孫曉蕾

摘 要：辦公自動(dòng)化環(huán)境能夠有效提升傳統(tǒng)文書檔案管理工作的時(shí)效性，從根本上改變傳統(tǒng)文書檔案的保存形態(tài)，有效簡化傳統(tǒng)文書檔案工作的流程，加速文書檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程，推動(dòng)檔案工作法律體系的完善。

關(guān)鍵字：辦公自動(dòng)化；文書檔案；檔案管理

文書檔案管理工作是指機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)等單位針對履行自身職責(zé)過程中形成的文件轉(zhuǎn)化為檔案后所開展的收集、整理、保管、利用和編研等方面的工作。其目的在于保證文書檔案齊全完整的基礎(chǔ)上，最大限度的發(fā)揮文書檔案的價(jià)值。隨著信息技術(shù)在社會生活各方面的應(yīng)用，文書檔案管理工作也要緊跟時(shí)代的發(fā)展，繼承和發(fā)揚(yáng)傳統(tǒng)檔案管理積累的成功經(jīng)驗(yàn)，充分利用辦公自動(dòng)化普及的契機(jī)，提升文書檔案管理工作的效能。

1 辦公自動(dòng)化環(huán)境能夠有效提升傳統(tǒng)文書檔案管理工作的時(shí)效性

在紙質(zhì)檔案環(huán)境下，文書檔案的實(shí)體和信息是合二為一不可分割的，在很大程度上影響到文書檔案管理工作的時(shí)效。比如在歸檔環(huán)節(jié)，部分還會使用的文件在年度歸檔的時(shí)候可能無法正常歸檔，無法保證后續(xù)按照年度查找文件，有的甚至造成遺漏，影響檔案質(zhì)量。再比如借閱和利用相關(guān)的檔案必須到檔案室，履行規(guī)定的手續(xù)，完成相關(guān)的登記，才能完成整個(gè)利用過程，對于尚處于機(jī)關(guān)檔案室保管的文書檔案影響還在可控，對于移交進(jìn)館的檔案就需要投入更多的人力物力才能實(shí)現(xiàn)利用。這些都影響到文書檔案信息價(jià)值的發(fā)揮。辦公自動(dòng)化平臺的成熟和普遍運(yùn)用，對于利用這來說，實(shí)現(xiàn)了文書檔案實(shí)體和檔案信息的分離。平臺內(nèi)的文書檔案信息可以保持24小時(shí)在線，利用者通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)適時(shí)查閱利用。由于平臺的系統(tǒng)提供便捷的檢索，用戶可以通過自然語言進(jìn)行檢索，實(shí)現(xiàn)文書檔案整體信息的利用，提高了利用工作的效率。近年來，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，系統(tǒng)可以在完成檔案信息檢索的同時(shí)，對信息利用者的需求、利用習(xí)慣等進(jìn)行記錄，通過數(shù)據(jù)分析可以定期主動(dòng)為利用者提供相關(guān)的信息內(nèi)容，將單項(xiàng)被動(dòng)的信息利用變成雙向互動(dòng)的信息交流，使文書檔案工作的整體工作效率得到質(zhì)的提升。

2 辦公自動(dòng)化環(huán)境能夠從根本上改變傳統(tǒng)文書檔案的保存形態(tài)

在傳統(tǒng)文書檔案管理體系中，文書檔案基本上都是以紙質(zhì)的物理形態(tài)存在的。紙質(zhì)材料作為一種無法再生的信息載體，一旦受到損壞很難進(jìn)行修復(fù)，從而造成檔案信息的丟失。在保存過程中對溫度、濕度等環(huán)境要素有明確的要求，而對紙質(zhì)文書檔案的頻繁利用也會造成物理材料的損壞，又形成了對利用、復(fù)制等多方面的限制。因此，為盡可能長的延續(xù)文書檔案的物理實(shí)體壽命從而保證文書檔案信息的長久存在，需要投入大量的財(cái)力、物力和人力，對于機(jī)關(guān)檔案室來說是一項(xiàng)重要的投入。辦公自動(dòng)化平臺的運(yùn)用最直接的效果就是文書檔案的物理實(shí)體更加多樣，在確保紙質(zhì)的基礎(chǔ)上，可以有光盤、磁盤甚至永久在線等多種形式。對于傳統(tǒng)文書檔案，通過數(shù)字化將其信息和載體分離，實(shí)現(xiàn)不動(dòng)用實(shí)體提供利用，使紙質(zhì)文書檔案的保存更加長久。對于新形成的電子文書檔案，除了為了保證原始憑證性而采取紙質(zhì)保存外，絕大多數(shù)電子文件不要制作紙質(zhì)文件，節(jié)約了辦公經(jīng)費(fèi)，同時(shí)使文書檔案的物理載體更加多樣化，保證了文書檔案在保證信息利用的基礎(chǔ)上，能夠重要的歷史信息更加安全長久的保存。

3 辦公自動(dòng)化環(huán)境能夠有效簡化傳統(tǒng)文書檔案工作的流程

傳統(tǒng)模式的文書檔案管理一般隸屬于機(jī)關(guān)的辦公室，由于受到機(jī)關(guān)編制等方面的影響，很多單位的文書檔案管理工作沒有專職人員承擔(dān)，一般由兼職人員完成。文書檔案工作是一項(xiàng)頭緒繁多、要求嚴(yán)格的工作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確無誤。檔案工作從歸檔開始，到移交、編目、上架，以及日常的管理工作都需要人力的投入，兼職人員很難保證高質(zhì)量的完成相關(guān)工作。特別是日常的借閱利用工作，需要查找、登記，辦理相關(guān)手續(xù)等等。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，自動(dòng)化基礎(chǔ)下的文書檔案管理工作主要是網(wǎng)絡(luò)作為工具，有了檔案管理系統(tǒng)的協(xié)助，借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)操作上也不需要耗費(fèi)太多的時(shí)間和精力。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，文件歸檔工作只需將文件拷貝到檔案部門統(tǒng)一歸檔，這樣既節(jié)省時(shí)間，檔案管理部門也不必花費(fèi)大量人力、物力來進(jìn)行紙制文件的歸檔。很多工作內(nèi)容通過計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫之間的關(guān)聯(lián)就可以完成，使得原本復(fù)雜的工作變得簡單，能提高文書檔案的質(zhì)量，減少時(shí)間和空間，快速地對不同的信息進(jìn)行搜集和分類以及統(tǒng)計(jì)，推動(dòng)使用工作的開展。在辦公自動(dòng)化條件下，檔案工作自身形成的管理系統(tǒng)也包括在內(nèi)，這個(gè)系統(tǒng)可以使文書檔案的利用效率和質(zhì)量在不同程度上都得以提高，工作人員可以根據(jù)自己不同的需求對所選的文件信息做出響應(yīng)，并且還可以對其進(jìn)行脫機(jī)處理，為了保證這一工作在不受空間的約束下具有較高的查全率和查準(zhǔn)率，同時(shí)可以借助第三方平臺及時(shí)了解和掌握其他檔案信息最新的概況和重點(diǎn)動(dòng)態(tài)。

4 辦公自動(dòng)化環(huán)境能夠加速文書檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程

辦公自動(dòng)化條件下的文書檔案管理工作不是將傳統(tǒng)工作內(nèi)容的簡單照搬到網(wǎng)絡(luò)上的，而是根據(jù)文書檔案管理工作的實(shí)際，通過新技術(shù)的發(fā)明和應(yīng)用能夠促進(jìn)文書檔案的管理工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的方向發(fā)展，推動(dòng)規(guī)范文檔管理體制的形成，統(tǒng)一技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)，最終實(shí)現(xiàn)管理工作的科學(xué)化、高效化，提高文書檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求。規(guī)范的文書管理體制是實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的基礎(chǔ)。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，必須實(shí)行“文件-檔案一體化管理”，將檔案部門對文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入到檔案部門的工作職責(zé)，確保從文件的形成處理、歸檔管理到查閱利用各個(gè)工作環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行，真正實(shí)現(xiàn)本單位文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一落實(shí)，使文件和檔案工作共同發(fā)展。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)的過程中，文書檔案相應(yīng)的數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn)以及不同類型數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化的標(biāo)準(zhǔn)必須進(jìn)行明確，規(guī)范技術(shù)參數(shù)，從而實(shí)現(xiàn)不同類型的電子文件從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)向檔案管理系統(tǒng)的無縫流轉(zhuǎn)和安全管理。

5 辦公自動(dòng)化環(huán)境能夠推動(dòng)檔案工作法律體系的完善

從文書檔案工作的發(fā)展趨勢來看，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是電子文件形成和使用的平臺，也必將成為檔案管理工作的重要平臺。而我國當(dāng)前檔案工作的法律法規(guī)基本上還是立足于傳統(tǒng)的檔案管理工作建立的。針對電子檔案容易被修改，修改之后難以發(fā)現(xiàn)，相關(guān)的部門應(yīng)該及時(shí)制定相應(yīng)的法律對這些行為進(jìn)行規(guī)范，只有通過法律規(guī)范了電子檔案的管理細(xì)節(jié)，才能有效的幫助電子檔案的管理和發(fā)展，并且對于觸犯了相關(guān)法律的人員，應(yīng)該制定相對應(yīng)的處罰條例，對這些違法人員進(jìn)行震懾，在相關(guān)法律制定之后，應(yīng)該堅(jiān)決執(zhí)行，做到有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)。從目前的情況看，我國檔案管理工作立法部門已經(jīng)注意到這一趨勢。在國家法律層面，正在對《檔案法》進(jìn)行修訂，從宏觀上為檔案工作的發(fā)展奠定法律保證。在行政法規(guī)層面，國家檔案局制定了《數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》等，指導(dǎo)辦公自動(dòng)化條件下，檔案管理工作的開展。這些工作都為電子文件、電子檔案管理工作法制化奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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