吳愛玉

摘要：目前，作為我國最早開放的酒店行業(yè)日益飽和，但是其內(nèi)部的建設(shè)并沒有得到良好的改善，特別是在酒店的物資采購內(nèi)部控制建設(shè)這一部分亟待重塑，可是，物資采購涉及到酒店的多個管理環(huán)節(jié)，是一項難度系數(shù)高且工作量較大的工作，基于此，探究酒店物資采購內(nèi)部控制建設(shè)是具有極大的現(xiàn)實意義的。

關(guān)鍵詞：酒店；物資采購；內(nèi)部控制

中圖分類號：F275 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）001-000-01

引言

目前的酒店大多是一個集娛樂、購物以及餐飲等的多元服務(wù)的綜合體，其具有現(xiàn)金收入較多、營業(yè)部門多以及財產(chǎn)物資較為分散等特點，是一種較為特殊的企業(yè)。而且，酒店的服務(wù)又具有不可存儲性、無形性以及差異與消費并存的特點，這些都使得酒店的財務(wù)機構(gòu)設(shè)置以及內(nèi)部控制的建設(shè)與其他的企業(yè)具有較大的差異性。酒店的相關(guān)機構(gòu)設(shè)置往往會涉及到收銀、信息化管理、核算、采購和供應(yīng)以及成本控制等幾個方面，而酒店能否高效率的且可以有效控制的狀態(tài)下運轉(zhuǎn)，很大程度上決定于酒店的后勤管理是否到位，其中尤為重要的是采購的內(nèi)部控制建設(shè)。酒店的物資繁多，雖然單個的金額不大，但是數(shù)量較多，這使得酒店在物資采購管理這部分較為困難，需要酒店的管理者加以注重。

一、目前酒店物資采購內(nèi)部控制存在的問題

（一）酒店物資采購在采購合同方面具有一定的風險

酒店的采購例如一次性牙刷毛巾等雖然單價不高，但是由于數(shù)量較多，且采購的頻率較高，重要程度不言而喻。但是較多的酒店對采購的質(zhì)量方面的監(jiān)督較低，采購人員在與采購企業(yè)進行溝通時容易出現(xiàn)貪污的問題。采購人員在與被采購方進行采購合同進行溝通時，在和同設(shè)計方面有謊報材料采購價位的可能性，而且采購的物品在質(zhì)量方面也難以保證，這種采購人員在采購時套取資金的行為會使得酒店在經(jīng)濟方面蒙受一定的損失。除此之外，采購合同的條款規(guī)定模糊也是帶來采購合同風險的原因之一。合同條款的規(guī)定不明確將很可能使得采購成本出現(xiàn)上升的可能性。酒店在進行材料采購時對所需要的材料的信息掌握不全，了解不夠透徹，很多的供應(yīng)商將會根據(jù)企業(yè)這個弱點加以利用，促使采購單價的提升，謀取利益。最后，酒店在合同的履行方欠缺執(zhí)行力，一旦采購的物品質(zhì)量不合格，很多的酒店采取的都是商討方式，有的甚至視若罔聞，這不僅促長了供應(yīng)商的不良風氣，還使得酒店蒙受經(jīng)濟損失。

（二）酒店的采購行為沒有做好充足的前期準備

在進行材料采購之前，企業(yè)一般都要進行市場調(diào)研，對需要采購的材料進行種類和質(zhì)量以及價位的分析，特別是在供應(yīng)商的選擇上面，要對備選的供應(yīng)商信譽進行調(diào)研。但是很多的酒店并沒有進行前期的準備工作，這樣的行為對于采購的材料在質(zhì)量和價格方面都無法保證最優(yōu)，容易出現(xiàn)質(zhì)量較低、價格過高的情況。除此之外，材料采購的前期方案不合理也是造成采購材料較差的原因之一。在進行材料采購時，往往會出現(xiàn)很多相互矛盾的地方，例如常見的采購次數(shù)較多必然引起人工以及質(zhì)量檢測方面成本的增加，但是采購次數(shù)減少必然會引起采購數(shù)量增多，造成儲存成本的增加以及酒店在資金流轉(zhuǎn)方面承受較大的壓力。最后一點是酒店的供應(yīng)商的選擇出現(xiàn)問題。目前，酒店的等級較多，不同等級的酒店其價位千差萬別，伴隨的顯然是其生活用品、居住環(huán)境以及服務(wù)等方面的差異，如果高級酒店的日用品等和經(jīng)濟酒店一樣，必然會引起顧客的不滿，影響酒店的聲譽。

二、如何建設(shè)酒店物資采購內(nèi)部控制

（一）建立完善的酒店物資采購內(nèi)部控制對于采購風險的防范時尤為重要的

隨著管理科學在目前企業(yè)中的廣泛運用，內(nèi)部控制逐漸演變?yōu)槠髽I(yè)的一個風險管理體系，酒店雖有異于其他的企業(yè)，但是建立完善的物資采購內(nèi)部控制也是必不可少的。但是要知道，任何管理體系的推行，都離不開企業(yè)的發(fā)展這一部分，一旦企業(yè)不再存在，談及物資采購管理等就毫無意義?；诖?，在酒店進行物資采購時，不僅僅一套對采購過程中的風險加以控制，最為重要的是要保障酒店日常所需的材料可以及時的得到供應(yīng)部的供應(yīng)，不能背離酒店自身發(fā)展的需求。基于對酒店自身發(fā)展的要求，在對物資采購內(nèi)部控制進行設(shè)計要在保證高效的情況下盡可能的精簡，因為酒店所需要的物資是非常多且雜的，越大的酒店設(shè)計的采購品種越多。因此，在進行物資采購的內(nèi)部控制流程的設(shè)計時，必須根據(jù)每個崗位的職責要求進行職責分工，將管理的重點突出，對不同的控制點進行區(qū)別設(shè)計，根據(jù)專業(yè)的風險管理評估的結(jié)果，對關(guān)鍵的控制必須制定控制措施。

（二）落實酒店的物資采購內(nèi)部控制制度并持之以恒的進行評價監(jiān)督

酒店的物資采購涉及的金額較為龐大，酒店必須對此部分的內(nèi)部控制進行必要的監(jiān)督和評價，以保證內(nèi)部控制制度持續(xù)的發(fā)揮應(yīng)有的效用。在簽訂采購合同的前后，都要找專業(yè)的人員對合同進行復(fù)核，特別是簽訂之前，經(jīng)過專業(yè)人員審計的合同才可以在物資采購中進行使用，一旦采購的物資出現(xiàn)問題可以及時的對企業(yè)的實際利益進行保護。在對合同進行審計時，應(yīng)當對材料采購中的前述問題進行重點關(guān)注和預(yù)防，避免合同中的相關(guān)條款對酒店的經(jīng)濟效益造成不好的影響，最為重要的是，采購的物資必須是酒店所需要的，符合酒店的實際經(jīng)營的，特別是采購的數(shù)量，必須通過最小成本進行計算之后核對目前的剩余進行采購，避免出現(xiàn)物資材料不夠用或者超過預(yù)算，影響酒店現(xiàn)金流等狀況的產(chǎn)生，從而盡可能的減少酒店的采購成本，為酒店謀取最大的經(jīng)濟效益。

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