馬莉

摘 要 目前，隨著全國各地區(qū)衛(wèi)生系統(tǒng)與計生系統(tǒng)的合并，衛(wèi)生計生檔案管理工作也進入了一個新的階段，機遇與挑戰(zhàn)并存。對于在新形勢下如何開展衛(wèi)生計生檔案管理工作，是兩個機構(gòu)合并后檔案管理人員需要認(rèn)真思考的一項重要課題。

關(guān)鍵詞 計生檔案 現(xiàn)代化管理 重要意義 措施

一、引言

計生檔案是國家檔案的重要組成部分，但受基礎(chǔ)條件、觀念、體制、人力和經(jīng)費等因素的制約和影響，人口計生檔案管理仍存在諸多問題和薄弱環(huán)節(jié)。在社會發(fā)展的新常態(tài)下，進一步規(guī)范計生檔案管理，利用檔案資源為育齡群眾和新農(nóng)村建設(shè)服務(wù)，對促進人口計生工作必將起到重要的推動作用。

二、新形勢下計生檔案工作的重要意義

計生檔案可以說是計生部門的基礎(chǔ)性工作。社會的進步離不開檔案工作，檔案管理系統(tǒng)是整個國家文獻信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構(gòu)成整個社會的科學(xué)能力中占有重要地位，是社會信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產(chǎn)具有重要意義，對整個社會也如此，不僅具有當(dāng)前的、現(xiàn)實的意義，也具有長遠(yuǎn)的、歷史的意義。

計生檔案，是計生部門在進行各項職能活動時形成的全部檔案的總和。檔案工作就是負(fù)責(zé)管理檔案專門業(yè)務(wù)，即在統(tǒng)一管理計生檔案的原則上，建立專門的檔案制度，科學(xué)地管理這些檔案，以便于利用。作為記述和反映計生工作活動的計生檔案，既可以為單位領(lǐng)導(dǎo)者提供決策依據(jù)，又可以為檔案利用者了解國家各項方針政策提供幫助，還能為制定計劃、開展今后工作、處理問題等提供可靠的參考材料。

在計生工作活動中，無論是全國性的人口普查、人口統(tǒng)計的數(shù)字調(diào)查、計生人員的工資調(diào)整，還是行政執(zhí)法工作的深入開展、基建工程的規(guī)劃與實施、計劃生育隊伍的建設(shè)與整訓(xùn)、計劃生育經(jīng)費的管理、再生育人員調(diào)查、獎勵扶助對象的獎金發(fā)放等都離不開檔案，如果檔案資料不齊全、不準(zhǔn)確，就會影響甚至延緩這些工作的正常開展。計生檔案是計生工作中一個不可缺少的重要組成部分，是其他工作不能替代的，同時也是計生部門管理工作中不可缺少的一項基礎(chǔ)性工作。

三、計生檔案工作的現(xiàn)代化管理措施

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理理念，逐步完善相關(guān)軟硬件設(shè)施

首先，計生部門領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，將其納入計生工作的長遠(yuǎn)規(guī)劃中。其次，要將計生黨政一把手作為第一責(zé)任人，讓其親自督促檔案管理的信息化建設(shè)。實行目標(biāo)管理責(zé)任制，將責(zé)任層層落實到位，逐步構(gòu)建起計生檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系。對專兼職檔案人員的職責(zé)要加以明確，并定期開展匯報工作，收集檔案管理中存在的主要問題與管理漏洞，制定整改措施，從而不斷提高檔案管理水平。同時，要加大資金投入，逐步配備相關(guān)軟硬件設(shè)施，抓好辦公自動化建設(shè)。最后，要根據(jù)計生檔案管理工作實際，加強檔案信息資源建設(shè)。計生檔案資源是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件，因此計生檔案人員要重視檔案資源建設(shè)，挖掘檔案信息資源，盡量豐富室藏資源，同時加大檔案編研力度，以滿足社會對于計生檔案信息的需求。

（二）強化檔案的規(guī)范化管理

首先，要制定文件材料的歸檔范圍和保管期限表，做到應(yīng)歸檔的文件材料齊全完整，保管期限劃分準(zhǔn)確。其次，確保檔案整理規(guī)范化，制定會計檔案、文書檔案、計生檔案、科技檔案（基建、設(shè)備等）、特殊載體檔案（照片、音像等）等分類方案，并按各門類檔案的要求進行統(tǒng)一規(guī)范的整理，使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定的檔案卷皮、卷盒、裝訂材料等檔案裝具。最后，加強檔案保管，安排專門的檔案庫房，并且?guī)旆繎?yīng)配備吸濕機、溫濕度儀等設(shè)備；采取防火、防蟲等防護措施，設(shè)立存放全部檔案的金屬柜架，以符合國家和省市的有關(guān)要求。

（三）加強檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)與引進

要提高計生檔案管理水平，關(guān)鍵是要加強檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)與引進。從目前計生單位檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)來看，雖然基本可以滿足檔案管理的要求，但面對網(wǎng)絡(luò)新形勢下檔案管理的新問題、新情況，其應(yīng)對能力明顯不足，這也是計生單位提升檔案管理水平的關(guān)鍵問題。此外，計生檔案信息化建設(shè)也對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，僅僅依靠對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，是無法較好地滿足檔案信息化建設(shè)的要求的。因此，引進具有專業(yè)檔案管理知識與技能的人才對于完善計生單位檔案管理人才結(jié)構(gòu)具有十分重要的意義，必須對其加強重視。

（四）從嚴(yán)把關(guān)，認(rèn)真鑒別歸檔材料

計生檔案管理人員對所有送來的材料要填寫移交單，對每一份材料都要認(rèn)真鑒別。一看材料有無使用圓珠筆、紅筆、鉛筆等新型但不耐久的字跡，若不規(guī)范則退回重新填報。二看材料是否經(jīng)單位和組織審查部門蓋章或本人簽字，在簽字蓋章后才能歸檔。三看所送材料是否規(guī)范、有無漏填、表格印制是否規(guī)范，所有不符合要求的都要退回返工。經(jīng)過認(rèn)真鑒別審核后再核實填寫的檔案移交單，看看還缺少哪些材料，對沒有送來的應(yīng)及時催交，檔案收齊整理完畢后及時立卷歸檔。同時，定期把整理好的案卷及時向檔案相關(guān)部門移交。移交的計生檔案材料應(yīng)做到不遺不漏、及時。為解決立卷中存在的問題，計生檔案管理部門要建立健全嚴(yán)格的歸檔制度，使收集整理工作經(jīng)?；?，不拖延、不積壓，輕輕松松，認(rèn)真鑒別，及時歸檔。只有牢牢把握入口關(guān)，長抓不懈，計生檔案立卷工作才能走上正?；壍馈?/p>

（五）加快推進計生檔案管理的信息化進程

在信息技術(shù)全面發(fā)展并廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域的背景下，計生檔案管理工作應(yīng)有效地運用信息技術(shù)，以加快推進計生檔案管理工作的信息化進程，形成電子化的檔案管理，提高計生工作的科學(xué)管理水平。計生檔案管理工作中，要逐步提高工作效率，通過對計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，建立完善的計生檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，推進無紙化辦公，并實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)管理，在提高管理工作效率的同時，提高檔案查閱和使用的有效性。在進行計生檔案管理信息化建設(shè)的過程中，一方面要堅持循序漸進的工作準(zhǔn)則，但管理要分清輕重緩急，根據(jù)案卷的重要程度、價值、利用率、開放性對檔案進行排序，優(yōu)先將利用率和價值較高的檔案進行電子化歸檔處理。另一方面，在輸入檔案信息的過程中，要劃分不同的層次，并根據(jù)檔案信息價值的高低選擇不同的檔案信息錄入方法，從而使檔案管理省時省力。

四、結(jié)語

計生檔案的管理工作不是一件隨隨便便就可以做好的事情，容不得半點草率、馬虎，只有將工作方向細(xì)而又細(xì)，認(rèn)真對待每一點、每一步，才能達到理想的效果。

（作者單位為中國建筑材料工業(yè)地質(zhì)勘查中心云南總隊）

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