)”審批流審批通過后，打印外發(fā)回執(zhí)文件，執(zhí)行外發(fā)操作。其中，外發(fā)回執(zhí)文件需對方簽字確認(rèn)。外發(fā)完成后，將回執(zhí)文件上傳，修改文件狀態(tài)，結(jié)束外發(fā)流程。外發(fā)時，要確保回執(zhí)單和系統(tǒng)信息保持一致。

2.4銷毀管理

銷毀階段是在文件打印或刻錄階段后，由于業(yè)務(wù)不再使用，需要將文件統(tǒng)一銷毀過程。

如圖7所示，申請人打開“載體中心”，在“在用中”模塊選擇需要銷毀的文件，提交銷毀申請，經(jīng)“電子文檔打印刻錄審批系統(tǒng)”審批流審批通過后，打印回執(zhí)文件，執(zhí)行銷毀操作。其中，銷毀回執(zhí)文件需對方簽字確認(rèn)。

3 結(jié)束語

本文在“電子文檔打印刻錄審批系統(tǒng)”的基礎(chǔ)上，擴(kuò)展移交、歸檔、外發(fā)、銷毀等管理階段，形成了一套獨(dú)立的文件生命周期管理，包括：唯一標(biāo)識管理文件，規(guī)范各階段的管理流程，登記文件狀態(tài)變化記錄，提高了文件管理對應(yīng)率，可以供管理人員定位文件責(zé)任人和文件狀態(tài)，增強(qiáng)了企業(yè)商業(yè)秘密保密保護(hù)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 叢巧克.基于文件生命周期理論的石油工程前期文件控制的效率與質(zhì)量研究[J]. 中國石油和化工標(biāo)準(zhǔn)與質(zhì)量， 2016， 36（11）：24-25.

[2] 任玖濤.一種電子文檔安全管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D]. 成都： 電子科技大學(xué)， 2015.

[3] 肖勉.電子文檔管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)[D]. 成都： 電子科技大學(xué)，2013.