湯桂清++陳艷輝++孫玲玲

摘 要：檔案管理指的是對于檔案信息進行錄入、組織、控制、輸出及調(diào)控等一系列活動的結(jié)合，是為社會機關(guān)、組織等各方面的管理提供檔案信息服務(wù)的工作體系及活動程序。隨著我國社會的不斷進步，計算機及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也在的不斷的發(fā)展，現(xiàn)如今已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到社會各行各業(yè)中，包括檔案管理中。目前檔案管理也在不斷加快其現(xiàn)代化的建設(shè)進程，研發(fā)基于互聯(lián)網(wǎng)+的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)電子文件的歸檔及數(shù)字化檔案館的構(gòu)建。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；檔案管理；數(shù)據(jù)庫

基金項目：本文為承德市科學(xué)技術(shù)研究與發(fā)展計劃項目“京津冀一體化環(huán)境下基于‘互聯(lián)網(wǎng)+的檔案管理數(shù)據(jù)庫平臺建設(shè)與服務(wù)研究”（編號：201606A133）的研究成果之一。

2014年李克強總理在政府工作報告中提出，要加強環(huán)渤海及京津冀地區(qū)的經(jīng)濟協(xié)作，習(xí)近平總書記認為實現(xiàn)京津冀協(xié)同發(fā)展是一個重大的國家戰(zhàn)略，堅持優(yōu)勢互補、扎實推進及互贏互利，加速科學(xué)持續(xù)的協(xié)同發(fā)展道路。基于此，就要求三地檔案管理工作能夠全面創(chuàng)新及改革，完善目前檔案管理中的軟件及硬件設(shè)備不到位、數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后、服務(wù)水平較低等一系列的問題，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化及網(wǎng)絡(luò)化，從而提高檔案管理工作效率。

1 基于互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境分析檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建理念

1、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)應(yīng)該以創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)的原則開展，選擇數(shù)據(jù)庫要從檔案管理的安全性、高效性、便攜性等全面的進行考慮。檔案管理中的數(shù)據(jù)連接能夠通過簡單動態(tài)網(wǎng)頁實現(xiàn)用戶訪問，也為后臺管理人員提供了簡便的控制腳本。檔案數(shù)據(jù)的存儲中可以創(chuàng)建多種數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)數(shù)據(jù)的不同形式儲存，比如文本形式、圖像形式、視頻形式等等，這種管理方式能夠為不同的用戶提供不同的格式需求。系統(tǒng)在使用過程中還具有一定的功能性，并且還能夠有效保證數(shù)據(jù)的安全性。

2、安全功能

基于互聯(lián)網(wǎng)+背景下，檔案管理系統(tǒng)總是面臨著各種各樣的安全問題，所以在創(chuàng)建檔案管理數(shù)據(jù)庫的時候要尤其注意系統(tǒng)的安全問題，其主要包括數(shù)據(jù)管理及操作過程兩方面。在進行設(shè)計的時候，要進行多重保護，首先可以設(shè)置登錄密碼，用戶登錄的時候可以進行雙碼驗證，有效的防治他人通過用戶授權(quán)密碼進入到數(shù)據(jù)庫中。另外，為了避免數(shù)據(jù)庫遭到計算機病毒的破壞，或者由于操作誤差出現(xiàn)問題時，可以將數(shù)據(jù)信息提前備份，防止數(shù)據(jù)的丟失。 [1]

2 基于互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境分析檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)開發(fā)

本文中的檔案管理系統(tǒng)是為了實現(xiàn)京津冀一體化發(fā)展戰(zhàn)略背景的發(fā)展理念，并且能夠滿足現(xiàn)社會不斷發(fā)展的需求，實現(xiàn)京津冀三地檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化及網(wǎng)絡(luò)化，并且還能夠全面優(yōu)化檔案管理工作、提高服務(wù)時效性等目的，并且有效解決目前檔案管理中存在的各種問題，比如信息化水平落后、數(shù)據(jù)庫建設(shè)問題及軟件/硬件設(shè)備不到位等。檔案管理系統(tǒng)要根據(jù)實際用戶的需求定制數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，包括編目格式、打印報表等等，并且根據(jù)國家檔案的分類結(jié)合用戶的實際需求對檔案記性分類管理。

1、選擇數(shù)據(jù)庫

檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫要使用大型數(shù)據(jù)庫管理數(shù)據(jù)，因為大型數(shù)據(jù)庫能夠支持大量數(shù)據(jù)的檔案信息管理，并且具有較高的安全性及完整性，有效解決傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中存在的問題，提高數(shù)據(jù)庫的使用效率。

2、圖像數(shù)據(jù)及多媒體存儲

基于互聯(lián)網(wǎng)+背景下的檔案管理系統(tǒng)不僅能夠支持文字錄入，還支持多媒體數(shù)據(jù)的存儲管理，并且能夠使用掃描儀直接輸入，能夠?qū)D像數(shù)據(jù)進行壓縮并存儲，支持各種多媒體設(shè)備、不同格式電子文件信息的存儲。

3、檔案管理系統(tǒng)功能

以檔案管理流程為基礎(chǔ)，全面符合檔案管理流程，具有多樣的輸入方式，系統(tǒng)用戶界面清晰且直觀。用戶可以對記錄、數(shù)據(jù)文件、字段進行分層管理，并且設(shè)置權(quán)限，使系統(tǒng)中數(shù)據(jù)具有安全性。具有多樣且靈活的查詢方式，強大的數(shù)據(jù)加工能力，并且報表的輸出靈活。能夠隨時的查看數(shù)據(jù)日志，并且反應(yīng)系統(tǒng)的情況，統(tǒng)計系統(tǒng)的日、月、年訪問量，對于每位用戶的訪問及使用都具有詳細的記錄。[2]

3 選擇檔案管理系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)

軟件體系結(jié)構(gòu)指的是描述某一個特定應(yīng)用領(lǐng)域中系統(tǒng)組織的使用模式，在互聯(lián)網(wǎng)+背景下，一般使用的軟件體系結(jié)構(gòu)為兩種，其一，瀏覽器/服務(wù)器模式（B/S）；其二，客戶/服務(wù)器模式（C/S）。

瀏覽器/服務(wù)器模式使用的結(jié)構(gòu)為應(yīng)用服務(wù)器、客戶機及數(shù)據(jù)庫服務(wù)器三層分布式，用戶可以通過瀏覽器解決用戶與應(yīng)用服務(wù)器之間的交互。應(yīng)用服務(wù)器的主要目的就是接受客戶機應(yīng)用程序的請求，之后將客戶機發(fā)送的請求轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)請求，然后和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器進行相互交互，并且將兩者交互的結(jié)果傳遞為客戶機應(yīng)用程序。數(shù)據(jù)庫服務(wù)器軟件以應(yīng)用服務(wù)器請求為命令，以此進行數(shù)據(jù)的操作，之后將操作的結(jié)果傳送到應(yīng)用服務(wù)器中。

瀏覽器/服務(wù)器模式具備客戶端零安裝的功能，有效降低了系統(tǒng)的維護機率。因為客戶機和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不是直接交互的，那么就有效減少了服務(wù)器的SQL請求，具有較強的性能。另外，此結(jié)構(gòu)還有效提高了系統(tǒng)的安全性能、執(zhí)行效率，提高了系統(tǒng)的延伸性。

客戶/服務(wù)器模式的主要特點就是基于非客戶機結(jié)構(gòu)中的兩層結(jié)構(gòu)應(yīng)用軟件。客戶端是通過數(shù)據(jù)庫及應(yīng)用程序組合而成，服務(wù)器中的軟件為數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，系統(tǒng)的開發(fā)簡單快捷。

但是，兩者都是有缺點的，客戶/服務(wù)器的缺點就是用戶安裝軟件較為復(fù)雜，并且數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不能有效的滿足多個終端同時聯(lián)機的要求，其一般使用在局域網(wǎng)中； 瀏覽器/服務(wù)器模式的缺點是具有較弱的批量處理、修改、備份數(shù)據(jù)能力。

由于兩者模式的使用都具有優(yōu)點和缺點，那么就要結(jié)合檔案管理系統(tǒng)的功能需求，將兩者體系結(jié)構(gòu)相互結(jié)合，使其在檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮自身的優(yōu)點。[3]

4 結(jié)束語

基于互聯(lián)網(wǎng)+的檔案管理系統(tǒng)開發(fā)是一項系統(tǒng)性的功能，在構(gòu)建過程中涉及到了數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等多個方面。另外，在系統(tǒng)構(gòu)建及開發(fā)的過程中，還要以檔案管理相關(guān)的業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)，并且滿足相關(guān)法律規(guī)定的要求。上述檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、安全化及信息化，并且完善了傳統(tǒng)檔案管理中的不足，使檔案管理工作能夠充分的發(fā)揮自身的功能。

參考文獻

[1]曹玉林， 武君勝. 基于網(wǎng)絡(luò)的檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與研究[J]. 計算機工程與設(shè)計， 2009， 30（6）：1532-1535.

[2]吳悅. 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理系統(tǒng)信息安全策略[J]. 福建電腦， 2011， 27（12）：61-62.

[3]梁敏. 基于網(wǎng)絡(luò)平臺的考生檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)[D]. 電子科技大學(xué)， 2011.

作者簡介

湯桂清（1971—），男，河北省灤平縣，本科，檔案師，承德廣通信息網(wǎng)絡(luò)有限公司灤平分公司，研究方向：檔案管理。

陳艷輝（1968—），女，河北省灤平縣，專科，檔案師，灤平縣國土資源局灤平鎮(zhèn)國土資源所，研究方向：檔案管理、經(jīng)濟學(xué)。

孫玲玲（1983—），女，河北省石家莊市，碩士研究生，館員，河北民族師范學(xué)院，研究方向：知識管理、圖書、檔案管理。