徐葳

摘 要：在信息化背景下，高校檔案數(shù)字資源比較豐富，推進(jìn)了高校各項(xiàng)管理工作的順利進(jìn)行。對(duì)高校檔案數(shù)字資源建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出基于互聯(lián)網(wǎng)+的高校檔案數(shù)字資源整合方法，以提高高校檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”；高校檔案；數(shù)字資源；檢索系統(tǒng)

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.23.033

在信息化背景下，高校以數(shù)字化校園建設(shè)為主，而數(shù)字檔案資源的數(shù)量也越來越多。當(dāng)前，高校在數(shù)字檔案資源建設(shè)中取得了突破性進(jìn)展，提高了高校檔案管理工作質(zhì)量。與此同時(shí)，高校檔案數(shù)字信息資源比較分散，無法滿足高校檔案信息資源獲取要求。相關(guān)負(fù)責(zé)人要在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下對(duì)高校檔案數(shù)字資源進(jìn)行分析，并提出具體整合方法。

1 高校檔案數(shù)字資源建設(shè)現(xiàn)狀

1.1 全文數(shù)字檔案資源缺乏

部分高校尚未將全文數(shù)字化工作落實(shí)到位，它們只是成立了案卷目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，在網(wǎng)上信息資源中所占比例很低，無法在網(wǎng)上查閱檔案全文。即使公眾能夠在網(wǎng)上對(duì)所需檔案信息進(jìn)行查詢，也無法滿足具體應(yīng)用要求。

1.2 檢索利用難度大

高校檔案數(shù)字資源建設(shè)工作不夠成熟，也沒有完備的檔案信息導(dǎo)航系統(tǒng)為其提供支持，使檢索工具比較簡(jiǎn)單，或者專業(yè)性強(qiáng)。這增加了檢索難度，用戶也無法直接輸入關(guān)鍵詞對(duì)檔案進(jìn)行檢索，只有專業(yè)用戶才能夠獲取檔案信息，使非專業(yè)用戶在該過程中受到了限制。

1.3 高校數(shù)字檔案資源建設(shè)不科學(xué)

相關(guān)負(fù)責(zé)人沒有對(duì)高校數(shù)字檔案資源建設(shè)工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，信息數(shù)據(jù)庫(kù)和管理基礎(chǔ)軟件也沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息資源比較分散，很難實(shí)現(xiàn)信息共享，導(dǎo)致檔案信息資源利用率普遍偏低。對(duì)此，高校要結(jié)合自身發(fā)展背景，對(duì)檔案數(shù)字資源建設(shè)工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，使數(shù)字檔案資源體系更加完整、規(guī)范。

2 高校檔案數(shù)字資源分析要點(diǎn)

對(duì)于高校檔案數(shù)字資源分析要點(diǎn)，主要有：①應(yīng)用校園網(wǎng)絡(luò)對(duì)數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行整合。依據(jù)當(dāng)前高效網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)和教學(xué)系統(tǒng)，構(gòu)建校園數(shù)字檔案信息管理和服務(wù)平臺(tái)。②統(tǒng)一高校數(shù)字化資源標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字資源分析及整合。依據(jù)當(dāng)前高校數(shù)字化檔案信息資源，對(duì)新型標(biāo)準(zhǔn)體系進(jìn)行構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的交換、共享和傳輸?shù)?。③依?jù)高校檔案管理需求，建設(shè)文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)等完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，使高校數(shù)字檔案信息資源能夠滿足社會(huì)檔案信息資源獲取要求。

3 基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的數(shù)字資源整合方法

3.1 建立數(shù)字檔案信息資源系統(tǒng)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，建立數(shù)字檔案信息資源系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)高校檔案數(shù)字資源整合?，F(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用離不開數(shù)字信息資源系統(tǒng)的建設(shè)。采用高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)綜合檔案信息資源進(jìn)行有效管理。受“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境的影響，系統(tǒng)采用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行創(chuàng)建、處理、存儲(chǔ)、獲取和交換等，以實(shí)現(xiàn)電子網(wǎng)絡(luò)檢索。

3.1.1 建設(shè)高質(zhì)量數(shù)字檔案信息庫(kù)

在該過程中，要確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整、規(guī)范和穩(wěn)定。對(duì)數(shù)字檔案資源進(jìn)行整合，建立標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化體系，以提高數(shù)字檔案信息庫(kù)的質(zhì)量。在檔案數(shù)字資源信息庫(kù)建設(shè)中，要將數(shù)據(jù)庫(kù)及軟件建設(shè)工作落實(shí)到位，確保其質(zhì)量及功能，使系統(tǒng)和數(shù)據(jù)具備兼容性，提高高校檔案數(shù)字資源分析管理質(zhì)量。

3.1.2 整合館內(nèi)數(shù)字檔案資源

高校要依據(jù)館藏情況，對(duì)數(shù)字信息資源進(jìn)行優(yōu)化。采用正確的方法收集和管理電子檔案，實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源和實(shí)體資源的同步建設(shè)，并依據(jù)實(shí)際需求，將數(shù)字資源納入檔案資源管理中，將電子文件保管和安全維護(hù)工作落實(shí)到位，確保其真實(shí)、完整、安全。同時(shí)，也要推進(jìn)館藏實(shí)體資源數(shù)字化建設(shè)。高校檔案館信息資源比較豐富，要立足于館藏資源，對(duì)檔案數(shù)字資源進(jìn)行分析和整合，實(shí)現(xiàn)實(shí)體資源數(shù)字化建設(shè)。相關(guān)負(fù)責(zé)人要建立案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)，真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。應(yīng)用SOA架構(gòu)的數(shù)據(jù)交換模式，實(shí)現(xiàn)檔案館和學(xué)校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成。

3.2 建立檔案信息集成系統(tǒng)

高校檔案館都是以獨(dú)立數(shù)字信息資源庫(kù)的形式存在，建立各種關(guān)聯(lián)和鏈接，對(duì)檔案數(shù)字資源進(jìn)行整合，進(jìn)行高校檔案信息庫(kù)連接。將單個(gè)的檔案館信息源架構(gòu)成以數(shù)字形式存在的信息資源庫(kù)群實(shí)現(xiàn)校際檔案信息集成，以構(gòu)建綜合檔案資源庫(kù)，并進(jìn)行資源互補(bǔ)。對(duì)各高校檔案信息資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，以構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。在集成平臺(tái)的數(shù)據(jù)資源信息庫(kù)中，對(duì)各高校優(yōu)秀的數(shù)字信息資源進(jìn)行統(tǒng)一和整合，提高檔案利用率，實(shí)現(xiàn)校際檔案工作交流，使教育資源更加豐富。

3.3 建立導(dǎo)航式檔案信息檢索系統(tǒng)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，高校檔案數(shù)字資源整合主要是為了實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。檔案館可采用鏈接技術(shù)，連接相關(guān)主題的數(shù)據(jù)源，使檔案信息查詢更加便利，并實(shí)現(xiàn)以廣域網(wǎng)為基礎(chǔ)的導(dǎo)航式檔案信息檢索系統(tǒng)構(gòu)建。該系統(tǒng)能夠?qū)Ω鳈n案館資源進(jìn)行有效整合，使用戶及時(shí)查詢到所需信息，并確保信息的完備性。用戶只需要輸入關(guān)鍵詞，即可實(shí)現(xiàn)信息查詢，繼而選取所需信息。

導(dǎo)航式檔案信息檢索系統(tǒng)有以下功能：①使高校檔案識(shí)別及利用更加便利；②確保查詢信息充足；③依據(jù)具體標(biāo)準(zhǔn)提供檢索結(jié)果。相關(guān)人員可采用全文搜索或分類目錄兩種方式搜索檔案。分類目錄技術(shù)和全文搜索技術(shù)都能夠被應(yīng)用到導(dǎo)航式檔案信息檢索系統(tǒng)中。在高校檔案數(shù)字資源分析中，要制訂標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對(duì)檢索功能進(jìn)行審核，提高檔案管理及服務(wù)質(zhì)量。

4 結(jié)語(yǔ)

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代對(duì)高校檔案數(shù)字資源整合及分析工作提出了越來越高的要求。檔案管理人員要依據(jù)高校實(shí)際發(fā)展情況，明確高校檔案數(shù)字資源分析要點(diǎn)，提出具體的數(shù)字資源整合方法，提高檔案管理質(zhì)量，使高校檔案數(shù)字資源管理更加科學(xué)、合理，確保其服務(wù)于高校各項(xiàng)工作建設(shè)。

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〔編輯：王霞〕