劉淑妮+++蔣聞婕

時(shí)光流轉(zhuǎn)，轉(zhuǎn)眼來到檔案館已六年，這六年，在點(diǎn)滴工作中觸摸檔案、感知檔案、體會(huì)檔案、認(rèn)識(shí)檔案。六年的積累，我們已從檔案門外漢逐漸成長(zhǎng)為撥開迷霧的檔案工作者，并深深被它所釋放出來的魅力所打動(dòng)而愛不釋手，它已成為我們生命中不可或缺的部分。

江澤民總書記曾說：“檔案工作有它的特點(diǎn)，就是平時(shí)不起眼，也不引人注目，但是，一旦當(dāng)你需要時(shí)，如果平時(shí)工作沒做好，臨渴掘井，就悔之晚矣！”檔案工作的重要性不言而喻，這幾年我們也是感觸頗深。我們所在的工作科室是收集指導(dǎo)室，顧名思義就是對(duì)學(xué)校各類檔案進(jìn)行收集業(yè)務(wù)指導(dǎo)。收集工作是檔案工作的基礎(chǔ)，所謂基礎(chǔ)就是一項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的根本或起點(diǎn)，對(duì)事業(yè)發(fā)展具有支撐作用，俗話說，基礎(chǔ)不牢，地動(dòng)山搖。收集工作看似簡(jiǎn)單，實(shí)則想做好難度可不小。

雖然“國家檔案法實(shí)施辦法”中明確規(guī)定，檔案歸檔實(shí)行部門立卷制度。但因沒有強(qiáng)有力的抓手，收集工作的圓滿完成主要依賴于龐大的檔案工作網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)中兼職檔案員的自覺意識(shí)。然而在實(shí)際工作過程中，總有不甚配合或者不理解的單位或人，它們理所當(dāng)然地認(rèn)為檔案立卷整理應(yīng)該是檔案館人員的事情，你們是管檔案的，你們不做，誰來做，對(duì)此很是無奈。如何讓各歸檔單位重視認(rèn)可檔案工作，并心甘情愿積極主動(dòng)地將部門檔案歸過來，是檔案收集人員一直需要攻克的難題所在。除了常規(guī)的從檔案館層面加大宣傳之外，每天在與兼職檔案員的溝通中，抓住時(shí)機(jī)適時(shí)地進(jìn)行宣傳、加強(qiáng)彼此之間的溝通與理解，增進(jìn)彼此之間的信任，不失為一種促進(jìn)檔案工作的簡(jiǎn)單而有效的好辦法，當(dāng)然檔案意識(shí)的建立不是一朝一夕、一蹴而就的事情，需要我們一直堅(jiān)持不懈的努力。說到溝通，自己感觸頗深。記得俞敏洪曾說過，這個(gè)世界上95%的事情，只要拿出勇氣和膽量，加上臉皮厚就可以成功。話雖不好聽，但言之有理。我深深覺得收集工作需要這種勇氣和膽量。任何時(shí)候坐等上門的收集方式是一定要摒棄的，主動(dòng)不厭其煩的反復(fù)溝通催促才是我們應(yīng)該秉持的，要有不達(dá)目的不罷休的勇氣、膽量和堅(jiān)持。當(dāng)然在此過程中，溝通的藝術(shù)尤為重要，因?yàn)椴煌恼Z言會(huì)產(chǎn)生不同的效應(yīng)?？b密的思維、嚴(yán)密的邏輯，溫和的語調(diào)，耐心的傾聽、保有同理心等等這些溝通的藝術(shù)是收集人員必備的一項(xiàng)硬素質(zhì)。面對(duì)林林總總、性格迥異的各歸檔人，有些是急性子，說話慌里慌張；有些是有條不紊的，說話不溫不火。我們要善于觀察，不同的人采取不同的應(yīng)對(duì)策略，因人而異。自覺性高的人可以稍微放松一些，對(duì)于那些總是推三阻四的人要多上心，多跟蹤，多了解歸檔部門的工作動(dòng)態(tài)，在溝通中掌握主動(dòng)，從而有的放矢，用我們的堅(jiān)持、認(rèn)真和真誠打動(dòng)對(duì)方，直至檔案順利“回家”。在與兼職檔案員的合作中，有理解、有共鳴、也有質(zhì)疑和委屈，各種或開心或不開心的事情，在心中所留下的痕跡，無疑成為生命中的一筆財(cái)富。因?yàn)槲覀兊臏贤芰υ谇娜惶嵘瑑?nèi)心在慢慢強(qiáng)大，為人處世的能力也在增強(qiáng)，甚至與一些兼職檔案員還成為了很好的朋友。我想，這也許是收集工作帶給我們的一種別樣的提升和歷練。

收集工作者每天穿梭于堆積如山的檔案中，在故紙堆里“淘金”，與“歷史”對(duì)話，并視其為寶貝，我們善待每一份檔案材料，將那些雜亂無序的散片按照一定的規(guī)則有序化整理，在外人看來一成不變的整理程序，收集指導(dǎo)室的老師卻工作在其中，樂在其中，享受在其中。我們將舊紙堆里的分揀好比淘寶，枯燥無味的抄寫如同練筆，呆板無趣的裝訂猶如練兵，簡(jiǎn)單重復(fù)的編碼就當(dāng)游戲，對(duì)頻繁變化的兼職檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)視為鍛煉口才、膽量的絕佳機(jī)會(huì)……工作過程中，時(shí)常有人感嘆：你們的工作好繁瑣，枯燥，我們的回答通常是千篇一律的：任何工作只要你喜歡，有興趣在，沉下心來，它就會(huì)在你心中閃閃發(fā)光。我們平凡的一舉一動(dòng)的意義都浸潤(rùn)在每一份檔案中，檔案價(jià)值的體現(xiàn)就是我們工作保持熱情的動(dòng)力。檔案信息包羅萬象，形式多樣，有圖有文、有動(dòng)有靜，有聲有色，每天閱檔無數(shù)，它讓我們從一個(gè)好高騖遠(yuǎn)、心浮氣躁的人成長(zhǎng)為耐得住寂寞，不驕不躁的人，給予我們?nèi)烁裆系难蘸蛢艋?，給予我們生活的信心和力量。它讓我們告別了銅臭，與書香為伴。檔案中應(yīng)有盡有，只要你愿意學(xué)習(xí)，可以提供你學(xué)習(xí)的無限資源，任你遨游，這是檔案給予檔案收集工作者最大的恩賜。雖然檔案收集工作者不是國家歷史、社會(huì)文化的第一形成者，然而它的建設(shè)和架構(gòu)與我們的辛勤勞動(dòng)是密不可分的，我們收集內(nèi)容的寬度、廣度以及質(zhì)量直接關(guān)乎到后期利用的效果，這是我們檔案收集工作者的責(zé)任和使命，同時(shí)也使我們倍感無比榮光和驕傲。

任何工作都是在創(chuàng)新與改革中與時(shí)俱進(jìn)，收集工作也不例外。雖然檔案收集工作者面對(duì)的是過去形成的檔案，工作的節(jié)奏較慢，要求工作人員細(xì)致、縝密、安靜，似乎很容易產(chǎn)生慵懶、倦怠的情緒，甚至被認(rèn)為會(huì)積聚越來越多的暮氣，平時(shí)工作似乎與新事物不太搭界的，其實(shí)不然，她們?cè)诘慌c平靜中生長(zhǎng)智慧、煥發(fā)光彩。面對(duì)大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)+信息爆棚的時(shí)代，檔案人豈能落伍？數(shù)字檔案館建設(shè)正在檔案業(yè)界如火如荼進(jìn)行中，電子文件的收集、檔案形成部門的系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接、OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無縫對(duì)接、檔案文獻(xiàn)資料庫的建設(shè)等是收集人員正在努力建設(shè)的。結(jié)合時(shí)代和學(xué)校事業(yè)的發(fā)展，在實(shí)踐工作中不斷探索行之有效的收集方式、方法和收集機(jī)制是收集人永無止境的奮斗目標(biāo)，保證全校檔案“應(yīng)存盡存，應(yīng)歸盡歸”的良好局面，以更好地為學(xué)校師生、社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。這六年，關(guān)于如何做好收集工作我們也有點(diǎn)思考和認(rèn)識(shí)，總結(jié)如下：

1.將定向常規(guī)收集和專題實(shí)時(shí)收集相結(jié)合。日常收集的是常態(tài)化的內(nèi)容，而對(duì)于學(xué)校在某一特定重要時(shí)期、重大活動(dòng)中產(chǎn)生的材料：如校慶時(shí)期或?qū)W校主頁新聞上經(jīng)常會(huì)有一些開創(chuàng)性的重要活動(dòng)，這時(shí)候是我們挖寶的好時(shí)期，檔案收集工作者更需要思想的靈動(dòng)和工作中的靈氣，主動(dòng)出擊實(shí)行實(shí)時(shí)收集，保證有價(jià)值材料的不流失。各收集人員要經(jīng)常跟蹤學(xué)校及與自己歸檔工作相關(guān)的職能部門及院系的重要新聞、科研動(dòng)態(tài)、圖片新聞、視頻新聞等，然后記錄其中重要的新聞標(biāo)題、時(shí)間、負(fù)責(zé)部門等，形成目錄，及時(shí)反饋部門兼職檔案員作為歸檔依據(jù)，從而拓展檔案收集的范圍。

2.將主動(dòng)遞送與上門索要結(jié)合起來。歸檔部門主動(dòng)遞送應(yīng)是常態(tài)，上門索要可作為輔助的方式，對(duì)于一些不甚配合或者很特殊的情況，我們要靈活處理，不能坐等，比如有些材料在領(lǐng)導(dǎo)手里放著，領(lǐng)導(dǎo)因?yàn)槊o暇將材料拿過來，這時(shí)我們只能自己去上門，雖然上門服務(wù)自己辛苦了點(diǎn)，但是此時(shí)正是跟領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)以往檔案工作中存在問題、爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，加深彼此之間的信任感，拉進(jìn)彼此之間的距離的好時(shí)機(jī)。

3.加大宣傳，增強(qiáng)歸檔部門意識(shí)，讓部門立卷制度貫徹的更加徹底是保障收集工作的唯一抓手。除了檔案館從宏觀層面上召開兼職檔案員會(huì)議（宣傳檔案法律、法規(guī)、檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、檔案管理軟件的使用方法及檔案收集、歸檔中的常見問題等）、舉辦一些展覽等傳統(tǒng)方式之外，最直接而有效的方式就是通過日常工作你來我往歸檔的溝通，潛移默化地讓兼職檔案員對(duì)檔案工作產(chǎn)生敬畏感，提升兼職檔案員的歸檔意識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，除此之外，收集人員應(yīng)善于總結(jié)，將平時(shí)歸檔工作中遇到的問題進(jìn)行系統(tǒng)總結(jié)，以函件的形式發(fā)至部門領(lǐng)導(dǎo)郵箱，與歸檔部門進(jìn)行主動(dòng)磋商，以促進(jìn)檔案工作新發(fā)展；另外，根據(jù)實(shí)際工作的需要，收集人員可爭(zhēng)取在學(xué)?；驓w檔部門開展一些或大或小的專題性講座，一方面宣傳檔案工作，同時(shí)也可以達(dá)到對(duì)檔案工作進(jìn)行針對(duì)性的有效指導(dǎo)。比如我校收集指導(dǎo)室主任多次被一些部門（保衛(wèi)處、人事處、能動(dòng)學(xué)院、管理學(xué)院、國際教育學(xué)院等）邀請(qǐng)開展一些講座，還曾利用學(xué)?！敖坦ふn堂”的平臺(tái)在校內(nèi)開展檔案講座，這些都是很好的讓檔案走進(jìn)大眾的機(jī)會(huì)。檔案意識(shí)增強(qiáng)了，部門立卷制度貫徹的更好一些，我們收集工作的壓力將大大減少，從繁重的整理工作中解放出來，這樣可以有更多的時(shí)間提升業(yè)務(wù)，然后形成檔案工作收集指導(dǎo)的良性循環(huán)。因?yàn)楹芏鄷r(shí)候收集工作的困惑和難點(diǎn)在于收集不來，或者不及時(shí)，導(dǎo)致積壓而不堪重負(fù)。通過開展各種講座這種方式來達(dá)到業(yè)務(wù)指導(dǎo)的作用，提示各部門檔案管理的能力，這也是我們檔案館的一項(xiàng)職能，而這個(gè)職能是通過我們這個(gè)科室來實(shí)現(xiàn)的。

4.加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提升自身專業(yè)素養(yǎng)。如今是數(shù)字化檔案時(shí)代，電子文件的收集是數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)。2016年新版的《歸檔文件整理規(guī)則》中對(duì)文書檔案的“卷”改“件”提出了新要求。檔案管理系統(tǒng)與歸檔部門的各系統(tǒng)如何實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接，減少兼職檔案員的工作量，如何使檔案館成為數(shù)據(jù)信息中心等等，這些都是需要我們攻克的新課題。面對(duì)這些新事物，我們唯有不斷學(xué)習(xí)，保持思想的與時(shí)俱進(jìn)，才有可能迸發(fā)思想火花。我們的業(yè)務(wù)能力提升了，對(duì)兼職檔案員指導(dǎo)到位了，肯定有利于提高工作成效。如何來提升，自己學(xué)習(xí)是一方面，另外館里盡可能多創(chuàng)造一些調(diào)研或者與外校交流的機(jī)會(huì)，他山之石可以攻玉，開開眼界，互相借鑒學(xué)習(xí)，激發(fā)靈感，要不永遠(yuǎn)是井底之蛙。

5.完善兼職檔案員的網(wǎng)絡(luò)工作機(jī)制，每?jī)赡杲o各歸檔單位下發(fā)《檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)及兼職檔案員信息統(tǒng)計(jì)表》，一方面掌握頻繁變化的兼職檔案員的動(dòng)態(tài)，另一方面爭(zhēng)取部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視，及對(duì)兼職檔案員所付出勞動(dòng)的認(rèn)可和支持，為歸檔工作打好最基礎(chǔ)的保障。

6.建立預(yù)立卷制度。每年年末，指導(dǎo)各部門兼職檔案員依據(jù)我校各類檔案的歸檔范圍和保管期限，結(jié)合本部門下一年工作計(jì)劃，編制預(yù)立卷目錄，從收集工作源頭保障檔案應(yīng)收盡收。

7.建立年終部門歸檔質(zhì)量反饋機(jī)制。每年年底放寒假前將本年度各部門歸檔情況統(tǒng)計(jì)以信函的形式反饋各部門主管領(lǐng)導(dǎo)，以便部門領(lǐng)導(dǎo)了解、掌握本部門的歸檔情況，促進(jìn)收集歸檔工作。

8.根據(jù)實(shí)際工作合理調(diào)整歸檔范圍，不能保持一成不變?，F(xiàn)在是數(shù)據(jù)信息爆棚的時(shí)代，加之學(xué)校的事業(yè)在蒸蒸日上，歸檔的量日益劇增，此時(shí)收集在追求完整性、系統(tǒng)性豐富館藏的同時(shí)，應(yīng)適當(dāng)考慮優(yōu)化，收集鑒定變得尤為重要，在充分考慮歸檔單位意見的基礎(chǔ)上，也可以適當(dāng)結(jié)合平時(shí)案卷利用情況。對(duì)于一些需要短期保管的檔案，可以指導(dǎo)歸檔單位自行保管，使他們具備很好的自我管理能力，這是歸檔范圍的減少，當(dāng)然，歸檔范圍的增加更需要檔案收集人員具有敏銳的洞察力，比如歸檔部門職能的調(diào)整，新成立的一些機(jī)構(gòu)等需要多多關(guān)注。所以每一個(gè)類別檔案所面對(duì)的歸檔的部門和歸檔的范圍并不是一成不變。

縱然收集工作充滿了各種荊棘，然而我們收集室的六員大將，從未放棄，大家群策群力，在逆境中高歌奮進(jìn)，將各自的檔案收集工作開展的有聲有色。這是一群可愛的人，同心同德，嚴(yán)肅認(rèn)真，其樂融融；勤奮上進(jìn)而不攻于心計(jì)，聰明但不自以為是，淡薄但不妄自菲薄，個(gè)個(gè)如同沐浴在陽光中那般透明、單純和善良，每個(gè)人在這個(gè)倍感溫馨的大集體中被滋潤(rùn)著、關(guān)懷著、感動(dòng)著。還記得2011年參加機(jī)關(guān)與直屬單位舉辦的“愛崗敬業(yè)”演講賽，正式比賽前在館內(nèi)預(yù)演，大家悉心聆聽，積極提取意見和建議，并給予內(nèi)心的鼓勵(lì)。在比賽服裝設(shè)計(jì)上，各位老師大顯神通，集思廣益，熱心“捐助”自己的衣服，妥妥地把平時(shí)穿衣隨便的我們裝扮成職業(yè)潮人。2016年我校120周年校慶，檔案館為獻(xiàn)禮雙甲子校慶，組織編寫《英俊濟(jì)蹌：西安交大杰出學(xué)子影存》《交通大學(xué)西遷紀(jì)念冊(cè)》兩本書，接到任務(wù)，大家踴躍報(bào)名，雖然對(duì)于編研經(jīng)歷很淺的我們壓力很大，整個(gè)團(tuán)隊(duì)卻凝心聚力，一起努力找方法，尋途徑，學(xué)習(xí)大量查閱文獻(xiàn)的一些手段和方法，在社會(huì)各界中廣泛展開照片檔案收集，信息上大家互通有無，共同探討編寫的思路等等，一次次逾越了編寫前認(rèn)定的各種不可能，最終兩本書成功出版，以圖文并茂的形式呈現(xiàn)讀者，將屬于交大人的精彩故事和奮斗精神娓娓道來，以勵(lì)后學(xué)。前段時(shí)間，網(wǎng)上流行“主要看氣質(zhì)”，大家紛紛曬出自己的氣質(zhì)照，足見人們普遍對(duì)氣質(zhì)的重視和認(rèn)可，我們覺得朝氣、靜氣、靈氣是閃耀在檔案人身上的氣質(zhì)，在林林總總的行業(yè)面前，我們可以自信地?cái)[個(gè)Pose，來一句“我們檔案人，主要看氣質(zhì)！”，我們會(huì)盡情地享受檔案收集工作帶來的那份靜謐和那些小確幸。

（作者單位：西安交通大學(xué)檔案館）