何文麗

摘 要：在信息技術(shù)快速發(fā)展的社會(huì)環(huán)境下，各級(jí)檔案部門(mén)的檔案安全保障能力以及其有效性受到了嚴(yán)峻的考驗(yàn)。因此，各級(jí)檔案部門(mén)積極響應(yīng)國(guó)家檔案局提出“建立確保檔案安全保密的檔案安全體系，全面提升檔案部門(mén)的安全保障能力”的號(hào)召。只有在充分保障檔案本體完整和檔案信息絕對(duì)安全的前提下，檔案事業(yè)的其他各項(xiàng)工作才能順利開(kāi)展。通過(guò)分析當(dāng)前影響檔案安全保障能力的因素，提出了建設(shè)檔案安全保障體系的相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞：檔案；管理體制；組織體系；保障體系

中圖分類(lèi)號(hào)：G273 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2017.03.093

2010-05-12，國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)同志在全國(guó)檔案安全體系建設(shè)工作會(huì)議上戰(zhàn)略性地提出“建立確保檔案安全保密的檔案安全體系，全面提升檔案部門(mén)的安全保障能力”的號(hào)召，人們對(duì)檔案安全的關(guān)注又上了一個(gè)新的高度。檔案是一個(gè)國(guó)家、一個(gè)民族又或某一組織的真實(shí)的歷史記憶、珍貴的原始數(shù)據(jù)。檔案是十分脆弱的。基于檔案安全保障建設(shè)的實(shí)際情況和檔案工作的重要性，首先要建立正確的工作理念，主動(dòng)防御，然后要根據(jù)單位的發(fā)展以及檔案管理工作的實(shí)際情況，建設(shè)完善的檔案安全保障體系和工作評(píng)估系統(tǒng)，從而達(dá)到安全保管檔案的目的。

1 檔案安全保障體系現(xiàn)狀

在當(dāng)今的社會(huì)形勢(shì)下，檔案安全保障工作一直以來(lái)都受到了的重視，在檔案工作中，檔案安全保障工作被看作檔案利用和管理工作的基本條件?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》中規(guī)定，一切國(guó)家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)，并對(duì)檔案工作原則作了明確要求——維護(hù)檔案完整與安全。除此之外，《中華人民共和國(guó)檔案法》中有一半以上的內(nèi)容涉及到檔案保護(hù)與安全。近年來(lái)，隨著社會(huì)各方面的發(fā)展和進(jìn)步，在企業(yè)單位中，檔案安全保障工作的內(nèi)容也發(fā)生了改變。

2 構(gòu)建檔案安全保障體系的有效途徑

2.1 樹(shù)立主動(dòng)防御的工作理念

安全保障工作的目的就是避免安全事故的發(fā)生。然而，檔案信息在目前的數(shù)字環(huán)境中，其保管工作面臨著各個(gè)方面的風(fēng)險(xiǎn)和隱患，如果對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)隱患不加強(qiáng)防范，極有可能引發(fā)安全事故。因此，在建立檔案安全保障體系之前，相關(guān)工作人員要樹(shù)立主動(dòng)防御的安全理念，在日常工作中著力清除各種安全隱患，達(dá)到防患于未然的目的。

2.2 建設(shè)科學(xué)的檔案安全保障體系

在檔案安全保障體系中，無(wú)論哪一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)漏洞，都會(huì)對(duì)整個(gè)安全體系造成一定的影響，甚至?xí)?duì)整個(gè)安全體系造成毀滅性的影響。因此，在檔案安全保障能力的建設(shè)中，要具有一定的大局觀，從整體出發(fā)，然后分析并梳理所有的相關(guān)因素，從而建立起高效的檔案安全保障系統(tǒng)。其建設(shè)的具體措施主要體現(xiàn)在以下4個(gè)方面：①在安全保障工作中，除了對(duì)檔案實(shí)體的安全進(jìn)行嚴(yán)密的保管外，還要對(duì)檔案文件所在的環(huán)境進(jìn)行維護(hù)，以確保其安全。比如在檔案安全保障中，要注意定期查看檔案實(shí)體的完整性和安全性，對(duì)檔案庫(kù)房的環(huán)境采取通風(fēng)等防護(hù)措施，在對(duì)檔案實(shí)體安全進(jìn)行維護(hù)的同時(shí)，還能對(duì)檔案相關(guān)材料及其信息數(shù)據(jù)的安全具有一定的保障作用。②在相關(guān)工作人員的管理上，要全面調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，培養(yǎng)起主動(dòng)防御的職業(yè)觀念。在日常工作中，無(wú)論是檔案信息的形成者、管理者還是利用者，對(duì)有關(guān)檔案管理工作要十分認(rèn)真、謹(jǐn)慎，增強(qiáng)工作人員在檔案工作中的安全意識(shí)，明確各個(gè)部門(mén)的人員在檔案安全保障工作中的職責(zé)，使相關(guān)部門(mén)能各司其職，從而建立完善的檔案安全保障體系。③在檔案安全保障的具體工作程序中，對(duì)檔案信息要進(jìn)行全程不間斷的保護(hù)。無(wú)論是檔案的儲(chǔ)存、傳輸和利用過(guò)程，還是檔案的形成等，都要通過(guò)相應(yīng)的安全管理措施進(jìn)行嚴(yán)密操作，從而達(dá)到檔案信息一體化的防護(hù)目標(biāo)。④在檔案的防護(hù)策略上，要根據(jù)工作的實(shí)際情況進(jìn)行選擇。要根據(jù)“預(yù)防為主，防治結(jié)合”的防護(hù)策略，對(duì)檔案信息的損害進(jìn)行防范和治理，對(duì)那些因?yàn)椴豢煽挂蛩囟軗p的檔案進(jìn)行搶救性的保護(hù)和修復(fù)，緩解檔案安全狀況惡化的情況，將損失降到最低?；诋?dāng)前的社會(huì)背景，檔案安全保障工作的進(jìn)行可以利用先進(jìn)的技術(shù)、管理等，從技術(shù)手段、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、制度規(guī)范、人員管理等方面開(kāi)展起來(lái)，建立一個(gè)全面的、安全的防護(hù)體系。

3 檔案安全保障體系的評(píng)價(jià)

在目前的企業(yè)單位檔案安全保障體系建設(shè)中，為了全面了解建設(shè)工作的效果，使工作人員對(duì)實(shí)際工作有一個(gè)客觀的認(rèn)識(shí)，設(shè)置相應(yīng)的評(píng)價(jià)體系具有很大的必要性。要對(duì)檔案安全保障體系的定位與實(shí)際工作任務(wù)之間的聯(lián)系進(jìn)行全面的認(rèn)識(shí)，以便于在具體工作中具有明確的方向以及評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。目前，關(guān)于檔案安全保障體系的評(píng)價(jià)和考核主要有以下3個(gè)方面：①控制環(huán)境，降低風(fēng)險(xiǎn)。其中，“環(huán)境”主要指的是檔案所放置的環(huán)境，包括物理環(huán)境、社會(huì)環(huán)境以及信息存儲(chǔ)環(huán)境等，檔案安全保障工作就是在最大程度上減少環(huán)境因素對(duì)檔案安全的影響。②主要是針對(duì)那些處于不安全環(huán)境中的聲像檔案，在安全維護(hù)工作中相關(guān)人員要采取相應(yīng)的措施使檔案穩(wěn)定下來(lái)，將其可讀性、可用性和可藏性盡量提升。③利用現(xiàn)在的信息技術(shù)建立檔案安全保障平臺(tái)，制訂相關(guān)的管理規(guī)章制度，使用有效的安全防護(hù)措施，保持檔案信息的穩(wěn)定狀態(tài)。

根據(jù)上述3個(gè)方面，對(duì)檔案安全保障體系中的社會(huì)環(huán)境、組織體系、管理體制、政策法規(guī)、安全保障技術(shù)等因素進(jìn)行有針對(duì)性的處理，并對(duì)檔案安全保障的工作效率進(jìn)行考核和評(píng)估，從而促進(jìn)檔案安全保障工作的可持續(xù)發(fā)展。

在企業(yè)單位的檔案工作中，檔案的安全保管和有效利用是2項(xiàng)基本的工作任務(wù)。檔案的安全保障關(guān)系到企業(yè)單位的歷史文化傳承和發(fā)展建設(shè)，因此，提高企業(yè)單位檔案工作的安全保障能力至關(guān)重要。在檔案安全保障工作中，不僅要達(dá)到檔案資料安全保障的目的，有效提升檔案安全保障能力，還應(yīng)減輕或預(yù)防自然災(zāi)害及人為因素對(duì)檔案造成的影響，在信息技術(shù)背景下，適應(yīng)數(shù)字檔案安全保障建設(shè)的需要。此外，檔案安全保障相關(guān)工作人員要具有較高的職業(yè)素養(yǎng)，明確工作中自己肩負(fù)的責(zé)任，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和防范意識(shí)，基于健全的規(guī)章制度，認(rèn)真工作，對(duì)檔案工作中的安全隱患進(jìn)行準(zhǔn)確分析，并設(shè)置考核獎(jiǎng)懲制度，構(gòu)建出完善的檔案安全保障體系，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的長(zhǎng)治久安。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案是一個(gè)單位或個(gè)人歷史的真實(shí)、全面的反映，是我們積累和傳播知識(shí)的重要載體，是開(kāi)展單位文化建設(shè)的重要素材，特別是對(duì)于企業(yè)建立企業(yè)文化有不可替代的作用。因此，我們要高度重視檔案安全防范，建立檔案安全保障體系，做好檔案安全保障工作不僅是落實(shí)黨中央領(lǐng)導(dǎo)的指示，也減輕自然災(zāi)害、人為災(zāi)難對(duì)檔案造成的損失。各級(jí)檔案工作人員要發(fā)揚(yáng)檔案人的優(yōu)良傳統(tǒng)，認(rèn)真做好檔案安全保障工作，造福于當(dāng)代，造福于后世。

參考文獻(xiàn)

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〔編輯：張思楠〕