邢建民

[摘 要]隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，人類(lèi)逐步跨入一個(gè)新的時(shí)代，即數(shù)字化時(shí)代。數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，使各行各業(yè)更加注重網(wǎng)絡(luò)在各自發(fā)展中的重要作用。同樣，高校的檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，不斷解決檔案管理信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問(wèn)題，努力提高高校檔案管理的效率與質(zhì)量，從而更好地為建設(shè)數(shù)字化校園服務(wù)，更好地為高校學(xué)生服務(wù)。

[關(guān)鍵詞]高校；檔案；管理；信息化；建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.119

[中圖分類(lèi)號(hào)]G647.24；G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）04-0-01

0 引 言

信息時(shí)代的到來(lái)，要求高校的檔案管理必須向檔案管理信息化轉(zhuǎn)變，必須注重計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的重要作用。而且，教育部和國(guó)家檔案局也共同提出要加快高校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，要求要不斷提高高校檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平。高校檔案管理信息化主要是指通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)版的檔案資料和音頻資料轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備中，以實(shí)現(xiàn)檔案資料的網(wǎng)上管理。雖然各大高校也在落實(shí)政策，進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，但是信息化建設(shè)的結(jié)果不是很理想，還存在許多需要改進(jìn)和完善的地方，必須不斷對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化，使其管理水平進(jìn)一步得到提高。

1 當(dāng)前高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.1 缺乏完備的基礎(chǔ)設(shè)備

硬軟件基礎(chǔ)設(shè)施是高校檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，沒(méi)有這些基礎(chǔ)的設(shè)施，檔案管理信息化建設(shè)也就失去其存在的物質(zhì)載體。然而，各高校的硬軟件配備情況卻不是很理想，有的高校認(rèn)為配備幾臺(tái)計(jì)算機(jī)就實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化，而沒(méi)有對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行相應(yīng)程序系統(tǒng)的設(shè)置，也沒(méi)有配備其他相機(jī)、掃描儀等基礎(chǔ)電子設(shè)備。

1.2 未建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

高校檔案管理信息化建設(shè)中的一個(gè)關(guān)鍵方面，就是要建設(shè)一個(gè)完整和持續(xù)更新的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。而各大高校檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的現(xiàn)實(shí)狀況是，錄入的檔案信息不完整，只是走形式象征性地錄入一些信息；錄入信息之后就不再管理，很少根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行更新；錄入的信息未經(jīng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮藢?shí)，存在虛假的信息等。總之，各大高校所建立的檔案信息庫(kù)還存在不全面、不真實(shí)、更新不及時(shí)等問(wèn)題。

1.3 缺少專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員

高校檔案管理的信息化過(guò)程不同于傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程，其中必然會(huì)涉及電子計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此，對(duì)檔案管理者的綜合素質(zhì)有了更高的要求。檔案管理者不僅需要具備基本的檔案管理的業(yè)務(wù)能力，還需要具備熟練的計(jì)算機(jī)能力以及其他電子設(shè)備的使用能力。但是現(xiàn)實(shí)情況卻是各高校的檔案管理者要么具有基本業(yè)務(wù)能力，要么具有計(jì)算機(jī)使用能力，很少同時(shí)具有業(yè)務(wù)能力和電子設(shè)備使用能力。

1.4 未意識(shí)到檔案信息的安全問(wèn)題

各高校在進(jìn)行檔案信息化的建設(shè)過(guò)程中，很容易忽視的一個(gè)問(wèn)題就是檔案信息的安全問(wèn)題。因?yàn)樵趥鹘y(tǒng)的檔案管理中基本不會(huì)出現(xiàn)安全問(wèn)題，而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化之后，就必須高度重視檔案信息的安全問(wèn)題，防止黑客或其他人的惡意攻擊以及電腦病毒等帶來(lái)的信息丟失問(wèn)題。

2 高校檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)化渠道

2.1 完善檔案信息管理的基礎(chǔ)設(shè)施

各大高校要想真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化就必須打好根基，也就是要完善檔案管理的各種硬軟件設(shè)施。檔案管理信息化過(guò)程是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，涉及眾多信息的輸入、更新、交換和共享等，因此，配備的計(jì)算機(jī)必須是高端的而且要設(shè)置好相應(yīng)的系統(tǒng)程序。同時(shí)，也要配備相機(jī)、掃描件、錄像機(jī)等其他電子設(shè)備，以用來(lái)進(jìn)行圖文的拍照、掃描和錄像等?？傊?，就是要加大資金的投入，完善硬軟件基礎(chǔ)設(shè)施，為真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.2 加快檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程

要想真正實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，首先，需要將所有人的檔案信息錄入電腦中，不僅包括文字信息還包括音頻信息等，保證信息的完整性；其次，需要將錄入的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行認(rèn)真的核實(shí)，保證信息的真實(shí)性；最后，還要不斷更新和管理信息，保證信息的及時(shí)性。總之，加快檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程也就是保證信息完整性、真實(shí)性、及時(shí)性的過(guò)程。

2.3 培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的復(fù)合型檔案管理人才

檔案管理人才作為檔案管理信息化的核心，必須注重對(duì)其綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。檔案管理人員應(yīng)該是同時(shí)具有計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備使用能力和檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能力的復(fù)合型人才。一方面，對(duì)現(xiàn)在任職人員的實(shí)際情況進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的專(zhuān)業(yè)培養(yǎng)，以彌補(bǔ)其所欠缺的方面；另一方面，專(zhuān)業(yè)培養(yǎng)一批同時(shí)掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和專(zhuān)業(yè)檔案管理技術(shù)的復(fù)合型人才。

2.4 提高檔案管理信息化中的安全意識(shí)

雖然高校通過(guò)檔案管理信息化的建設(shè)，檔案信息實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上共享，為管理檔案資料提供了巨大方便，但是檔案信息的安全問(wèn)題是絕不可以忽略的。一方面，必須提高檔案管理人員的安全意識(shí)，提高其日常工作中的安全警覺(jué)性；另一方面，注重電腦自身系統(tǒng)的防護(hù)功能，避免黑客及其他人的惡意攻擊，及時(shí)備份檔案資料，避免因病毒等因素造成資料的丟失。

3 結(jié) 語(yǔ)

高校檔案管理信息化的建設(shè)過(guò)程是一個(gè)不斷完善的長(zhǎng)久過(guò)程。高校必須針對(duì)目前出現(xiàn)的問(wèn)題，采取對(duì)應(yīng)的措施，如完善檔案信息管理的基礎(chǔ)設(shè)施、加快檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程、培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的復(fù)合型檔案管理人才及提高檔案管理信息化中的安全意識(shí)等，來(lái)推動(dòng)高校檔案管理信息化的建設(shè)，來(lái)提高高校的檔案管理水平，從而使其更好地發(fā)揮作用。

主要參考文獻(xiàn)

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