黃芳

今天，社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入“經(jīng)濟(jì)全球化、資本自由化、產(chǎn)業(yè)信息化、信息網(wǎng)絡(luò)化”的時(shí)代，企業(yè)檔案作為一種寶貴的信息資源和潛在的生產(chǎn)力，無(wú)論在內(nèi)容還是在形式上都發(fā)生了很多變化，在企業(yè)深化改革的當(dāng)下，越來(lái)越被人們和社會(huì)高度重視和利用。國(guó)內(nèi)許多大中型企業(yè)紛紛建立了自己的電子文件管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案館系統(tǒng)等，一些企業(yè)的檔案數(shù)字化工作也正如火如荼的開(kāi)展。企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用面臨著許多新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。

一、企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的現(xiàn)狀及問(wèn)題

一方面，在信息技術(shù)快速發(fā)展、檔案信息化程度日益提高的形勢(shì)下，企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用呈現(xiàn)出許多新的特點(diǎn)：一是隨著知識(shí)的爆炸性增長(zhǎng)，企業(yè)海量檔案信息會(huì)造成工作量無(wú)限地?cái)U(kuò)大，檔案信息處理是一項(xiàng)十分浩大、長(zhǎng)期且復(fù)雜的系統(tǒng)工程。二是開(kāi)發(fā)利用的技術(shù)依附性高，檔案信息資源從收集、加工處理到傳輸交換，都離不開(kāi)電腦、網(wǎng)絡(luò)，需要有一定的技術(shù)儲(chǔ)備。三是利用者需求多樣且要求較高。近年來(lái)，隨著社會(huì)環(huán)境的發(fā)展變化，人們的生活方式、所面臨的問(wèn)題等都發(fā)生了變化，大家的信息需求空前活躍，呈現(xiàn)出不斷增長(zhǎng)的趨勢(shì)，檔案利用需求呈現(xiàn)出許多新的特點(diǎn)：檔案利用者社會(huì)化，需求更加立體多樣，學(xué)術(shù)利用、生活休閑利用越來(lái)越多，也對(duì)檔案信息資源利用成品提出了更高的要求。

另一方面，企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的工作水平還處在較低的層次上，與時(shí)代的發(fā)展和企業(yè)的要求相比，還存在著相當(dāng)大的差距，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一是開(kāi)發(fā)利用率低，服務(wù)范圍小。除一些財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、法律訴訟檔案等憑證性比較強(qiáng)的檔案之外，主要是史志編寫(xiě)人員歷史資料查閱，工程技術(shù)人員圖紙借鑒、參考等，大家對(duì)檔案的利用還缺乏主動(dòng)意識(shí)。甚至很多人根本不了解檔案部門(mén)究竟保存了哪些方面的檔案，致使相當(dāng)一部分有價(jià)值的檔案一直無(wú)人問(wèn)津。

二是開(kāi)發(fā)利用的方式少，層次低。檔案部門(mén)仍以借閱原件，復(fù)印、摘錄等傳統(tǒng)的被動(dòng)的服務(wù)方式為主，即便是有些舊檔案數(shù)字化了，新接收的檔案電子化了，也只是電子版和紙質(zhì)版的區(qū)別。

三是從深度上來(lái)說(shuō)，缺乏對(duì)信息的再加工、專題編研。很多企業(yè)的開(kāi)發(fā)成果大多是“大事記”、“企業(yè)組織機(jī)構(gòu)沿革”、“企業(yè)各類獲獎(jiǎng)情況”等幾種，編研種類少，且質(zhì)量不高。

二、企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的問(wèn)題成因

1.大家對(duì)企業(yè)檔案及檔案開(kāi)發(fā)的認(rèn)識(shí)仍然沒(méi)有很大改觀

雖然經(jīng)過(guò)很多人很長(zhǎng)時(shí)間的努力呼吁，但長(zhǎng)期以來(lái)，人們對(duì)企業(yè)檔案信息資源的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，對(duì)開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源的認(rèn)識(shí)更是淡薄，尤其是在一些“重生產(chǎn)，輕管理”的企業(yè)里，對(duì)檔案工作的管理還停留在看攤守業(yè)簡(jiǎn)單的被動(dòng)的服務(wù)方式上，對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用沒(méi)有緊迫感，許多有實(shí)用價(jià)值的檔案信息被埋藏在庫(kù)房深處，無(wú)法轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力。

2.檔案開(kāi)發(fā)利用沒(méi)有相對(duì)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

對(duì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用缺少思路，還沒(méi)有一個(gè)相對(duì)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致開(kāi)發(fā)方法、開(kāi)發(fā)步驟不統(tǒng)一，各自為政，使得人與人之間、人與機(jī)器之間以及機(jī)器與機(jī)器之間、系統(tǒng)與系統(tǒng)之間不能夠無(wú)障礙地進(jìn)行溝通和交換信息，直接影響了檔案信息資源開(kāi)發(fā)的進(jìn)度和利用的效果。

3.基礎(chǔ)工作歷史欠賬太多

檔案基礎(chǔ)工作薄弱，積弊太深，檔案資源龐雜，基礎(chǔ)工作歷史欠賬太多，檔案開(kāi)發(fā)利用工作注定是一個(gè)系統(tǒng)而長(zhǎng)久的工程。如信息化過(guò)程中，由于信息量較大加之重視程度不夠等諸多原因，檔案資料收集不全，信息錄入比較隨意、無(wú)序，出現(xiàn)了一些人為簡(jiǎn)化名稱或錄入錯(cuò)誤，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)信息與實(shí)際檔案信息不一致的現(xiàn)象頻出，檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用中仍需要做大量和反復(fù)的檔案價(jià)值再鑒定及校核等工作，影響了檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的質(zhì)量。

4.檔案開(kāi)發(fā)人員隊(duì)伍不穩(wěn)定且素質(zhì)參差不齊

檔案信息的收集、整理、編研、提供服務(wù)等本身就是一項(xiàng)比較復(fù)雜且精細(xì)的工作，而隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，這一工作又大都離不開(kāi)電腦、網(wǎng)絡(luò)，這都對(duì)開(kāi)發(fā)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)及實(shí)踐能力有較高的要求。而企業(yè)在配備檔案管理人員時(shí)，大多沒(méi)有太多的專業(yè)等綜合考慮，符合要求的高素質(zhì)人才不多，而且不夠穩(wěn)定，這非常不利于檔案開(kāi)發(fā)利用事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

5.檔案開(kāi)發(fā)利用中的安全性問(wèn)題難以保障

在信息時(shí)代，越來(lái)越多的企業(yè)將館藏的檔案數(shù)字化，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理并提供相關(guān)的查詢利用服務(wù)，這是進(jìn)行檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用的高效途徑，然而層出不窮的電腦病毒、越演越烈的黑客攻擊等都在威脅著企業(yè)檔案信息資源的安全。同時(shí)，我們的配套技術(shù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有達(dá)到保障的要求，許多技術(shù)秘密等企業(yè)保密檔案面臨著泄密的危險(xiǎn)，從而給竊密者留下了很多可乘之機(jī)。

6.檔案部門(mén)本身的業(yè)務(wù)參與度和宣傳不到位

企業(yè)檔案資源開(kāi)發(fā)利用是通過(guò)對(duì)企業(yè)需求的準(zhǔn)確把握，以企業(yè)檔案庫(kù)藏內(nèi)容為基礎(chǔ)，對(duì)檔案資源進(jìn)行一定形式加工后，形成各種形式的檔案參考資料的過(guò)程。檔案部門(mén)往往受傳統(tǒng)思想的影響，固守在檔案室內(nèi)，很少主動(dòng)參與到企業(yè)重大生產(chǎn)活動(dòng)中去，對(duì)企業(yè)中心業(yè)務(wù)了解不多，再加上宣傳不夠，很容易出現(xiàn)守著“金山”卻餓死的局面。

三、企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的對(duì)策

1.提高認(rèn)識(shí)，正確處理幾個(gè)問(wèn)題

一是企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的目的主要還是服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展和改革。企業(yè)是以效益最大化為生存原則的，企業(yè)檔案工作也只有遵循這個(gè)“第一要?jiǎng)?wù)”， 開(kāi)發(fā)的方向還應(yīng)該主要從企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理需要出發(fā)，尋找相適應(yīng)的課題，為企業(yè)適應(yīng)國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)瞬息萬(wàn)變的新要求提供更有針對(duì)性的服務(wù)。在保證企業(yè)生產(chǎn)、管理與經(jīng)營(yíng)要求的前提下，面向社會(huì)拓寬檔案資源服務(wù)范圍，逐漸使企業(yè)檔案工作與社會(huì)信息市場(chǎng)接軌，為企業(yè)發(fā)展作出更大貢獻(xiàn)，不可一開(kāi)始就緊盯社會(huì)市場(chǎng)。

二是檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作不是檔案部門(mén)的“閉門(mén)造車(chē)”。為了生產(chǎn)出“產(chǎn)銷適路”的“產(chǎn)品”，開(kāi)發(fā)人員要深入各部門(mén)、車(chē)間、施工現(xiàn)場(chǎng)等基層，主動(dòng)參與到企業(yè)生產(chǎn)一線，以“需求”為導(dǎo)向，結(jié)合行業(yè)的工作重點(diǎn)或本單位發(fā)展的重點(diǎn)，在已有檔案的基礎(chǔ)上，有所作為。抓住檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用這根弦，是檔案管理出效益、出成績(jī)的關(guān)鍵。只有打造出精品，并對(duì)企業(yè)發(fā)展有所幫助，效果明顯，或許我們長(zhǎng)期呼吁的提高檔案部門(mén)的地位，增加對(duì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的重視度，才自然而然的有所改變，否則只能是一廂情愿的呼喊。

三是要正確認(rèn)識(shí)檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作的特殊性和“效益”問(wèn)題。企業(yè)檔案資源是企業(yè)生存發(fā)展過(guò)程中形成的一種特殊的知識(shí)產(chǎn)品。檔案工作并不是完全的生產(chǎn)性工作，在創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益上往往是要落后于生產(chǎn)部門(mén)的，檔案信息資源開(kāi)發(fā)對(duì)企業(yè)的效益和貢獻(xiàn)也往往比較隱性且滯后，然而，它又不可或缺，它為我們的企業(yè)文化、生產(chǎn)、決策、業(yè)務(wù)等提供可靠的信息來(lái)源，關(guān)系到企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)現(xiàn)和實(shí)現(xiàn)的大小。企業(yè)不能完全從盈利和創(chuàng)收的角度去看待檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的開(kāi)展，必須著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)。

2.統(tǒng)籌規(guī)劃，做好檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的頂層設(shè)計(jì)

企業(yè)檔案信息資源涉及內(nèi)容廣泛，部門(mén)和業(yè)務(wù)之間，縱橫交錯(cuò)，關(guān)系復(fù)雜，要想對(duì)其進(jìn)行有效開(kāi)發(fā)和利用，相關(guān)部門(mén)必須加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃，必須從全局出發(fā)，自上而下地進(jìn)行統(tǒng)一的、全面的設(shè)計(jì)規(guī)劃，做到理論上保持一致，功能上相互協(xié)調(diào)，結(jié)構(gòu)上基本統(tǒng)一，資源上交換共享，標(biāo)準(zhǔn)上保證統(tǒng)一。這是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用乃至共享的基礎(chǔ)。

3.要適應(yīng)現(xiàn)代高科技的新要求，完善和強(qiáng)化檔案資源開(kāi)發(fā)利用的智能化程度

一是加強(qiáng)檔案信息資源的安全性建設(shè)。信息時(shí)代，面對(duì)龐大的數(shù)據(jù)量，保障檔案的安全是開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的前提和基礎(chǔ)，是企業(yè)信息資源保護(hù)極為重要的一環(huán)。要做的工作很多，如加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案開(kāi)發(fā)人員的保密意識(shí)，尤其是對(duì)計(jì)算機(jī)病毒、黑客、網(wǎng)上泄密等內(nèi)容提高警惕。完善保密管理制度。強(qiáng)化保密技術(shù)防范措施，在檔案管理系統(tǒng)實(shí)行必要的加密處理、權(quán)限設(shè)置等，在保證工作效率的前提下，來(lái)降低檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用中秘密信息面臨的各種主動(dòng)泄密和被動(dòng)泄密風(fēng)險(xiǎn)，在安全性和可用性之間尋求合理的平衡。

二是繼續(xù)做好檔案數(shù)字化工作。檔案數(shù)字化，可以有效推進(jìn)檔案信息資源的整合，提高檔案信息資源的利用效率。隨著信息社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)檔案數(shù)字化也成為了信息資源開(kāi)發(fā)的一種趨勢(shì)。但是，目前許多企業(yè)在檔案數(shù)字化方面存在著盲目性，無(wú)序性。筆者認(rèn)為，檔案數(shù)字化必須有所選擇，檔案鑒定是一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。在實(shí)際工作當(dāng)中，應(yīng)該是本著“年代久遠(yuǎn)的、利用率高的、價(jià)值重要的、業(yè)務(wù)急需的”檔案優(yōu)先數(shù)字化。

三是加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)檢索工具的開(kāi)發(fā)。目前大多大中型企業(yè)檔案部門(mén)已經(jīng)建立了信息化檔案檢索系統(tǒng)，一定程度上提高了檔案查詢的速度和檔案管理的水平。但是各企業(yè)開(kāi)發(fā)程度不同，以筆者所在的設(shè)計(jì)企業(yè)為例，雖然所用的檔案信息管理系統(tǒng)歷經(jīng)兩次技術(shù)開(kāi)發(fā)，一些特殊符號(hào)仍然很難植入系統(tǒng)，檢索的格式必須完全精確，模糊檢索不能實(shí)現(xiàn)等，隨著技術(shù)更新的加快，建立針對(duì)性更強(qiáng)、更方便快捷的檢索工具成為一種可能和迫切需要做的工作。企業(yè)要舍得增加投入，添置先進(jìn)設(shè)備，努力探索形成高效、協(xié)作和集成化的職能系統(tǒng)，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)做出更大的貢獻(xiàn)。

四是搭建一個(gè)統(tǒng)一的檔案信息共享平臺(tái)，加強(qiáng)企業(yè)各類信息資源的“整合”，增加橫向交流。由于企業(yè)檔案本身地域性、時(shí)間性的特性，需要各個(gè)層級(jí)、各個(gè)地區(qū)、各個(gè)單位之間進(jìn)行有效的信息資源共享。例如同一個(gè)項(xiàng)目可能涉及設(shè)計(jì)、施工等方面，僅設(shè)計(jì)就可能由很多個(gè)單位完成，所以會(huì)形成很多相對(duì)獨(dú)立的檔案資料，可能被分散地保存在不同的單位的檔案部門(mén)，阻礙了檔案信息資源的有效利用。這就要求檔案管理者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)技術(shù)，突破壁壘，調(diào)動(dòng)各個(gè)層級(jí)、地區(qū)、單位、部門(mén)積極參與到檔案信息資源的共享建設(shè)中。有步驟有計(jì)劃地從局部整合開(kāi)始，在不同行業(yè)、類別等相應(yīng)范圍內(nèi)，再將收集資料的范圍擴(kuò)大，比如從各個(gè)單位的內(nèi)部部門(mén)開(kāi)始整合，再到上一級(jí)公司的同類型公司、同系統(tǒng)、同一行業(yè)等，逐步從局部整合走向全部整合。

4.突出重點(diǎn)，積極開(kāi)展編研工作

編研是開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的有效途徑。緊密結(jié)合企業(yè)需要，從大量的檔案材料中提煉出結(jié)論性、規(guī)律性的數(shù)據(jù)和論據(jù)，編纂出結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、文字精練、系統(tǒng)完整的檔案信息集合體。只有編纂出有利用價(jià)值的編研成果，才能更有效地幫助企業(yè)搏擊市場(chǎng)，搶占市場(chǎng)，最大限度地幫助企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益，也只有這樣企業(yè)檔案工作才能顯示出強(qiáng)大的生命力。

5.重視復(fù)合型檔案開(kāi)發(fā)利用人才的培養(yǎng)

企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用程度，與檔案人員的知識(shí)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)有著密切的關(guān)系?？偟膩?lái)說(shuō)，檔案信息資源開(kāi)發(fā)是一項(xiàng)知識(shí)性、技術(shù)性較強(qiáng)的工作。如今的檔案管理及開(kāi)發(fā)利用人員，除要有較高的政治覺(jué)悟、責(zé)任心和事業(yè)心，掌握檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)外，還應(yīng)該具備電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用及自然科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)、一定的英語(yǔ)能力。筆者認(rèn)為，當(dāng)務(wù)之急應(yīng)從檔案戰(zhàn)線抽調(diào)一批具有大學(xué)本科及以上學(xué)歷，并具備檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，且對(duì)電子檔案有一定了解的檔案人員，由檔案系統(tǒng)的教育部門(mén)組織，進(jìn)行一至二年的集中培訓(xùn)，對(duì)微電子技術(shù)、電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)、數(shù)字通信及電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子計(jì)算機(jī)在檔案部門(mén)應(yīng)用技術(shù)等進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，以適應(yīng)電子檔案管理的需要。制定相應(yīng)的有利于吸引和穩(wěn)定檔案管理及有關(guān)工程技術(shù)人員的措施，定期聘請(qǐng)檔案專家指導(dǎo)，強(qiáng)化擴(kuò)大檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用隊(duì)伍。

6.依法治檔，依法開(kāi)發(fā)利用好檔案

由于檔案信息資源具有一定的機(jī)密性，法制原則是開(kāi)發(fā)利用工作必須貫徹的重要原則之一。國(guó)務(wù)院等部門(mén)先后頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》《檔案館工作通則》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等文件對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用都提出了具體要求，開(kāi)發(fā)檔案信息資源是法律賦予檔案部門(mén)的職責(zé)。相關(guān)部門(mén)應(yīng)在《檔案法》和《保密法》的基礎(chǔ)上，制訂檔案利用監(jiān)督措施，有效制止檔案信息資源的破壞和流失，保障檔案信息資源的完整與安全，保障企業(yè)檔案在法治的軌道上有效運(yùn)行與健康發(fā)展。

7.加強(qiáng)信息資源開(kāi)發(fā)利用的推介和宣傳，提高檔案部門(mén)的認(rèn)知度

檔案部門(mén)應(yīng)創(chuàng)新方式，采取靈活多樣的形式，廣泛開(kāi)展檔案信息系列宣傳活動(dòng)。如開(kāi)展有關(guān)檔案價(jià)值、作用及利用效果的宣傳，使人們知道什么是檔案，檔案有何用處，從而激發(fā)人們利用檔案的熱情，引導(dǎo)更多的人利用檔案。并開(kāi)展有關(guān)檔案利用程序的宣傳，讓大家知道如何利用檔案，為檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。

8.加強(qiáng)檔案利用工作的特點(diǎn)、規(guī)律的研究

在企業(yè)已有檔案庫(kù)藏的基礎(chǔ)上，注重調(diào)研，分析企業(yè)發(fā)展的方向，跟蹤企業(yè)進(jìn)步的足跡，適時(shí)提出企業(yè)檔案開(kāi)發(fā)項(xiàng)目。研究檔案開(kāi)發(fā)的特點(diǎn)，規(guī)律。并通過(guò)相互學(xué)習(xí)、借鑒，提高檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的水平。

（作者單位：中國(guó)石油工程建設(shè)公司華東設(shè)計(jì)分公司）