《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

5.1.1檔案工作領(lǐng)導(dǎo)

企業(yè)應(yīng)確定檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，確定各職能或承辦部門、各項(xiàng)目檔案工作的負(fù)責(zé)人，確定檔案部門的負(fù)責(zé)人。

本條規(guī)定了企業(yè)檔案工作三個(gè)層次的領(lǐng)導(dǎo)，包括企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)，職能或承辦部門、各項(xiàng)目工作部門負(fù)責(zé)人，檔案部門的負(fù)責(zé)人，組成企業(yè)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體系。企業(yè)檔案工作確定三個(gè)層次的領(lǐng)導(dǎo)，主要是企業(yè)檔案工作管理全過(guò)程的需要。企業(yè)檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)一般由企業(yè)分管綜合部門的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或總工程師負(fù)責(zé)，是企業(yè)檔案工作的總責(zé)任人，各職能、承辦部門和項(xiàng)目工作部門負(fù)責(zé)人主要是對(duì)部門、項(xiàng)目的文件材料形成、積累和歸檔等工作進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)和管理的責(zé)任人員，如辦公室分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)；檔案部門負(fù)責(zé)人是企業(yè)檔案工作負(fù)組織、協(xié)調(diào)和落實(shí)責(zé)任的領(lǐng)導(dǎo)，如檔案處、文秘處、檔案館的領(lǐng)導(dǎo)等。

5.1.2企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置

企業(yè)應(yīng)根據(jù)規(guī)模和管理模式設(shè)置專門的檔案機(jī)構(gòu)，或指定負(fù)責(zé)檔案工作的機(jī)構(gòu)。大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立檔案館。

企業(yè)應(yīng)結(jié)合企業(yè)規(guī)模、管理模式和發(fā)展需要，建立與企業(yè)相適應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)。主要形式有檔案室（處、科）、檔案資料信息中心、企業(yè)檔案館等。一般情況下，大中型企業(yè)應(yīng)建立檔案室（處、科）或檔案資料信息中心；有條件的特大型企業(yè)集團(tuán)要建立企業(yè)檔案館。規(guī)模較小的企業(yè)可不單獨(dú)設(shè)檔案部門，但要根據(jù)《檔案法》和《企業(yè)檔案管理規(guī)定》的要求，明確相應(yīng)機(jī)構(gòu)承擔(dān)檔案管理的職能。

企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)具有指導(dǎo)各部門文件歸檔，并監(jiān)督指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)檔案工作的職責(zé)，因此，企業(yè)不能將檔案機(jī)構(gòu)設(shè)在不具有企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督管理職能的服務(wù)性機(jī)構(gòu)內(nèi)。

有的企業(yè)在檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置上還存在一些認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，認(rèn)為就是單位內(nèi)部檔案的保管利用，由文秘部門代行工作就可以了。其實(shí)現(xiàn)代企業(yè)檔案的管理是一種企業(yè)信息資源的調(diào)配、控制和管理，一些高校的學(xué)者甚至將企業(yè)檔案管理人員稱為CIO（首席信息官），來(lái)統(tǒng)一規(guī)劃管理企業(yè)信息資源。因此，企業(yè)在設(shè)置檔案機(jī)構(gòu)時(shí)一定要考慮到檔案部門對(duì)全企業(yè)（包括分公司、控股企業(yè)、境外機(jī)構(gòu)等）檔案的管理職能。

5.1.3檔案人員配備

企業(yè)應(yīng)配備與企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理相適應(yīng)的專職檔案人員；各部門、各項(xiàng)目應(yīng)配備專職或兼職檔案人員。企業(yè)應(yīng)保持檔案人員相對(duì)穩(wěn)定。

一般企業(yè)的檔案人員隊(duì)伍一定是專兼職檔案人員相結(jié)合的隊(duì)伍。因?yàn)闄n案工作是延伸到企業(yè)的每一個(gè)部門每一項(xiàng)工作中的，對(duì)于各個(gè)具體的細(xì)小部門來(lái)說(shuō)，不可能也不需要配備專職檔案人員來(lái)從事檔案工作，只需指定一個(gè)具體的人員來(lái)負(fù)責(zé)檔案的收集整理就可以了。但對(duì)于一個(gè)企業(yè)總體的檔案工作管理來(lái)說(shuō)，需要有一定數(shù)量的專職檔案人員專門從事企業(yè)檔案工作的組織、規(guī)劃、檢查、指導(dǎo)。例如對(duì)一個(gè)新部門、新項(xiàng)目開(kāi)展檔案工作進(jìn)行規(guī)劃、組織；對(duì)工程檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收；對(duì)企業(yè)文件材料歸檔范圍、保管期限、管理方法制定相應(yīng)的工作制度并適時(shí)修改；為企業(yè)各部門提供檔案利用服務(wù)等。目前，一些企業(yè)在人員精簡(jiǎn)過(guò)程中，大幅削減專職檔案人員，造成企業(yè)總部機(jī)構(gòu)的檔案人員只能應(yīng)付本級(jí)機(jī)構(gòu)的檔案收集整理工作，沒(méi)有精力對(duì)全企業(yè)檔案工作進(jìn)行檢查指導(dǎo)，企業(yè)檔案工作難以發(fā)揮最大效用。此外，隨著一些企業(yè)的老檔案員的離退，一些新的檔案人員往往沒(méi)有經(jīng)過(guò)專門的檔案專業(yè)訓(xùn)練，需要經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的理論知識(shí)和實(shí)踐學(xué)習(xí)才能掌握企業(yè)檔案工作的技能，做到既知其然又知其所以然。檔案工作同時(shí)也是一延續(xù)性很強(qiáng)的工作，檔案的分類、排列、數(shù)字化等方法一旦確定下來(lái)，就需要一直延續(xù)下來(lái)，保持檔案檢查的一致性。企業(yè)檔案人員如果流動(dòng)性過(guò)大，不僅使企業(yè)檔案人員的培訓(xùn)成本增加，也影響到企業(yè)檔案工作的質(zhì)量。